SFC - Archivos y documentos. Conservación. Contabilidad Fideicomisos Concepto No. 2009057163-001 del 11 de septiembre de 2009 id2009057163

ARCHIVOS Y DOCUMENTOS, CONSERVACIÓN - CONTABILIDAD FIDEICOMISOS Concepto 2009057163-001 del 11 de septiembre de 2009.

Síntesis: Si la fiduciaria decide enviar a su archivo un contrato de fiducia mercantil vigente, en la medida en que la información no se haya destruido y sea localizable para los efectos de la adecuada ejecución del contrato, no vemos en principio que tal decisión contraríe el deber de conservación que se le exige. Los valores de todos los negocios administrados se deben totalizar y registrar en una cuentas denominadas “cuentas de orden” y dentro de ellas y a través de registros auxiliares, deben aparecer discriminados, uno a uno, todos los negocios fiduciarios administrados. «(…) efectúa algunos interrogantes en relación con la contabilidad e información de los negocios fiduciarios, los cuales procederemos a atender en el mismo orden en que fueron propuestos: ¿Una entidad financiera, en especial una entidad fiduciaria, puede enviar al archivo muerto de la entidad, los documentos que hacen parte de un contrato de fiducia mercantil, el cual aún no se ha terminado y liquidado?

De conformidad con el numeral 4 del artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante “conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades”. De igual forma, tal como lo indica en su consulta, el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero señala que los archivos y documentos de las Entidades Vigiladas deben conservarse por un periodo mínimo de cinco años contados desde la fecha del respectivo asiento y, vencido este lapso, las Entidades podrán proceder a destruirlos siempre que se garantice su

reproducción exacta. Como observamos, la norma precisa como obligación de las Entidades Vigiladas la conservación de los archivos y documentos que les conciernen, entre ellos y circunscritos a su consulta, los documentos que forman parte de los negocios fiduciarios en que son parte. Sin embargo, debe anotarse que la norma no establece de qué forma deben conservarse dichos documentos y archivos, pues simplemente establece que para su destrucción la entidad vigilada debe garantizar por cualquier medio técnico adecuado, su reproducción exacta. De conformidad con lo anterior, si la Fiduciaria decide enviar a su archivo un contrato de fiducia mercantil vigente, en la medida en que la información no se haya destruido y sea localizable para los efectos de la adecuada ejecución del contrato, no vemos en principio que tal decisión contraríe el deber de conservación que se le exige. ¿Debe una entidad fiduciaria llevar contabilidad separada de los negocios propios y de los fideicomisos que administra? ¿De acuerdo con la respuesta anterior, deberá informar como deben llevar y administrar la contabilidad de los de los fideicomisos y patrimonios autónomos que administran las entidades financieras, y con base en (sic) criterios y conceptos? ¿Informar cuales (sic) son las normas que regulan la contabilidad de las entidades financieras y de los patrimonios autónomos desde el año 1990 a la fecha de respuesta del presente escrito, adjuntando copia de la normatividad?

1. Contabilidad de las Sociedades Fiduciarias Como es de su conocimiento, de conformidad con las normas mercantiles (numeral 3 del artículo 19 de Código de Comercio), las Sociedades Fiduciarias están obligadas a llevar contabilidad.

Teniendo en cuenta que los artículo 1233 y 1234 del Código de Comercio y el numeral 7 del artículo 146 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, indican que los bienes fideicomitidos deben mantenerse separados del resto del activo de la fiduciaria y de los otros negocios fiduciarios que la misma administra, es claro que la Sociedades Fiduciarias deben llevar una contabilidad desagregada para reflejar con ello la independencia entre los negocios fiduciarios y de cada uno de ellos frente al propio patrimonio de la Entidad. En relación con la Contabilidad de la Entidades Vigiladas, el artículo 95 del citado Estatuto Orgánico facultó a la Superintendencia Bancaria (entiéndase Financiera de Colombia) para dictar las normas generales que deben observar las entidades vigiladas en relación con su contabilidad. De conformidad con lo anterior, la entonces denominada Superintendencia Bancaria, mediante Resolución 3600 de 1998 adoptó el "Plan Único de Cuentas para del Sistema Financiero", cuyas disposiciones deben ser observadas de manera obligatoria por las Entidades Vigiladas, entre ellas, las Sociedades Fiduciarias. Dicha normativa debe armonizarse con las disposiciones contenidas en el Decreto 2649 de 1994, a través del cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Adicionalmente, la normativa mencionada estableció que bajo la clase 7 “las sociedades fiduciarias registrarán los negocios fiduciarios que en desarrollo de su gestión adelanten”.

2. Contabilidad de los Fideicomisos Para reflejar de manera fehaciente la situación de los encargos y negocios realizados, en el

mismo sentido en que indicamos previamente, las cifras que corresponden al valor de los activos recibidos no pueden confundirse con los activos de la propia sociedad, ni con los de otros negocios administrados. Para que lo anterior tenga sentido, los valores de todos los negocios administrados se deben 1 totalizar y registrar en una cuentas denominadas “cuentas de orden ” y dentro de ellas y a través 1 Decreto 2649 de 1993, artículo 43. “Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico”. de registros auxiliares, deben aparecer discriminados, uno a uno, todos los negocios fiduciarios administrados. Por su parte, la Circular Externa 100 de 1995 o Circular Básica Contable o Financiera emitida por la entonces Superintendencia Bancaria, establece las reglas que deben seguirse para registrar adecuadamente las operaciones fiduciarias que se llevan a cabo. Dichas cuentas de orden, como observamos, deben diferenciarse de aquellas que totalicen el valor de los fideicomisos administrados. De esta forma, el monto de los negocios fiduciarios que se registra como valor global en las cuentas de orden, se obtiene sin perjuicio de establecer balances separados para cada fideicomiso. Finalmente, para poder acceder a la normativa indicada le sugerimos consultar en nuestra página Web el enlace que señalamos a continuación: Ingrese a www.superfinanciera.gov.co; link normativa (costado izquierdo de la página); ubique en esa página las normas que indicamos del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la

Circular Externa 100 de 1995 o Circular Básica Contable o Financiera y la Resolución 3600 de 1998 (ver Plan Único de Cuentas, PUC Financiero 2008). (…).»