SFC - Anexo Circular Externa 8 de 2021 (11)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO IV

PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA Y OTROS AGENTES

CAPÍTULO VI: CUSTODIOS DE VALORES

CONTENIDO

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

2. PROCESO DE AUTORIZACIÓN

3. ESTÁNDARES ESPECIALES APLICABLES A LOS SISTEMAS DEL CUSTODIO DE VALORES

4. OBLIGACIONES DEL CUSTODIO DE VALORES

5. CONTRATOS

6. SUB-CUSTODIA DE VALORES UBICADOS EN EL EXTERIOR

7. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 7.1. Riesgo operativo 7.2. Riesgo de crédito 7.3. Riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

8. DOCUMENTACIÓN

9. INFORMACIÓN A LOS CUSTODIADOS

10. ESTÁNDARES ESPECIALES PARA LOS PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA

11. ÓRGANOS DE CONTROL 11.1. Revisoría fiscal 11.2. Órgano de control interno

12. OTRAS DISPOSICIONES

13. CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CUSTODIA 13.1. Custodia de valores que integran los portafolios de fondos de inversión colectiva 13.2. Custodia de valores que integran los portafolios de otros vehículos de inversión y/o negocios de administración de activos de terceros 13.3. Custodia de valores de inversión de capitales del exterior de portafolio 13.4. Custodia de valores de inversión de capitales del exterior directa 13.5. Custodia de valores que integran los portafolios de fondos voluntarios de pensión

PARTE III – TÍTULO IV – CAPÍTULO VI Circular Externa 008 de 2021 Mayo de 2021

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO IV

PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA Y OTROS AGENTES

CAPÍTULO VI: CUSTODIOS DE VALORES

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN De acuerdo con lo dispuesto en art. 2.37.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, pueden desarrollar la actividad de custodia de valores las sociedades fiduciarias autorizadas por la SFC.

En este orden, el presente Capítulo contiene los parámetros mínimos que las sociedades fiduciarias deben atender en relación con la actividad de custodia de valores regulada en el Libro 37 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010. Todas las actividades desarrolladas por sociedades fiduciarias y que correspondan a los servicios obligatorios y/o complementarios de la actividad de custodia de valores definidos en los arts. 2.37.1.1.2 y 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, incluida la custodia de valores inscritos en el RNVE de propiedad de inversionistas extranjeros, deben ceñirse a lo dispuesto en el presente Capítulo. En este sentido y para los efectos previstos en el presente Capítulo, se entiende por “custodio(s)” a la(s) sociedad(es) fiduciaria(s) autorizada(s) para desarrollar la actividad de custodia de valores. Igualmente, se entiende por “custodiado” a la persona natural o jurídica que celebra un contrato de custodia de valores con una sociedad fiduciaria autorizada para el

efecto, con el fin de que ésta ejerza el cuidado y vigilancia de los valores de su propiedad o de propiedad del (de los) vehículo(s) de inversión administrado(s) por el custodiado, de acuerdo con su régimen legal. Tal como lo dispone el art. 2.37.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, la custodia de valores incluye la custodia de los recursos de dinero para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia.

2. PROCESO DE AUTORIZACIÓN A efectos de obtener la autorización para ejercer la actividad de custodia de valores de que trata el art. 2.37.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades fiduciarias deben remitir a la SFC, por intermedio del representante legal principal de la sociedad, la siguiente información: 2.1. Solicitud para que se autorice la actividad de custodia de valores 2.2. Copia del acta de la junta directiva de la sociedad en la cual se aprueba el desarrollo de la actividad. Dicha acta debe incorporar los análisis o decisiones adoptadas en relación con el plan estratégico de la entidad respecto del desarrollo de la actividad de custodia, que permitan establecer si se quiere especializar únicamente en la prestación de servicios obligatorios, o si pretende prestar los servicios complementarios y especiales definidos en las normas, así como las decisiones adoptadas en relación con la continuidad o no de otras actividades o negocios por parte de la sociedad fiduciaria y las medidas que adoptará en este caso para garantizar la independencia en el ejercicio de la actividad de custodia de valores. 2.3. Descripción de la estructura organizacional dispuesta para el ejercicio de la actividad de custodia de valores, indicando las áreas que comparten o tienen asignadas funciones respecto de otras actividades o negocios de la entidad.

2.4. Documento suscrito por el representante legal principal de la sociedad fiduciaria, en el cual certifique el cumplimiento de cada uno los requisitos contenidos en los arts. 2.37.2.1.2 y 2.37.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010, así como de los que se indican a continuación: 2.5. Adopción de la infraestructura física, administrativa, tecnológica y de la capacidad humana y técnica de dedicación exclusiva e independiente para el desarrollo de la actividad de custodia de valores y que le permita dar cumplimiento a las obligaciones previstas en los arts. 2.37.2.1.4 y 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y en el presente Capítulo. 2.6. Adopción de políticas y procedimientos tendientes a la prevención, administración y revelación de conflictos de interés y uso indebido de la información privilegiada, en desarrollo de la actividad de custodia de valores, tanto de los servicios obligatorios, complementarios y los especiales definidos en los arts. 2.37.1.1.2 a 2.37.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010. De acuerdo con el parágrafo 1 del art. 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y el parágrafo 1 del art. 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010, en caso que la actividad de custodia de valores se realice para entidades vinculadas al custodio, para fondos de inversión colectiva –FICfondos voluntarios de pensión -FVP-, u otros vehículos de inversión administrados y/o gestionados por entidades vinculadas al custodio, tanto el custodio como el custodiado deben establecer y aplicar

consistentemente principios, políticas y procedimientos para la detección, prevención y manejo de conflictos de interés en la realización de dicha actividad. Dichos principios, políticas y procedimientos deben contener como mínimo los mecanismos y procedimientos para que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones susceptibles de entrar en conflicto de interés, estén separados decisoria, física y operativamente, de igual forma deben contener las reglas, límites y controles aplicables a las operaciones con vinculados. Para los efectos de lo previsto en el parágrafo 1 del art. 2.37.2.1.4 y en el parágrafo 1 del art. 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 se entiende por “vinculado”: 2.6.1. Cualquier entidad que deba consolidar sus operaciones y estados financieros con el custodio, sea o no una entidad sujeta a la supervisión de la SFC. 2.6.2. El(los) accionista(s) o beneficiario(s) real(es) del 10% o más de la participación accionaria en el custodio. 2.6.3. Las personas jurídicas en las cuales, el custodio sea beneficiario real del 10% o más de la participación societaria. Se entiende por beneficiario real el definido en el art. 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010. 2.6.4. La matriz del custodio y las filiales y subordinadas de dicha matriz.

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abstenerse de usarla para beneficio personal o de un tercero, e inclusive una vez finalizada la relación en virtud de la cual tuvieron acceso a dicha información. 3.5. Cumplimiento de las operaciones: En ejercicio de la actividad de custodia de valores, el custodio de valores debe establecer los mecanismos que garanticen la continuidad y el cumplimiento oportuno, seguro y adecuado de las operaciones realizadas respecto de los valores objeto de custodia.

4. OBLIGACIONES DEL CUSTODIO DE VALORES Los custodios de valores tienen que dar cumplimiento a las obligaciones generales previstas en el art. 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010, y para el caso de custodia de valores de FIC y portafolios que integran FVP a las obligaciones especiales establecidas en el art. 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En esta medida, todas las obligaciones especiales aquí establecidas para los FIC aplican para la custodia de los valores que integran los portafolios de los FVP. En desarrollo de estas obligaciones deben: 4.1. Establecer mecanismos de comunicación en línea que le permitan al custodio de valores interconectarse y cumplir con sus funciones y obligaciones respecto del custodiado bajo los estándares del numeral Error: Reference source not found anterior, incluyendo el cumplimiento oportuno, seguro y adecuado de las obligaciones respecto de las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores, los sistemas de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, los intermediarios de valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los

depósitos centralizados de valores, los sistemas de pagos, los bancos y demás entidades o proveedores de infraestructura con los cuales tenga relación en virtud de su actividad de custodia de valores. 4.2. Implementar el registro de las instrucciones impartidas por el custodiado, incluyendo de manera individual la discriminación de las instrucciones sobre valores correspondientes a cada uno de los vehículos de inversión administrados por el custodiado y frente a los cuales se desarrolla la actividad de custodia de valores. El registro debe incluir como mínimo toda aquella información que le permita al custodio realizar los procesos de validación de las operaciones que se realizan sobre los valores custodiados de manera eficiente, oportuna y segura, con el fin de garantizar el cumplimiento oportuno, de acuerdo con la reglamentación aplicable a la negociación o registro y a la compensación y liquidación de las operaciones sobre los valores custodiados. 4.3. Constatar, con una periodicidad diaria, la información sobre la correspondencia entre los valores objeto de custodia y los que se encuentran en el(los) depósito(s) central(es) de valores a nombre del custodiado o del respectivo vehículo de inversión administrado por el custodiado y frente al cual se desarrolla la actividad de custodia de valores, así como realizar la conciliación de las cuentas en las cuales el custodio maneje el dinero asociado al cumplimiento de las operaciones sobre los valores. Dichas cuentas pueden ser manejadas por el custodio a nivel de cada uno de los custodiados, sin perjuicio del seguimiento que debe realizar el custodio y que permita garantizar el uso o destinación de los recursos a favor de cada uno de los vehículos de inversión administrados por el custodiado. Esta obligación también es aplicable respecto de los valores o dineros entregados en virtud de contratos de sub-custodia en

