SFC - Anexo Circular Externa 55 de 2016 (2)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 2.1.4. Manual de las actividades objeto de supervisi(cid:243)n que pretenda desarrollar, en el cual se detalle la forma de operaci(cid:243)n de la entidad para adelantar la respectiva actividad, de acuerdo con lo previsto en el presente Cap(cid:237)tulo. As(cid:237) mismo, se deben detallar los roles y responsabilidades del (de las) Ærea(s) encargada(s) de las actividades supervisadas, as(cid:237) como el manual de funciones de las personas responsables de las mismas. En el evento que, despuØs de obtenida la autorizaci(cid:243)n a la que se refiere el presente numeral, un instituto pretenda desarrollar una actividad objeto de supervisi(cid:243)n que no hubiera sido incluida en el manual antes mencionado, debe remitir dicho manual con 15 d(cid:237)as hÆbiles de antelaci(cid:243)n a la entrada en operaci(cid:243)n de la respectiva actividad. 2.1.5. (cid:218)ltimos estados financieros de la entidad interesada. 2.1.6. Listado de las inversiones de capital que la entidad interesada posea en sociedades tanto del sector real como financiero, detallando el monto y porcentaje de su participaci(cid:243)n. La SFC debe resolver sobre la solicitud dentro de los 4 meses siguientes a la fecha en que se haya suministrado la informaci(cid:243)n a la que se ha hecho referencia. No obstante lo anterior, el tØrmino mencionado se suspende en los casos en que la Superintendencia solicite informaci(cid:243)n complementaria o aclaraciones que permitan analizar suficientemente la solicitud de autorizaci(cid:243)n. La suspensi(cid:243)n opera hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte de la entidad

interesada. 2.2. Gobierno corporativo 2.2.1. Manual de buen gobierno y Øtica Los INFIS deben establecer su gobierno corporativo de acuerdo al tamaæo de su organizaci(cid:243)n, el volumen de los recursos administrados y los riesgos asociados a la ejecuci(cid:243)n de las actividades objeto de supervisi(cid:243)n por esta Superintendencia. En ese sentido, deben contar con un manual de buen gobierno y Øtica que consagre normas de comportamiento, principios Øticos, y pol(cid:237)ticas para el adecuado funcionamiento de la entidad, el cual como m(cid:237)nimo debe prever, los siguientes aspectos: 2.2.1.1. Las funciones y responsabilidades de los (cid:243)rganos de administraci(cid:243)n y control, as(cid:237) como de los comitØs de apoyo que tengan establecidos y las demÆs Æreas relacionadas con las actividades objeto de supervisi(cid:243)n. 2.2.1.2. Los controles que garanticen que el desarrollo de las actividades objeto de supervisi(cid:243)n se adelantan adecuadamente y en cumplimiento a la normatividad aplicable, con l(cid:237)neas claras de responsabilidad, y reportes peri(cid:243)dicos presentados por los diferentes (cid:243)rganos de administraci(cid:243)n y control. 2.2.1.3. Las situaciones generadoras de conflictos de interØs, as(cid:237) como las pol(cid:237)ticas y procedimientos para la administraci(cid:243)n y soluci(cid:243)n de las mismas. 2.2.1.4. Los principios y normas orientadoras de conducta para los empleados y funcionarios, incluyendo aquellas conductas que no son permitidas. 2.2.1.5. Las pol(cid:237)ticas y procedimientos que garanticen la confidencialidad de la informaci(cid:243)n y eviten el uso indebido de

informaci(cid:243)n privilegiada. 2.2.1.6. El (cid:243)rgano encargado de velar por el cumplimiento del manual de buen gobierno y Øtica, y las consecuencias por su inobservancia. 2.2.2. Funciones de los (cid:243)rganos de administraci(cid:243)n 2.2.2.1. Consejo directivo u (cid:243)rgano quien haga sus veces Los miembros del consejo directivo u (cid:243)rgano que haga sus veces, como mÆximo (cid:243)rgano de administraci(cid:243)n de los INFIS, son los principales gestores del gobierno corporativo del Instituto y deben administrar adecuadamente los riesgos asociados a las actividades sujetas a supervisi(cid:243)n por la SFC. Sin perjuicio de las demÆs funciones asignadas por ley y otras disposiciones normativas, el consejo directivo u (cid:243)rgano que haga sus veces, es responsable de: 2.2.2.1.1. Aprobar su reglamento de funcionamiento. 2.2.2.1.2. Fijar la periodicidad de sus reuniones, las cuales deben ser como m(cid:237)nimo 2 veces al aæo y llevar actas de cada una de las mismas. En las actas debe constar, como m(cid:237)nimo fecha y hora, miembros asistentes, los temas a tratar, el resumen de las discusiones, y el sentido del voto. 2.2.2.1.3. Evaluar los informes y recomendaciones que formulen los demÆs (cid:243)rganos de administraci(cid:243)n, de control, la revisor(cid:237)a fiscal y el funcionario responsable; adoptar las medidas pertinentes, y hacer seguimiento al cumplimiento de las

