SFC - Anexo Circular Externa 43 de 2007 (2)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO II – INFORMACI(cid:211)N NO REMITIDA

PÆgina 37

TEMA: Extractos Fondos de Pensiones Obligatorias NOMBRE DE LA PROFORMA: Extracto de pensiones para afiliados y pensionados

NUMERO DE LA PROFORMA: B.6000-14

B.6000-15

OBJETIVO: Establecer un formato œnico de los extractos para afiliados y otro para pensionados que les facilite a unos y otros ejercer un control sobre su cuenta individual. As(cid:237) mismo, estandarizar los citados formatos, con el fin de que sean comparables entre los diferentes Fondos del RØgimen de

Ahorro Individual.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones del

RØgimen de Ahorro Individual. PERIODICIDAD Trimestral FECHA DE REMISION DE LOS Dentro de los quince (15) d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la EXTRACTOS publicaci(cid:243)n por parte de la Superintendencia Financiera de la rentabilidad m(cid:237)nima. FECHA DE CORTE DE LA Marzo 31, Junio 30, Septiembre 30 y Diciembre 31

INFORMACION: GENERALIDADES El presente instructivo seæala los requerimientos m(cid:237)nimos de informaci(cid:243)n que las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones del RØgimen de Ahorro Individual deben tener en cuenta en los extractos que remiten trimestralmente a los afiliados y pensionados de acuerdo con lo establecido en el Titulo IV, Capitulo Segundo de la Circular BÆsica Jur(cid:237)dica que contiene instrucciones relacionadas con las Sociedades Administradoras del

RØgimen de Ahorro Individual con Solidaridad. Todos los valores en pesos se deben expresar sin centavos, salvo los valores de la Unidad que se debe expresar con seis (6) decimales. Los porcentajes de rentabilidades se deben expresar con dos (2) decimales y el nœmero de Unidades se debe expresar con seis (6) decimales. En todos los casos se debe aproximar el œltimo decimal por el sistema de redondeo. Los valores negativos se deben identificar con el signo menos. El tamaæo de la letra (estilo normal) y nœmeros de la informaci(cid:243)n suministrada en el extracto y en el instructivo, no podrÆ ser inferior a 8 puntos. INSTRUCCIONES DEL EXTRACTO Las instrucciones de los extractos que las entidades distribuyan dentro de sus afiliados o pensionados, deben estar al respaldo de Øste y tanto el diseæo como el instructivo deben guardar correspondencia con lo aqu(cid:237) establecido. En el caso de los extractos de pensionados, las instrucciones que deben estar al respaldo son las de los campos que aplica al respectivo formato. ENCABEZADO DEL EXTRACTO En la parte superior izquierda, se debe identificar: • Fondo: Nombre del fondo que estÆ generando el extracto y NIT. • Nombre del Afiliado o Pensionado: Escriba el primer y segundo apellido, seguido del primer y segundo nombre del afiliado o pensionado tal como figura en el documento de identidad. • Tipo de Pensi(cid:243)n: Para el caso de los extractos de pensionados (Proforma B.6000-15), escriba si se trata de una pensi(cid:243)n de vejez, de invalidez o de sobrevivientes. • Direcci(cid:243)n: En este campo se debe registrar la direcci(cid:243)n de correspondencia que el afiliado o pensionado haya

informado a la administradora. • Ciudad / Departamento: Escriba la ciudad / departamento de correspondencia. En la parte superior derecha, se debe identificar: • Raz(cid:243)n Social y Logotipo de la Administradora: Se registra la raz(cid:243)n social de la Administradora del Fondo de Pensiones incluyendo su logotipo y NIT. PÆgina 38

CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 Junio de 2007

B.6000-14 y B.6000-15 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ANEXO II – INFORMACI(cid:211)N NO REMITIDA • Fecha de afiliaci(cid:243)n: Registre la fecha a partir de la cual surte efecto la œltima afiliaci(cid:243)n al Fondo (aaaa/mm/dd), Aplica para extractos de afiliados (Proforma B.6000-14) • Fecha de reconocimiento (estructuraci(cid:243)n o siniestro, segœn el caso): Para el caso de los extractos de pensionados por vejez, escriba la fecha a partir de la cual se reconoci(cid:243) la pensi(cid:243)n de vejez. TratÆndose de los extractos de pensionados por invalidez, reemplace este dato por la fecha de estructuraci(cid:243)n de la invalidez y en el caso de los extractos de pensionados de sobrevivencia, reemplace dicho dato por la fecha de ocurrencia del siniestro (aaaa/mm/dd). (Proforma B.6000-15) • Nombre del causante: TratÆndose de pensi(cid:243)n de sobrevivencia, indique en este campo el nombre del causante de la pensi(cid:243)n. (Proforma B.6000-15)

• Nœmero de Identificaci(cid:243)n: Escriba el nœmero con el cual se identifica el afiliado o pensionado. • Periodo: Escriba el periodo al cual corresponde el extracto (aaaa/mm/dd) • Fecha de expedici(cid:243)n / Extracto Nœmero: Escriba la fecha de expedici(cid:243)n del extracto (aaaa/mm/dd) y al frente el nœmero del extracto.

INFORMACION CUERPO DEL FORMATO Concepto: En esta columna se deben describir los conceptos que a continuaci(cid:243)n se vean afectados en el Fondo por cada consignaci(cid:243)n o retiro de aportes de la cuenta individual: • Saldo inicial de aportes obligatorios al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo final de los aportes obligatorios de la cuenta individual del per(cid:237)odo inmediatamente anterior, tanto en pesos como en unidades. • Saldo inicial de aportes voluntarios al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo final de los aportes voluntarios de la cuenta individual del per(cid:237)odo inmediatamente anterior, tanto en pesos como en unidades. • Saldo final al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo de la cuenta individual al cierre del per(cid:237)odo del extracto, tanto en pesos como en unidades. El saldo en pesos debe corresponder al valor que resulte de multiplicar el valor de la unidad al cierre del œltimo d(cid:237)a del per(cid:237)odo por el nœmero de unidades. De igual forma, este saldo se debe descomponer, cuando sea del caso, en el saldo final de aportes obligatorios y el saldo final de aportes voluntarios, ademÆs de reflejar el saldo acumulado de la

retenci(cid:243)n contingente. • Aporte obligatorio – Nombre aportante • Aporte voluntario – Nombre aportante • Intereses de mora • Traslado de aportes obligatorios del fondo de pensiones (describir nombre) • Traslado de aportes voluntarios del fondo de pensiones (describir nombre) • Traslado de recursos del ISS • Retiro aporte voluntario • Traslado de aportes obligatorios al fondo de pensiones (describir nombre) • Traslado de aportes voluntarios al fondo de pensiones (describir nombre) • Traslado de recursos al ISS • Comisi(cid:243)n por administraci(cid:243)n de recursos de afiliados cesantes • Comisi(cid:243)n pensi(cid:243)n retiro programado • Comisi(cid:243)n por traslado • Retiro por compra de renta vitalicia • Valor del Bono Pensional (una vez ingresa a la cuenta) • Pago mesada pensional • Aporte E.P.S • Aportes a la Caja de Compensaci(cid:243)n Familiar • Aporte Fondo de Solidaridad Pensional • Rendimientos abonados durante el per(cid:237)odo (valor que debe corresponder al resultado de la siguiente operaci(cid:243)n: saldo final + retiros durante el per(cid:237)odo - saldo inicial - aportes durante el per(cid:237)odo) • Disminuci(cid:243)n retenci(cid:243)n contingente por cumplimiento del plazo para beneficio tributario • En el evento de incluirse cualquier concepto distinto a los anteriores, se debe describir de manera clara y detallada, sin referirse en ningœn momento a conceptos genØricos como ajuste, correcciones u otros. Aunque en el extracto que se remita a los afiliados o pensionados se deben incluir œnicamente los conceptos por los

cuales se afecta su cuenta individual durante el periodo, se adjunta un formato adicional que a manera de ilustraci(cid:243)n indica cuÆles serÆn las columnas que se deben afectar por cada concepto. (Extracto ejemplo). PÆgina 39

CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 Junio de 2007

B.6000-14 y B.6000-15 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ANEXO II – INFORMACI(cid:211)N NO REMITIDA En el caso de los extractos remitidos a los beneficiarios temporales de la pensi(cid:243)n de sobrevivientes, en los mismos se debe informar œnicamente lo relacionado con el valor de su mesada pensional y los descuentos a que haya lugar. (Proforma B.6000-15) Fecha de consignaci(cid:243)n del aporte en el Fondo: Corresponde a la fecha en que se consignan los aportes en el Fondo, a nombre del afiliado. Fecha de consignaci(cid:243)n o retiro de aportes en la cuenta individual: Corresponde a la fecha en que se registra en la cuenta individual los aportes realizados en el Fondo a nombre del afiliado o pensionado y, tratÆndose de retiros, en este campo se registra la fecha en que se descuentan los mismos de la cuenta individual.

Valor de la Unidad: Corresponde al valor de la unidad con que se convierte a unidades los movimientos de los diferentes conceptos. En el caso de los aportes, el valor de la unidad es aquel que se tiene en cuenta para las operaciones de la

fecha de consignaci(cid:243)n de los mismos en el Fondo. En el caso del saldo final, en este campo se debe registrar el valor de la unidad al cierre del per(cid:237)odo. Per(cid:237)odo cotizado: Corresponde al aæo y mes sobre el cual se estÆ cotizando y, en el caso de cotizaciones obligatorias, al nœmero de d(cid:237)as cotizados de dicho mes. Ingreso base de cotizaci(cid:243)n: Corresponde al ingreso sobre el cual, de acuerdo con la Ley el empleador o trabajador independiente debe liquidar la cotizaci(cid:243)n. Valor total cotizaci(cid:243)n: Corresponde al monto total de la cotizaci(cid:243)n. Distribuci(cid:243)n de la cotizaci(cid:243)n: Corresponde a la forma como, de acuerdo con la Ley, se distribuye el monto total de la cotizaci(cid:243)n.

Cuenta individual: Corresponde al saldo inicial, los movimientos que durante el per(cid:237)odo presenta la cuenta individual por concepto de aportes obligatorios y voluntarios y al saldo final de la misma, tanto en pesos como en unidades.

Saldo total aportes obligatorios: Corresponde al saldo total, a la fecha de corte de los aportes obligatorios.

Saldo total aportes voluntarios: Corresponde al saldo total, a la fecha de corte de los aportes voluntarios.

Saldo total retenci(cid:243)n contingente: Corresponde al saldo total, a la fecha de corte por retenci(cid:243)n contingente. COMISI(cid:211)N POR ADMINISTRACI(cid:211)N PENSI(cid:211)N RETIRO PROGRAMADO Para uso exclusivo de los extractos de pensionados (Proforma B.6000-15). En este campo se debe registrar el porcentaje

