SFC - Archivos. Conservación de documentos Concepto Nº 93050722-2 Enero 24 de 1994 id93050722

ARCHIVOS CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Concepto Nº 93050722-2 Enero 24 de 1994

SÍNTESIS Conservación de libros y papeles del comerciante. Interpretación de la denominación asientos definitivos y tiquetes de depósito, contenida en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Documentos que soportan la aprobación del crédito Normas especiales aplicables. [§ 0027] EXTRACTOS -«Es conveniente recordar, en primer lugar, que ya esta Superintendencia se ha pronunciado sobre la conservación de documentos, partiendo de lo consagrado en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, entre otros a través del concepto contenido en el oficio 93022763-2 del 26 de agosto de 1993, cuya parte pertinente se transcribe a continuación: “Los libros y papeles del comerciante, conforme se infiere de los artículos 49 y 51 del Código de Comercio y 28 y 29 del Decreto 1798 de 1990, comprenden los documentos que señalamos a continuación:

1. Los libros que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos

2. Todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros

3. La correspondencia directamente relacionada con los negocios

4. Los libros de actas

5. Los libros de registros de socios y de accionistas A su turno el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, alude a las constancias de los asientos definitivos y los tiquetes de depósito. Sobre el particular es de advertir que, si bien

una interpretación gramatical podría sugerir diferencias entre la noción de libros y papeles del comerciante. una interpretación sistemática y teológica conduce a concluir que la expresión 'constancias de los asientos definitivos y los tiquetes de depósito' es asimilable a 'libros y papeles del comerciante', toda vez que carecería de sentido Jurídico y práctico la destrucción de los comprobantes de contabilidad y sus soportes y los recibos expedidos por virtud del recibo de depósitos, en un período distinto de los libros de contabilidad y del resto de la correspondencia relacionada con los negocios, dada la inescendibilidad de la relación que, desde el punto de vista contable, existe entre los documentos que representan el hecho económico, los soportes y comprobantes de contabilidad y los asientos que registran el hecho económico en los libros auxiliares y principales. Así las cosas, se concluye que el conjunto de libros y papeles del comerciante de las entidades de que trata el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero puede destruirse a los seis (6) años, desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, observando eso si la regla del artículo 60 del Código de Comercio, en cuanto hace a la obligación de asegurar su reproducción por un medio técnico adecuado”. De acuerdo con el texto anterior, no sería en principio necesaria la conservación de los documentos que detalla en su consulta, sin embargo, ha de tenerse presente que en materia de documentación de crédito existen disposiciones especiales tales como las consagradas en la Carta Circular 37 de 1988, el artículo 14 de la Resolución 2053 de

1989 y la Carta Circular 43 del mismo año así como las consignadas en los manuales de crédito, por cuyo cumplimiento debe velar esta Superintendencia. Corresponde, entonces, aclarar que si bien las normas citadas no se refieren de manera expresa a la obligatoriedad de mantener tal información por un período determinado después de cancelado el crédito, sí debe tenerse en cuenta que con el fin de acatar en debida forma las instrucciones impartidas sobre el particular, y especialmente con el propósito de que la entidad de vigilancia pueda llevar a cabo la función que le ha sido asignada se considera que, de manera prudente, deba mantenerse tal información por lo menos durante un lapso de tres (3) años, cuando no se trate de aquellos documentos señalados en apartes anteriores como de obligatoria conservación, pero importantes para la comprobación del cumplimiento de ciertas disposiciones como puede ser el caso que nos ocupa, término dentro del cual la Superintendencia Bancaria puede ejercer su facultad sancionatoria en caso de considerarlo pertinente y de acuerdo con los hechos que efectiva y legalmente conduzcan a ello, por infracción a las normas de carácter administrativo financiero a que se encuentran sujetas sus vigiladas o por violación a sus estatutos y/ o reglamentos. Visto lo anterior esa corporación financiera puede proceder a la selección documental pertinente, encontrándose viable la posibilidad de que tales documentos puedan ser devueltos a sus interesados si datan de tres años atrás de concedido el crédito en virtud de la importancia que para ellos puedan revestir, y en todo caso garantizando la reproducción por medios idóneos de aquellos que deban conservar en atención a lo preceptuado por el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero».