SFC - Anexo Circular Externa 7 de 2013 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA f) Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes. g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo. En el caso de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y los créditos educativos de fomento para personas naturales a los que se refiere el Decreto 2792 de 2009 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, el proceso para llevar a cabo el conocimiento de estos clientes comprenderá la individualización de los mismos a través de la verificación de la información contenida en el documento de identidad. Para este efecto, las entidades deberán contar y verificar como mínimo con la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación. Tratándose de cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6° del Capítulo Cuarto del Título II de la Circular Básica Jurídica y los depósitos de dinero electrónico que cumplan las características previstas en los numerales 7.1 y 7.2 de la misma disposición, los establecimientos de crédito, como mínimo, deberán obtener y verificar la siguiente información contenida en el documento de identificación de los clientes: el nombre, el número y la

fecha de expedición del documento de identificación. Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente capítulo para tales trámites o productos, aplicarán únicamente respecto de los mismos. Por lo tanto, en el evento en que un cliente que cuente con uno de tales productos, decida adquirir un producto o servicio diferente de aquéllos, los establecimientos de crédito deberán dar pleno cumplimiento a las disposiciones vigentes. h) Establecer procedimientos más estrictos para la iniciación y seguimiento a las relaciones comerciales y operaciones con clientes de países donde no se aplican las Recomendaciones del GAFI o no se las aplica suficientemente. El SARLAFT debe contemplar las medidas que se adoptarán en el caso que ese país siga sin aplicar o aplicando de modo insuficiente las Recomendaciones del GAFI. 4.2.2.1. Mecanismos Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo:

1. Conocer al cliente actual y potencial,

2. Conocer el mercado,

3. Identificar y analizar las operaciones inusuales,

4. Determinar y reportar las operaciones sospechosas. 4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos: a) Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.

Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad. Respecto de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura y los depósitos de dinero electrónico a los que se refieren los numerales 6 y 7 del Capítulo Cuarto del Título II de la Circular Básica Jurídica, la identificación y verificación del cliente se llevará a cabo según lo dispuesto sobre el particular en el inciso segundo y tercero del literal g) del numeral 4.2.2. del presente capítulo.

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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 007 de 2013 Marzo de 2013 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA i) Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional (Acción Social), siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas. j) Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se

suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el numeral 4.2.2.1.1. k) Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplicará dicha excepción. l) Cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. m) Las carteras colectivas en las que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008 y demás normas que lo que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. Dicha excepción se aplicará exclusivamente para la inversión de los citados recursos. n) Las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6° del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica. o) Los créditos educativos de que trata el artículo 10.7.1.1.8. el Decreto 2555 de 2010, otorgados a personas naturales. Para que proceda esta excepción, el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior -ICETEXdeberá contar con mecanismos alternativos que le permitan realizar un adecuado conocimiento de los destinatarios de tales créditos y que reconozcan la naturaleza de las operaciones que realiza. p) Las transferencias de recursos de que trata el artículo 1° del Decreto 4830 de 2010, realizadas por el

Fondo Nacional de Calamidades a entidades públicas del orden nacional o territorial para ser administrados por éstas. Tratándose de los ordenadores del gasto y de las firmas autorizadas que puedan disponer de los recursos que el Fondo sitúe en las carteras colectivas de la Fiduciaria Previsora S.A. o de la entidad que para el efecto designe el Gobierno Nacional para la Administración del Fondo, contarán con veinte (20) días para obtener la información respectiva. q) Los depósitos de dinero electrónico a los que se refiere el inciso primero del artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010 que cumplan con las características previstas en los numerales 7.1 y 7.2 del Capítulo Cuarto del Título II de la presente circular, los cuales además, estarán exceptuados de las obligaciones contenidas en las siguientes disposiciones del presente capítulo: (i) Los literales b) y c) del numeral 4.2.2.1.1 “Conocimiento del cliente”; (ii) El numeral 4.2.2.1.1.3 “Personas públicamente expuestas”; y (iii) El numeral 4.2.2.1.2 “Conocimiento del mercado”. Adicionalmente, para estos depósitos la segmentación de los factores de riesgo a la que se refiere el numeral 4.2.2.2.2 del presente capítulo, deberá realizarse con la información que tengan disponible las entidades. En todo caso, los establecimientos de crédito, a medida que cuenten con información adicional, deberán dar cumplimiento a las instrucciones del presente capítulo. Las anteriores excepciones no eximen a las entidades vigiladas de llevar a cabo el conocimiento de sus

clientes de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente capítulo. 4.2.2.1.1.3. Personas públicamente expuestas El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan. En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes deberá llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad. El evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, deberá informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones.

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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 007 de 2013 Marzo de 2013 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender

los siguientes parámetros mínimos: a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente. b) Salvo lo dispuesto en el siguiente numeral, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual deberá dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de la misma. c) El diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 o normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen. Sin embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituye la entrevista al potencial cliente. Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero. Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación al mismo cliente potencial, no eximen de responsabilidad a la entidad de conocerlo, aún cuando pertenezcan a un mismo grupo.

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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 007 de 2013 Marzo de 2013 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia la siguiente información:  En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.  En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico. Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación. 5.1.2. Transferencias realizadas a través de Money Remitters o cualquier otro sistema 5.1.2.1.Información del ordenante La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombres y apellidos, país, ciudad y entidad originadora/Money Remitters. En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información. 5.1.2.2.Pagos de transferencias Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente información:  En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.  En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.

Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación. 5.2. Transferencias Nacionales En el caso de transferencias nacionales, la siguiente es la información mínima del ordenante y beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago:  En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico y ciudad.  En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico y ciudad. Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación. Tratándose de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, así como las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura a que se refieren el numeral 6° del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica, la información mínima del ordenante que deberá permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, será el nombre completo, tipo y número de identificación. En el caso de los depósitos de dinero electrónico de que tratan los numerales 7.1 y 7.2 del Capítulo Cuarto del Título II de la Circular Básica Jurídica, la información mínima del ordenante que deberá permanecer con la transferencia o mensaje será: el nombre, el número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento de identidad.

6. Práctica Insegura La SFC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5º del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo.

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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 053 de 2009 Noviembre de 2009