SFC - Anexo Circular Externa 43 de 2007 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

d. Los intereses y demÆs rendimientos financieros que deban cancelarse por raz(cid:243)n de operaciones "repo" u otras operaciones de crØdito que se encuentren autorizadas, as(cid:237) como la prima por amortizar que deba cancelarse en la adquisici(cid:243)n de t(cid:237)tulos que conforman el portafolio; e. La pØrdida en venta de inversiones, la pØrdida en venta de bienes recibidos en pago y los demÆs gastos de (cid:237)ndole similar que se autoricen con carÆcter general por la Superintendencia, y f La comisi(cid:243)n de manejo en favor de la sociedad administradora, en la forma establecida por la Superintendencia Bancaria, que se causarÆ siempre y cuando se supere la rentabilidad m(cid:237)nima a que se refiere el decreto 1141 de 1995 y demÆs normas que lo modifiquen, adicionen o reformen. g. Los gastos en que haya de incurrirse para la constituci(cid:243)n de las garant(cid:237)as que deban otorgarse para hacer posible la participaci(cid:243)n de la administradora con recursos del fondo en los procesos de privatizaci(cid:243)n a que se refiere la ley 226 de 1995. 2.3. Auxilio de cesant(cid:237)a a. Consignaci(cid:243)n del auxilio de cesant(cid:237)as y afiliaci(cid:243)n de trabajadores Con el objeto de recibir de los empleadores la consignaci(cid:243)n de los dineros correspondientes a la liquidaci(cid:243)n del auxilio de cesant(cid:237)a de sus trabajadores, las administradoras estÆn en obligaci(cid:243)n de

exigir a los empleadores que tal consignación la efectúen diligenciando un “formato de consignación” que serÆ suministrado por ellas, el cual deberÆ contener, al menos, la siguiente informaci(cid:243)n: 1). Ciudad, fecha y oficina en la cual se realiza la consignaci(cid:243)n. 2). Nombre o raz(cid:243)n social de la empresa que efectœa la consignaci(cid:243)n y su nit o el nombre del empleador y su documento de identificaci(cid:243)n si es persona natural. 3). La direcci(cid:243)n y el telØfono del empleador. 4). El nœmero de trabajadores respecto de los cuales se realiza la consignaci(cid:243)n de cesant(cid:237)as. 5). El valor total de la consignaci(cid:243)n, especificando el valor en cheques y en efectivo; de los cheques, se deberÆ indicar el c(cid:243)digo del banco y el nœmero del cheque. Los formatos de consignaci(cid:243)n deberÆn estar acompaæados de una relaci(cid:243)n de los trabajadores cuyo auxilio de cesant(cid:237)a se consigna, firmada por cada uno de ellos, en la que se indique respecto de cada trabajador, como m(cid:237)nimo, los siguientes datos: 6). El nombre y documento de identidad del trabajador 7). La direcci(cid:243)n de la residencia y el nœmero del telØfono 8). El nombre del empleador, la direcci(cid:243)n y el telØfono 9) El valor de la cesant(cid:237)a que se consigna, con su liquidaci(cid:243)n detallada, es decir fecha de ingreso del trabajador (aaaa/mm/dd), per(cid:237)odo de liquidaci(cid:243)n (aaaa), nœmero de d(cid:237)as base de liquidaci(cid:243)n y

salario base de liquidaci(cid:243)n. 10) El valor de la sanci(cid:243)n por mora en la consignaci(cid:243)n de las cesant(cid:237)as. Adicionalmente, en las proformas de consignaci(cid:243)n deberÆ indicarse si el trabajador cuyo auxilio de cesant(cid:237)a se consigna se encuentra cobijado por el rØgimen especial a que hace referencia el numeral 2(cid:176) del art(cid:237)culo 98 de la ley 50 de 1990 o si, por el contrario, ha decidido acogerse voluntariamente a dicho rØgimen, de conformidad con lo previsto en el parÆgrafo del mismo art(cid:237)culo. Las sociedades administradoras comunicarÆn mensualmente a la Superintendencia Bancaria, como anexo a los estados financieros de los fondos administrados, el nœmero de afiliados a los mismos, indicando cuÆntos de ellos se han acogido voluntariamente al nuevo sistema de cesant(cid:237)as. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesant(cid:237)a quedan autorizadas para recibir la anterior informaci(cid:243)n por cualquier medio magnØtico, sin perjuicio de cumplir con la obligaci(cid:243)n que les asiste de exigir de los respectivos empleadores la remisi(cid:243)n inmediata de la relaci(cid:243)n de trabajadores cuyo auxilio de cesant(cid:237)a se consigna, firmada por cada uno de ellos y acompaæada de fotocopia del documento de identidad de cada trabajador. No obstante lo anterior, se hace necesario aclarar que la firma del trabajador en la relaci(cid:243)n que debe acompaæar la correspondiente consignaci(cid:243)n no se requerirÆ cuando sea el empleador quien escoja el

