SFC - Anexo Circular Externa 8 de 2021 (8)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO 1: EXTRACTOS FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSION TEMA: Extractos Fondos Voluntarios de Pensión OBJETIVO: Establecer el contenido mínimo de los extractos de FVP que le permita a los partícipes conocer el estado de su inversión y los movimientos de su cuenta.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías,

Sociedades Fiduciarias y Compañías de Seguros. GENERALIDADES El presente Anexo señala los contenidos mínimos del extracto de cuenta que deben remitir las sociedades administradoras de FVP a cada uno de los partícipes de sus planes abiertos e/o institucionales. Los extractos deben ser remitidos, por lo menos, trimestralmente a los partícipes por el medio previsto en el reglamento de funcionamiento, y, a más tardar, dentro de los 10 días hábiles siguientes al último día calendario del trimestre que se informa. En este caso, las fechas de corte de la información son el 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año. Sin embargo, en el caso en que la sociedad administradora decida remitir los extractos con una periodicidad inferior a la trimestral, debe definir las fechas de corte de la información y las fechas de remisión de los extractos en el reglamento de funcionamiento. Los extractos deben quedar a disposición de los partícipes para su consulta a través de la página web de la respectiva entidad. Las sociedades administradoras deben diseñar los extractos de manera que estos contengan la información mínima descrita en el presente anexo, y esta sea presentada conforme a las secciones definidas por cada numeral y subnumeral.

Los valores en pesos se deben expresar sin centavos, con una coma (,) para separar los miles y antecedidos por el signo pesos ($). (Ej. $ 8,920,750) Los porcentajes de rentabilidades se deben expresar en términos efectivos anuales con 2 decimales, con aproximación del último decimal y con un punto (.) para separarlos. (Ej. 3.43%) Los valores negativos se deben identificar con el signo menos (Ej. - $ 525,600 / - 5.38%). Las fechas se deben expresar en el formato ‘mes dd de aaaa’ (Ej. noviembre 3 de 1994). El tamaño de la letra (estilo normal) y números de la información suministrada en el extracto y en el instructivo, no podrá ser inferior a 8 puntos. Las rentabilidades de las cuentas individuales informadas deben corresponder a la Tasa Interna de Retorno del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos: (i) el valor de la participación en el portafolio y/o alternativa o la cuenta del partícipe, según el caso, al inicio de operaciones del primer día de dicho período y (ii) el valor neto de los aportes efectuados durante el mismo período, y como egreso, el valor de la participación en el portafolio y/o alternativa o la cuenta del partícipe al cierre del último día del período de cálculo. En los eventos en que el portafolio y/o alternativa o la cuenta del partícipe, según sea el caso, no haya cumplido con los tiempos para el reporte de rentabilidades o comisiones previstos debido a que su periodo de constitución es inferior al descrito, en los campos respectivos

se registrará N/A (no aplica). Las entidades administradoras deben diseñar y mantener en su página web un documento en el cual se explique de manera sencilla el significado de la información contenida en el extracto de FVP, el cual podrá ser a su vez un anexo del extracto. La sociedad administradora debe especificar si el cobro de las comisiones se realizó a nivel de alternativa o a nivel de los portafolios que la componen, de conformidad con las condiciones particulares de cada partícipe.

CONTENIDO MÍNIMO DEL EXTRACTO

1. INFORMACION GENERAL 1.1. Información del partícipe y del plan Fondo: Nombre del fondo que está generando el extracto y NIT.

Identificación del plan: Registre si es plan abierto o plan institucional. En el caso que se trate de plan institucional, incluir el nombre de éste.

Nombre del partícipe: Registre el nombre y los apellidos del partícipe tal como figuran en el documento de identificación.

Identificación del partícipe: Registre el tipo de documento y número de identificación del partícipe.

Dirección: Registre la dirección física o electrónica indicada por el partícipe para la remisión del extracto.

Fecha de afiliación: Escriba la fecha a partir de la cual surte efecto la última afiliación del partícipe al FVP, con el formato ‘mes dd de aaaa’. 1.2. Información de la sociedad administradora Razón social y logotipo de la sociedad administradora: Identifique la razón social de la sociedad administradora, su logotipo y NIT.

Información de canales de atención: Señale los canales de atención al cliente dispuestos por la sociedad administradora, que incluyan, como mínimo, la dirección de la página web de la sociedad administradora y un teléfono de contacto. En caso de los extractos remitidos o

consultados por medios electrónicos, se debe incluir un hipervínculo que dirija al afiliado a la página web de la sociedad administradora. Información del Defensor del Consumidor Financiero: Registre el nombre e información de contacto del Defensor del Consumidor Financiero. 1.3. Información del extracto Período: Escriba el período al cual corresponde el extracto, indicando las fechas con el formato ‘mes dd de aaaa’.

Fecha de expedición: Escriba la fecha de expedición del extracto, con el formato ‘mes dd de aaaa’.

PARTE II – TÍTULO III – CAPÍTULO VI – ANEXO 1 PÁGINA 1

Circular Externa 008 de 2021 Mayo de 2021

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

2. RESUMEN DE LA CUENTA DEL PARTÍCIPE 2.1 Resumen de distribución de la inversión del partícipe.

Distribución de saldos por concepto Presente la información respecto de la distribución de los saldos de los valores de la inversión del partícipe en el FVP discriminados por conceptos, tales como: saldo de aportes con o sin retención contingente, rendimientos acumulados, aportes consolidados y no consolidados, entre otros. Distribución por tipo de portafolio y/o alternativa Corresponde a un gráfico circular que representa el porcentaje de distribución de los recursos de la cuenta del partícipe en cada uno de los portafolios. En el caso de las alternativas estandarizadas, el gráfico circular debe presentar los porcentajes correspondientes de distribución de los recursos del partícipe a nivel de la alternativa estandarizada. 2.2. Resumen de movimientos de la cuenta del partícipe: Corresponde al resumen de los movimientos de la cuenta del partícipe en el período informado. Para ello, se deben reportar los

movimientos en cuenta por cada uno de los portafolios y/o alternativas, así como de manera agregada para toda la cuenta del partícipe. El resumen debe comprender los siguientes conceptos: saldo inicial, aportes, retiros, traspasos entre portafolios y/o alternativas, rendimientos brutos del período, gastos y comisiones, rendimientos netos abonados y el saldo final de la cuenta del partícipe. En todo caso, cuando el partícipe o patrocinador invierta a través de alternativas estandarizadas, la información se debe presentar a nivel de alternativa y no a nivel de los portafolios que la componen. Tratándose de planes institucionales, el resumen antes citado se debe presentar para los aportes consolidados y los no consolidados. 2.3. Resumen de rentabilidad y comisiones de la cuenta del partícipe Resumen de los rendimientos abonados y rentabilidades Rentabilidad de la cuenta del partícipe durante el último trimestre: Se debe registrar el valor de los rendimientos abonados y la rentabilidad efectiva anual obtenida por la cuenta del partícipe, durante el período informado. Rentabilidad de la cuenta del partícipe durante el último año: Se debe registrar el valor de los rendimientos abonados y la rentabilidad efectiva anual obtenida por la cuenta del partícipe, durante los 12 meses anteriores a la fecha de corte del extracto. Resumen de cobro de comisiones Comisiones del portafolio durante el último trimestre: Se debe registrar el monto total de comisiones cobradas al partícipe durante el período informado en el extracto, junto con el porcentaje efectivamente cobrado por comisiones en este período, expresado como

porcentaje del monto de activos administrados. Comisiones cobradas al partícipe durante el último año: Se debe registrar el monto total de comisiones cobradas al partícipe durante los 12 meses anteriores a la fecha de corte del extracto, junto con el porcentaje efectivamente cobrado por comisiones en este período, expresado como porcentaje del monto de activos administrados.

3. DETALLE DE TRANSACCIONES DE LA CUENTA DEL PARTÍCIPE: El extracto debe contener una relación pormenorizada de cada una de las transacciones realizadas en el período informado en cada uno de los portafolios y/o alternativas. En los casos en que el partícipe o patrocinador invierta a través de alternativas estandarizadas, la información se debe presentar a nivel de alternativa y no a nivel de los portafolios que la componen.

Se debe reportar cada una de las transacciones en la forma y contenido que se señala a continuación: Saldo inicial: Se debe registrar el saldo final en pesos de la inversión del partícipe en el respectivo portafolio y/o alternativa al cierre del período inmediatamente anterior.

Saldo final: Se debe registrar el saldo final en pesos de la inversión del partícipe en el respectivo portafolio y/o alternativa al cierre del período del extracto.