el exterior, para lo cual el custodio debe solicitar y revisar diariamente los informes que el sub-custodio genere de la posición del custodiado. Los soportes que evidencien el cumplimiento de esta obligación, así como los resultados de la misma, deben estar a disposición de la SFC, del custodiado y del organismo de autorregulación del mercado de valores al que pertenezca el custodiado. En caso de evidenciarse alguna inconsistencia en el cumplimiento de esta obligación debe informarse de manera inmediata al custodiado. 4.4. Establecer los procedimientos y mecanismos que le permitan asegurar que los dineros que maneje para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia se utilicen únicamente para dicho propósito y que los dineros recibidos en virtud del cumplimiento de operaciones en favor del custodiado o de los vehículos de inversión administrados por este serán debidamente abonados o utilizados a favor del respectivo custodiado o vehículo, de acuerdo con las instrucciones del custodio. En todo caso, el custodiado debe garantizar y estar en capacidad de demostrar que para el cumplimiento de las operaciones sobre los valores objeto de custodia entregó o transfirió al custodio dineros del respectivo vehículo de inversión al cual corresponde la operación. Los soportes relacionados con la transferencia de los dineros del custodiado o de los vehículos de inversión administrados por éste al custodio, deben estar a disposición del custodio, de la SFC y del organismo de autorregulación de valores al cual pertenezca el custodiado. 4.5. Realizar pruebas sobre la capacidad de sus sistemas para la recepción y manejo de las instrucciones asociadas al cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia. Para tal efecto, deben disponer de metodologías y

sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la carga operativa de sus sistemas con base en el volumen de instrucciones que deben recibir de los custodiados, y dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las mismas. 4.6. Informar al custodiado sobre los derechos patrimoniales que se deriven de los valores objeto de la custodia de valores, en el momento en que tal información esté disponible, sin perjuicio de que en el contrato entre el custodio y custodiado se establezca el acceso a información preliminar o estimada en relación con dichos derechos. 4.7. Para dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 16 del art. 2.37.2.1.4 y en el numeral 4 del art. 2.37.2.1.5, del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo del art. 2.37.1.1.2 del mismo Decreto, el custodio debe reportar a la SFC, a los organismos de autorregulación del mercado de valores a los que se encuentre vinculado el custodiado, a la junta directiva de la sociedad administradora del FIC y al custodiado, según sea el caso, los hallazgos sobre incumplimientos que se evidencien en el ejercicio de su función de verificación. Sin perjuicio de lo anterior, es deber del custodiado implementar los procedimientos y mecanismos que le permitan realizar un control efectivo respecto de cada una de las operaciones que pretenda realizar sobre los valores objeto de custodia, con el fin de evitar que se materialicen incumplimientos al reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables que puedan impactar el cumplimiento de las operaciones a través del custodio. El detalle de dichos

procedimientos y mecanismos debe ser incorporado en los respectivos manuales del custodiado.

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Circular Externa 008 de 2021 Mayo de 2021 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Adicionalmente, cuando se presenten incumplimientos a las normas del reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones sobre los valores custodiados, y las correspondientes al vehículo de

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Circular Externa 008 de 2021 Mayo de 2021 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 13.3. Custodia de valores de inversión de capitales del exterior de portafolio Es la actividad en la cual el custodio ejerce el cuidado y la vigilancia de los valores propiedad de inversionistas de capitales del exterior de portafolio, con la posibilidad de pactar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el artículo 2.17.2.2.2.3 del Decreto 1068 de 2015. 13.4. Custodia de valores de inversión de capitales del exterior directa Es la actividad en la cual el custodio ejerce el cuidado y la vigilancia de los valores inscritos en el RNVE que constituyan inversión extranjera directa de acuerdo con el Régimen General de inversión de capitales del exterior en Colombia. 13.5. Custodia de valores que integran los portafolios de fondos voluntarios de pensión Es la actividad en la cual el custodio ejerce el cuidado y la vigilancia de los valores y recursos en dinero de los portafolios de los fondos voluntarios de pensión para el cumplimiento de operaciones sobre dichos valores, en

desarrollo de la obligación establecida en el artículo 2.42.1.3.6. del Decreto 2555 de 2010. En ejercicio de esta actividad, el custodio de valores debe prestar los servicios obligatorios establecidos en el artículo 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, incluyendo la verificación de cumplimiento establecida en el parágrafo del citado artículo.

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