SFC - Anexo Circular Externa 55 de 2016 (3)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE I

INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS

T˝TULO IV DEBERES Y RESPONSABILIDADES CAP˝TULO IV: INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACI(cid:211)N DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE

LA FINANCIACI(cid:211)N DEL TERRORISMO

CONTENIDO

CONSIDERACIONES GENERALES

1. DEFINICIONES 2. `MBITO DE APLICACI(cid:211)N

3. DEFINICI(cid:211)N DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACI(cid:211)N DEL TERRORISMO

4. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACI(cid:211)N DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACI(cid:211)N

DEL TERRORISMO 4.1. Etapas del SARLAFT 4.2. Elementos del SARLAFT

5. REGLAS ESPECIALES PARA TRANSFERENCIAS 5.1. Transferencias internacionales 5.2. Transferencias nacionales

6. SANCIONES FINANCIERAS DIRIGIDAS

7. PR`CTICA INSEGURA PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO IV Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE I

INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS

T˝TULO IV DEBERES Y RESPONSABILIDADES CAP˝TULO IV: INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACI(cid:211)N DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACI(cid:211)N DEL TERRORISMO CONSIDERACIONES GENERALES El lavado de activos y la financiaci(cid:243)n del terrorismo representan una gran amenaza para la estabilidad del sistema financiero y la integridad de los mercados por su carÆcter global y las redes utilizadas para el manejo de tales recursos. Tal circunstancia destaca la importancia y urgencia de combatirlos, resultando esencial el papel que para tal prop(cid:243)sito deben desempeæar las entidades vigiladas por la SFC y el supervisor financiero. Partiendo de ello, esta Superintendencia requiere que las entidades vigiladas implementen un Sistema de Administraci(cid:243)n del Riesgo de Lavado de Activos y Financiaci(cid:243)n del Terrorismo –SARLAFTcon el fin de prevenir que sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalizaci(cid:243)n de recursos hacia la realizaci(cid:243)n de actividades terroristas. As(cid:237), en desarrollo de los arts. 102 y siguientes del EOSF, y en consonancia con el art. 22 de la Ley 964 de 2005, la SFC establece los criterios y parÆmetros m(cid:237)nimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseæo, implementaci(cid:243)n y funcionamiento del mencionado sistema. El SARLAFT se compone de dos fases, a saber: la primera, que corresponde a la prevenci(cid:243)n del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiaci(cid:243)n del terrorismo (en adelante LA/FT); y la segunda, que corresponde al control y cuyo prop(cid:243)sito

consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT. La administraci(cid:243)n del riesgo de LA/FT tiene una naturaleza diferente a la de los procesos de administraci(cid:243)n de los riesgos t(cid:237)picamente financieros (crØdito, tØcnicos de seguros, mercado, liquidez, etc.), pues mientras que los mecanismos para la administraci(cid:243)n del primero se dirigen a prevenirlo, detectarlo y reportarlo -oportuna y eficazmente-, los mecanismos para la administraci(cid:243)n de los segundos se dirigen a asumirlos (cid:237)ntegra o parcialmente en funci(cid:243)n del perfil de riesgo de la entidad y la relaci(cid:243)n rentabilidad / riesgo.

1. DEFINICIONES Para efectos del presente Cap(cid:237)tulo, los siguientes tØrminos deben entenderse de acuerdo con las definiciones que a continuaci(cid:243)n se establecen: 1.1. Agentes econ(cid:243)micos: Son todas las personas naturales o jur(cid:237)dicas que realizan operaciones econ(cid:243)micas dentro de un sistema. 1.2. Beneficiario final: Es toda persona natural que, sin ser necesariamente Cliente, reœne cualquiera de las siguientes caracter(cid:237)sticas: 1.2.1. Es propietaria directa o indirectamente de una participaci(cid:243)n superior al 5% de la persona jur(cid:237)dica que actœa como cliente. 1.2.2. Es aquella persona que pese a no ser propietario de una participaci(cid:243)n mayoritaria del capital de la persona jur(cid:237)dica que actœa como cliente, ejerce el control de la persona jur(cid:237)dica, de acuerdo con lo establecido en los arts.

26 y 27 de la Ley 222 de 1995. 1.2.3. Es por cuenta de quien se lleva a cabo una transacci(cid:243)n. Se entiende que esta persona es aquella sobre quien recaen los efectos econ(cid:243)micos de dicha transacci(cid:243)n. Salvo disposici(cid:243)n en contrario, las entidades deben tener en cuenta las notas interpretativas de las recomendaciones relacionadas con el beneficiario final emitidas por el Grupo de Acci(cid:243)n Financiera (GAFI). 1.3. Canales de distribuci(cid:243)n: Se entienden como tales los regulados en la Parte I, T(cid:237)tulo II, Cap(cid:237)tulo I de la CBJ. 1.4. Cliente: Es toda persona natural o jur(cid:237)dica con la cual la entidad establece y mantiene una relaci(cid:243)n contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad. 1.5. Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como m(cid:237)nimo los siguientes: 1.5.1. Clientes y usuarios 1.5.2. Productos 1.5.3. Canales de distribuci(cid:243)n 1.5.4. Jurisdicciones 1.6. Financiaci(cid:243)n del terrorismo: Es el conjunto de actividades encaminadas a canalizar recursos l(cid:237)citos o il(cid:237)citos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas. 1.7. Lavado de activos: Es el conjunto de actividades encaminadas a ocultar el origen il(cid:237)cito o a dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos producto de la ejecuci(cid:243)n de actividades il(cid:237)citas.

1.8. Producto: Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar las entidades vigiladas mediante la celebraci(cid:243)n de un contrato (vr.gr. cuenta corriente o de ahorros, seguros, inversiones, CDT, giros, emisi(cid:243)n de deuda, compra venta de valores, negocios fiduciarios, etc.).

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO IV P`GINA 1

Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.9. Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos a travØs de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT. Estos son: reputacional, legal, operativo y de contagio. 1.9.1. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pØrdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la instituci(cid:243)n y sus prÆcticas de negocios, que cause pØrdida de clientes, disminuci(cid:243)n de ingresos o procesos judiciales. 1.9.2. Riesgo legal: Es la posibilidad de pØrdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daæos como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge tambiØn como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalizaci(cid:243)n o ejecuci(cid:243)n de contratos o transacciones.

1.9.3. Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pØrdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnolog(cid:237)a, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definici(cid:243)n incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores. 1.9.4. Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pØrdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acci(cid:243)n o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jur(cid:237)dicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad. 1.10. Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles. 1.11. Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo despuØs de aplicar los controles. 1.12. Segmentaci(cid:243)n: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separaci(cid:243)n de elementos en grupos homogØneos al interior de ellos y heterogØneos entre ellos. La separaci(cid:243)n se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus caracter(cid:237)sticas (variables de segmentaci(cid:243)n). 1.13. Servicios: Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspecci(cid:243)n y vigilancia de la SFC con personas diferentes a sus clientes. 1.14. Transferencia: Es la transacci(cid:243)n efectuada por una persona natural o jur(cid:237)dica denominada ordenante, a travØs de una

entidad autorizada en la respectiva jurisdicci(cid:243)n para realizar transferencias nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electr(cid:243)nicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposici(cid:243)n de una persona natural o jur(cid:237)dica denominada beneficiaria, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona. 1.15. Usuarios: Son aquellas personas naturales o jur(cid:237)dicas a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio. 1.16. Corresponsal(cid:237)a trasnacional: Es la relaci(cid:243)n contractual entre dos establecimientos de crØdito, el primero denominado "establecimiento corresponsal" y el segundo “establecimiento representado". Los establecimientos de crédito deben encontrarse en jurisdicciones diferentes. Son "establecimientos corresponsales" las entidades que le ofrecen/prestan determinados servicios a otros establecimientos de crØdito y "establecimiento representado" aquellos que utilizan/reciben los servicios contratados con el "establecimiento corresponsal". 2. `MBITO DE APLICACI(cid:211)N Corresponde a las entidades vigiladas diseæar e implementar el SARLAFT de acuerdo con los criterios y parÆmetros m(cid:237)nimos exigidos en este Cap(cid:237)tulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e. del numeral 2 del art. 102 del EOSF debe estar en consonancia con los estÆndares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el

GAFI - GAFISUD.

