SFC - Anexo Circular Externa 8 de 2021 (6)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO 2: FICHA TÉCNICA PORTAFOLIOS DE FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSIÓN TEMA: Ficha técnica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ficha técnica para la revelación de información de los portafolios que conforman los fondos voluntarios de pensión.

OBJETIVO: Las sociedades que administran fondos voluntarios de pensión deben diseñar y adoptar para cada portafolio, una ficha técnica que contenga la información básica del portafolio del fondo. En este sentido, la ficha técnica corresponde a un mecanismo de revelación de información que le permite al público y a los partícipes conocer y entender la información sobre las condiciones de inversión en el portafolio.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías,

Sociedades Fiduciarias y Compañías de Seguros.

PERIODICIDAD: Mensual.

FECHA DE REPORTE: Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de corte.

FECHA DE CORTE DE LA INFORMACIÓN: Ultimo día del mes. INSTRUCCIONES GENERALES Las fechas se deben expresar en el formato ‘mes dd de aaaa’ (Ej. abril 30 de 2021) o ‘mes aaaa’ (Ej. mayo 2021), según corresponda en la proforma. Los valores en pesos se deben expresar sin centavos, con una coma (,) para separar los miles y antecedidos por el signo pesos ($)(Ej. $ 8,920,750). Los montos que correspondan a millones de pesos deben ser expresados con dos decimales aproximados por el método de

redondeo, antecedidos por el signo pesos ($) y seguidos por la expresión ‘millones’ (Ej. $ 43,250.02 millones). Las rentabilidades se deben expresar en porcentaje, en términos efectivo anual y con 2 decimales, con aproximación del último decimal y con un punto (.) para separarlos (Ej. 3.43% / -7.14%). Los valores negativos se deben identificar con el signo menos (Ej. - $ 525,600 / - 5.38%). La ficha técnica debe guardar proporciones similares a las incluidas en la proforma “Ficha Técnica – Fondos Voluntarios de Pensión”. La información descrita en los numerales 1 al 7 debe incorporarse en la primera página del documento. La información descrita en los numerales 8 al 14 debe incorporarse en la segunda página del documento. Esta configuración se podrá modificar por las sociedades administradoras, siempre que se publique en la página web de la entidad una versión con el formato estandarizado de la ficha técnica. En el caso que el portafolio haga parte de alguna categorización estandarizada y reconocida por la industria, la sociedad administradora puede mencionar dicha categorización en la ficha técnica, siempre que incluya en el campo de información adicional la remisión a la información necesaria para conocer y entender dicha categorización y su metodología. En desarrollo del deber de información, las sociedades administradoras pueden utilizar el presente formato de la ficha técnica para revelar la información sobre las alternativas estandarizadas.

INSTRUCTIVO

1. ENCABEZADO 1.1. Identificación del documento Como parte del encabezado se debe incluir la expresión “Ficha Técnica – Fondos Voluntarios de Pensión” 1.2. Descripción de la ficha técnica

Como parte del encabezado se debe incluir el siguiente texto: “La ficha técnica puede servir al partícipe para conocer los objetivos, riesgos, costos y otras condiciones relevantes para evaluar una potencial inversión en el portafolio. Este documento no debe ser la única fuente de información para la toma de decisiones de inversión. La información incluida refleja el comportamiento histórico del portafolio, pero no implica que su comportamiento en el futuro sea igual o semejante.” 1.3. Nombre del portafolio Se debe registrar el nombre que identifica al portafolio. 1.4. Clasificación estandarizada y reconocida por la industria En el caso que el portafolio haga parte de alguna categorización estandarizada y reconocida por la industria, se puede incluir dicha clasificación en el encabezado. 1.5. Fecha de corte de la ficha técnica Se debe registrar la fecha de corte de la información contenida en la ficha técnica. 1.6. Identificación de la Sociedad Administradora Se debe incluir la razón social y/o logotipo de la sociedad administradora.

2. INFORMACION GENERAL DEL PORTAFOLIO 2.1. Fecha de inicio de operaciones Se debe indicar la fecha de inicio de las operaciones del portafolio, con el formato ‘mes dd de aaaa’, ya sea por haber iniciado su comercialización o por la recepción de recursos provenientes de los partícipes, lo que suceda primero. 2.2. Fecha de vencimiento del portafolio En el caso que el prospecto del portafolio incluya una fecha cierta para la terminación de operaciones del portafolio, esta se debe indicar con el formato ‘mes dd de aaaa’. 2.3. Valor del portafolio Corresponde al monto en millones de pesos colombianos del patrimonio, valor neto o bienes del portafolio en la fecha de

corte.

PARTE II – TÍTULO III – CAPÍTULO VI - ANEXO 2 PÁGINA 1

Circular Externa 008 de 2021 Mayo de 2021 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 2.4. Número de partícipes Es el número de partícipes que a la fecha de corte tienen saldo en el portafolio. Se deben incluir los partícipes a nombre de los cuales los patrocinadores han hecho aportes, aunque los mismos no se hayan consolidado en cabeza de los primeros. 2.5. Identificación del Custodio de valores Corresponde al nombre o razón social de la sociedad fiduciaria que custodia los valores del portafolio.

3. INFORMACIÓN DE LAS CONDICIONES DE INVERSIÓN 3.1. Aporte mínimo Es el monto mínimo requerido para realizar una inversión en el portafolio, expresado en pesos colombianos. En los casos en que no se haya establecido aporte mínimo, se debe registrar N/A. 3.2. Adición mínima Es el monto mínimo establecido para incrementar la inversión en el portafolio, expresado en pesos colombianos. En los casos en que no se haya establecido adición mínima, se debe registrar N/A. 3.3. Retiro mínimo Es el monto mínimo que un partícipe puede retirar del portafolio, expresado en pesos colombianos o en porcentaje, de acuerdo con lo establecido en el prospecto del portafolio. En los casos en que no se haya establecido retiro mínimo, se debe registrar N/A. 3.4. Retiro máximo parcial Es el monto máximo que el partícipe puede retirar sin que signifique un retiro total del portafolio, expresado en pesos colombianos o en porcentaje, de acuerdo con lo establecido en el prospecto del portafolio. En los casos en que no se haya

establecido retiro máximo parcial, se debe registrar N/A. 3.5. Saldo mínimo Es el monto mínimo que debe permanecer en el portafolio, expresado en pesos colombianos. En los casos en que no se haya establecido saldo mínimo, se debe registrar N/A. 3.6. Plazo mínimo de permanencia Son los días de permanencia mínima de los aportes en el portafolio, según lo establecido en el prospecto. 3.7. Sanción o comisión por retiro anticipado Es el porcentaje o valor establecido en el reglamento como sanción o comisión por retiro anticipado de aportes del portafolio, de acuerdo con los plazos mínimos de permanencia. En los casos en que no se haya establecido sanción o comisión por retiro anticipado, se debe registrar N/A.

4. CALIFICACIÓN DEL PORTAFOLIO En el evento en que el portafolio se encuentre calificado, se debe revelar la siguiente información: 4.1. Tipo de Calificación Es la calificación del portafolio por parte de una sociedad calificadora de riesgos debidamente autorizada. Esta calificación debe expresarse en las escalas definidas por la respectiva sociedad calificadora. 4.2. Fecha de la última calificación Es la fecha de la última calificación otorgada, expresada con el formato ‘mes dd de aaaa’. 4.3. Entidad calificadora Nombre o razón social de la sociedad calificadora de riesgos que emitió la calificación del portafolio. 4.4. Documento de calificación Se debe indicar la dirección web o vínculo en el cual se encuentra disponible la calificación del portafolio.

5. POLÍTICA DE INVERSIÓN DEL PORTAFOLIO La información presentada en esta sección no debe corresponder a una transcripción de la política de inversión contenida

en el prospecto del portafolio, ni se debe limitar a incluir un listado de los activos admisibles del portafolio. 5.1. Objetivo del portafolio Presentar el objetivo del portafolio, según lo definido en el respectivo prospecto. 5.2. Estrategia de inversión del portafolio Incluir una explicación breve de la estrategia de inversión que utiliza la sociedad administradora, en donde se exponga la manera en la cual los criterios definidos en la política y el proceso de inversiones contribuyen para alcanzar el objetivo del portafolio. La estrategia debe mencionar criterios, tales como: activos admisibles, principales límites o estrategias de asignación de activos, criterios de diversificación de portafolio, entre otros, que resulten relevantes. La explicación de la estrategia no debe incluir lenguaje técnico ni complejo, y debe evitar incorporar remisiones o trascripciones de textos normativos. En el caso que el portafolio contemple la posibilidad de realizar operaciones con instrumentos financieros derivados, se debe incluir el resumen del tipo de operaciones que puede realizar y su finalidad. En el caso que el portafolio contemple la posibilidad de realizar operaciones de naturaleza apalancada, se debe incluir el tipo de operaciones y el límite de exposición al patrimonio del portafolio. En el caso que el portafolio contemple la posibilidad de realizar operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, se debe incluir el tipo de operaciones y el límite de exposición a los activos totales del portafolio. 5.3. Índice de referencia o benchmark Identificar y explicar de manera breve el índice de referencia o benchmark seleccionado para el portafolio, según lo definido

en el prospecto. En el caso en que el portafolio no cuente con un índice de referencia o benchmark, se debe incluir “N/A”. 5.4. Horizonte de inversión recomendado. Señalar el horizonte de inversión recomendado para el portafolio, según lo definido en el prospecto.

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6. RIESGOS DEL PORTAFOLIO Explicar brevemente los principales riesgos materiales a los que está expuesto el portafolio, en donde se incluya una descripción de los principales factores de riesgo y la manera cómo estos serán administrados. El objetivo de esta sección no es transcribir las definiciones de riesgos a los que está expuesto el portafolio, sino incluir una explicación de fácil entendimiento de los riesgos que se asumen con la inversión particular en el portafolio.

7. GASTOS Y COMISIONES 7.1. Ejemplo de costos de la inversión Incluir una tabla en la que se señale el saldo final de una inversión cuyo saldo inicial sea de un millón de pesos ($ 1,000,000) aplicando la rentabilidad antes de gastos y comisiones promedio del portafolio y restando los gastos y comisiones aplicables a dicho monto en el período de un año.

La primera columna debe contener el saldo inicial correspondiente a un millón de pesos ($ 1,000,000). La segunda columna debe contener los rendimientos brutos antes de gastos y comisiones aplicables a dicho saldo inicial. Los rendimientos brutos antes de gastos y comisiones corresponden al valor resultante de restar los gastos y comisiones

del portafolio en el último año a los rendimientos del período, en la proporción aplicable a una inversión correspondiente a un millón de pesos ($ 1,000,000). La tercera columna debe contener el monto de los gastos y comisiones aplicados al portafolio en el último año, en la proporción aplicable a una inversión correspondiente a un saldo inicial de un millón de pesos ($ 1,000,000). La cuarta columna debe contener el saldo final del período reportado. En la parte inferior de la tabla del ejemplo, se debe incluir la siguiente descripción: “Los costos asociados al fondo y las comisiones pagadas a la sociedad administradora reducen los rendimientos totales de las inversiones. Este ejemplo muestra los costos de invertir $ 1,000,000 en este portafolio durante un año, asumiendo que no hay aportes ni retiros en este período.” 7.2. Comisiones del portafolio Incluir una tabla en la que se muestren las comisiones aplicables al partícipe. Para el efecto, se deben incluir los porcentajes máximos establecidos en el prospecto del portafolio. La primera columna debe contener la identificación del concepto por el cual se realiza el cobro de comisiones, según lo establecido en el reglamento de funcionamiento. La segunda columna debe contener el porcentaje de comisión aplicable, expresado en términos efectivos anuales. La tercera columna debe contener la identificación de la base sobre la cual se calcula el porcentaje de comisión expresado en la segunda columna. En la parte inferior de la tabla en que se muestran las comisiones aplicables, se debe incluir el siguiente texto: “Las comisiones informadas corresponden a las comisiones máximas por portafolio. Las comisiones efectivamente cobradas a los partícipes

pueden ser diferentes de acuerdo con la alternativa escogida. Para conocer más de las comisiones, consulta el prospecto del portafolio y la información de la alternativa.”. 7.3. Gastos y comisiones efectivamente cobradas Es la remuneración que efectivamente percibió la sociedad administradora durante el respectivo período, expresada como porcentaje de los activos bajo administración. Se debe calcular tomando el valor de las comisiones cobradas durante el mes, dividido por el valor neto promedio del portafolio. Adicionalmente, en dicho cálculo se debe incluir el porcentaje de gastos del portafolio y los costos totales, también expresados como porcentaje de los activos bajo administración.

8. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL PORTAFOLIO Se debe incorporar una gráfica lineal que represente la evolución histórica de una inversión hipotética de un millón de pesos ($ 1,000,000) en el portafolio, junto con la evolución del índice de referencia o benchmark, y una representación gráfica de las comisiones totales pagadas por el partícipe en el mismo período.