mismas. 2.2.2.1.4. Aprobar las pol(cid:237)ticas para la ejecuci(cid:243)n de las actividades objeto de supervisi(cid:243)n, relativas a: 2.2.2.1.4.1. La adecuada administraci(cid:243)n de los riesgos asociados, lo cual debe comprender por lo menos la identificaci(cid:243)n, medici(cid:243)n, monitoreo y control de las fuentes o factores de riesgo. As(cid:237) como las pol(cid:237)ticas para el otorgamiento, seguimiento y recuperaci(cid:243)n de crØditos, y las pol(cid:237)ticas para dar cumplimiento a los requerimientos de liquidez. 2.2.2.1.4.2. Los niveles de exposici(cid:243)n, concentraci(cid:243)n y tolerancia a las fuentes o factores de los diferentes riesgos que se asumen, as(cid:237) como los procedimientos para la prevenci(cid:243)n y mitigaci(cid:243)n de la materializaci(cid:243)n de los mismos. 2.2.2.1.4.3. La estrategia de inversi(cid:243)n, incluyendo los criterios de diversificaci(cid:243)n del portafolio de acuerdo con los perfiles de riesgo que se determinen, y la metodolog(cid:237)a de documentaci(cid:243)n y conservaci(cid:243)n de la valoraci(cid:243)n de las inversiones de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contadur(cid:237)a General de la Naci(cid:243)n. 2.2.2.1.4.4. La prevenci(cid:243)n y control necesarios para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversi(cid:243)n o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes

PARTE II – T˝TULO V – CAP˝TULO II P`GINA 4

Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA provenientes o vinculados a actividades delictivas para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas. 2.2.2.1.4.5. Designar al funcionario responsable de la entidad de acuerdo con lo dispuesto en el subnumeral 2.10 del presente Cap(cid:237)tulo, quien debe acreditar ante dicho (cid:243)rgano conocimientos en materia de prevenci(cid:243)n y control de lavado de activos. 2.2.2.1.5. Definir las Æreas encargadas o responsables de la administraci(cid:243)n de los riesgos, el grado de independencia y sus funciones. As(cid:237) mismo, los (cid:243)rganos de administraci(cid:243)n y de control que deben encargarse de velar por el cumplimiento de las pol(cid:237)ticas de administraci(cid:243)n de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n. 2.2.2.1.6. Aprobar los procedimientos que permitan realizar el seguimiento al cumplimiento de las pol(cid:237)ticas y de los niveles de riesgo definidos por el mismo consejo directivo, para la adecuada administraci(cid:243)n de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n. 2.2.2.1.7. Aprobar el manual de buen gobierno y Øtica. 2.2.2.1.8. Aprobar el plan de contingencia y continuidad del negocio.

2.2.2.1.9. Aprobar el sistema de control interno del instituto y los ajustes al mismo. 2.2.2.2. Representante legal 2.2.2.2.1. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones impartidas por el consejo directivo u (cid:243)rgano que haga sus veces, e informar al mismo sobre los incumplimientos evidenciados. Cada 6 meses, o con una frecuencia menor si as(cid:237) resulta procedente, presentar al consejo directivo u (cid:243)rgano que haga sus veces un informe sobre los aspectos mÆs importantes de la gesti(cid:243)n realizada. 2.2.2.2.2. Evaluar los informes presentados por los demÆs (cid:243)rganos de administraci(cid:243)n, de control y las Æreas encargadas o responsables de la administraci(cid:243)n de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n. Los aspectos relevantes deben ser incorporados en el informe de seguimiento mencionado en el subnumeral anterior. 2.2.2.2.3. Velar por el cumplimiento de los manuales y demÆs disposiciones relacionadas con la administraci(cid:243)n de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n. 2.2.2.2.4. Diseæar y proponer al consejo directivo u (cid:243)rgano que haga sus veces para su aprobaci(cid:243)n: 2.2.2.2.4.1. Las pol(cid:237)ticas y procedimientos para la administraci(cid:243)n de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n.