Salvo en lo dispuesto en el numeral 2.1 de este Cap(cid:237)tulo, las siguientes entidades se encuentran exceptuadas de la

aplicaci(cid:243)n de las instrucciones contenidas en el presente Cap(cid:237)tulo: el Fondo de Garant(cid:237)as de Instituciones Financieras “Fogafin”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garant(cid:237)as S.A. “F.N.G.”, los fondos mutuos de inversi(cid:243)n sometidos a vigilancia permanente de la SFC, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgo, las oficinas de representaci(cid:243)n de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, los intermediarios de reaseguros, las oficinas de representaci(cid:243)n de instituciones del mercado de valores del exterior, los organismos de autorregulaci(cid:243)n, los INFIS y los proveedores de infraestructura de conformidad con la definici(cid:243)n del art. 11.2.1.6.4 del Decreto 2555 de 2010, con excepci(cid:243)n de los almacenes generales de dep(cid:243)sito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor. Estas excepciones no afectan el deber legal de dichas entidades de cumplir lo establecido en los arts. 102 a 107 del EOSF, en lo que les resulte pertinente de acuerdo con su actividad, especialmente respecto al env(cid:237)o de los reportes de transacciones en efectivo, clientes exonerados y ROS a la UIAF, para lo cual deben emplear los instructivos y formatos correspondientes, anexos al presente cap(cid:237)tulo. Igualmente, se encuentran exceptuadas de las presentes instrucciones las entidades administradoras del rØgimen de prima media con prestaci(cid:243)n definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por la ley para recibir nuevos afiliados.

Las entidades sometidas a la inspecci(cid:243)n y vigilancia de la SFC que deban implementar el SARLAFT, y que en el desarrollo de su actividad pretendan vincular como clientes a entidades vigiladas por esta Superintendencia, se encuentran facultadas para exceptuar del cumplimiento de las instrucciones relativas al conocimiento del cliente a tales clientes. El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones debe atender a la naturaleza, objeto social y demÆs caracter(cid:237)sticas particulares de cada una de ellas. 2.1. Funcionario responsable de las medidas de control del lavado de activos y financiaci(cid:243)n del terrorismo De acuerdo con el numeral 3 del art. 102 del EOSF, las entidades vigiladas deben diseæar y poner en prÆctica procedimientos espec(cid:237)ficos para el control del riesgo de lavado de activos y financiaci(cid:243)n del terrorismo y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO IV P`GINA 2

Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Para tal efecto, las entidades vigiladas exceptuadas de la aplicaci(cid:243)n de las demÆs instrucciones establecidas en este Cap(cid:237)tulo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 (en adelante entidades vigiladas exceptuadas), deben atender las siguientes instrucciones: 2.1.1. Funciones Las entidades vigiladas exceptuadas deben designar un funcionario, con su respectivo suplente, responsable de la administraci(cid:243)n de las medidas de control diseæadas para prevenir que en la realizaci(cid:243)n de sus operaciones puedan

ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversi(cid:243)n o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiaci(cid:243)n, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas, el cual debe: 2.1.1.1. Participar en el diseæo y aprobaci(cid:243)n de los procedimientos contra el lavado de activos y financiaci(cid:243)n del terrorismo. 2.1.1.2. Velar por el cumplimiento de dichos procedimientos y por la implementaci(cid:243)n de los correctivos establecidos para superar las deficiencias identificadas. 2.1.1.3. Presentar informes de gesti(cid:243)n a la junta directiva u (cid:243)rgano que haga sus veces con una periodicidad m(cid:237)nima semestral. En caso de que por su naturaleza jur(cid:237)dica no exista dicho (cid:243)rgano, estas funciones corresponderÆn al representante legal. 2.1.1.4. Proponer a la administraci(cid:243)n la creaci(cid:243)n y actualizaci(cid:243)n de manuales de procedimientos y velar por su divulgaci(cid:243)n a los funcionarios de la respectiva entidad. 2.1.1.5. Evaluar los informes de auditor(cid:237)a interna y externa de la entidad y diseæar las medidas para afrontar las deficiencias identificadas en los mismos, respecto a las medidas de control de los riesgos de lavado de activos y financiaci(cid:243)n del terrorismo. 2.1.1.6. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud, o diligencia de autoridad competente judicial o

administrativa en esta materia. 2.1.1.7. Velar por el cumplimiento de lo establecido en el numeral 2 del art. 102 del EOSF. 2.1.1.8. Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas, establecidas en este Cap(cid:237)tulo. Las entidades vigiladas exceptuadas no deben contar con un oficial de cumplimiento. 2.1.2. Deberes respecto del funcionario responsable Las entidades vigiladas exceptuadas deben: 2.1.2.1. Designar al funcionario responsable mediante la junta directiva o el (cid:243)rgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jur(cid:237)dica no exista dicho (cid:243)rgano, el representante legal deberÆ designarlo. 2.1.2.2. Garantizar que las labores adicionales que se asignen al funcionario responsable no generen conflictos de interØs con las funciones listadas en el subnumeral 2.1.1 de este Cap(cid:237)tulo. 2.1.2.3. Verificar que el funcionario responsable cuente con conocimientos suficientes del rØgimen legal y los estÆndares internacionales en materia de lavado de activos y financiaci(cid:243)n del terrorismo. 2.1.2.4. Verificar que el funcionario responsable no se encuentre en una lista restrictiva vinculante para Colombia. 2.1.2.5. Enviar dentro de los 15 d(cid:237)as calendario, siguientes al nombramiento a la SFC la informaci(cid:243)n relativa al nombre, nœmero de identificaci(cid:243)n, telØfono y correo electr(cid:243)nico del Funcionario Responsable a travØs de los

canales dispuestos para tal efecto. SerÆ responsabilidad del representante legal de la entidad el diligenciamiento y la verificaci(cid:243)n de los datos descritos en este numeral.

3. DEFINICI(cid:211)N DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACI(cid:211)N DEL TERRORISMO Para los efectos del presente Cap(cid:237)tulo, se entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de pØrdida o daæo que puede sufrir una entidad vigilada por su propensi(cid:243)n a ser utilizada directamente o a travØs de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalizaci(cid:243)n de recursos hacia la realizaci(cid:243)n de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a travØs de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto econ(cid:243)mico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.

4. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACI(cid:211)N DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACI(cid:211)N DEL TERRORISMO El SARLAFT, como sistema de administraci(cid:243)n que deben implementar las entidades vigiladas para gestionar el riesgo de LA/FT, se instrumenta a travØs de las etapas y elementos que mÆs adelante se describen, correspondiendo las primeras a las fases o pasos sistemÆticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades administran el riesgo de LA/FT, y los

segundos al conjunto de componentes a travØs de los cuales se instrumenta de forma organizada y met(cid:243)dica la administraci(cid:243)n del riesgo de LA/FT en las entidades. El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, ademÆs, procedimientos y metodolog(cid:237)as para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa, es decir, a travØs de sus accionistas, administradores y vinculados, como instrumento para el lavado de activos y/o canalizaci(cid:243)n de recursos hacia la realizaci(cid:243)n de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Es deber de las entidades vigiladas revisar peri(cid:243)dicamente las etapas y elementos del SARLAFT a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento. El SARLAFT que implementen y desarrollen las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los arts. 260 del C.Cio. y el art. 28 de la Ley 222 de 1995 debe tener caracter(cid:237)sticas similares con el fin de eliminar posibles arbitrajes entre ellas. 4.1. Etapas del SARLAFT El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe comprender como m(cid:237)nimo las siguientes etapas:

