SFC - Anexo Circular Externa 55 de 2016 (18)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO: INSTRUCTIVO REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

TEMA: Operaciones Sospechosas

NOMBRE DE PROFORMA Reporte de Operaciones Sospechosas -ROS-.

OBJETIVO: Reportar a la Unidad Administrativa Especial de Informaci(cid:243)n y AnÆlisis Financiero - UIAF las operaciones sospechosas.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades sometidas a la inspecci(cid:243)n y vigilancia de la

Superintendencia Financiera de Colombia.

PERIODICIDAD: Permanente.

FECHA DE REPORTE: Inmediato. El mismo d(cid:237)a en que se catalogue como operaci(cid:243)n sospechosa.

FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: N.A.

MEDIO DE ENV˝O: Sistema de Reporte en L(cid:237)nea.

ENTIDAD USUARIA: Unidad Administrativa Especial de Informaci(cid:243)n y AnÆlisis

Financiero – UIAF.

INSTRUCTIVO: Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el presente instructivo. As(cid:237) mismo, las entidades deberÆn reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan caracter(cid:237)sticas que les otorguen el carÆcter de sospechosas.

Se debe entender por inmediato el momento a partir del cual la entidad toma la decisi(cid:243)n de catalogar la operaci(cid:243)n como intentada o sospechosa. Para tal efecto, no se necesita que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar

el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen il(cid:237)cito, tan solo se requiere que la operaci(cid:243)n sea sospechosa en los tØrminos definidos en el presente instructivo y/o dentro del manual de pol(cid:237)ticas de la misma entidad. El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por todas las entidades sometidas a la inspecci(cid:243)n y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), cuando se presente cualquier operaci(cid:243)n que por sus caracter(cid:237)sticas particulares tenga la condici(cid:243)n de sospechosa o aquellas intentadas o rechazadas que contengan caracter(cid:237)sticas que les otorgue el carÆcter de sospechosas, segœn lo indicado en el art(cid:237)culo 102 del Estatuto OrgÆnico del Sistema Financiero, modificado por el art(cid:237)culo 1 de la Ley 1121 de 2006 y las instrucciones que imparta la SFC sobre el particular. El env(cid:237)o de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningœn tipo de responsabilidad para la entidad reportante, ni para las personas que hayan participado en su detecci(cid:243)n o en su reporte, de conformidad con el art(cid:237)culo 42 de la ley 190 de 1995. De conformidad con el art(cid:237)culo 96 del EOSF, los soportes de la operaci(cid:243)n reportada se deben organizar y conservar como m(cid:237)nimo por cinco (5) aæos, sin perjuicio de los tØrminos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrÆn ser destruidos

siempre que, por cualquier medio tØcnico adecuado, se garantice su reproducci(cid:243)n exacta. Ninguna persona de la entidad podrÆ dar a conocer que se ha efectuado un reporte de operaci(cid:243)n sospechosa a la UIAF, segœn lo determina el inciso cuarto del art(cid:237)culo 11 de la ley 526 de 1999.

Instrucciones Generales:

1. En todos los casos la informaci(cid:243)n debe ser enviada a la UIAF a travØs del Sistema de Reporte en L(cid:237)nea

https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx

2. Para el correcto uso del sistema de reporte en l(cid:237)nea, descargue el manual de usuario que se encuentra en la pÆgina web

www.uiaf.gov.co en la secci(cid:243)n Reportantes / Formatos y Manuales / Manual RÆpido de Usuario – Sistema de Reporte en L(cid:237)nea.

3. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Para el caso de operaciones intentadas o rechazadas se deben diligenciar œnicamente los campos obligatorios: fecha de la operaci(cid:243)n, oficina, monto, motivos de sospecha, identificaci(cid:243)n y nombre de la persona o empresa e identificaci(cid:243)n del producto.

NOTA: Para el reporte de operaciones sospechosas realizadas con tarjetas de crØdito y/o dØbito, se implementarÆ un formato espec(cid:237)fico dentro del Sistema de Reporte en L(cid:237)nea.

