SFC - Asamblea de accionistas. Inasistencia a sesiones. Vacancia Concepto 2016010519-001 del 15 de marzo de 2016 -2016010519

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS, INASISTENCIA A SESIONES, VACANCIA Concepto 2016010519-001 del 15 de marzo de 2016

Síntesis: En relación con los supuestos que justificarían la no asistencia de un miembro de la junta directiva a las sesiones de la misma (incapacidad por motivos de salud), consideramos que la evaluación de los casos allí expuestos debe realizarse por la correspondiente institución vigilada atendiendo las reglas especiales previstas en el artículo 73 del EOSF, las normas generales del Código de Comercio que regulan lo atinente a las deliberaciones de la Junta Directiva de las sociedades anónimas, las instrucciones de la CBJ referidas a la materia y lo que dispongan los estatutos de la entidad respectiva sobre el particular. «(…) comunicación mediante la cual plantea algunos interrogantes, de una parte, en torno a las circunstancias en que se configura la vacancia del cargo de miembro principal de junta directiva de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera y las razones que pueden invocarse para justificar su ausencia a las sesiones de dicho órgano; y de otra, en relación con el procedimiento y las formalidades que deben cumplirse para la celebración de reuniones no presenciales.

Sobre el particular, respecto de las inquietudes planteadas en la consulta sobre las condiciones en que opera la vacancia del cargo de miembro principal de Junta Directiva de una entidad sometida a vigilancia de la Superintendencia Financiera, procede manifestar que el artículo 73 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF) contempla las reglas especiales aplicables a la conformación y funcionamiento de ese cuerpo colegiado1, indicando particularmente en el numeral 4: “La ausencia

de un miembro de la junta directiva por un período mayor de tres (3) meses producirá la vacancia del cargo de Director y en su lugar, ocupará el puesto su suplente por el resto del período para el que fuere elegido” (negrilla fuera de texto). Asimismo la Circular Básica Jurídica (CBJ)2 contiene las instrucciones impartidas por esta Superintendencia para procurar el correcto cumplimiento de tales disposiciones por parte de las entidades vigiladas, precisando en el numeral 1.5.3 del Capítulo II, Título IV, Parte I que la vacancia de un miembro principal de junta directiva se configura ante su ausencia injustificada. Se observa entonces que el hecho de que el titular del cargo haya dejado su puesto vacío en ese órgano social por más de tres meses, hace imperativo que aquel sea ocupado por su suplente durante el resto del período para el cual fue elegido si no se demuestra que ello obedece a causas ajenas a su voluntad e imposibles de superar, lo que constituye el presupuesto de la ausencia injustificada. Ahora bien, en relación con los interrogantes formulados por usted en los literales a, b, c y d del punto 2 de su comunicación sobre los supuestos que justificarían la no asistencia de un miembro de la junta directiva a las sesiones de la misma (incapacidad por motivos de salud), consideramos que la evaluación de los casos allí expuestos debe realizarse por la correspondiente institución vigilada 1 Estas disposiciones son aplicables a las entidades señaladas en el artículo 73 del EOSF y, por remisión, a las compañías aseguradoras, corredores de seguros y reaseguros (art. 213 ib.) y a las entidades a que hace referencia el Título IV de la Ley 964 de 2005 (art. 22).

2 Circular Externa 029 de 2014. atendiendo las reglas especiales previstas en el artículo 73 del EOSF antes citado, las normas generales del Código de Comercio que regulan lo atinente a las deliberaciones de la Junta Directiva de las sociedades anónimas, las instrucciones de la CBJ referidas a la materia y lo que dispongan los estatutos de la entidad respectiva sobre el particular. De otra parte, en lo referente a la forma de realizar las convocatorias de reuniones no presenciales (punto 3, literal a.), es de anotar que estas se rigen por lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, según el cual: “Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado”. Teniendo en cuenta los términos transcritos, es evidente que la convocatoria de esa clase de reuniones no requiere de formalidad alguna, ya que si para su celebración es indispensable la asistencia de la totalidad de los integrantes del cuerpo deliberativo (asamblea de accionistas, junta de socios o junta directiva), podrán realizarse en cualquier momento y desde cualquier lugar. En relación con los interrogantes en torno a los medios que pueden ser utilizados para este tipo de deliberaciones y las condiciones particulares en que participarían sus asistentes (literales a, b y c del punto 3), es de resaltar que el referido precepto permite que se lleven a cabo a través de cualquier

mecanismo, siempre y cuando se pueda comprobar la participación activa de todos los miembros del cuerpo colegiado en las reuniones (vale decir, que cuenten con la capacidad de deliberar y decidir sobre los asuntos tratados en ellas), a través de comunicaciones simultáneas o sucesivas. En ese orden, será necesario dejar registro en un medio probatorio (archivo de internet, video, grabación telefónica, etc.) que permita demostrar con suficiencia que la sesión respectiva efectivamente se realizó de acuerdo con las exigencias de la norma, sin perjuicio de que sea elaborada y asentada la correspondiente acta en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión (tal y como lo exige el artículo 21 de la Ley 222 de 1995). (…).»