SFC - Anexo Circular Externa 43 de 2007 (6)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

CAPITULO SEGUNDO: INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES

ADMINISTRADORAS DEL REGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL CON SOLIDARIDAD

1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES 1.1. Democratizaci(cid:243)n de acciones Con el prop(cid:243)sito de evaluar los mecanismos orientados al cumplimiento de lo dispuesto en el art(cid:237)culo 8(cid:176) del decreto 656 de 1994, este Despacho debe precisar que el tØrmino de cinco aæos a partir de la constituci(cid:243)n, aludido en el mismo, debe entenderse referido al momento a partir del cual la respectiva sociedad recibi(cid:243) autorizaci(cid:243)n para administrar el fondo de pensiones obligatorio.

De otra parte, teniendo en cuenta que la finalidad del proceso de democratizaci(cid:243)n es llegar a colocar entre las entidades y personas mencionadas en la norma comentada, cuando menos un 20% del capital social, dicho porcentaje accionario deberÆ ser ofrecido desde la primera oferta pœblica que se realice, de forma que si antes de los cinco aæos se logra tal objetivo, cesarÆ la obligaci(cid:243)n de efectuar nuevas ofertas pœblicas. 1.2 Contrataci(cid:243)n seguros de invalidez y sobrevivencia Al respecto, serÆ responsabilidad de las entidades administradoras verificar que las p(cid:243)lizas que se contraten al efecto, cumplan con los requisitos seæalados en el subnumeral 1.4 del numeral 1, Cap(cid:237)tulo Segundo, T(cid:237)tulo Sexto de la presente Circular.

1.3 Remisi(cid:243)n de extractos a los afiliados y pensionados del rØgimen de ahorro individual De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2o. del art(cid:237)culo 63 de la Ley 100 de 1993 y el literal c) del art(cid:237)culo 14 del Decreto 656 de 1994, las sociedades administradoras del rØgimen de ahorro individual estÆn en la obligaci(cid:243)n de remitir peri(cid:243)dicamente a sus afiliados y pensionados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones: a. Periodicidad y plazo para el env(cid:237)o de extractos a los afiliados Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberÆn remitir a sus afiliados y pensionados, por lo menos trimestralmente, los extractos de sus cuentas individuales de ahorro pensional. En el caso de pensi(cid:243)n de sobrevivientes, deberÆ remitirse el extracto a todos los beneficiarios mayores de edad y los representantes legales de los menores de edad. En el evento de tratarse de una pensi(cid:243)n temporal, deberÆ advertirse tal hecho al beneficiario de la misma. Como quiera que esta obligaci(cid:243)n involucra a todos los afiliados y pensionados del fondo de pensiones obligatorias, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este numeral a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carÆcter de afiliados o pensionados. Cuando haya varios beneficiarios de una pensi(cid:243)n de sobrevivientes, el extracto de cuenta deberÆ ser enviado a todos ellos conforme a las reglas

contenidas en la presente circular. Los extractos se remitirÆn dentro de los quince (15) d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la publicaci(cid:243)n por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia de la rentabilidad m(cid:237)nima con corte al cierre de cada trimestre (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31). En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisi(cid:243)n de extractos que comprendan per(cid:237)odos inferiores a un trimestre, deberÆ dejar expresa constancia en el reglamento del fondo de la periodicidad y del plazo dentro del cual serÆn enviados. Los extractos remitidos con corte a junio 30 y diciembre 31 deberÆn ir acompaæados de un documento que contenga toda la historia laboral del afiliado, indicando el nœmero de semanas cotizadas (o tiempo de servicios prestados, segœn corresponda) al Sistema General de Pensiones y, por cada periodo cotizado, la identificaci(cid:243)n del empleador, de la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el periodo correspondiente, el salario base de cotizaci(cid:243)n y el valor de las cotizaciones obligatorias (en el caso de las cotizaciones en el RØgimen de Ahorro Individual, las mismas se refieren a lo abonado en la cuenta individual). b. Contenido m(cid:237)nimo de los extractos Los extractos peri(cid:243)dicos que remitan las sociedades administradoras del rØgimen de ahorro individual, deberÆn ajustarse a lo establecido en el inciso 2o. del art(cid:237)culo 63 de la Ley 100 de

1993, en armon(cid:237)a con el literal c) del art(cid:237)culo 14 del Decreto 656 de 1994, y en desarrollo del deber consagrado en el numeral 1” del art(cid:237)culo 97 del Estatuto OrgÆnico del Sistema Financiero, deberÆn informar como m(cid:237)nimo lo siguiente, de conformidad con los formatos œnicos para afiliados y para pensionados anexos a la presente Circular: ➢ Los saldos inicial y final del periodo,