La gráfica contendrá un eje vertical (Y) expresado en COP que comience en $500.000 y termine con $2.000.000, y un eje horizontal (X) expresado en unidades de tiempo. Los límites del eje vertical (Y) se podrán modificar cuando el comportamiento del valor del portafolio exceda los extremos COP mínimo y máximo señalados. Se deben incluir etiquetas de datos que registren el valor final de cada uno de los componentes de la gráfica en el último día del período reportado. 8.1. Inversión hipotética. Incluir una representación gráfica de la evolución que ha tenido una inversión de un millón de pesos ($ 1,000,000) en el portafolio, durante un período de cinco (5) años o desde que el portafolio inició su operación, si

este fuera inferior, en términos corrientes. 8.2. Representación sin el cobro de gastos y comisiones. Incluir una representación gráfica de la evolución que ha tenido una inversión de un millón de pesos ($ 1,000,000) en el portafolio, antes del cobro de gastos y comisiones asociados. Para el efecto, se debe calcular el valor hipotético que tendría la inversión de un partícipe en el caso que las comisiones del portafolio fueran 0% durante un período de cinco (5) años o desde que el portafolio inició su operación, si este fuera inferior. 8.3. Evolución del índice de referencia o benchmark. Representar la evolución hipotética de una inversión de un millón de pesos ($ 1,000,000) en el índice de referencia o benchmark del portafolio durante un período de cinco (5) años o desde que el portafolio inició su operación, si este fuera inferior. En el caso en que el portafolio no cuente con un índice de referencia o benchmark, no se debe incluir.

9. RENTABILIDAD NETA HISTÓRICA DEL PORTAFOLIO Reportar en una tabla las rentabilidades netas del portafolio, las cuales corresponden a las tasas de interés efectivas anuales calculadas para los siguientes horizontes de tiempo: último mes, trimestre, último año y últimos cinco años. En la casilla adicional, las sociedades administradoras deben definir otro horizonte de tiempo a su discreción, como, por ejemplo, horizonte de inversión recomendado, desde su constitución, o últimos diez años.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA En una columna adicional, se debe reportar, para cada una de las periodicidades indicadas, la rentabilidad del índice de referencia o benchmark en los mismos períodos. En el caso en que el portafolio no cuente con un índice de referencia o benchmark, se debe incluir “N/A”. El cálculo de las tasas de interés se realiza en función del valor de la unidad actual del portafolio que corresponde al del día del cierre del período para el cual se está midiendo la rentabilidad y el valor de unidad histórico que corresponde al del cierre del período inmediatamente anterior. La cifra obtenida como rentabilidad efectiva debe presentarse en formato porcentual con (2) dos decimales y con base de 365 días. El anterior cálculo se llevará a cabo mediante la siguiente fórmula: En la parte inferior de dicha tabla se debe incluir el siguiente texto: “Las rentabilidades históricas del portafolio no implican que su comportamiento en el futuro sea igual o semejante.”

10. VOLATILIDAD HISTÓRICA Incluir una tabla en la cual se exponga la volatilidad histórica de los siguientes horizontes de tiempo: último mes, trimestre, último año y últimos cinco años. En la casilla adicional, las sociedades administradoras deben definir otro horizonte de tiempo a su discreción, como, por ejemplo, horizonte de inversión recomendado, desde su constitución, o últimos diez años.

En una columna adicional, se debe reportar para cada una de las periodicidades indicadas la volatilidad del índice de referencia o benchmark en los mismos períodos. En el caso en que el portafolio no cuente con un índice de referencia o

benchmark, se debe incluir “N/A”. Se debe determinar mediante el cálculo de la desviación estándar anualizada de las rentabilidades periódicas diarias del portafolio de los días calendario correspondientes para cada una de las periodicidades, la cual se calculará de acuerdo con la siguiente fórmula: n : Número de días que comprenden el periodo para el cual se calcula la volatilidad r: Rentabilidad diaria obtenida para el día t. t : Promedio de las rentabilidades diarias del portafolio de los últimos n días. s : Volatilidad periódica de los rendimientos diarios durante los últimos n días.

11. INVERSIONES DEL PORTAFOLIO. 11.1. Composición de los activos del portafolio Incluir una primera tabla que contenga las clases de activos que componen el portafolio junto con su porcentaje, según se describe a continuación: En la primera columna se debe enunciar de manera detallada las clases de activos que componen el portafolio. La definición de las clases de activos que se deben incluir en la tabla será determinada por la sociedad administradora, de tal forma que le permita a los partícipes tener un conocimiento claro de los activos en los que invierte el portafolio.