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO IV P`GINA 3

Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 4.1.1. Identificaci(cid:243)n, 4.1.2. Medici(cid:243)n o evaluaci(cid:243)n,

4.1.3. Control, y 4.1.4. Monitoreo 4.1.1. Identificaci(cid:243)n El SARLAFT debe permitir a las entidades vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en el presente Cap(cid:237)tulo. Esta etapa debe realizarse previamente al lanzamiento de cualquier producto, la modificaci(cid:243)n de sus caracter(cid:237)sticas, la incursi(cid:243)n en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones, y el lanzamiento o modificaci(cid:243)n de los canales de distribuci(cid:243)n. Como resultado de esta etapa las entidades vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relaci(cid:243)n al riesgo de LA/FT. Para identificar el riesgo de LA/FT las entidades vigiladas deben como m(cid:237)nimo: 4.1.1.1. Establecer metodolog(cid:237)as para la segmentaci(cid:243)n de los factores de riesgo. 4.1.1.2. Con base en las metodolog(cid:237)as establecidas en desarrollo del subnumeral anterior, segmentar los factores de riesgo. 4.1.1.3. Establecer metodolog(cid:237)as para la identificaci(cid:243)n del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados. 4.1.1.4. Con base en las metodolog(cid:237)as establecidas en desarrollo del numeral anterior, identificar las formas a travØs de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT. 4.1.2. Medici(cid:243)n o Evaluaci(cid:243)n

Concluida la etapa de identificaci(cid:243)n, el SARLAFT debe permitirle a las entidades vigiladas medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, as(cid:237) como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Estas mediciones podrÆn ser de carÆcter cualitativo o cuantitativo. Como resultado de esta etapa las entidades deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la entidad y las mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados. Para medir el riesgo de LA/FT las entidades deben como m(cid:237)nimo: 4.1.2.1. Establecer las metodolog(cid:237)as de medici(cid:243)n o evaluaci(cid:243)n con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT y su impacto en caso de materializarse frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados. 4.1.2.2. Aplicar las metodolog(cid:237)as establecidas en desarrollo del literal anterior, para realizar una medici(cid:243)n o evaluaci(cid:243)n consolidada de los factores de riesgo y los riesgos asociados. 4.1.3. Control En esta etapa las entidades vigiladas deben tomar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente al que se ven expuestas, en raz(cid:243)n de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. Como resultado de esta etapa la entidad debe establecer el perfil de riesgo residual de LA/FT. El control debe traducirse en una disminuci(cid:243)n de la posibilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.

Para controlar el riesgo de LA/FT las entidades deben como m(cid:237)nimo: 4.1.3.1. Establecer las metodolog(cid:237)as para definir las medidas de control del riesgo de LA/FT. 4.1.3.2. Aplicar las metodolog(cid:237)as establecidas en desarrollo del subnumeral anterior sobre cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados. 4.1.3.3. Establecer los niveles de exposici(cid:243)n en raz(cid:243)n de la calificaci(cid:243)n dada a los factores de riesgo en la etapa de medici(cid:243)n. 4.1.3.4. Realizar los reportes de operaciones sospechosas a la Unidad Administrativa Especial de Informaci(cid:243)n y AnÆlisis Financiero – UIAF. 4.1.4. Monitoreo Esta etapa debe permitir a las entidades vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT, as(cid:237) como llevar a cabo la detecci(cid:243)n de operaciones inusuales y/o sospechosas. Igualmente, debe permitir a las entidades comparar la evoluci(cid:243)n del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad. Como resultado de esta etapa la entidad debe desarrollar reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo de la misma, as(cid:237) como la eficiencia de los controles implementados. As(cid:237) mismo, en esta etapa se deben determinar las operaciones inusuales y sospechosas, sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 4.1.3.4 anterior. Para monitorear el riesgo de LA/FT las entidades deben como m(cid:237)nimo:

