SFC - Anexo Circular Externa 7 de 2021 (3)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO TÍTULO IV INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS, CAPITALIZACIÓN E INTERMEDIARIOS DE SEGUROS CAPÍTULO I: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS SOCIEDADES CAPITALIZADORAS

CONTENIDO

1. PLANES DE CAPITALIZACIÓN

2. CONDICIONES DE LOS CONTRATOS 2.1. Contenido de los títulos 2.2. Condiciones de las notas técnicas 2.3. Intereses 2.4. Sorteos de capitalización 2.5. Conservación de títulos e información

3. REGLAS APLICABLES AL RÉGIMEN DE LAS RESERVAS 3.1. Remisión de cálculos de la reserva matemática 3.2. Improcedencia de constitución de reservas técnicas 3.3. Reglas sobre calificación mínima y cuantificación del riesgo crediticio de las inversiones que respalden reservas técnicas. 3.4. Proceso de inversión y gestión de las inversiones 3.5. Control de límites de inversión 3.6. Funciones de la auditoría interna 3.7 Control de límites de inversión

4. NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DE LOS RECURSOS PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO I Circular Externa 007 de 2021 Abril de 2021

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Las sociedades de capitalización deben mantener dichas actas en orden consecutivo a disposición de la SFC para su verificación. 2.5. Conservación de títulos e información A fin de que la SFC en cualquier momento pueda verificar el cumplimiento de los requisitos señalados en el EOSF y en el

presente Capítulo, las sociedades de capitalización deben mantener a disposición de esta entidad, de manera ordenada y centralizada, los modelos de los títulos de capitalización que se encuentren ofreciendo al público, así como los elementos que sirvan de sustento para dar cumplimiento a las reglas de divulgación de información al consumidor financiero. En iguales condiciones se deben mantener a disposición de la SFC respecto de cada título, la información de las cuotas pagadas, la tasa de interés aplicada, los intereses devengados, los gastos, los costos de sorteo, la reserva matemática y los valores de rescate. Esta información debe registrarse y mantenerse mes a mes desde el inicio del plan.

3. REGLAS APLICABLES AL RÉGIMEN DE LAS RESERVAS 3.1. Remisión de cálculos de la reserva matemática Los cálculos de la reserva matemática deben remitirse a la SFC en la misma oportunidad prevista para el envío de estados financieros en un resumen explicativo certificado por el representante legal y un actuario. Tratándose de estados financieros de fin de ejercicio, la información debe reportarse en medios magnéticos, con el detalle completo de los títulos expedidos. 3.2. Improcedencia de constitución de reservas técnicas Respecto de los títulos vencidos no prescritos no resulta procedente la constitución de reserva técnica, en consideración a que en dicho evento al suscriptor le asiste solamente el derecho a percibir el valor de rescate, previa deducción de las sumas que graven el título, toda vez que éste no es susceptible de rehabilitación mediante el pago de las cuotas no satisfechas en su oportunidad.

El valor de rescate por vencimiento y rescisión del contrato es un pasivo fijo e invariable de inmediata exigibilidad por el

suscriptor. Por razón de lo expuesto, la partida formada por el valor de rescate de los títulos vencidos no prescritos, por tratarse de un pasivo exigible a cargo de las sociedades de capitalización y a favor de cada uno de los suscriptores no pertenece a la reserva técnica. 3.3. Reglas sobre calificación mínima y cuantificación del riesgo crediticio de las inversiones que respalden reservas técnicas Las inversiones de las reservas técnicas de las sociedades de capitalización están sujetas a los requisitos de calificación establecidos en el art. 2.31.3.1.3 del Decreto 2555 de 2010. 3.4. Proceso de inversión y gestión de las inversiones que respaldan las reservas técnicas Corresponde a la junta directiva de las sociedades de capitalización adoptar y hacer seguimiento a la política de inversión de los activos que respaldan las reservas técnicas y demás activos, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente. Para tal fin, a continuación se establece el contenido mínimo de las políticas de inversión, y las responsabilidades de la junta directiva y la auditoría interna en relación con dicha política y sus deberes de documentación y reporte. 3.4.1. Políticas de inversión La política de inversión de las sociedades de capitalización de que trata el Título 3 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y demás disposiciones concordantes, debe contener como mínimo, la siguiente información: 3.4.1.1. Objetivos de la política de inversión, los cuales deben atender por lo menos a: (i) la naturaleza, duración y

monedas subyacentes a las obligaciones por títulos de capitalización, (ii) el calce adecuado de plazo y tasas entre los activos y pasivos, y (iii) las necesidades de liquidez conforme al modelo de negocio y portafolio de títulos de capitalización. 3.4.1.2. Criterios generales para la selección de los activos susceptibles de inversión y los límites de inversión. 3.4.1.3. Tratamiento de los activos considerados como alternativos. En caso de que la junta directiva decida contemplar activos alternativos dentro de su política de inversión, debe incluirse un capítulo que señale su tratamiento y contemple por lo menos los siguientes aspectos: 3.4.1.3.1. Los modelos y metodologías adoptados por la sociedad de capitalización para la medición y valoración del riesgo financiero asociado a este tipo de inversiones. 3.4.1.3.2. Las políticas y límites prudenciales internos establecidos por la sociedad de capitalización para la exposición al riesgo financiero asociado a este tipo de inversiones. 3.4.1.3.3. Los procesos adoptados para la medición, monitoreo y reporte de los riesgos financieros y operacional, asociados a este tipo de inversiones. 3.4.1.3.4. Las políticas para la toma de decisiones de inversión en activos alternativos, incluyendo los procedimientos y áreas responsables de la realización de la debida diligencia de las condiciones de la inversión en activos alternativos. 3.4.1.4. Las políticas y medidas de control interno adoptadas por la sociedad de capitalización para corregir cualquier desviación que ocurra respecto a la máxima exposición a los riesgos financiero y operacional establecida