En la segunda columna se debe señalar el porcentaje de participación de la clase de activo respecto del valor total del portafolio. 11.2. Calificaciones asociadas a los activos que componen el portafolio. Incluir una segunda tabla que indique las calificaciones de los activos que componen el portafolio junto con su porcentaje, según se describe a continuación: En la primera columna se debe enunciar el tipo de calificación de los activos que componen el portafolio para lo cual se deben utilizar calificaciones de sociedades calificadoras nacionales autorizadas por la SFC e/o internacionalmente

reconocidas. Para el caso de los activos que no cuenten con calificación, se deberá incluir “sin calificación”. En la segunda columna se debe señalar el porcentaje de participación de los activos que tienen el tipo de calificación correspondiente al de la primera columna. En caso de que la mayoría de los activos del portafolio no cuenten con una calificación, esta segunda tabla debe ser utilizada para informar la composición del portafolio según cualquier otro factor de clasificación de portafolio que pueda ser relevante para la toma de decisiones de inversión por parte del partícipe. 11.3 Sectores económicos. Incluir una tercera tabla que señale los sectores económicos a los que pertenezcan los diferentes emisores de los activos junto con su porcentaje, según se describe a continuación: En la primera columna se deben enunciar los sectores económicos a los que pertenezcan los emisores de los activos que componen el portafolio. La definición de los sectores que se deben incluir en la tabla será determinada por la sociedad administradora, de tal forma que esta le permita a los partícipes evaluar la composición del portafolio al tener un conocimiento claro de los activos en los que se invierte.

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Circular Externa 008 de 2021 Mayo de 2021 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA En la segunda columna se debe señalar el porcentaje de participación de los sectores económicos a los que pertenezcan los diferentes emisores de los activos de manera correspondiente a lo previsto en la primera columna. 11.4 Otros factores de clasificación del portafolio En la cuarta tabla se deben clasificar los activos del portafolio según cualquier otro factor de clasificación de portafolio que

pueda ser relevante para la toma de decisiones de inversión por parte del partícipe. Por ejemplo, en el evento en que los portafolios incorporen estrategias y/o factores ASG en su política de inversión pueden incluir una clasificación asociada con dicha estrategia y/o factor.

12. PRINCIPALES INVERSIONES DEL PORTAFOLIO Se debe incluir una tabla con cuatro columnas que evidencie la concentración en las inversiones del portafolio, según se describe a continuación: La primera columna debe mostrar los diez (10) principales emisores de activos, ordenados de mayor a menor, de acuerdo con la participación de los activos que conforman el portafolio. Para lo anterior, se debe indicar la razón social o nombre comercial de los principales emisores.

En los casos en los cuales alguno(s) de estos principales emisores sea vinculado a la sociedad administradora, se debe indicar la razón social o nombre comercial indicando su condición de matriz o controlante, filial, subsidiaria y todas aquellas señaladas por las normas aplicables. La segunda columna debe señalar la clase de activo, según la clasificación utilizada en la tabla mencionada en el subnumeral 11.1, y cuyo emisor debe corresponder al enunciado en la primera columna. En el caso que el portafolio cuente con inversiones en diferentes clases de activos del mismo emisor, se deberán indicar todas las clases de inversiones. La tercera columna debe indicar el sector económico al que pertenezca el respectivo emisor del activo, según la clasificación utilizada en la tabla mencionada en el subnumeral 11.3, el cual debe corresponder al del emisor enunciado en la primera columna. La cuarta columna debe incluir el porcentaje del valor de la participación de la inversión en valores del respectivo emisor

respecto del valor total del portafolio. En la última fila de la tabla debe contener el total de las principales inversiones del portafolio, para lo cual se debe relacionar únicamente la sumatoria porcentual que corresponda a las diez (10) inversiones relacionadas, sin incluir el porcentaje que representen las demás inversiones no descritas.

13. INFORMACION ADICIONAL DEL PORTAFOLIO Y DEL FONDO VOLUNTARIO DE PENSIÓN Indicar los otros mecanismos de revelación de información y canales de atención a través de los cuales los partícipes pueden obtener información adicional del portafolio y del FVP. Para lo anterior, se debe señalar lo siguiente: Conoce el reglamento del FVP, prospecto e informe de rendición de cuentas en [dirección web donde se puede encontrar la información, junto con el link para acceder a ella] Comunícate con nosotros a través de [canales de atención] Conoce más acerca del cobro de comisiones de otros portafolios [dirección web de la herramienta de comparación de comisiones publicado en la página web de la SFC, junto con el link para acceder a ella]].

Compara el cobro de comisiones de nuestros diferentes portafolios [dirección web de la herramienta de comparación de las comisiones cobradas en los diferentes portafolios ofrecidos por la misma sociedad administradora, junto con el link para acceder a ella].

14. OBSERVACIONES Y COMENTARIOS Se debe incluir un campo de observaciones y comentarios en donde se establezca otra información relevante que la entidad administradora considere deba ser suministrada al público y a potenciales partícipes, incluyendo eventos y situaciones que hubieren incidido materialmente en el desempeño del portafolio.

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