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO IV P`GINA 4

Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 4.1.4.1. Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rÆpida detecci(cid:243)n y correcci(cid:243)n de las deficiencias del SARLAFT. Dicho seguimiento debe tener una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso, debe realizarse con una periodicidad m(cid:237)nima semestral. 4.1.4.2. Realizar el seguimiento y comparaci(cid:243)n del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados. 4.1.4.3. Asegurar que los controles sean comprensivos de todos los riesgos y que los mismos estØn funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente. 4.1.4.4. Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT. 4.1.4.5. Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptaci(cid:243)n establecidos por la entidad. 4.2. Elementos del SARLAFT El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe tener como m(cid:237)nimo los siguientes elementos, los cuales deben desarrollar, siempre que resulte aplicable, las etapas del sistema: 4.2.1. Pol(cid:237)ticas 4.2.2. Procedimientos 4.2.3. Documentaci(cid:243)n 4.2.4. Estructura organizacional 4.2.5. (cid:211)rganos de control

4.2.6. Infraestructura tecnol(cid:243)gica 4.2.7. Divulgaci(cid:243)n de informaci(cid:243)n 4.2.8. Capacitaci(cid:243)n 4.2.1. Pol(cid:237)ticas Son los lineamientos generales que deben adoptar las entidades vigiladas en relaci(cid:243)n con el SARLAFT. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas pol(cid:237)ticas claras y efectivamente aplicables. Las pol(cid:237)ticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SARLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuaci(cid:243)n de la entidad y de sus accionistas. Las pol(cid:237)ticas deben incorporarse en un c(cid:243)digo de Øtica que oriente la actuaci(cid:243)n de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del SARLAFT y establezca procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia. As(cid:237) mismo, debe establecer las consecuencias que genera su incumplimiento. Las pol(cid:237)ticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos m(cid:237)nimos: 4.2.1.1. Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de administraci(cid:243)n del riesgo de LA/FT. 4.2.1.2. Consagrar el deber de los (cid:243)rganos de administraci(cid:243)n y de control de las entidades vigiladas, del oficial de cumplimiento, as(cid:237) como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demÆs disposiciones relacionadas con el SARLAFT.

4.2.1.3. Establecer lineamientos para la prevenci(cid:243)n y resoluci(cid:243)n de conflictos de interØs. 4.2.1.4. Consagrar lineamientos mÆs exigentes de vinculaci(cid:243)n de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que, por su perfil o por las funciones que desempeæan, pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT. 4.2.1.5. Seæalar los lineamientos que debe adoptar la entidad frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT. 4.2.1.6. Garantizar la reserva de la informaci(cid:243)n reportada conforme lo establece el art. 105 del EOSF. 4.2.1.7. Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT. 4.2.1.8. Consagrar la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las normas en materia de administraci(cid:243)n de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales. 4.2.2. Procedimientos Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementaci(cid:243)n y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT. 4.2.2.1. Requisitos que deben cumplir los procedimientos: 4.2.2.1.1. Instrumentar las diferentes etapas y elementos del SARLAFT. 4.2.2.1.2. Identificar los cambios y la evoluci(cid:243)n de los controles y de los perfiles de riesgo inherente y residual. 4.2.2.1.3. Atender los requerimientos de informaci(cid:243)n por parte de autoridades competentes.

4.2.2.1.4. Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten dichas listas, de manera previa y obligatoria a la vinculaci(cid:243)n de un potencial cliente a la entidad. 4.2.2.1.5. Consagrar las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, as(cid:237) como los procesos para su imposici(cid:243)n.

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO IV P`GINA 5

Circular Externa 055 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 4.2.2.1.6. Implementar las metodolog(cid:237)as para la detecci(cid:243)n de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de Østas œltimas a las autoridades competentes. 4.2.2.1.7. Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, as(cid:237) como la verificaci(cid:243)n de la informaci(cid:243)n suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como m(cid:237)nimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.

En el caso de: (i) las cuentas de ahorro electr(cid:243)nicas de que trata el art. 2.25.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, (ii) los crØditos

educativos de fomento para personas naturales a los qu