SFC - Anexo Circular Externa 53 de 2009 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA f) Implementar las metodolog(cid:237)as para la detecci(cid:243)n de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de Østas œltimas a las autoridades competentes. g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, as(cid:237) como la verificaci(cid:243)n de la informaci(cid:243)n suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como m(cid:237)nimo los requisitos establecidos en el presente instructivo. En el caso de las cuentas de ahorro electr(cid:243)nicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demÆs normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, las entidades facultadas para ofrecerlas deberÆn solicitar la informaci(cid:243)n contenida en el documento de identificaci(cid:243)n de los clientes. En consecuencia, el alcance del proceso para llevar a cabo el conocimiento de estos clientes comprenderÆ la individualizaci(cid:243)n de los mismos a travØs de la verificaci(cid:243)n de la informaci(cid:243)n contenida en el documento de identidad, como por ejemplo: nœmero de identificaci(cid:243)n, nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, fecha y lugar de expedici(cid:243)n del documento. TratÆndose de las cuentas de ahorro con trÆmite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6(cid:176) del Cap(cid:237)tulo IV del T(cid:237)tulo II de la Circular BÆsica Jur(cid:237)dica,

los establecimientos de crØdito, como m(cid:237)nimo, requerirÆn a las personas naturales que soliciten su apertura, la informaci(cid:243)n contenida en el documento de identificaci(cid:243)n de los clientes, como es el caso de: el nombre completo, el tipo, el nœmero, la fecha y lugar de expedici(cid:243)n del documento de identificaci(cid:243)n, y la fecha y lugar de nacimiento. 4.2.2.1. Mecanismos Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como m(cid:237)nimo:

1. Conocer al cliente actual y potencial,

2. Conocer el mercado,

3. Identificar y analizar las operaciones inusuales,

4. Determinar y reportar las operaciones sospechosas. 4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, as(cid:237) como para verificar la informaci(cid:243)n y los soportes de la misma. El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos: a) Identificaci(cid:243)n. Supone el conocimiento y verificaci(cid:243)n de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jur(cid:237)dica que se pretende vincular.

TratÆndose de la vinculaci(cid:243)n de personas jur(cid:237)dicas, el conocimiento del cliente supone, ademÆs de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente mÆs del 5% de su capital social, aporte o participaci(cid:243)n en la entidad.

Respecto de las cuentas de ahorro electr(cid:243)nicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demÆs normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, as(cid:237) como las cuentas de ahorro con trÆmite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6(cid:176) del Cap(cid:237)tulo IV del T(cid:237)tulo II de la Circular BÆsica Jur(cid:237)dica, la identificaci(cid:243)n y verificaci(cid:243)n del cliente se llevarÆ a cabo segœn lo dispuesto sobre el particular en el inciso segundo y tercero del literal g) del numeral 4.2.2. del presente cap(cid:237)tulo. b) Actividad econ(cid:243)mica. c) Caracter(cid:237)sticas, montos y procedencia de sus ingresos y egresos. d) Respecto de clientes vigentes, las caracter(cid:237)sticas y montos de sus transacciones y operaciones.

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Instrucciones relativas a la administraci(cid:243)n del riesgo de lavado de activos y de la financiaci(cid:243)n del terrorismo Circular Externa 053 de 2009 Noviembre de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Las metodolog(cid:237)as para conocer al cliente deben permitir a las entidades cuando menos:

I. Recaudar la informaci(cid:243)n que le permita comparar las caracter(cid:237)sticas de sus transacciones con las de su actividad econ(cid:243)mica.

II. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.

III. Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

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Instrucciones relativas a la administraci(cid:243)n del riesgo de lavado de activos y de la financiaci(cid:243)n del terrorismo Circular Externa 053 de 2009 Noviembre de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA i) Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperaci(cid:243)n Internacional (Acci(cid:243)n Social), siempre que estØn destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas. j) Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la informaci(cid:243)n del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensaci(cid:243)n legalmente constituida y contenga cuando menos, la informaci(cid:243)n de que trata el numeral 4.2.2.1.1. k) Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de n(cid:243)mina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplicarÆ dicha excepci(cid:243)n. l) Cuentas de ahorro electr(cid:243)nicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demÆs normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. m) Las carteras colectivas en las que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a

los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008 y demÆs normas que lo que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. Dicha excepci(cid:243)n se aplicarÆ exclusivamente para la inversi(cid:243)n de los citados recursos. n) Las cuentas de ahorro con trÆmite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6(cid:176) del Cap(cid:237)tulo IV del T(cid:237)tulo II de la Circular BÆsica Jur(cid:237)dica. Las anteriores excepciones no eximen a las entidades vigiladas de llevar a cabo el conocimiento de sus clientes de acuerdo con los parÆmetros establecidos en el presente cap(cid:237)tulo. 4.2.2.1.1.3. Personas pœblicamente expuestas El SARLAFT debe prever procedimientos mÆs exigentes de vinculaci(cid:243)n de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeæan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por raz(cid:243)n de su cargo manejan recursos pœblicos, detentan algœn grado de poder pœblico o gozan de reconocimiento pœblico. En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, as(cid:237) como procedimientos de control y monitoreo mÆs exigentes respecto de las operaciones que realizan. En todo caso, el estudio y aprobaci(cid:243)n de la vinculaci(cid:243)n de tales clientes deberÆ llevarse a cabo por

una instancia o empleado de jerarqu(cid:237)a superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad. El evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona pœblicamente expuesta en los tØrminos seæalados en el presente numeral, deberÆ informarse a la instancia o empleado de jerarqu(cid:237)a superior encargado de tales vinculaciones. 4.2.2.1.1.4. ParÆmetros de los procedimientos de conocimiento del cliente Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parÆmetros m(cid:237)nimos: a) Permitir la realizaci(cid:243)n de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como m(cid:237)nimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculaci(cid:243)n de clientes que por su naturaleza puedan variar (direcci(cid:243)n, telØfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualizaci(cid:243)n se llevarÆ a cabo cuando el producto deje de tener tal condici(cid:243)n. En el evento en que cambie la participaci(cid:243)n de los accionistas o asociados en los tØrminos exigidos en el formulario de vinculaci(cid:243)n, corresponderÆ a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualizaci(cid:243)n la informaci(cid:243)n, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente. b) Salvo lo dispuesto en el siguiente numeral, contemplar la realizaci(cid:243)n de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual deberÆ dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realiz(cid:243), la fecha y hora en que se efectu(cid:243), as(cid:237) como los

resultados de la misma. c) El diligenciamiento del formulario as(cid:237) como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento seæalado en la Ley 527 de

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Instrucciones relativas a la administraci(cid:243)n del riesgo de lavado de activos y de la financiaci(cid:243)n del terrorismo Circular Externa 053 de 2009 Noviembre de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 4.2.8. Capacitaci(cid:243)n Las entidades deben diseæar, programar y coordinar planes de capacitaci(cid:243)n sobre el SARLAFT dirigidos a todas las Æreas y funcionarios de la entidad. Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones: a) Periodicidad anual. b) Ser impartidos durante el proceso de inducci(cid:243)n de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contrataci(cid:243)n en los tØrminos del presente cap(cid:237)tulo. c) Ser constantemente revisados y actualizados. d) Contar con los mecanismos de evaluaci(cid:243)n de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos. e) Seæalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearÆn para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarÆn para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.

5. Reglas Especiales para Transferencias

En las transferencias de fondos realizadas dentro del territorio nacional, as(cid:237) como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al pa(cid:237)s, debe capturarse y conservarse la informaci(cid:243)n relacionada con el ordenante y con el beneficiario de acuerdo con las instrucciones del presente numeral. En toda transferencia se debe capturar y conservar toda la informaci(cid:243)n que aparezca en el mensaje relacionada con el/los ordenante(s) y el/los beneficiario(s). Las transferencias que se realicen a travØs de entidades vigiladas por la SFC y en las cuales el ordenante y el beneficiario sean clientes de las mismas se encuentran exceptuadas del presente numeral. Quien realice como ordenante, o reciba como beneficiario, tres (3) o mÆs operaciones de transferencia en el trimestre, o cinco (5) o mÆs en el semestre, o seis (6) o mÆs en un aæo, cuyo monto individual sea superior a medio salario m(cid:237)nimo legal mensual vigente, se considerarÆ como cliente. As(cid:237) mismo, quien realice como ordenante o reciba como beneficiario mÆs de tres (3) operaciones de transferencia en el trimestre, mÆs de seis (6) al semestre, o mÆs de doce (12) en un aæo, cuyo monto individual sea igual o inferior a medio salario m(cid:237)nimo legal mensual vigente, se considerarÆ como cliente. 5.1. Transferencias internacionales 5.1.1. Transferencias realizadas a travØs de SWIFT

5.1.1.1. Informaci(cid:243)n del ordenante La siguiente es la informaci(cid:243)n m(cid:237)nima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a travØs de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, direcci(cid:243)n, pa(cid:237)s, ciudad y entidad financiera originadora. En el caso en que el mensaje relacionado contenga informaci(cid:243)n adicional debe capturarse tal informaci(cid:243)n. 5.1.1.2. Informaci(cid:243)n del beneficiario La siguiente es la informaci(cid:243)n m(cid:237)nima del beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a travØs de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, direcci(cid:243)n, pa(cid:237)s y ciudad. 5.1.1.3. Pagos de transferencias

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Instrucciones relativas a la administraci(cid:243)n del riesgo de lavado de activos y de la financiaci(cid:243)n del terrorismo Circular Externa 053 de 2009 Noviembre de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia la siguiente informaci(cid:243)n: • En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n, domicilio y nœmero telef(cid:243)nico. • En el caso de personas jur(cid:237)dicas: Nombre o raz(cid:243)n social, NIT, tipo y nœmero de

identificaci(cid:243)n de quien actœa como representante legal, domicilio y nœmero telef(cid:243)nico. Cuando se actœe a travØs de mandatario deberÆ exigirse ademÆs el nombre/s y apellido/s y tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n. 5.1.2. Transferencias realizadas a travØs de Money Remitters o cualquier otro sistema 5.1.2.1. Informaci(cid:243)n del ordenante La siguiente es la informaci(cid:243)n m(cid:237)nima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a travØs de la cadena de pago: nombres y apellidos, pa(cid:237)s, ciudad y entidad originadora/Money Remitters. En el caso en que el mensaje relacionado contenga informaci(cid:243)n adicional debe capturarse tal informaci(cid:243)n. 5.1.2.2. Pagos de transferencias Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente informaci(cid:243)n: • En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n, domicilio y nœmero telef(cid:243)nico. • En el caso de personas jur(cid:237)dicas: Nombre o raz(cid:243)n social, NIT, tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n de quien actœa como representante legal, domicilio y nœmero telef(cid:243)nico. Cuando se actœe a travØs de mandatario deberÆ exigirse ademÆs el nombre/s y apellido/s y tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n.

5.2. Transferencias Nacionales En el caso de transferencias nacionales, la siguiente es la informaci(cid:243)n m(cid:237)nima del ordenante y beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a travØs de la cadena de pago: • En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n, domicilio, nœmero telef(cid:243)nico y ciudad. • En el caso de personas jur(cid:237)dicas: Nombre o raz(cid:243)n social, NIT, tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n de quien actœa como representante legal, domicilio, nœmero telef(cid:243)nico y ciudad. Cuando se actœe a travØs de mandatario deberÆ exigirse ademÆs el nombre/s y apellido/s y tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n. TratÆndose de las cuentas de ahorro electr(cid:243)nicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demÆs normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, as(cid:237) como las cuentas de ahorro con trÆmite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6(cid:176) del Cap(cid:237)tulo IV del T(cid:237)tulo II de la Circular BÆsica Jur(cid:237)dica, la informaci(cid:243)n m(cid:237)nima del ordenante que deberÆ permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a travØs de la cadena de pago, serÆ el nombre completo, tipo y nœmero de identificaci(cid:243)n.

6. PrÆctica Insegura La SFC califica como prÆctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5” del art(cid:237)culo 326 EOSF, la realizaci(cid:243)n de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente cap(cid:237)tulo.

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Instrucciones relativas a la administraci(cid:243)n del riesgo de lavado de activos y de la financiaci(cid:243)n del terrorismo Circular Externa 053 de 2009 Noviembre de 2008