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Circular Externa 007 de 2021 Abril de 2021 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA en la política de inversión. Estas políticas deben detallar el procedimiento, requisitos, instancias responsables y planes de desmonte, o la modificación de los límites internos, en los casos en que ocurran desviaciones. 3.4.1.5. Políticas para seguir en el evento en que se presenten excesos o defectos en los límites de inversión, tanto internos como legales. 3.4.1.6. Políticas y criterios para la modificación de los límites internos. 3.4.1.7. Políticas de inversiones en entidades vinculadas o que hagan parte del conglomerado financiero, siempre que sean aplicables. Estas políticas deben guardar correspondencia con las políticas generales establecidas por el conglomerado financiero respecto del límite de exposición y de concentración de riesgos, en línea con lo dispuesto en el artículo 2.39.3.2.1 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones. Estas políticas deben contemplar las directrices generales impartidas por el holding financiero en materia de conflictos de interés, a que se refiere el artículo 2.39.3.1.4 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones. 3.4.1.8. Procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones, en donde se indique por lo menos: 3.4.1.8.1 Descripción de los indicadores a utilizar. 3.4.1.8.2 Periodicidad de evaluación. 3.4.1.8.3 Órganos o áreas encargadas de hacer seguimiento a dicha evaluación.

3.4.1.8.4 Órganos o áreas receptores de las evaluaciones. 3.4.1.9. Condiciones profesionales exigidas al personal interno o externo relacionado con el área de inversiones. 3.4.1.10. Descripción general de los riesgos a los que se encuentra expuesto el portafolio de inversiones, la cual deben incorporar como mínimo los efectos de los riesgos de liquidez, mercado y crédito en un análisis integral del portafolio. Las sociedades de capitalización deben mencionar en su política de inversión si incluyen la evaluación de los riesgos ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ASG) y climático, o los motivos por los cuales no se incluyen. 3.4.1.11. Políticas para la administración o gestión de riesgos a los que se encuentra expuesto el portafolio de inversiones, las cuales deben incorporar como mínimo los efectos de los riesgos de liquidez, mercado y crédito en un análisis integral del portafolio. Las sociedades de capitalización deben mencionar en su política de inversión si incluyen la evaluación de los riesgos ASG y climático, o los motivos por los cuales no se incluyen. 3.4.1.12. Los mecanismos de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos. 3.4.1.13. El proceso de identificación y gestión de los potenciales conflictos de interés en el proceso de inversiones. 3.5. Gobernanza de las inversiones La política de inversión debe señalar la estructura organizacional encargada de la gestión de inversiones y administración de sus riesgos, esto es las áreas que participan con sus principales funciones y facultades, entre otros. Para el efecto, la política de inversión puede crear comités en los cuales podrán participar miembros

independientes de la sociedad de capitalización. La política de inversión también debe señalar los mecanismos que aseguren que las áreas y comités designados para la gestión de inversiones y administración de sus riesgos: (i) tengan acceso directo a la junta directiva, a los representantes legales, a las unidades de negocio y demás dependencias de la sociedad, así como a sus registros e información, y (ii) cuenten con el nivel jerárquico, el poder de decisión y la autoridad suficiente para cumplir con sus funciones y responsabilidades, así como para hacer recomendaciones y seguimiento a las medidas tomadas por la administración, en respuesta a las circunstancias y oportunidades de mejora identificadas. Dentro de las funciones que asigne la política de inversión en relación con la gestión de inversiones y administración de sus riesgos, deberán señalarse por lo menos, las siguientes en cabeza de un área o comité previamente definido: 3.5.1. Proponer a la junta directiva, para su respectiva aprobación, las políticas de la entidad en la administración o gestión de riesgos inherentes a la actividad de inversión. 3.5.2. Evaluar y hacer seguimiento a los informes sobre el cumplimiento de las políticas de administración o gestión de riesgos inherentes a la actividad de inversión, y presentar ante la junta directiva un informe semestral sobre dicha evaluación, salvo que ocurra una situación que justifique un reporte adicional. 3.5.3. Proponer a la junta directiva para su respectiva aprobación, las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos inherentes a la actividad de inversión y evaluar los resultados sobre back y

stress testing. 3.5.4. Seleccionar los distintos emisores, contrapartes y gestores de fondos, así como definir los cupos de inversión en ellos. 3.5.5. Aprobar criterios para la adquisición de nuevas clases de activos, garantizando que se ajusten a las políticas de inversión y cumplan con los lineamientos legales. 3.5.6. Efectuar seguimiento permanente al mercado con el fin de conocer sobre cualquier evento o contingencia que pudiera afectar la valoración del portafolio de inversiones, incluyendo lo relacionado con riesgos emergentes. 3.5.7. Hacer seguimiento al cumplimiento de la política de inversión y a las condiciones que deben cumplir las inversiones. 3.5.8. Monitorear los límites de inversión internos y legales, y la posición en riesgo del portafolio de inversiones.