y la base sobre la cual se calcul(cid:243) la comisi(cid:243)n de administraci(cid:243)n de los recursos pensionales de cada uno de los meses reflejados en los extractos. RENTABILIDADES • Rentabilidad acumulada del fondo: Rentabilidad efectiva anual obtenida por el fondo durante los œltimos tres aæos. • Rentabilidad m(cid:237)nima acumulada: Rentabilidad efectiva anual que como m(cid:237)nimo debe garantizar la sociedad administradora durante los œltimos tres aæos, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1592 de 2004. • Rentabilidad de la Cuenta Individual durante los œltimos tres aæos: Rentabilidad efectiva anual obtenida por la cuenta individual durante los œltimos tres aæos. • Rendimientos de la cuenta individual durante los œltimos tres aæos: Corresponde al valor de los rendimientos abonados en la cuenta individual del afiliado durante los œltimos tres aæos. • Volatilidad anualizada (incremento o decremento t(cid:237)pico) de la rentabilidad mensual: Corresponde a la desviaci(cid:243)n estÆndar anualizada de la rentabilidad promedio mensual de los œltimos 3 aæos, la cual se calcularÆ de acuerdo con la siguiente formula: CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 Junio de 2007 B.6000-14 y B.6000-15 r =  k3 r 6 k S =  k ( r k 3 6 − r ) 2 1 2 r Rentabilidad obtenida segœn el caso, durante cada uno de los œltimos treinta y seis meses, en tØrminos

k mensuales. PÆgina 40 r Promedio de las rentabilidades mensuales de los œltimos 36 meses. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ANEXO II – INFORMACI(cid:211)N NO REMITIDA S Volatilidad anualizada de los rendimientos mensuales durante los œltimos 36 meses Las citadas rentabilidades corresponden a la Tasa Interna de Retorno del flujo de caja diario del per(cid:237)odo de cÆlculo que considera como ingresos el valor del fondo o la cuenta individual, segœn el caso, al inicio de operaciones del primer d(cid:237)a del dicho per(cid:237)odo y el valor neto de los aportes diarios efectuados durante el mismo per(cid:237)odo, y como egreso el valor del fondo o de la cuenta individual al cierre del œltimo d(cid:237)a del per(cid:237)odo de cÆlculo. DISTRIBUCI(cid:211)N DEL PORCENTAJE DE COTIZACI(cid:211)N OBLIGATORIA Corresponde a los porcentajes del Ingreso Base de Cotizaci(cid:243)n del afiliado que por Ley se destina a cada uno de los conceptos descritos al final del per(cid:237)odo del extracto. Cualquier diferencia entre dichos porcentajes y los de los per(cid:237)odos recaudados se debe revelar en el campo de “OBSERVACIONES”. INFORMACI(cid:211)N SOBRE SU BONO PENSIONAL La informaci(cid:243)n que sobre el bono pensional se debe reflejar en el extracto, depende del estado en que se encuentre el mismo, de acuerdo con los siguientes parÆmetros:

1. Si a la fecha de corte del extracto no se ha solicitado la liquidaci(cid:243)n provisional del bono pensional, se debe indicar las razones por las cuales no se ha adelantado dicho trÆmite. En el evento de haberse solicitado sin que aœn se haya obtenido la citada liquidaci(cid:243)n provisional, se debe indicar la fecha en que se solicit(cid:243) y las razones por las cuales no se ha obtenido.

2. Si a la fecha de corte del extracto ya se tiene la liquidaci(cid:243)n provisional del bono pensional, se debe indicar las razones por las cuales no se ha efectuado el proceso de emisi(cid:243)n del mismo.

3. Si a la fecha de corte del extracto el bono ya se encuentra emitido o expedido, se debe indicar, segœn el caso, cada uno de los siguientes conceptos con una descripci(cid:243)n de los mismos en las respectivas instrucciones, guardando correspondencia con los siguientes tØrminos: • Nombre del emisor. Si el bono tiene cupones, se debe reflejar el nombre de cada entidad contribuyente. • Fecha de emisi(cid:243)n: En el caso de los emisores privados, corresponde a la fecha de la comunicaci(cid:243)n por medio de la cual se confirma o certifica la informaci(cid:243)n contenida en la liquidaci(cid:243)n provisional. En el caso de los emisores pœblicos, corresponde a la fecha en que se expide el acto administrativo (Resoluci(cid:243)n) que reconoce el derecho al bono pensional. • Fecha de expedici(cid:243)n: Momento de suscripci(cid:243)n del t(cid:237)tulo f(cid:237)sico o del ingreso de la informaci(cid:243)n, en medio magnØtico