4. Guarde una copia del reporte de la operaci(cid:243)n sospechosa.

5. Si dentro de uno de los meses del aæo, no se ha determinado la existencia de operaciones sospechosas, las entidades deberÆn informar este hecho dentro de los diez (10) primeros d(cid:237)as calendario siguientes al mes respectivo, se deberÆ realizar el reporte de ausencia de operaciones a travØs del sistema de reporte en l(cid:237)nea y de conformidad con lo establecido en el presente instructivo.

Instrucciones Espec(cid:237)ficas para el diligenciamiento del ROS: Informaci(cid:243)n de la entidad que reporta:

1. Nombre de la entidad: Generada automÆticamente por el sistema en el momento de la configuraci(cid:243)n.

2. Tipo de entidad: Se diligencia el tipo de entidad (Generada automÆticamente por el sistema en el momento de la configuraci(cid:243)n, previa inscripci(cid:243)n a la UIAF).

3. C(cid:243)digo de la entidad: Corresponde al c(cid:243)digo asignado por la UIAF (Generada automÆticamente por el sistema).

Formulario I - Encabezado: Secci(cid:243)n I - Identificaci(cid:243)n de la Operaci(cid:243)n Sospechosa:

1. Nœmero del reporte: Indique el nœmero del reporte segœn la asignaci(cid:243)n que lleve internamente la entidad a este respecto.

PARTE I - T˝TULO IV – CAP˝TULO IV – Instructivo Reporte Operaciones Sospechosas P`GINA 1 Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016

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2. Fecha: Indique la fecha del reporte bajo el formato DD (d(cid:237)a) MM (mes) AAAA (aæo).

3. Clase de reporte: Seleccione la opci(cid:243)n correspondiente segœn sea el tipo de reporte: reporte inicial, correcci(cid:243)n al reporte anterior o adici(cid:243)n a reporte anterior.

4. Ros Relacionado: En caso de que sea una correcci(cid:243)n o una adici(cid:243)n a un reporte anterior, indique el nœmero del reporte que se corrige o adiciona.

5. Oficina donde se realiz(cid:243) la operaci(cid:243)n sospechosa: Corresponde a las sucursales de la entidad, previamente registradas en la

UIAF.

6. Importancia: Seleccione alta, media o baja segœn criterio de la entidad.

7. Urgencia: Seleccione alta, media o baja segœn criterio de la entidad.

8. Tipo de Ros: Seleccione el origen o principal caracter(cid:237)stica del reporte que desea enviar, de acuerdo al siguiente listado: Informaci(cid:243)n de prensa, Solicitud de otra autoridad, Listas SDTN, Otras listas Internacionales, Posible operaci(cid:243)n de LA, Posible

Operaci(cid:243)n de FT. Secci(cid:243)n II - Informaci(cid:243)n de la Operaci(cid:243)n Sospechosa:

1. Valor de la transacci(cid:243)n: Digite el valor de la operaci(cid:243)n sospechosa.

2. Moneda: Tipo de moneda de la operaci(cid:243)n sospechosa.

3. Tipo de operaci(cid:243)n: Seleccione la opci(cid:243)n correspondiente segœn sea el tipo de operaci(cid:243)n nacional o internacional.

4. Per(cid:237)odo Analizado: Seleccione la fecha inicial y final del per(cid:237)odo analizado.

Secci(cid:243)n III - Descripci(cid:243)n de la operaci(cid:243)n sospechosa Realice una descripci(cid:243)n de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan las personas naturales o jur(cid:237)dicas. No olvide suministrar los nombres y apellidos completos y/o identificaci(cid:243)n de las personas reportadas y en lo posible los datos de ubicaci(cid:243)n como ciudad, municipio, direcciones, telØfonos, etc. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronol(cid:243)gico de los eventos y la participaci(cid:243)n de cada persona o agente, esto ayuda al entendimiento de los mismos. Mencione las caracter(cid:237)sticas de la operaci(cid:243)n por las cuales se considera como sospechosa. Adicionalmente, mencione cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operaci(cid:243)n sospechosa, no omita ningœn dato conocido de la operaci(cid:243)n e indique cualquier hecho adicional que contribuya al anÆlisis de la misma. Para realizar la descripci(cid:243)n de la operaci(cid:243)n sospechosa, se recomienda a la Entidad atender como m(cid:237)nimo los siguientes lineamientos:

1. Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los hechos y su similitud con tipolog(cid:237)as conocidas de Lavado de Activos y Financiaci(cid:243)n del Terrorismo. Se deben considerar especialmente las tipolog(cid:237)as

identificadas por el GAFI (Grupo de Acci(cid:243)n Financiera Internacional) y la UIAF. Para determinar la importancia de la operaci(cid:243)n reportada, resulta œtil considerar entre otras, la presencia de los siguientes elementos: a. Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad econ(cid:243)mica, de acuerdo con el SARLAFT implementado por la entidad. b. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de nœmeros de identificaci(cid:243)n inexistentes, nœmeros de identificaci(cid:243)n de personas fallecidas, suplantaci(cid:243)n de personas, alteraci(cid:243)n de nombres. c. Presentaci(cid:243)n de documentos o datos presuntamente falsos. d. Actuaci(cid:243)n en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada. e. Relaci(cid:243)n con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas. f. Relaci(cid:243)n con bienes de presunto origen il(cid:237)cito. g. Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo.

2. Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo as(cid:237) la prontitud con la cual se deber(cid:237)a actuar respecto del mismo. En tal sentido, por ejemplo, un reporte serÆ urgente cuando:

a. Sea inminente la disposici(cid:243)n, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos y/o financiaci(cid:243)n del terrorismo. b. Sea inminente el empleo de recursos en la realizaci(cid:243)n de actividades terroristas u otras delictivas.

c. Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervenci(cid:243)n de las autoridades para evitar la disposici(cid:243)n, transferencia o circulaci(cid:243)n de recursos, en cualquier forma, presuntamente vinculados a operaciones de lavado de activos y/o financiaci(cid:243)n del terrorismo.

3. Realice una descripci(cid:243)n de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones, instituciones financieras y demÆs agentes de la operaci(cid:243)n sospechosa.

4. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronol(cid:243)gico de los eventos y la participaci(cid:243)n de cada persona o agente, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.

5. Mencione las caracter(cid:237)sticas de la operaci(cid:243)n por las cuales se considera como sospechosa.

6. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operaci(cid:243)n sospechosa.

PARTE I - T˝TULO IV – CAP˝TULO IV – Instructivo Reporte Operaciones Sospechosas P`GINA 2 Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016

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7. Si la instituci(cid:243)n recibi(cid:243) alguna declaraci(cid:243)n, explicaci(cid:243)n, justificaci(cid:243)n u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operaci(cid:243)n sospechosa, menci(cid:243)nela e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un

requerimiento formal de la instituci(cid:243)n, otros) y si alleg(cid:243) los soportes correspondientes a la operaci(cid:243)n.

8. Precisar si se solicit(cid:243) al cliente actualizaci(cid:243)n de datos o aclaraci(cid:243)n sobre los hechos respectivos, e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la instituci(cid:243)n, otros).

9. Mencione si la operaci(cid:243)n sospechosa se relaciona con algœn reporte realizado anteriormente por la entidad o con otras operaciones.

10. No omita ningœn dato conocido de la operaci(cid:243)n y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al anÆlisis de la misma.

11. TratÆndose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar ademÆs los siguientes datos:

a. Caracter(cid:237)sticas y montos de los ingresos y egresos, as(cid:237) como la informaci(cid:243)n patrimonial, en caso de poseerse. b. Descripci(cid:243)n del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el SARLAFT de la entidad. c. Comparaci(cid:243)n del cliente con el sector econ(cid:243)mico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentaci(cid:243)n contemplada en el SARLAFT de la entidad. d. Enunciar, ademÆs de los productos vinculados a la operaci(cid:243)n sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros.