respectivo fondo de cesant(cid:237)a, ante el silencio de aquØl sobre el particular. El valor total de la consignación que aparezca en el “formato de consignación” deberá coincidir con el que dØ como resultado de la sumatoria de todos los valores expresados en la relaci(cid:243)n de los trabajadores, a que se refiere el segundo pÆrrafo del presente literal. Así mismo, al “formato de consignación” deberá anexarse fotocopia del documento de identidad de cada trabajador. No sobra advertir que, teniendo en cuenta que la ley no prescribe ninguna formalidad especial, se entenderÆ que la afiliaci(cid:243)n de los trabajadores al fondo de cesant(cid:237)a se producirÆ con la sola consignaci(cid:243)n que de sus cesant(cid:237)as realice el empleador. En consecuencia, no se requerirÆ diligenciar, adicionalmente, formularios o solicitudes de afiliaci(cid:243)n

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Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesant(cid:237)as Circular Externa 043 de 2007 Junio 2007

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b. Plazo para consignaci(cid:243)n El numeral tercero del art(cid:237)culo 99 de la Ley 50 de 1990, en concordancia con el numeral 4o del art(cid:237)culo 164 del Estatuto OrgÆnico del Sistema Financiero, establece como plazo para realizar, por parte del empleador, la consignación del valor liquidado anualmente por concepto de auxilio de cesantía hasta “antes del 15 de febrero del

año siguiente”. Por lo tanto, este Despacho estima que las consignaciones que se realicen hasta la media noche del d(cid:237)a 14 de febrero deben entenderse efectuadas dentro de dicho plazo legal. Sin embargo, resulta pertinente advertir que, para los exclusivos efectos de calcular la rentabilidad, las consignaciones que se lleven a cabo por fuera de los horarios bÆsicos de prestaci(cid:243)n de servicio al pœblico, es decir, dentro de los horarios adicionales o extendidos, se tendrÆn por efectuadas el d(cid:237)a bancario hÆbil siguiente a aquel en que se realicen. c. Afiliaci(cid:243)n de personas independientes Para la afiliaci(cid:243)n al fondo de cesant(cid:237)as de personas independientes, las administradoras les harÆn diligenciar, previamente al recibo de sus cotizaciones, un “formato de afiliación” en el cual se exprese: 1) Datos personales: Nombre completo, documento de identidad, direcci(cid:243)n residencia, nœmero de telØfono, y 2) Datos sobre su actividad econ(cid:243)mica u ocupaci(cid:243)n: descripci(cid:243)n de la actividad o del oficio u ocupaci(cid:243)n que realiza personal y directamente; si es empleador y labora en su propia empresa, se deberÆ indicar el nombre o raz(cid:243)n social, el nit, la direcci(cid:243)n y el telØfono. Este formato deberÆ estar firmado por la persona que se afilia, quien lo presentarÆ acompaæado de una copia de su declaraci(cid:243)n de renta del aæo inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Direcci(cid:243)n Administrativa de

Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, as(cid:237) como de fotocopia de su documento de identidad. En el evento en que el solicitante no adjunte la declaraci(cid:243)n de renta, por no estar obligado a ella de acuerdo con la ley tributaria, el monto total de sus cotizaciones voluntarias no podrÆ ser superior, en ningœn tiempo, a la cuant(cid:237)a que corresponda a la mÆxima de ingresos admisible para no estar obligado a presentar declaraci(cid:243)n de renta. d. Traslado a otra administradora La administradora que solicite el traslado de un trabajador afiliado o de un afiliado independiente debe diligenciar un “formulario de traslado”, suscrito por el afiliado, copia del cual debe remitir a la anterior administradora, junto con una fotocopia simple del documento de identidad de Øste. La anterior administradora deberÆ trasladar el valor de las unidades del trabajador afiliado o del afiliado independiente a la nueva administradora, anexando la informaci(cid:243)n correspondiente al respectivo traslado, para lo cual podrÆ utilizar un formato en medio magnØtico. Si se trata del traslado de un trabajador afiliado, dicho formato contendrÆ, por lo menos lo siguiente: 1) El nombre de la administradora que realiza el traslado. 2) El nombre de la administradora que recibe los valores objeto del traslado. 3). El valor trasladado en moneda legal colombiana, especificando la fecha de la liquidaci(cid:243)n del traslado, el nœmero de unidades trasladadas y el valor de la unidad a dicha fecha. 4) La informaci(cid:243)n personal del afiliado: nombre, documento de identidad, direcci(cid:243)n de su residencia y telØfono.

1. La informaci(cid:243)n laboral del afiliado: nombre o raz(cid:243)n social del empleador, nit o documento de identificaci(cid:243)n, direcci(cid:243)n y telØfono.

Si el traslado es de un afiliado independiente se podrÆ utilizar otro formato que contenga, ademÆs de la informaci(cid:243)n seæalada anteriormente en los numerales 1), 2), 3) y 4), la siguiente: - Los datos sobre su actividad econ(cid:243)mica u ocupaci(cid:243)n: descripci(cid:243)n de su actividad o del oficio u ocupaci(cid:243)n que realiza personal y directamente. Si es empleador y labora en su propia empresa, se deberÆ indicar el nombre o raz(cid:243)n social de Østa, el Nit, la direcci(cid:243)n y el telØfono. A este formato deberÆn adjuntarse, no solamente los documentos mencionados al comienzo de este acÆpite, sino tambiØn, la copia de la declaraci(cid:243)n de renta del afiliado correspondiente al aæo inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Direcci(cid:243)n Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. En caso de que el afiliado no acompaæe la declaraci(cid:243)n de renta por no estar obligado a presentarla conforme la ley tributaria, el monto total de las cotizaciones voluntarias no podrÆ exceder, en ningœn tiempo, la cuant(cid:237)a que corresponda a la mÆxima de ingresos admisible para que no exista dicha obligaci(cid:243)n. Por œltimo, cabe observar que la administradora que realice el traslado estarÆ en la obligaci(cid:243)n de comunicarle

inmediatamente por escrito al afiliado los datos relacionados con el traslado.

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Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesant(cid:237)as Circular Externa 043 de 2005 Mayo 2005 e. Remisi(cid:243)n de extractos a los afiliados a los fondos de cesant(cid:237)as De conformidad con lo dispuesto en el literal b) del art(cid:237)culo 31 del Estatuto OrgÆnico del Sistema Financiero y el subnumeral 10) del literal a. del numeral 2.1 del presente Cap(cid:237)tulo, las sociedades administradoras de fondos cesant(cid:237)as estÆn en la obligaci(cid:243)n de remitir peri(cid:243)dicamente a sus afiliados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones: 1) Periodicidad y plazo para el env(cid:237)o de extractos a los afiliados Las sociedades administradoras deberÆn remitir a sus afiliados, por lo menos semestralmente, los extractos de sus cuentas individuales. Como quiera que esta obligaci(cid:243)n involucra a todos los afiliados del fondo de cesant(cid:237)as, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este literal, a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carÆcter de afiliados. Los extractos se remitirÆn dentro de los quince (15) d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la publicaci(cid:243)n por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia de la rentabilidad m(cid:237)nima con corte a

marzo 31 y septiembre 30. En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisi(cid:243)n de extractos que correspondan a periodos inferiores a un semestre, deberÆn dejar expresa constancia en el reglamento del fondo de la periodicidad y del plazo dentro del cual serÆn enviados. 2) Contenido m(cid:237)nimo de los extractos y uso obligatorio del formato œnico Los extractos deberÆn informar como m(cid:237)nimo lo siguiente, de conformidad con el formato œnico establecido por la Superintendencia Financiera, anexo a la presente Circular: • Saldos inicial y final del periodo • Valor y fecha de consignaci(cid:243)n del auxilio de cesant(cid:237)as • Traslados desde y hacia el fondo de cesant(cid:237)a • Retiros parciales de cesant(cid:237)as • Retiros definitivos de cesant(cid:237)a • Comisi(cid:243)n cobrada por retiros parciales • Porcentajes de comisi(cid:243)n por administraci(cid:243)n • Rendimientos abonados durante el per(cid:237)odo, y • Rentabilidad del fondo y de la cuenta individual 3) Medio y direcci(cid:243)n a la cual deberÆn remitirse los extractos peri(cid:243)dicos Los extractos deben remitirse por correo f(cid:237)sico a la direcci(cid:243)n que el afiliado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia. La utilizaci(cid:243)n de medios distintos para el env(cid:237)o de los extractos a los afiliados deberÆ quedar consignada en el reglamento del fondo de cesant(cid:237)as y s(cid:243)lo podrÆ darse respecto de los

afiliados que lo consientan de manera expresa. La Superintendencia Financiera evaluarÆ la idoneidad y seguridad del medio para el env(cid:237)o de los extractos al momento de autorizar su inclusi(cid:243)n en el reglamento del fondo de cesant(cid:237)as. f. Valoraci(cid:243)n cuentas individuales Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesant(cid:237)a tienen por objeto exclusivo la administraci(cid:243)n y manejo de los fondos de cesant(cid:237)a que se constituyan con arreglo a lo previsto en el art(cid:237)culo 99 de la Ley 50 de 1990, cuyos recursos deben ser invertidos en los tØrminos y condiciones seæalados en el decreto 1885 de 1994, con el prop(cid:243)sito de que la rentabilidad que produzcan sea como m(cid:237)nimo la tasa de rentabilidad m(cid:237)nima obligatoria calculada y divulgada por la Superintendencia Bancaria. Para el efecto, se ha dispuesto que el valor del fondo de cesant(cid:237)a se determine en forma diaria de conformidad con el procedimiento establecido por esta Superintendencia y se exprese en unidades de igual monto y caracter(cid:237)sticas, donde las unidades miden el valor de los aportes de los afiliados y su mayor valor represente los rendimientos que se han obtenido en el per(cid:237)odo respectivo, como consecuencia de la gesti(cid:243)n adelantada por la administradora. As(cid:237) las cosas, el incremento del valor de la unidad debe originarse exclusivamente en los rendimientos financieros propios del portafolio de inversi(cid:243)n que defina la sociedad dentro del marco seæalado por la ley, sin la injerencia de

factores extraæos que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras. En consecuencia, cuando una sociedad administradora estime procedente efectuar aportes con sus propios recursos al fondo administrado deberÆ efectuarlos de forma tal que los mismos no alteren la rentabilidad del fondo, ni, por consiguiente, el valor de la unidad, pues las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesant(cid:237)a no pueden sustraerse a su obligaci(cid:243)n legal de administrar e invertir los recursos del fondo en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, con el prop(cid:243)sito de obtener la rentabilidad m(cid:237)nima exigida, utilizando el expediente de trasladar dinero al fondo que administran.

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Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesant(cid:237)as Circular Externa 043 de 2007 Junio 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA En conclusi(cid:243)n, y teniendo en cuenta que no existe disposici(cid:243)n jur(cid:237)dica alguna que prohiba a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesant(cid:237)a realizar los citados aportes patrimoniales, esta Superintendencia les manifiesta que, para que resulten procedentes desde el punto de vista de las normas que regulan su actividad, las donaciones de dinero a los fondos administrados, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes, deben tratarse como una consignaci(cid:243)n y abonarse como unidades en las cuentas individuales a nombre de los afiliados.

En otros tØrminos, el incremento en el valor de la unidad en que se encuentran representados los aportes de los afiliados debe originarse exclusivamente en los rendimientos financieros propios del portafolio de inversi(cid:243)n que defina la sociedad dentro del marco seæalado por la ley, sin la injerencia de factores extraæos que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras. Por lo tanto, los aportes que reciban los fondos administrados, tanto de la misma sociedad administradora como de cualquier persona natural o jur(cid:237)dica, deberÆn tratarse siguiendo los parÆmetros anteriormente establecidos. 2.4 Cesi(cid:243)n de fondos de cesant(cid:237)a Con el fin de garantizar que la cesi(cid:243)n de los Fondos de Cesant(cid:237)a se efectœe con sujeci(cid:243)n a la ley, en defensa de los intereses de los afiliados al mismo, esta Superintendencia considera indispensable impartir las siguientes instrucciones: a. Cierre Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesant(cid:237)a que, de conformidad con lo previsto en el art(cid:237)culo 167 del Estatuto OrgÆnico del Sistema Financiero cedan el Fondo de Cesant(cid:237)as por ellas administrado deberÆn efectuar un corte de ejercicio en la fecha inmediatamente anterior a aquella en que se produzca la cesi(cid:243)n, siguiendo para el efecto el procedimiento de cierre trimestral establecido por la Superintendencia Bancaria.