2.2.2.2.4.2. La definici(cid:243)n de las Æreas o responsables encargados de velar por el cumplimiento de las pol(cid:237)ticas y procedimientos para la administraci(cid:243)n de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n. 2.2.2.2.4.3. El manual de buen gobierno y Øtica. 2.2.2.2.4.4. El plan de contingencia y continuidad del negocio. 2.2.2.2.5. Evaluar las recomendaciones para mejorar el sistema de control interno que le proponga la oficina de control interno, y someter los ajustes correspondientes a aprobaci(cid:243)n del consejo directivo. 2.2.2.2.6. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al funcionario responsable, y dotarlo del recurso humano y tØcnico necesario para desarrollar su funci(cid:243)n. 2.2.3. Sistema de control interno El sistema de control interno (SCI) aplicable a los INFIS corresponde a lo previsto en el art. 1 de la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2005. Respecto de las operaciones supervisadas, el SCI de cada INFIS debe basarse en los principios de la funci(cid:243)n administrativa previstos en el art. 209 de la Constituci(cid:243)n Pol(cid:237)tica, y los principios de autocontrol, autogesti(cid:243)n y autorregulaci(cid:243)n establecidos en el numeral 3 del Cap(cid:237)tulo IV, T(cid:237)tulo I de la Parte I de esta Circular, y contener como m(cid:237)nimo, planes, mØtodos, normas,

procedimientos y mecanismos que permitan verificar y evaluar: 2.2.3.1. La estructura del gobierno corporativo de acuerdo a las instrucciones antes seæaladas. 2.2.3.2. La prevenci(cid:243)n y mitigaci(cid:243)n en la ocurrencia de fraudes. 2.2.3.3. La transparente y adecuada ejecuci(cid:243)n de las actividades supervisadas, de acuerdo con las pol(cid:237)ticas y procedimientos dispuestos. 2.2.3.4. La oportunidad y confiabilidad de la informaci(cid:243)n y sus registros en las actividades supervisadas. 2.2.3.5. Los controles que permitan un adecuado cumplimiento a la normatividad y regulaciones aplicables a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n. 2.2.3.6. Las pol(cid:237)ticas, procedimientos y controles adoptados para prevenir que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversi(cid:243)n o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas. 2.3. Administraci(cid:243)n de excedentes de liquidez de las entidades territoriales Los INFIS deben remitir a la SFC dentro de los 5 d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la recepci(cid:243)n de los excedentes de liquidez, el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales las entidades territoriales les entregan en administraci(cid:243)n sus

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Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 2.7. Administraci(cid:243)n de fondos especiales Los INFIS deben remitir a la SFC el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales se administran los fondos especiales que constituyan. Se entiende por fondos especiales aquellos que se conforman por recursos propios y/o recibidos que se administran por parte de los INFIS para desarrollar un objeto espec(cid:237)fico, independientemente de la forma jur(cid:237)dica que les dØ origen. Dicho documento debe remitirse dentro de los 5 d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la entrada en operaci(cid:243)n del respectivo fondo, y debe contener como m(cid:237)nimo lo siguiente: 2.7.1. Identificaci(cid:243)n de las partes 2.7.2. Objeto del contrato, gestiones o actividades espec(cid:237)ficas constitutivas de la finalidad del contrato 2.7.3. Obligaciones y derechos de las partes contratantes 2.7.4. Duraci(cid:243)n del contrato En todo caso, en el evento que a travØs de los fondos especiales los INFIS adelanten cualquiera de las actividades objeto de supervisi(cid:243)n por parte de esta Superintendencia, estÆn obligados a dar cumplimiento a las instrucciones correspondientes a la actividad adelantada. 2.8. Revelaci(cid:243)n de informaci(cid:243)n En atenci(cid:243)n a lo previsto por el art. 6 del Decreto 1117 de 2013, los estados financieros y balances contables de los INFIS que obtengan la autorizaci(cid:243)n a la que se ha hecho referencia en el numeral 2.1 deben remitirse a la SFC, de acuerdo con la

periodicidad estipulada por la Contadur(cid:237)a General de la Naci(cid:243)n. Adicionalmente, estas entidades deben remitir la informaci(cid:243)n relativa a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n, de conformidad con lo previsto en el art. 3 del Decreto 1117 de 2013, para lo cual deben utilizar los formatos que disponga esta Superintendencia. 2.9. Requerimientos tecnol(cid:243)gicos y operativos Para la realizaci(cid:243)n de las actividades objeto de supervisi(cid:243)n los INFIS deben contar con: 2.9.1. Una plataforma tecnol(cid:243)gica para su operaci(cid:243)n, la cual debe estar acorde con el tamaæo de la entidad. 2.9.2. La implementaci(cid:243)n de los requerimientos m(cid:237)nimos de seguridad y calidad que le aplican en el manejo de informaci(cid:243)n de las actividades supervisadas. 2.9.3. Un plan de conservaci(cid:243)n, custodia y seguridad de la informaci(cid:243)n, tanto documental como electr(cid:243)nica. 2.9.4. Un plan de contingencia y continuidad del negocio que tenga como finalidad primordial prevenir y solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en cualquiera de los sistemas de informaci(cid:243)n que se tengan dispuestos en la operaci(cid:243)n de las actividades supervisadas, de tal manera que se garantice la realizaci(cid:243)n de las actividades objeto de supervisi(cid:243)n. 2.9.5. La descripci(cid:243)n de los procesos para cada una de las actividades objeto de supervisi(cid:243)n, con sus respectivos procedimientos y soporte tecnol(cid:243)gico.