(desmaterializado), al Dep(cid:243)sito Central de Valores. • Fecha de redenci(cid:243)n normal: Fecha en la cual se pagarÆ el bono por parte del emisor y de las entidades contribuyentes. • Fecha de corte del bono pensional: Fecha del primer traslado o selecci(cid:243)n de rØgimen efectuado despuØs de la entrada en vigencia del sistema general de pensiones. • Valor a la fecha de corte del bono • Tasa nominal del bono • Valor del bono actualizado y capitalizado a la fecha de corte del extracto. Con un llamado a este valor, es importante advertir en el extracto que en el evento de negociarse el bono antes de la fecha de redenci(cid:243)n normal, el valor del mismo es distinto al valor a la fecha de corte del extracto, en raz(cid:243)n a que se tiene que descontar a la tasa de mercado vigente a la fecha de negociaci(cid:243)n del mismo. • NOTA : De conformidad con el art(cid:237)culo 17 de la Ley 549 de 1999 “Cuando sea necesario reliquidar bonos ya expedidos que no se encuentren en firme, por raz(cid:243)n del cambio en la forma de cÆlculo de los bonos o por error cometido en la expedici(cid:243)n, la entidad emisora procederÆ a reliquidar el bono, anulando el bono inicial y expidiendo uno nuevo, para lo cual sólo se requerirá comunicación al beneficiario”

4. En el evento de que el afiliado no tenga derecho a bono pensional, deberÆ expresarse tal hecho en el extracto.

APORTES EN MORA DEL EMPLEADOR En este campo se debe informar al afiliado el saldo de los aportes en mora del empleador, como consecuencia

de pagos por debajo de los valores liquidados de acuerdo con las normas vigentes, pagos extemporÆneos en PÆgina 40-1

CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 Junio de 2007

B.6000-14 y B.6000-15 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ANEXO II – INFORMACI(cid:211)N NO REMITIDA los que no se hayan cubierto los valores en mora y deudas conciliadas y reconocidas por el empleador. De no alcanzar los campos en el extracto, se debe adjuntar un documento al mismo con la informaci(cid:243)n requerida, indicando en el extracto la remisi(cid:243)n al anexo. Pagos no registrados de empleadores con los que, segœn los archivos de la administradora, el afiliado tiene o tuvo relaci(cid:243)n laboral: En un anexo al extracto, se debe informar al afiliado todos los periodos no pagados por los empleadores con los que, segœn los archivos de la sociedad administradora, el afiliado tiene o tuvo una relaci(cid:243)n laboral. Dicha informaci(cid:243)n se suministrarÆ bajo el siguiente formato, indicando en el extracto la remisi(cid:243)n al anexo: Nombre del Periodos no registrados(1) NIT empleador empleador Desde Hasta XXXXXXXXX XXXXXX (aaaa/mm) (aaaa/mm) Nota: Si durante los periodos antes citados, usted no tuvo relaci(cid:243)n laboral con los empleadores mencionados por favor informar tal hecho a la sociedad administradora. En el evento en que s(cid:237) hubiere existido vinculaci(cid:243)n laboral durante los citados periodos, por favor solicite al empleador aclarar el estado de deuda por dichos aportes.

(1) Organizar los periodos por empleador en orden cronol(cid:243)gico. OBSERVACIONES AdemÆs de las observaciones que considere conveniente destacar la administradora, en este campo se debe incluir las condiciones de los afiliados que deben efectuar aportes al Fondo de Solidaridad Pensional, destinados a las cuentas de solidaridad y subsistencia. Finalmente, se anexa un ejemplo de un extracto de cuenta individual del fondo de pensiones obligatorias para el caso de los afiliados. (Extracto ejemplo) CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 Junio de 2007 B.6000-14 y B.6000-15