b. Identificaci(cid:243)n Al momento de la cesi(cid:243)n de un Fondo de Cesant(cid:237)as, la sociedad cedente deberÆ entregar a la sociedad cesionaria la relaci(cid:243)n de los afiliados al Fondo, con indicaci(cid:243)n de su participaci(cid:243)n expresada en pesos y unidades. c. Garant(cid:237)a de rentabilidad m(cid:237)nima La sociedad cedente de un fondo de cesant(cid:237)a deberÆ garantizar la rentabilidad m(cid:237)nima acumulada exigida por la ley, con corte a la fecha en que se efectœe la cesi(cid:243)n del fondo. Para el efecto, la Superintendencia Bancaria informarÆ la rentabilidad m(cid:237)nima a las sociedades cedente y cesionaria, dentro de los cinco (5) d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la cesi(cid:243)n del fondo. Suministrada dicha informaci(cid:243)n, la entidad cedente dispondrÆ de un plazo de cinco (5) d(cid:237)as comunes para cancelar la suma necesaria para alcanzar la rentabilidad m(cid:237)nima exigida. Esta suma se cancelarÆ, en primer lugar, con cargo a la comisi(cid:243)n de manejo causada hasta el d(cid:237)a del cierre a favor de la administradora cedente. Cuando la comisi(cid:243)n de manejo causada sea insuficiente para alcanzar la rentabilidad m(cid:237)nima exigida, la diferencia serÆ entregada en efectivo al fondo cesionario, para su abono en las cuentas de capitalizaci(cid:243)n individual de quienes al momento de la cesi(cid:243)n se encontraban afiliados al fondo

cedido. Dicho abono se efectuarÆ en unidades. En caso de fusi(cid:243)n de la entidad cedente, o cuando la totalidad de sus acciones en circulaci(cid:243)n hayan sido adquiridas por otra entidad o sus pasivos hayan sido cedidos, la obligaci(cid:243)n de garantizar la rentabilidad m(cid:237)nima se extenderÆ a la entidad absorbente o a la nueva sociedad resultante de la fusi(cid:243)n, as(cid:237) como a la adquirente de las acciones o de los pasivos, segœn sea el caso. d. Procedimiento a realizar en el fondo cesionario El d(cid:237)a de la cesi(cid:243)n, el fondo de cesant(cid:237)a cedido se incorporarÆ al administrado por la sociedad cesionaria, la cual efectuarÆ la reliquidaci(cid:243)n de todas las cuentas del fondo cedido, con base en el valor de las unidades del fondo de cesant(cid:237)as por ella administrado vigente para el d(cid:237)a de la cesi(cid:243)n. e. Informaci(cid:243)n a la Superintendencia Bancaria Copia de todos los documentos en que consten la cesi(cid:243)n y los tØrminos en que Østa se ha pactado deberÆ remitirse a la Superintendencia Bancaria, dentro de los dos (2) d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la fecha en que aquella se produzca, referenciando para el efecto el trÆmite 147 Creaci(cid:243)n/Conversi(cid:243)n/Fusi(cid:243)n/Escisi(cid:243)n.

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Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos

de pensiones y cesant(cid:237)as Circular Externa 043 de 2007 Junio 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 2.6. ˝ndice representativo del mercado accionario del exterior Para los efectos de lo dispuesto en el literal b), art(cid:237)culo 2 del Decreto 1592 de 2004, el (cid:237)ndice representativo del mercado accionario del exterior que se debe tomar en cuenta para el cÆlculo de la rentabilidad m(cid:237)nima de los fondos de pensiones y de cesant(cid:237)as es el (cid:237)ndice Standard & Poors – 500.

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