SFC - Anexo Circular Externa 52 de 2015 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO No. 1

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES DIRIGIDAS A LA SUPERINTENDENCIA

FINANCIERA DE COLOMBIA

1. Principios bÆsicos El manejo de la correspondencia dirigida a la SFC debe cumplir las siguientes reglas: 1.1. Todo documento dirigido a esta entidad, independientemente de la forma de env(cid:237)o, debe ser radicado en el Grupo de Correspondencia. 1.2. Toda comunicaci(cid:243)n debe tratar sobre un s(cid:243)lo trÆmite. En consecuencia, si la correspondencia se refiere a un asunto que ha sido previamente radicado, se debe asignar a Østa el nœmero de radicaci(cid:243)n anterior. 1.3. Toda documentaci(cid:243)n que se radique ante la SFC debe ser firmada por quienes actœen como representantes legales o apoderados debidamente constituidos por las entidades y, eventualmente, por los revisores fiscales cuando as(cid:237) se requiera.

2. Presentaci(cid:243)n de la informaci(cid:243)n Todas las comunicaciones enviadas a la SFC deben tener los datos necesarios para la radicaci(cid:243)n de entrada, los cuales deben estar citados en la referencia, tal como se indica a continuaci(cid:243)n: 2.1. Referencia 2.1.1. Nœmero de radicaci(cid:243)n anterior con derivado, si existe. (Ver numeral 2.2). 2.1.2. C(cid:243)digo del tipo de entidad, c(cid:243)digo y nombre o sigla de la entidad. 2.1.3. C(cid:243)digo y nombre del trÆmite.

2.1.4. C(cid:243)digo y nombre de la actividad. 2.1.5. Con (Sin) anexos, segœn el caso. En todos los procesos, al radicarse un documento, el sistema generarÆ un r(cid:243)tulo que contendrÆ los datos de la referencia. 2.2. Nœmero de Radicaci(cid:243)n El nœmero de radicaci(cid:243)n serÆ asignado a cada documento registrado en la entidad de forma consecutiva, y se reflejarÆ en el r(cid:243)tulo que se adhiera a la comunicaci(cid:243)n radicada. Dicho nœmero se encuentra compuesto por una ra(cid:237)z y un derivado: Ra(cid:237)z Derivado 2005000285 - 000 La ra(cid:237)z, conformada por los diez primeros d(cid:237)gitos, identifica el asunto desde el momento mismo en que se origina y es el œnico dato que permite conocer la ruta seguida por un trÆmite. El derivado, un nœmero consecutivo de tres d(cid:237)gitos, se asocia al nœmero de actividades radicadas en los procesos de entrada, traslado (entre dependencias) o salida del trÆmite. En la referencia, siempre debe citarse el nœmero de radicaci(cid:243)n impreso en el r(cid:243)tulo adhesivo del documento anterior enviado por o a la SFC, o el nœmero seæalado en las circulares externas que indiquen la remisi(cid:243)n de informaci(cid:243)n, dependiendo del caso. Si la comunicaci(cid:243)n no lleva nœmero de radicaci(cid:243)n anterior se entiende que no tiene antecedentes y que se estÆ dando

entonces origen a un nuevo trÆmite. 2.3. C(cid:243)digo de Entidad Nœmero asignado para identificar el tipo y c(cid:243)digo del remitente del trÆmite. 2.3.1. C(cid:243)digo del TrÆmite Nœmero asignado para identificar el asunto que el remitente adelanta o solicita ante la SFC. Ver numeral 2.8 Codificaci(cid:243)n de TrÆmites. Todo documento deberÆ hacer referencia a un trÆmite, es decir, a un s(cid:243)lo asunto especifico, con el fin de poder identificarlo y controlarlo. El sistema asigna automÆticamente la dependencia encargada de atenderlo. 2.3.2. C(cid:243)digo de Actividad Nœmero asignado a cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo un asunto desde su inicio hasta su finalizaci(cid:243)n. Cada actividad radicada genera un derivado, soportada con algœn documento (Cartas, Oficios, Memorandos, Proformas) (ver numeral 2.9 Codificaci(cid:243)n de Actividades). Corresponde a las entidades vigiladas, en la radicaci(cid:243)n de toda respuesta que emitan y que se encuentre asociada al proceso de “Atención de Quejas o Reclamos Contra Entidades Vigiladas”, indicar en la referencia de la misma, alguno de los siguientes 3 Tipos Documentales: (i) Respuesta a Requerimiento CF-T; (ii) Respuesta a Requerimiento CF-P; o (iii) Respuesta a Requerimiento CF-N, de acuerdo con la descripci(cid:243)n seæalada en el numeral 2.8 del presente Anexo.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 2.3.3. Anexos En la referencia se debe especificar si la comunicaci(cid:243)n tiene o no anexos. 2.3.4. Folios Toda comunicaci(cid:243)n que se vaya a radicar deberÆ venir debidamente foliada con la indicaci(cid:243)n en cada pÆgina del nœmero respectivo, utilizando para ello el formato “Página X de Y”. 2.4. Ejemplos. 2.4.1. Ejemplo para el diligenciamiento de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera. Ciudad, fecha Seæor(a) Nombre Cargo

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

Calle 7“. No. 4-49 BogotÆ, D.C.

REFERENCIA: 2005000225-001 (Nœmero de radicaci(cid:243)n anterior) 1 - 70 ENTIDAD FICTICIA (Identificaci(cid:243)n de la Entidad ) 30 ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS (C(cid:243)digo y nombre del trÆmite) 36 RESPUESTA A REQUERIMIENTOS (C(cid:243)digo y nombre de la actividad)

CON ANEXOS

Apreciado (apelativo)

TEXTO: FIRMA, NOMBRE Y CARGO Página X de Y” 2.5. Nœmero de copias Se radica el original y una copia del documento enviado a la SFC, haciendo entrega al remitente de la copia radicada, cuando es recibido por ventanilla.

2.6. Recomendaciones

A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, para todos los efectos, se deberÆ utilizar ante la SFC, la codificaci(cid:243)n establecida en este anexo. Es importante tener en cuenta que con ocasi(cid:243)n de la fusi(cid:243)n de las Superintendencias Bancaria y de Valores algunos c(cid:243)digos de trÆmites y actividades fueron modificados; por tal raz(cid:243)n, estos deben ser verificados en el presente anexo. En toda comunicaci(cid:243)n a la SFC, los datos estÆndares deben estar debidamente referenciados. Los errores mÆs comunes en la correspondencia son los siguientes: - No se relaciona o se relaciona mal el nœmero de radicaci(cid:243)n anterior. - Se relaciona el mismo nœmero de radicaci(cid:243)n para diferentes trÆmites presentados ante la entidad, cuando el mismo corresponde a un trÆmite nuevo. - No se identifica correctamente el trÆmite o la actividad. - Se diligencian dos o mÆs asuntos en la misma comunicaci(cid:243)n. Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se vaya a radicar un documento, el operario de la ventanilla revisarÆ el contenido de la referencia. En caso de detectar algœn error o inconsistencia en la correspondencia, se lo harÆ saber al portador del documento para que se comunique con la respectiva entidad vigilada y aclare o corrija el error o inconsistencia. Por consiguiente, es necesario que las personas naturales o jur(cid:237)dicas que se comunican con la SFC adopten mecanismos internos que garanticen un adecuado diligenciamiento de los documentos enviados a esta Entidad, especialmente en lo que tiene que ver con la referencia de los mismos.

2.7. Codificaci(cid:243)n de TrÆmites PROCESO No. TRAMITE DESCRIPCI(cid:211)N Comunicaciones enviadas y recibidas por la SFC relacionadas con encuestas, sugerencias y/o

1. Planeaci(cid:243)n 118 Encuestas / Sugerencias medici(cid:243)n de las mismas, respecto de los servicios que presta (No son quejas).

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA PROCESO No. TRAMITE DESCRIPCI(cid:211)N solicitudes de general o interØs particular. informaci(cid:243)n

7. Atenci(cid:243)n de Comunicaci(cid:243)n mediante la cual se solicita informaci(cid:243)n consultas, peticiones y Solicitud de informaci(cid:243)n701 que reposa en el acervo bibliogrÆfico y/o en la pÆgina solicitudes de Biblioteca Web de la SFC. informaci(cid:243)n

8. Representaci(cid:243)n Correspondencia remitida por la rama judicial 1 Acci(cid:243)n de Tutela judicial originada por una acci(cid:243)n de tutela.

8. Representaci(cid:243)n Informaci(cid:243)n de los procesos judiciales en contra de la 132 Demandas judicial SFC.

Sentencias derivadas de demandas en las que fue

8. Representaci(cid:243)n 133 Sentencias parte la SFC, incluyendo las que corresponden al judicial pago de las obligaciones dinerarias.

8. Representaci(cid:243)n Informaci(cid:243)n relacionada con el ejercicio de las judicial y funciones 506 Funciones Jurisdiccionales atribuciones del Superintendente Financiero en los jurisdiccionales tØrminos de la Ley 446 de 1998.

Comunicaci(cid:243)n cuyo œnico objeto es dar a conocer TrÆmite comœn a 773 Correspondencia Informativa informaci(cid:243)n, sin que implique respuesta posterior. procesos misionales Aplica para los procesos misionales. Informaci(cid:243)n relacionada con la participaci(cid:243)n de TrÆmite comœn a varios 470 Correspondencia Protocolaria funcionarios a eventos en representaci(cid:243)n de la SFC, procesos como foros, seminarios, conferencias, etc. Comunicaci(cid:243)n relacionada con los crØditos a v(cid:237)ctimas TrÆmite comœn a varios Correspondencia sobre crØditos de los que tratan las Leyes 418 de 1997 y 1448 de 206 procesos a v(cid:237)ctimas 2011, entre otras disposiciones. Se exceptœan las quejas relacionadas con los crØditos a v(cid:237)ctimas. Comunicaci(cid:243)n mediante la cual se manifiesta una TrÆmite comœn a varios Asuntos que no son competencia inconformidad respecto de entidades no sometidas a 772 procesos de la SFC supervisi(cid:243)n de la SFC o se plantean asuntos que no son de competencia de la SFC. Comunicaciones provenientes del Congreso de la Repœblica suscritas por los Senadores, Representantes a la CÆmara, sus asesores o por

TrÆmite comœn a varios Correspondencia Congreso de la 114 funcionarios del Congreso de la Repœblica en procesos Repœblica general, relacionadas entre otros, con solicitudes de informes, documentos, remisi(cid:243)n de informaci(cid:243)n, correspondencia protocolaria. 2.8. Codificaci(cid:243)n de Actividades

ACTIVIDAD DESCRIPCI(cid:211)N DE USO

EXCLUSIVO DE LA SFC 1 Acuso Recibo Utilizada para informar al remitente que su comunicaci(cid:243)n ha sido X recibida y se encuentra en proceso de respuesta. 2 Desistimiento Utilizada para informar el desistimiento de una solicitud. 9 Concepto / Evaluaci(cid:243)n / Actividad utilizada entre dependencias, para solicitar un concepto, X Estudio una evaluaci(cid:243)n o un estudio, a otra(s) dependencia(s). Se debe esperar respuesta con la actividad 35 Respuesta a Concepto / Evaluaci(cid:243)n / Estudio. 21 Notificaci(cid:243)n / Utilizada para informar a un tercero (entidad vigilada, funcionario, X Comunicaci(cid:243)n pœblico en general) sobre un acto administrativo emanado de la Superintendencia Financiera. 28 Recurso Se utiliza para la presentaci(cid:243)n de los recursos interpuestos por las entidades vigiladas, los particulares y funcionarios de la Superintendencia Financiera sobre un acto administrativo. 31 Remisi(cid:243)n de Informaci(cid:243)n Utilizada para el env(cid:237)o de documentos a nivel informativo y que no y/o Ajustes requiere respuesta final. 33 Requerimientos Utilizada para efectuar requerimientos de informaci(cid:243)n, solicitar X explicaciones o formular glosas, segœn el caso; una vez estudiada

la informaci(cid:243)n presentada por una entidad vigilada, un particular, un funcionario, o una dependencia de la Superintendencia. 35 Respuesta a Concepto / Es respuesta a una solicitud de Concepto / Evaluaci(cid:243)n / Estudio X Evaluaci(cid:243)n / Estudio entre dependencias 36 Respuesta a Utilizada para dar respuesta a los requerimientos de la Requerimientos Superintendencia, diferentes a los trÆmites asociados al Proceso de Atenci(cid:243)n de quejas o reclamos contra entidades vigiladas.

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ACTIVIDAD DESCRIPCI(cid:211)N DE USO

EXCLUSIVO DE LA SFC 37 Respuesta a Solicitud de Utilizada para dar respuesta positiva, a una solicitud de pr(cid:243)rroga X Pr(cid:243)rroga Positiva presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trÆmite en estado vigente 38 Respuesta a Solicitud Utilizada para dar respuesta negativa, a una solicitud de pr(cid:243)rroga X Pr(cid:243)rroga Negativa presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trÆmite en estado vigente 39 Respuesta Final-E a favor Utilizada por Østa Superintendencia para dar finalizaci(cid:243)n a un X de la entidad trÆmite mediante una respuesta. 40 Respuesta Final-P a favor Utilizada por Østa Superintendencia para finalizar un trÆmite X del peticionario mediante respuesta a favor del peticionario.

46 Solicitud de Prorroga Utilizada con el fin de solicitar la ampliaci(cid:243)n de los plazos fijados por la Superintendencia, para dar respuesta a los trÆmites adelantados por parte de las entidades sujetas a su control, inspecci(cid:243)n y vigilancia u otro particular. Mantiene el trÆmite en estado vigente. 47 Pr(cid:243)rroga salida Utilizado por la Superintendencia para prorrogar el tØrmino de X respuesta a una consulta, solicitud o petici(cid:243)n, dirigida al respetivo cliente. 50 Solicitud / Presentaci(cid:243)n Da inicio a todo trÆmite presentado ante la Superintendencia. Se debe solamente cuando no exista nœmero de radicaci(cid:243)n anterior. 51 Replica a Una Solicitud Utilizada para reiterar una solicitud realizada por las entidades vigiladas o por un particular. 57 Pago de multa Utilizado por las entidades para manejar aspectos relacionados con pagos de multas. 60 Traslado de Competencia Utilizada para efectuar el traslado de un trÆmite a otra que, por X razones de las funciones que all(cid:237) se desarrollan, le corresponde conocer el contenido del trÆmite para su diligenciamiento y/o autorizaci(cid:243)n. El trÆmite queda bajo responsabilidad de quien lo recibe. 61 Pliego de cargos Utilizado por Østa Superintendencia con el objeto de formular X pliegos de cargos. 62 Solicitud Entidades de Utilizada para efectuar solicitudes de documentos a entes de Control control, dentro de un trÆmite en desarrollo. 70 Interrupci(cid:243)n de TØrminos Utilizada para interrumpir los plazos fijados por un ente judicial X

Judiciales para dar respuesta a un requerimiento o solicitud. 90 Anulado X 150 Queja ExprØs Se utiliza de manera exclusiva por esta Superintendencia para X identificar un procedimiento especial asociado al proceso de atenci(cid:243)n de quejas o reclamos contra entidades vigiladas, en el que, previo anÆlisis (segœn el tipo de entidad, naturaleza o tipolog(cid:237)a del asunto), esta Superintendencia da traslado a la entidad vigilada de las quejas interpuestas por los consumidores financieros, cuando se advierta que los asuntos pueden ser atendidos en un tiempo inferior al otorgado en un requerimiento normal. La respuesta que suministre la entidad vigilada debe darse dentro del plazo otorgado, cumplir la normatividad aplicable al caso y acatar lo señalado en el Proceso de “Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas”. 151 Respuesta a Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta Requerimiento CF-T asociada al proceso “Atención a quejas o reclamos contra entidades vigiladas” resuelve o atiende favorablemente de manera total (T) lo solicitado por el consumidor financiero (CF). 153 Respuesta a Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta Requerimiento CF-P asociada al proceso “Atención a quejas o reclamos contra entidades vigiladas”, resuelve o atiende favorablemente de manera parcial (P) lo solicitado por el consumidor financiero

CF (CF).

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ACTIVIDAD DESCRIPCI(cid:211)N DE USO

EXCLUSIVO DE LA SFC 154 Respuesta a Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta Requerimiento CF-N asociada al proceso “Atención a quejas o reclamos contra entidades vigiladas”, no resuelve o atiende favorablemente (N), ni total ni parcialmente, lo solicitado por el consumidor financiero (CF).

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