12. Se debe indicar el procedimiento empleado para la detecci(cid:243)n de la operaci(cid:243)n reportada, ilustrando los motivos por los cuales

fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determin(cid:243) que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluy(cid:243), se debe enunciar la tipolog(cid:237)a identificada o la seæal de alerta activada en el SARLAFT de la entidad.

13. Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que expliquen la operaci(cid:243)n reportada. Esta informaci(cid:243)n puede consistir en extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculaci(cid:243)n a la entidad reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos del cliente, entre otros.

Toda la descripci(cid:243)n de la operaci(cid:243)n debe estar contenida en el espacio correspondiente. En caso de requerir mÆs espacio del disponible en el campo de descripci(cid:243)n, se puede adjuntar un archivo en medio electr(cid:243)nico. Igualmente, se puede remitir la informaci(cid:243)n que se posea como un archivo adjunto del reporte, mencionando en Øste el nombre y el formato del archivo que lo complementa. Formulario II - Informaci(cid:243)n de las personas implicadas en la operaci(cid:243)n sospechosa: Secci(cid:243)n I - Personas:

1. Apellidos y Nombres: Indique el nombre y apellidos completos de las personas implicadas en la operaci(cid:243)n sospechosa.

2. Nœmero de identificaci(cid:243)n: Seleccione el tipo de documento de identificaci(cid:243)n de las personas implicadas en la operaci(cid:243)n,

e indique el nœmero de dicho documento.

3. Email: Diligencie el email de la persona implicada.

4. Relaci(cid:243)n: Corresponde al tipo de relaci(cid:243)n que tienen las personas implicadas en la operaci(cid:243)n con la entidad.

5. Vinculaci(cid:243)n con la entidad: Seæale si la relaci(cid:243)n de la entidad con las personas implicadas en la operaci(cid:243)n sospechosa aœn se mantiene o si finaliz(cid:243).

6. Raz(cid:243)n del retiro: En este caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisi(cid:243)n de la entidad (como la exclusi(cid:243)n del asociado) o por suspensi(cid:243)n. La suspensi(cid:243)n se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la entidad, por ejemplo, una sanci(cid:243)n de este tipo realizada a algœn empleado interno.

7. Fecha de inicio y final de vinculaci(cid:243)n: Indique la fecha en que esta ocurri(cid:243).

8. Promedio de ingresos mensuales: Indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas segœn la informaci(cid:243)n mÆs reciente que tenga la entidad a este respecto y seæale la fecha a la cual corresponde dicha informaci(cid:243)n.

Secci(cid:243)n II - Actividades Econ(cid:243)micas:

1. C(cid:243)digo CIIU: corresponde al C(cid:243)digo Industrial Internacional Unificado.

2. CIIU: Corresponde a la descripci(cid:243)n del CIIU seleccionado.

3. Actividad Econ(cid:243)mica: seæale la actividad econ(cid:243)mica de la persona que interviene en la operaci(cid:243)n. Campo no obligatorio.

Secci(cid:243)n III – Direcciones: Los siguientes campos corresponden a informaci(cid:243)n de la persona implicada:

1. TelØfono

2. Direcci(cid:243)n

3. Departamento

4. Municipio

5. Tipo: seleccione oficina o residencia

Secci(cid:243)n IV - Productos Relacionados:

1. Producto: Corresponde a los productos o servicios financieros implicados en la operaci(cid:243)n. Seleccione segœn corresponda.

PARTE I - T˝TULO IV – CAP˝TULO IV – Instructivo Reporte Operaciones Sospechosas P`GINA 3 Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016

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2. Nœmero: Corresponde al nœmero de producto antes seleccionado. Para algunos casos especiales se activan campos adicionales los cuales deben ser diligenciados.

Formulario III - Informaci(cid:243)n de las entidades implicadas en la operaci(cid:243)n sospechosa: Secci(cid:243)n I – Entidades:

1. Tipo de identificaci(cid:243)n: Seleccione el tipo de identificaci(cid:243)n de la entidad implicada en la operaci(cid:243)n.