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Circular Externa 007 de 2021 Abril de 2021 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 3.5.9. Presentar a la junta directiva para su aprobación el procedimiento a seguir en caso de incumplimiento a los límites de inversión internos y legales y a los límites de exposición a los riesgos inherentes a la actividad de inversión, las medidas a aplicar en tales casos, el mecanismo de información a la junta directiva sobre los citados eventos, y hacer seguimiento a dicho procedimiento. 3.5.10. En relación con los conflictos de interés, (i) presentar ante la junta directiva para su respectiva aprobación, las políticas para su gestión en el proceso de selección y negociación de inversiones y de abstención de operaciones que den lugar a potenciales conflictos de interés y (ii) analizar las situaciones relativas a los

potenciales conflictos de interés relacionados con el proceso de inversión y su tratamiento, dejando constancia de los temas discutidos. 3.5.11. Preparar los análisis y recomendaciones que consideren necesarias, relacionadas con las condiciones que deben cumplir las inversiones y demás operaciones a realizar con los activos para que la junta directiva las tenga en cuenta en la definición de las políticas de inversión. 3.5.12. Proponer a la junta directiva el procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones. 3.5.13. Definir las clases de activos a invertir, establecer las condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores de las inversiones u operaciones que se pueden realizar, analizar, evaluar y decidir sobre la administración de los riesgos inherentes a la actividad de inversión, tales como riesgo de mercado, de liquidez, de contraparte, de crédito, de lavado de activos, y operacional. 3.5.14. Presentar a la junta directiva reportes en la periodicidad establecida por la política inversión, en relación con los asuntos y riesgos ASG y climáticos. Esta función debe ser asignada únicamente en caso que la sociedad de capitalización decida incorporar los mencionados análisis en el marco de su política de inversión. 3.5.15. Las demás que asigne la junta directiva de la sociedad de capitalización. 3.6. Funciones de la auditoría interna Serán funciones de la auditoría interna de la sociedad de capitalización, en relación con la política de inversión, las siguientes: 3.6.1 Evaluar el cumplimiento de la política de inversión al menos una vez al año. o cuando se presenten

situaciones que requieran su revisión, e informar al comité de riesgos, al representante legal, al comité de auditoría y a la junta directiva los resultados de dicha evaluación. 3.6.2 Realizar el seguimiento a las recomendaciones o fallas identificadas en la política de inversión y la asignación estratégica de activos que resulten de la propia auditoría interna, así como de los planes de acción y medidas adoptadas por la entidad. 3.6.3 Llevar a cabo el seguimiento al cumplimiento de las órdenes que le imparta la SFC. 3.6.4 Efectuar control y seguimiento al cumplimiento de la política de inversión y presentar un informe semestral a la junta directiva sobre el particular. 3.7 Control de límites de inversión Las sociedades de capitalización deben adoptar procesos y mecanismos que les permitan realizar el control de los límites de inversión tanto propios como legales, de manera que se dé cumplimiento a las disposiciones del artículo 2.31.3.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010. 3.7.1 Para el cumplimiento de los límites establecidos para las inversiones que respaldan las reservas técnicas de que trata el artículo 2.31.3.1.5 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones, las sociedades de capitalización deben mantener actualizada la información respecto de la exposición de los vehículos de inversión en activos considerados como alternativos. En la determinación de la exposición a activos alternativos realizadas a través de fondos de fondos u otros vehículos de inversión, las sociedades de capitalización deben implementar un mecanismo que les permita determinar la exposición del fondo subyacente a estas inversiones. En el caso de que para el fondo subyacente no

se cuente con información de los tres (3) meses anteriores, la sociedad de capitalización debe tomar la máxima exposición permitida en este tipo de inversiones, según la política de inversión establecida en el reglamento. En la determinación de la exposición subyacente en activos alternativos, el mecanismo debe definir el número de veces que razonablemente la sociedad de capitalización debe evaluar los activos subyacentes dentro de la composición de un vehículo de inversión u otro tipo de esquema de inversión indirecta, con el fin de establecer su exposición.

4. NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DE LOS RECURSOS Dentro de los 5 días siguientes a la fecha en que se venza o se rescinda un título debe enviarse a la última dirección registrada por el suscriptor, por una sola vez, 2 comunicaciones escritas con intervalos entre ellas de 60 días, indicando el saldo a su favor y las direcciones de las oficinas de la capitalizadora a las cuales pueda acercarse a reclamar su dinero. Así mismo, en dicha comunicación debe advertirse sobre el término de prescripción de acciones legales a que alude el numeral 4 del art. 180 EOSF.

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