Adicionalmente, se debe registrar el saldo inicial y el saldo final del valor de la retención contingente. En el caso de los planes institucionales, tanto el saldo inicial como el final se deben identificar por aportes consolidados y no consolidados. Conceptos por movimientos en el portafolio y/o alternativa: Se deben registrar cada uno de los movimientos que afecten el monto de la inversión del partícipe en el respectivo portafolio y/o

alternativa, incluyendo, pero sin limitarse a los siguientes: aportes, retiros, traslado de recursos entre portafolios y/o alternativas, traslado de recursos de/hacia fondos de pensiones, comisiones, consolidación de derechos sobre aportes por cumplimiento de condiciones establecidas en el plan, disminución de la retención contingente por cumplimiento del plazo para beneficio tributario, y rendimientos abonados durante el período. La descripción de los conceptos debe ser clara y detallada, sin referirse en ningún momento a expresiones genéricas como ajustes, correcciones u otros. Los traslados entre portafolios y/o alternativas o desde/hacia otros fondos de pensiones deben incluir el nombre del respectivo portafolio/alternativa/fondo. Para las comisiones, se deben reportar cada uno de los cobros realizados al partícipe, junto con la identificación del concepto por el cual se realiza el cobro, según lo establecido en el reglamento. El extracto puede omitir los traslados entre los portafolios recaudadores y otros portafolios, siempre que los recursos se trasladen al portafolio de destino en el transcurso del mismo día hábil. En estos casos, los movimientos se pueden registrar directamente como aportes y/o retiros al portafolio. Por último, en el caso de planes institucionales, los movimientos se deben reportar por aportes consolidados y no consolidados. Para cada movimiento se debe incluir la siguiente información: Fecha del movimiento: Corresponde a la fecha en la que se registró el movimiento en el respectivo portafolio y/o alternativa, con el formato ‘mes dd de aaaa’. Valor en pesos de la transacción: Corresponde al valor en pesos del movimiento registrado.

PARTE II – TÍTULO III – CAPÍTULO VI – ANEXO 1 PÁGINA 2

Circular Externa 008 de 2021 Mayo de 2021 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Valor en pesos de la retención contingente de la transacción: Corresponde al valor en pesos del movimiento en la retención contingente, en los casos en que el movimiento afecte el valor de la retención contingente.

4. INFORMACION POR PORTAFOLIO Y/O ALTERNATIVA 4.1. Información de rentabilidades y rendimientos abonados por portafolio y/o alternativa Rentabilidad del portafolio y/o alternativa durante el último trimestre: Se debe registrar el valor de los rendimientos abonados y la rentabilidad efectiva anual obtenida por el partícipe en el portafolio y/o alternativa, durante el período informado en el extracto.

Rentabilidad del portafolio y/o alternativa durante el último año: Se debe registrar el valor de los rendimientos abonados y la rentabilidad efectiva anual obtenida por el partícipe en el portafolio y/o alternativa, durante los 12 meses anteriores a la fecha de corte del extracto. En los casos en que el partícipe o patrocinador invierta a través de alternativas estandarizadas, la información de esta sección se debe presentar a nivel de alternativa y no a nivel de los portafolios que la componen. 4.2 Información de comisiones por portafolio y/o alternativa Cobro de comisiones fijas Comisiones fijas cobradas al partícipe durante el último trimestre: Se debe registrar el monto total de comisiones cobradas al partícipe en el portafolio o alternativa durante el período informado en el extracto, junto con el porcentaje efectivamente cobrado por comisiones en este período, expresado como porcentaje del monto de activos administrados.

Comisiones fijas cobradas al partícipe durante el último año: Se debe registrar el monto total de comisiones cobradas al partícipe en el portafolio y/o alternativa durante los 12 meses anteriores a la fecha de corte del extracto, junto con el porcentaje efectivamente cobrado por comisiones en este período, expresado como porcentaje del monto de activos administrados. Cobro de comisiones variables Comisiones variables cobradas al partícipe durante el último trimestre: Se debe registrar el monto total de comisiones cobradas al partícipe en el portafolio y/o alternativa durante el período informado en el extracto, junto con el porcentaje efectivamente cobrado por comisiones en este período, expresado como porcentaje de las sumas acreditadas al respectivo partícipe. Comisiones variables cobradas al partícipe durante el último año: Se debe registrar el monto total de comisiones cobradas al partícipe en el portafolio y/o alternativa durante los 12 meses anteriores a la fecha de corte del extracto, junto con el porcentaje efectivamente cobrado por comisiones en este período, expresado como porcentaje de las sumas acreditadas al respectivo partícipe.

5. CONDICIONES PENDIENTES PARA CONSOLIDACIÓN DE DERECHOS Para el caso de los aportes no consolidados, se debe identificar un concepto general de las condiciones pendientes para la consolidación de derechos sobre los mismos e indicar en donde puede el partícipe consultar las condiciones específicas para cada aporte no consolidado. Aplica solo para planes institucionales.

6. OBSERVACIONES Corresponde a las observaciones que considere conveniente destacar la sociedad administradora.

En este campo deberán incluirse los mecanismos para acceder a los documentos de revelación de información publicados en la página web de la sociedad administradora.

PARTE II – TÍTULO III – CAPÍTULO VI – ANEXO 1 PÁGINA 3

Circular Externa 008 de 2021 Mayo de 2021