2. Nœmero de identificaci(cid:243)n: Indique el NIT de la entidad implicada.

3. Raz(cid:243)n Social: Indique la raz(cid:243)n social de la entidad implicada en la operaci(cid:243)n sospechosa.

4. Raz(cid:243)n Comercial: Indique la raz(cid:243)n comercial de la entidad implicada en la operaci(cid:243)n sospechosa.

5. Email: Diligencie el email de la entidad implicada.

6. Relaci(cid:243)n: Corresponde al tipo de relaci(cid:243)n que tienen la(s) entidad(es) implicada(s) en la operaci(cid:243)n con la entidad.

7. Vinculaci(cid:243)n con la entidad: Seæale si la relaci(cid:243)n de la entidad con las entidades implicadas en la operaci(cid:243)n sospechosa aœn se mantiene o si finaliz(cid:243).

8. Raz(cid:243)n del retiro: En este caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisi(cid:243)n de la entidad (como la exclusi(cid:243)n del asociado) o por suspensi(cid:243)n. La suspensi(cid:243)n se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la entidad, por ejemplo, una sanci(cid:243)n de este tipo realizada a algœn empleado interno.

9. Fecha de inicio y final de vinculaci(cid:243)n: Indique la fecha en que esta ocurri(cid:243).

10. Promedio de ingresos mensuales: Indique el promedio de ingresos mensuales de las entidades implicadas segœn la informaci(cid:243)n mÆs reciente que tenga la entidad a este respecto y seæale la fecha a la cual corresponde dicha informaci(cid:243)n.

Secci(cid:243)n II - Representante Legal:

1. Apellidos y Nombre: Corresponde a los datos del representante legal de la entidad implicada.

2. Tipo y Nœmero de identificaci(cid:243)n: Corresponde al tipo de identificaci(cid:243)n del representante legal y su nœmero correspondiente.

Secci(cid:243)n III - Actividades Econ(cid:243)micas:

1. C(cid:243)digo CIIU: corresponde al C(cid:243)digo Industrial Internacional Unificado.

2. CIIU: Corresponde a la descripci(cid:243)n del CIIU seleccionado.

3. Actividad Econ(cid:243)mica: seæale la actividad econ(cid:243)mica de la entidad que interviene en la operaci(cid:243)n. Campo no obligatorio.

Secci(cid:243)n IV – Direcciones: Los siguientes campos corresponden a informaci(cid:243)n de la entidad implicada:

1. TelØfono

2. Direcci(cid:243)n

3. Departamento

4. Municipio

5. Tipo: seleccione oficina o residencia.

Secci(cid:243)n V - Productos Relacionados:

1. Producto: Corresponde a los productos o servicios financieros implicados en la operaci(cid:243)n. Seleccione segœn corresponda.

2. Nœmero: Corresponde al nœmero de producto antes seleccionado. Para algunos casos especiales se activan campos adicionales los cuales deben ser diligenciados.

Instrucciones para el env(cid:237)o del ROS: Antes de enviar la informaci(cid:243)n, cada entidad debe verificar que aquella se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, as(cid:237) mismo, deberÆn verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios. La entidad recibirÆ mediante el Sistema de Reporte en L(cid:237)nea el certificado de recibo de la informaci(cid:243)n, en donde se indicarÆ el nœmero de radicaci(cid:243)n, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la informaci(cid:243)n, nœmero de registros, tipo de reporte y el estado del envi(cid:243): “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO” el sistema informarÆ a la entidad los errores y esta deberÆ corregir la informaci(cid:243)n y cargarla nuevamente hasta que el estado del env(cid:237)o sea

“SATISFACTORIO”.

Certificado Ejemplo: PARTE I - T˝TULO IV – CAP˝TULO IV – Instructivo Reporte Operaciones Sospechosas P`GINA 4

Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA PARTE I - T˝TULO IV – CAP˝TULO IV – Instructivo Reporte Operaciones Sospechosas P`GINA 5 Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016