SFC - Anexo Circular Externa 61 de 2007 (1)

DOCUMENTO TÉCNICO

REPORTE DE CLIENTES EXONERADOS UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO -UIAF Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre clientes exonerados a la Unidad de Información y Análisis Financiero.

1. Especificaciones iniciales TEMA: Clientes Exonerados NOMBRE DE PROFORMA: Información de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo OBJETIVO: Suministrar a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF información para que se cuente con una base de datos para el control estadístico de los clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo por las entidades vigiladas.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC PERIODICIDAD: Trimestral FECHA DE REPORTE: Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al corte trimestral.

FECHA DE CORTE DE LA Ultimo día de cada trimestre

INFORMACION: MEDIO DE ENVÍO: Disquete 3 1/2, CD o e-mail.

ENTIDAD USUARIA: Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF

2. Procedimiento de entrega De conformidad con lo dispuesto en el artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, con sus modificaciones y adiciones, aquellos clientes que por el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en las instrucciones del capítulo décimo primero de la Circular Externa 007 de 1996, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, pueden ser excluidos del diligenciamiento

del formulario individual, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:  Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, habiéndose establecido la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas a registro.  Que se lleve un registro de transacciones en efectivo por las cuantías establecidas en el reporte individual de transacciones en efectivo en el que se identifique, por lo menos, la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación. Las entidades deberán enviar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte el reporte de clientes exonerados del registro y reporte de transacciones en efectivo debidamente diligenciado al correo electrónico efectivo@uiaf.gov.co, o a la dirección carrera 7 No. 31-10 Piso 6 Edificio Davivienda Bogotá, de conformidad con las instrucciones que se imparten a continuación. Documento Técnico Reporte de Clientes Exonerados –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 2 Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios. Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el numero de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números

corresponden a la constancia de recibo de la información. Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo. A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días calendario para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3. Estructura del archivo Deberán construir un archivo plano con tres (3) tipos de registros o partes con las siguientes características:  Tipo 1 (Encabezado): Contiene la identificación de la entidad reportante.  Tipo 2 (Cuerpo): Contiene información de los clientes exonerados de reportar operaciones en efectivo ya sea que estén ingresando a la lista o saliendo de ella durante el periodo de tiempo reportado. Existirán tantos registros como clientes se reporten.  Tipo 3 (Cola): Contiene información de confirmación de la información reportada y tipo de entidad.

Todos los campos son obligatorios.

4. Diseño de los registros Registro Tipo 1 – Encabezado (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo 1 10 Numérico -Siempre el valor cero “0” -Alineado a la derecha 2 Código de la Entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC donde “S”

identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia Documento Técnico Reporte de Clientes Exonerados –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 3 -Alineado a la izquierda 3 Fecha de corte inicial 19 28 Numérico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al primer día del periodo reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2008 será 2008-01-01 4 Fecha de corte final 29 38 Numérico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del periodo reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Marzo 31 del 2008 será 2008-0331 4 Número total de 39 48 Numérico -Total de clientes reportados en el registros del archivo archivo. -Alineado a la derecha. 5 Fin de registro 39 263 Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 263 posiciones. Registro Tipo 2 – Detalle (1 registro por cliente reportado) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo Número 1 10 Numérico -Inicia en 1. de registro -Campo obligatorio. -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. 2 Fecha de Novedad 11 20 Alfanumérico -Fecha en la cual se presento la novedad bajo formato AAAA-MM-DD

-Si el día o el mes tiene un solo digito se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 de 2008 será 2008-01-01 3 Tipo de Identificación 21 22 Numérico 06) Carné diplomático del cliente (07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia (08) Fideicomiso (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación Documento Técnico Reporte de Clientes Exonerados –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 4 4 Número 23 42 Numérico -Se registrará el número completo Identificación del del correspondiente documento de cliente identificación del cliente objeto de reporte -Alineado a la izquierda. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. -En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación 5 Primer Apellido del 43 82 Alfanumérico - Primer Apellido de la Persona. cliente - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. 6 Segundo Apellido del 83 122 Alfanumérico - Segundo Apellido de la Persona cliente Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. 7 Primer Nombre del 123 162 Alfanumérico - Primer Nombre de la Persona cliente Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar

en blanco. - Alineado a la izquierda. 8 Otros Nombres del 163 202 Alfanumérico - Otros Nombres de la Persona cliente - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. 9 Razón Social del 203 262 Alfanumérico - Razón social de la empresa cliente - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. 10 Novedad 263 263 Numérico -Se registrará el código de la novedad así: 0 = Retiro, 1 = Adición. Documento Técnico Reporte de Clientes Exonerados –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 5 Registro Tipo 3 - Cola (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial 1 Consecutivo número de 1 10 Numérico -Valor 0. registro -Alineado a la derecha. 2 Código de entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. 3 Número total de registros 19 28 Numérico -Alineado a la derecha. del archivo 4 Fin de Registro 29 263 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 263 posiciones.

5. Características adicionales de la información  Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF el

reporte oportuno como también la veracidad y calidad de la información.  Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar el archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.