2.9.6. Mecanismos para la administraci(cid:243)n del riesgo operativo a que se exponen las actividades objeto de supervisi(cid:243)n, con el fin de gestionarlos y minimizar la probabilidad o impacto en los casos que se materialicen. 2.9.7. La informaci(cid:243)n de aquellas actividades objeto de supervisi(cid:243)n que pretendan ser contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contrataci(cid:243)n, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratar(cid:237)an externamente, los controles y Æreas encargadas del seguimiento a dichos contratos. Esta informaci(cid:243)n debe ser remitida a la SFC con 15 d(cid:237)as de antelaci(cid:243)n al inicio del contrato. 2.10. Prevenci(cid:243)n y control de lavado de activos y de la financiaci(cid:243)n del terrorismo Los INFIS deben definir pol(cid:237)ticas y procedimientos para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversi(cid:243)n o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas, para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas. Las INFIS se rigen por lo establecido para este tipo de entidades en el cap(cid:237)tulo correspondiente a las instrucciones relativas a la administraci(cid:243)n de los riesgos de lavado de activos y financiaci(cid:243)n del terrorismo de la CBJ. 2.11. RØgimen de responsabilidad y sanciones administrativas

Los representantes legales, el consejo directivo u (cid:243)rgano quien haga sus veces, los administradores y el funcionario responsable de los INFIS no tienen que cumplir con la obligaci(cid:243)n de posesi(cid:243)n de que tratan los arts. 72 y 74 del EOSF. En evento de incumplimiento de las instrucciones establecidas en el presente Cap(cid:237)tulo, por parte de los INFIS, esta Superintendencia debe aplicar el rØgimen sancionatorio previsto en los arts. 208 y siguientes del EOSF. 2.12. Finalizaci(cid:243)n del rØgimen especial de supervisi(cid:243)n Los INFIS que hayan obtenido la autorizaci(cid:243)n a la que se hace referencia en el presente numeral quedan excluidos del Æmbito de supervisi(cid:243)n especial de la SFC en los siguientes casos: 2.12.1. Cuando determinen que no van a continuar administrando excedentes de liquidez, evento en el cual deben informar a esta Superintendencia tal situaci(cid:243)n, mediante documento en el que conste la decisi(cid:243)n del consejo directivo u (cid:243)rgano que haga sus veces. La SFC debe comunicar al Ministerio de Hacienda y CrØdito Pœblico tal situaci(cid:243)n, informando que el INFIS ha dejado de estar cobijado por el rØgimen especial de supervisi(cid:243)n.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

2.12.2. Cuando entren en proceso de liquidaci(cid:243)n, bien sea voluntaria u obligatoria, situaci(cid:243)n que deben informar a esta Superintendencia dentro de los 5 d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la decisi(cid:243)n. En este evento, una vez recibida la comunicaci(cid:243)n, la SFC debe comunicar al Ministerio de Hacienda y CrØdito Pœblico que el INFIS ha dejado de estar cobijado por el rØgimen especial de supervisi(cid:243)n. 2.12.3. Cuando esta Superintendencia lo determine, por incumplimiento de la normatividad aplicable a las actividades objeto de supervisi(cid:243)n, informando a la entidad y al Ministerio de Hacienda y CrØdito Pœblico que el INFIS deja de estar cobijado por el rØgimen especial de supervisi(cid:243)n. 2.13. Publicidad Los programas o campaæas publicitarias de los INFIS que incorporen referencias a la supervisi(cid:243)n adelantada por la SFC deben obtener, de manera previa, autorizaci(cid:243)n individual por parte de esta Superintendencia. Para obtener dicha autorizaci(cid:243)n debe remitirse, con antelaci(cid:243)n no inferior a 15 d(cid:237)as hÆbiles, un ejemplar del material publicitario que contenga los textos, las imÆgenes y las secuencias grÆficas as(cid:237) como los audios que llegar(cid:237)an al pœblico, segœn el medio de comunicaci(cid:243)n a travØs del cual se pretenda adelantar.

Una vez obtenida la aprobaci(cid:243)n correspondiente pueden utilizarse indistintamente, sin necesidad de nueva autorizaci(cid:243)n, siempre que correspondan al proyecto autorizado. En cualquier caso, la publicidad debe ser clara en el sentido de manifestar que la vigilancia de la SFC se ejerce respecto de las actividades a las que se refiere el art. 3 del Decreto 1117 de 2013.

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