TITULO IV – CAPITULO SEGUNDO PÆgina 4

Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del rØgimen de ahorro individual con solidaridad CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 JUNIO 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ➢ El ingreso base de cotizaci(cid:243)n ➢ El valor y fecha de consignaci(cid:243)n de cotizaciones obligatorias y voluntarias, ➢ La fecha de acreditaci(cid:243)n de las cotizaciones obligatorias y voluntarias en las cuentas individuales ➢ El periodo y d(cid:237)as cotizados ➢ El nœmero de d(cid:237)as cotizados en el fondo ➢ La distribuci(cid:243)n de la cotizaci(cid:243)n y de los porcentajes de la misma. ➢ Los aportes y retiros del periodo ➢ Los traslados de recursos desde y hacia el fondo de pensiones, ➢ Los traslados de recursos desde y hacia al ISS, ➢ Los aportes en mora del empleador ➢ Los intereses de mora pagados, ➢ Las mesadas pensionales pagadas, ➢ Las cotizaciones en salud efectuadas,

➢ Las comisiones cobradas, ➢ Los rendimientos abonados durante el periodo, y ➢ La rentabilidad del fondo y de la cuenta individual Los extractos deberÆn as(cid:237) mismo contener la informaci(cid:243)n relacionada con el bono pensional del afiliado, teniendo en cuenta el estado en el que se encuentra, de conformidad con las siguientes reglas: 1) Si a la fecha de corte del extracto no se ha solicitado la liquidaci(cid:243)n provisional del bono pensional, se deben indicar las razones por las cuales no se ha adelantado dicho trÆmite. En el evento de haberse solicitado sin que aœn se haya obtenido la citada liquidaci(cid:243)n provisional, se debe indicar la fecha en que se solicit(cid:243) y las razones por las cuales no se ha obtenido. 2) Si a la fecha de corte del extracto ya se tiene la liquidaci(cid:243)n provisional del bono pensional, se deben indicar las razones por las cuales no se ha efectuado el proceso de emisi(cid:243)n del mismo. 3) Si a la fecha de corte del extracto el bono ya se encuentra emitido o expedido, se debe indicar, segœn el caso, cada uno de los siguientes conceptos con una descripci(cid:243)n de los mismos en las respectivas instrucciones, guardando correspondencia con los siguientes tØrminos: • Nombre del emisor. Si el bono tiene cupones, se debe reflejar el nombre de cada entidad contribuyente. • Fecha de emisi(cid:243)n: En el caso de los emisores privados, corresponde a la fecha de la comunicaci(cid:243)n por medio de la cual se confirma o certifica la informaci(cid:243)n contenida en la

liquidaci(cid:243)n provisional. En el caso de los emisores pœblicos, corresponde a la fecha en que se expide el acto administrativo (Resoluci(cid:243)n) que reconoce el derecho al bono pensional. • Fecha de expedici(cid:243)n: Momento de suscripci(cid:243)n del t(cid:237)tulo f(cid:237)sico o del ingreso de la informaci(cid:243)n, en medio magnØtico (desmaterializado), al Dep(cid:243)sito Central de Valores. • Fecha de redenci(cid:243)n normal: Fecha en la cual se pagarÆ el bono por parte del emisor y de las entidades contribuyentes. • Fecha de corte del bono pensional: Fecha del primer traslado o selecci(cid:243)n de rØgimen efectuado despuØs de la entrada en vigencia del sistema general de pensiones. • Valor a la fecha de corte del bono • Tasa nominal del bono • Valor del bono actualizado y capitalizado a la fecha de corte del extracto. En relaci(cid:243)n con este valor, es importante advertir en el extracto que en el evento de negociarse el bono antes de la fecha de redenci(cid:243)n normal, el valor del mismo es distinto al valor a la fecha de corte del extracto, en raz(cid:243)n a que se tiene que descontar a la tasa de mercado vigente a la fecha de negociaci(cid:243)n del mismo. • Debe tambiØn advertirse que de conformidad con el art(cid:237)culo 17 de la Ley 549 de 1999 “Cuando sea necesario reliquidar bonos ya expedidos que no se encuentren en firme, por raz(cid:243)n del cambio en la forma de cÆlculo de los bonos o por error cometido en la

expedici(cid:243)n, la entidad emisora procederÆ a reliquidar el bono, anulando el bono inicial y expidiendo uno nuevo, para lo cual sólo se requerirá comunicación al beneficiario”. 4) En el evento de que el afiliado no tenga derecho a bono pensional, deberÆ expresarse tal hecho en el extracto. c. Medio y direcci(cid:243)n a la cual deberÆn remitirse los extractos peri(cid:243)dicos Los extractos deben remitirse por correo f(cid:237)sico a la direcci(cid:243)n que el afiliado o pensionado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia. La utilizaci(cid:243)n de medios distintos para el env(cid:237)o de los extractos a afiliados y pensionados deberÆ quedar consignada en el reglamento del fondo de pensiones obligatorias y s(cid:243)lo podrÆ darse respecto de los afiliados o pensionados que lo consientan de manera expresa. La Superintendencia Financiera evaluarÆ la idoneidad y seguridad del medio para el env(cid:237)o de los extractos al momento de autorizar su inclusi(cid:243)n en el reglamento del fondo de pensiones obligatorias. PÆgina 4-1 TITULO IV – CAPITULO SEGUNDO Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del rØgimen de ahorro individual con solidaridad CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 JUNIO 2007

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA