SFC - Anexo Circular Externa 53 de 2009 (3)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA CAPITULO NOVENO: REGLAS RELATIVAS A LOS SERVICIOS FINANCIEROS PRESTADOS POR LOS

ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO A TRAVES DE CORRESPONSALES

1. Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crØdito a travØs de corresponsales: 1.1. Instrucciones especiales para la realizaci(cid:243)n de las operaciones previstas en el art(cid:237)culo 2 del Decreto 2233 de 2006, modificado por el Decreto 1121 de 2009.

Para efectos de lo dispuesto en el art(cid:237)culo 7 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crØdito deben tener en cuenta, en el diseæo de sus esquemas para operar a travØs de corresponsales, como m(cid:237)nimo, las siguientes reglas: 1.1.1. Dep(cid:243)sitos y retiros en efectivo de cuentas corrientes, cuentas de ahorros o dep(cid:243)sitos a tØrmino/ Consulta de saldos en cuentas corrientes y de ahorros / Expedici(cid:243)n de extractos En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 8 del art(cid:237)culo 3 del Decreto 2233 de 2006, la apertura de las cuentas corrientes y de ahorros y la constituci(cid:243)n de dep(cid:243)sitos a tØrmino se harÆ en la agencia, sucursal o dependencia del establecimiento de crØdito a la cual se encuentre asignado el respectivo corresponsal, a menos que el cliente

manifieste expresamente, por escrito, su voluntad de que la apertura o constituci(cid:243)n se haga en una agencia o sucursal diferente a la asignada. El establecimiento de crØdito debe adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal, por cualquier medio, tenga acceso directo a la informaci(cid:243)n de las cuentas de los clientes de la instituci(cid:243)n financiera. En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto en el parÆgrafo tercero del art(cid:237)culo primero del Decreto 1121 de 2009, segœn el cual previa autorizaci(cid:243)n del respectivo establecimiento de crØdito, los corresponsales podrÆn actuar como terceros autorizados para efectuar los procedimientos necesarios para que la respectiva entidad proceda a abrir cuentas de ahorro, tales como las entrevistas necesarias para la vinculaci(cid:243)n de clientes. Cuando los corresponsales no bancarios reciban la autorizaci(cid:243)n a la que se refiere el parÆgrafo tercero del art(cid:237)culo 1 del Decreto 1121 de 2009 anteriormente enunciado, las entidades vigiladas deberÆn establecer los controles especiales necesarios para la administraci(cid:243)n efectiva del riesgo operativo, as(cid:237) como los principios y obligaciones derivados de la ley 1266 de 2008.. 1.1.2. Desembolsos y pagos en efectivo por concepto de operaciones activas de crØdito El establecimiento de crØdito debe adoptar las medidas necesarias para asegurarse de que el desembolso del crØdito

se realice efectivamente al cliente de la instituci(cid:243)n financiera o a quien Øste autorice. 1.1.3. Recolecci(cid:243)n y entrega de documentaci(cid:243)n En desarrollo de lo dispuesto en el ParÆgrafo primero del art(cid:237)culo 2 del Decreto 2233, el establecimiento de crØdito debe asegurarse que esta labor estØ asociada a los servicios prestados a travØs del corresponsal. 1.1.4. Promoci(cid:243)n y publicidad de servicios Para efectos de lo dispuesto en el parÆgrafo primero del art(cid:237)culo 2 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, se recuerda a los establecimientos de crØdito que son los œnicos responsables de que las actividades de promoci(cid:243)n y publicidad se adelanten conforme a lo establecido en el Estatuto OrgÆnico del Sistema Financiero y a los instructivos expedidos por la Superintendencia Financiera de Colombia. 1.2 Normas relacionadas con la administraci(cid:243)n de los riesgos impl(cid:237)citos en la prestaci(cid:243)n de servicios a travØs de corresponsales 1.2.1. Administraci(cid:243)n del riesgo operativo Para efectos de lo dispuesto en el art(cid:237)culo 7 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crØdito deben ajustar su sistema de administraci(cid:243)n de riesgos operativos, para cumplir como m(cid:237)nimo las siguientes condiciones: Antes de la celebraci(cid:243)n del contrato con el corresponsal, los establecimientos de crØdito deben identificar los riesgos

que conlleva la prestaci(cid:243)n de sus servicios a travØs de este canal. Una vez identificados los riesgos, debe iniciarse su gesti(cid:243)n con el prop(cid:243)sito de mitigarlos. As(cid:237) mismo, ajustar sus manuales de funciones, manuales de procesos y procedimientos, planes estratØgicos, planes de continuidad del negocio, planes de contingencia y mapas de riesgo. De igual forma, el establecimiento de crØdito debe complementar sus mecanismos de control interno, con el fin de ajustarlos a las nuevas condiciones que se presentan con ocasi(cid:243)n de la prestaci(cid:243)n de sus servicios a travØs de corresponsales, involucrando a los organismos de control establecidos en la estructura organizacional.

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Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crØdito a travØs de corresponsales Circular Externa053 de 2009 Noviembre de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA AdemÆs y en desarrollo de lo dispuesto en el art(cid:237)culo 6, numeral 1, del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crØdito deben adoptar pol(cid:237)ticas y establecer procedimientos para la selecci(cid:243)n, vinculaci(cid:243)n, capacitaci(cid:243)n, realizaci(cid:243)n de pruebas que acrediten la suficiencia de la capacitaci(cid:243)n impartida, operaci(cid:243)n y desvinculaci(cid:243)n de los corresponsales contratados para la prestaci(cid:243)n de los servicios a que hace referencia el Decreto en menci(cid:243)n. Dichas

pol(cid:237)ticas deben ser aprobadas por la junta directiva u (cid:243)rgano que haga sus veces, y los procedimientos por Østos por quienes ellos deleguen y, en ambos casos, mantenerse actualizados y estar a disposici(cid:243)n de la Superintendencia Financiera de Colombia. En desarrollo de lo anterior y con el prop(cid:243)sito de asegurar que los servicios prestados a travØs de los corresponsales se brinden bajo los estÆndares de calidad predeterminados por el establecimiento de crØdito, se deberÆ contemplar una fase de acompaæamiento por parte del establecimiento de crØdito, al inicio de la operaci(cid:243)n de cada corresponsal, as(cid:237) como la disposici(cid:243)n de los medios locales y remotos que le suministren la ayuda y el soporte necesarios para la prestaci(cid:243)n de los servicios convenidos.

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Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crØdito a travØs de corresponsales Circular Externa053 de 2009 Noviembre de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA En el caso previsto en el numeral 10 del art(cid:237)culo 3 del Decreto 2233 de 2006, si el corresponsal se apropia indebidamente del efectivo recibido de los clientes y usuarios, el establecimiento de crØdito debe constituir una provisi(cid:243)n del ciento por ciento (100%) del valor de dicha exposici(cid:243)n. 1.2.2. Reglas relativas a la prevenci(cid:243)n del riesgo de lavado de activos y financiaci(cid:243)n del terrorismo

Los establecimientos de crØdito deberÆn cumplir estrictamente con la obligaci(cid:243)n prevista en los art(cid:237)culos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero “Prevención de actividades delictivas”. En relaci(cid:243)n con las medidas a que hace referencia el art(cid:237)culo 3, numeral 4 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crØdito deberÆn desarrollar los m(cid:237)nimos previstos en el Cap(cid:237)tulo XI, T(cid:237)tulo I de la Circular Externa 007 de 1996, para lo cual deberÆn hacer los ajustes en los procedimientos internos y manuales a que hubiere lugar, sometiØndolos a la aprobaci(cid:243)n de los (cid:243)rganos sociales correspondientes. 1.3 Caracter(cid:237)sticas tecnol(cid:243)gicas m(cid:237)nimas de los terminales electr(cid:243)nicos En desarrollo del parÆgrafo segundo del art(cid:237)culo 2” del Decreto 2233 de 2006, a continuaci(cid:243)n se definen las caracter(cid:237)sticas que deben tener los terminales a travØs de los cuales podrÆn operar los corresponsales contratados por los establecimientos de crØdito para la prestaci(cid:243)n de sus servicios. El terminal comprende la unidad central de procesamiento (CPU), la pantalla, el teclado y el dispositivo de comunicaciones para conectar el equipo, directa o indirectamente, con el establecimiento de crØdito. Igualmente, se consideran como terminal los dispositivos m(cid:243)viles. Adicionalmente, podrÆ contar con otros elementos tales como: impresora, el teclado en el cual los clientes digitan

sus claves (PIN Pad), lector(es) de tarjeta(s), lectores (cid:243)pticos, lectores de c(cid:243)digo de barras, elementos de identificaci(cid:243)n biomØtricos, entre otros, que complementen la funcionalidad del terminal y garanticen la realizaci(cid:243)n de transacciones seguras. Con el fin de lograr que la informaci(cid:243)n de las operaciones realizadas a travØs de corresponsales se administre en condiciones de seguridad y calidad, el terminal, propio o de un tercero, debe cumplir cuando menos con las siguientes caracter(cid:237)sticas: a) Realizar las operaciones en l(cid:237)nea y en tiempo real con la plataforma tecnol(cid:243)gica del establecimiento de crØdito. b) Contar con mecanismos de identificaci(cid:243)n que permitan verificar, automÆticamente, que se trata de un equipo autorizado para prestar los servicios financieros contratados con los corresponsales. c) Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualizaci(cid:243)n o transmisi(cid:243)n de la informaci(cid:243)n de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados en el Decreto 2233 de 2006 y en el contrato suscrito con el corresponsal y, que adicionalmente garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones derivados de la ley 1266 de 2008. d) Transmitir la informaci(cid:243)n acerca de las transacciones realizadas, desde el terminal hasta la plataforma tecnol(cid:243)gica del establecimiento de crØdito, en forma cifrada, utilizando algoritmos reconocidos internacionalmente, que brinden al menos los niveles de seguridad ofrecidos por 3DES o AES. En

caso de que la interface sea Web deberÆ aplicarse el protocolo SSL, fundamentada en certificados digitales con llaves 1024 o superior, e) En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 5 del art(cid:237)culo 3 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, en toda transacci(cid:243)n se debe generar automÆticamente el soporte correspondiente y entregarse al cliente. Por ende, ante la falta de insumos o fallas tØcnicas que impidan la expedici(cid:243)n del soporte, no podrÆ prestarse ningœn servicio a travØs del corresponsal. f) AdemÆs de las condiciones previstas en el numeral 5 del art(cid:237)culo 3 del Decreto 2233 de 2006, modificado por el Decreto 1121 de 2009, los soportes de las operaciones deben contener: la identificaci(cid:243)n de la (s) cuenta (s) involucradas y la identificaci(cid:243)n del terminal. El soporte podrÆ contar con un mecanismo de control que permita verificar la autenticidad de la operaci(cid:243)n realizada. g) Los establecimientos de crØdito deberÆn establecer procedimientos para informar a los clientes en los casos en los que las transacciones no sean exitosas. h) Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario para su administraci(cid:243)n, mantenimiento y operaci(cid:243)n. AdemÆs, los medios electr(cid:243)nicos que se utilicen para la prestaci(cid:243)n de servicios a travØs de corresponsales deberÆn contemplar al menos los siguientes aspectos: i) Los sistemas utilizados por los corresponsales deben garantizar que las transacciones realizadas cumplen

los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad.

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Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crØdito a travØs de corresponsales Circular Externa 053de 2009 Noviembre de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA j) Para los servicios de transferencia de fondos, recepci(cid:243)n de giros, retiros, consulta de saldos, expedici(cid:243)n de extractos, generaci(cid:243)n y cambios de clave y desembolsos de crØditos, los usuarios deberÆn identificarse a travØs de un sistema de autenticaci(cid:243)n que combine cuando menos dos de estos tres factores: algo que se tiene, algo que se sabe, algo que se es. k) Los establecimientos de crØdito deben disponer, directa o indirectamente de centros de administraci(cid:243)n y monitoreo de los terminales utilizados por sus corresponsales, as(cid:237) como para la atenci(cid:243)n y ayuda requerida por Østos para la prestaci(cid:243)n de sus servicios. l) Los establecimientos de crØdito deben disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos) realizados en los terminales de sus corresponsales. m) Los establecimientos de crØdito, deben contar con pol(cid:237)ticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalaci(cid:243)n, mantenimiento y administraci(cid:243)n de los terminales de sus corresponsales, as(cid:237) como para el retiro del servicio de los mismos. n) Los establecimientos de crØdito y sus corresponsales deben operar con sistemas de informaci(cid:243)n que

permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio por parte del corresponsal.

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Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crØdito a travØs de corresponsales Circular Externa 053de 2009 Noviembre de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.4 Condiciones de idoneidad moral, infraestructura f(cid:237)sica, tØcnica y de recursos humanos de los corresponsales Los establecimientos de crØdito deben examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y serÆn los directos responsables de la prestaci(cid:243)n del servicio a travØs de los corresponsales, por lo tanto, deben instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura f(cid:237)sica, tØcnica y de recursos humanos. As(cid:237) mismo, son directamente responsables ante la Superintendencia Financiera de Colombia por el estricto cumplimiento de lo dispuesto en el art(cid:237)culo 5 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, fundamentalmente en lo relacionado con el art(cid:237)culo 53, numeral 5”, inciso 3”, literales a), b), c) y d) del Estatuto OrgÆnico del Sistema Financiero. Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal, cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratÆndose de personas jur(cid:237)dicas, el establecimiento de crØdito realizarÆ

las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, administrativos y disciplinarios. Para la realizaci(cid:243)n de operaciones que requieran del uso de la tarjeta del cliente, el lector debe estar a su alcance con el fin de que Øste no pierda de vista el plÆstico. As(cid:237) mismo, el Pin Pad s(cid:243)lo debe ser visible para el cliente al momento de digitar su clave. 1.5 Contratos con los corresponsales De acuerdo con lo previsto en el art(cid:237)culo 7 del Decreto 2233, los establecimientos de crØdito deberÆn enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobaci(cid:243)n, de forma previa a su celebraci(cid:243)n, los modelos de contratos con los corresponsales, as(cid:237) como cualquier modificaci(cid:243)n a los mismos, junto con la siguiente informaci(cid:243)n: a) Descripci(cid:243)n de las caracter(cid:237)sticas tØcnicas de los terminales con las cuales operarÆ. b) Infraestructura de comunicaciones que soportarÆ la red de corresponsales. c) Medidas de seguridad que protegerÆn la informaci(cid:243)n de las transacciones realizadas. d) Recursos dispuestos para la operaci(cid:243)n de los centros de administraci(cid:243)n, monitoreo y soporte. e) Descripci(cid:243)n del proceso adoptado por el establecimiento de crØdito para la identificaci(cid:243)n y autenticaci(cid:243)n del cliente para realizar transferencias de fondos, pagos, recepci(cid:243)n de giros, retiros, consulta de saldos,

generaci(cid:243)n de extractos, generaci(cid:243)n y cambios de clave y desembolsos de crØditos, a travØs del corresponsal. f) Procedimiento adoptado para el registro y conservaci(cid:243)n de la informaci(cid:243)n de las transacciones realizadas y los eventos asociados a la operaci(cid:243)n de los terminales. g) Diseæo del punto de atenci(cid:243)n previsto para la prestaci(cid:243)n del servicio a travØs del corresponsal, en donde se distinga que se trata de un punto autorizado por el establecimiento de crØdito. h) Identificaci(cid:243)n de los riesgos operativos asociados a la prestaci(cid:243)n del servicio a travØs del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigaci(cid:243)n. i) Certificaci(cid:243)n suscrita por el representante legal en la cual conste que el establecimiento de crØdito cumple con la obligaci(cid:243)n de contar con los manuales a que alude el numeral 1.2. de este Cap(cid:237)tulo y con las pol(cid:237)ticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalaci(cid:243)n, mantenimiento y administraci(cid:243)n de los terminales de sus corresponsales, as(cid:237) como para el retiro del servicio de los mismos. 1.6 Informaci(cid:243)n a los clientes y usuarios. En desarrollo de lo dispuesto en el art(cid:237)culo 4 del Decreto 2233 de 2006, el establecimiento de crØdito deberÆ ademÆs diseæar una estrategia que le permita informar a los clientes y usuarios, con la claridad, el detalle y en los tØrminos

previstos en dicho art(cid:237)culo, las caracter(cid:237)sticas del servicio prestado a travØs de los corresponsales, las operaciones realizadas a travØs de Østos, las medidas de seguridad que deben tomar para su realizaci(cid:243)n los datos necesarios que le permitan identificar a los corresponsales autorizados y los medios a travØs de los cuales podrÆ comunicar al establecimiento de crØdito cualquier falla o irregularidad en la prestaci(cid:243)n del servicio.

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Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crØdito a travØs de corresponsales Circular Externa 053de 2009 Noviembre de 2009