SFC - Asamblea de accionistas. Junta de socios. Reuniones no presenciales. Delegado de la Superintendencia Concepto 2011040469-001 del 22 de juli id2011040469

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS, JUNTA DE SOCIOS, REUNIONES NO PRESENCIALES, DELEGADO DE LA SUPERINTENDENCIA Concepto 2011040469-001 del 22 de julio de 2011.

Síntesis: Tratándose de entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades la norma ha previsto la asistencia de sus delegados a las reuniones de asamblea de accionistas o junta de socios. Frente a las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera el legislador únicamente ha establecido como obligatorio que la respectiva entidad conserve la prueba de la deliberación y decisión de los miembros del respectivo órgano societario, mediante fax, grabación magnetofónica o cualquier otro donde se evidencie la hora, girador, mensaje, las circunstancias y las decisiones adoptadas. Frente al artículo 19 de la Ley 222 de 1995, para las reuniones no presenciales, el alcance no es otro diferente a que si la Superintendencia Financiera lo considerarlo necesario podrá enviar un delegado bien sea a las reuniones de la asamblea general o junta de socios. «(…) formula las siguientes inquietudes las cuales serán resueltas en el orden en que fueron formuladas: 1. ¿Con el objeto de cumplir los requisitos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, es necesario que para que sean validas las reuniones no presenciales en una Junta Directiva se deba solicitar la presencia del delegado de la Superintendencia Financiera con ocho días de anticipación?

El artículo 19 de la Ley 222 de 1995 establece lo siguiente:

“Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. “PARAGRAFO. Para evitar que se vean atropelladas las mayorías accionarlas en las asambleas y juntas directivas donde se va a utilizar este nuevo mecanismo, será obligatorio tener la presencia de un delegado de la Superintendencia de Sociedades, deberá ser solicitado con ocho días de anticipación. “Este proceso se aplicará para las sociedades vigiladas por dicha superintendencia. Para las demás sociedades, deberá quedar prueba tales como fax, donde aparezcan la hora, girador, mensaje, o grabación magnetofónica donde queden los mismos registros” (Subrayado fuera de texto). En dicho precepto se dispone que tratándose de entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades la norma ha previsto la asistencia de delegados de dicho organismo de supervisión a las reuniones de asamblea de accionistas o juntas de socios, con el propósito de que el funcionario designado garantice que las decisiones tomadas se encuentren en consonancia con la ley y los estatutos de la compañía. La norma en mención precisa que dicho procedimiento tiene carácter obligatorio para las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, sin embargo al referirse a sociedades que no se encuentran bajo su supervisión contempla que “(…) Para las demás sociedades, deberá quedar prueba tales como fax, donde aparezcan la hora, girador,

mensaje, o grabación magnetofónica donde queden los mismos registros”. En consecuencia, resulta claro concluir que frente a las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera, el legislador únicamente ha establecido como obligatorio que la respectiva entidad conserve la prueba de la deliberación y decisión de los miembros del respectivo órgano societario, a través de medios tales como el fax o grabación magnetofónica, o cualquier otro donde se pueda evidenciar la hora, girador, mensaje, es decir cualquier medio probatorio que soporte las circunstancias y las decisiones adoptadas.

2. Si la respuesta a la primera pregunta es negativa ¿Cómo se interpreta el concepto número 2006003648-001 del 16 de marzo de 2006 expedido por esa Superintendencia Financiera el cual establece en su aparte final que, (…) y de considerarlo necesario podrá enviar un delegado bien sea a las reuniones de la asamblea general o junta de socios?

En relación con el concepto identificado con el número 2006003448-001 del 16 de marzo del 2006, esta Superintendencia se pronunció en relación con la aplicación del artículo 19 de la Ley 222 de 1995 frente a las reuniones no presenciales para la celebración de Asambleas de Accionistas de los Emisores de Valores y de las demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, en los siguientes términos: En dicho concepto se precisó “(…) Se tiene entonces que respecto de los emisores de valores 1 existen algunos instructivos concretos expedidos por la antigua Superintendencia de Valores para dar cumplimiento al precitado artículo 19 de la Ley 222 de 1995, no así

para los demás agentes del mercado de valores, ni para las entidades que se encontraban vigiladas por la entonces Superintendencia Bancaria de Colombia (…)” (Subrayado fuera de texto). En lo que se refiere al último inciso de dicho concepto en el que se manifiesta “(…) En todo caso la Superintendencia Financiera (…) de considerarlo necesario podrá enviar un delegado bien sea a las reuniones de la asamblea general o junta de socios”, conviene reiterar que como quiera que la obligación prevista en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se predica respecto de las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, debe entenderse que es facultativo o discrecional que esta Superintendencia 1 Debe tenerse en cuenta que los emisores de valores se encontraban sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, hoy Superintendencia Financiera. Ver Ley 964 de 2005 del mercado de valores, artículo 75, parágrafo 3, numeral 2: “Emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores. Aquellas entidades que tengan títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores que no se encuentren sometidos por ley a la inspección y vigilancia de otra entidad del Estado”. Financiera ordene la participación de un delegado en las reunión es del respectivo órgano societario. 3. ¿Cómo se interpreta el artículo 228 de la Ley 222 de 1995 en relación de la competencia residual aplicado para los requisitos que tienen que tener las reuniones no presenciales del artículo 19 de la Ley 222 de 1995? Respecto a la figura legal de “competencia residual” prevista en el artículo 228 de la Ley

222 de 1995, procede resaltar que la Superintendencia de Sociedades en concepto 222032819 señaló “(…) Sobre el particular le manifestamos que de acuerdo con el artículo 84 de la Ley 222 de 1.995, alusivo a la vigilancia que ejerce esta Entidad establece que su atribución va dirigida a velar porque las sociedades no sometidas a la vigilancia de otras superintendencias, en su formación y funcionamiento y en el desarrollo de sus empresa social, se ajusten a la ley y a los estatutos, confirmándose con tal estipulación que una sociedad sometida a la vigilancia de cualquiera otra superintendencia, no lo puede estar simultáneamente bajo la vigilancia de esta Entidad, pues la Ley 222 de 1.995, al delimitar la vigilancia a las sociedades no sometidas a la vigilancia de otras superintendencias, descartó la vigilancia concurrente. “No obstante lo anterior, consideramos de importancia traer a colación el artículo 228 de la Ley 222 de 1.995 alusivo a la competencia residual, el cual es del siguiente tenor: "Las facultades asignadas en esta ley en materia de vigilancia y control a la Superintendencia de Sociedades serán ejercidas por la superintendencia que ejerza vigilancia sobre la respectiva sociedad, si dichas facultades le están expresamente asignadas. En caso contrario, le corresponderá a la Superintendencia de Sociedades, salvo que se trate de sociedades vigiladas por la Superintendencia Bancaria o de Valores" “Lo anterior significa que si una Superintendencia no tiene asignadas algunas funciones específicas en materia de vigilancia, le corresponderá a la Superintendencia de Sociedades el conocimiento de las mismas. Vr. Gr. autorizar las reformas estatutarias consistentes en

fusión y escisión, autorizar la colocación de acciones privilegiadas, la emisión de bonos etc., (…)”. Ahora bien, en lo que se refiere a la entidades sometidas a la vigilancia de esta Superintendencia el artículo 8 del Decreto 4327 del 2005, recogido en el artículo 11.2.1.3.1 del Decreto 2555 del 2010, prevé que es función de la Superintendencia Financiera, la inspección, vigilancia y control sobre las personas que realicen actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el manejo, aprovechamiento o inversión de recursos captados del público. En concordancia con lo anterior el artículo 1 de la Ley 964 del 2005, señala “El Gobierno Nacional ejercerá la intervención en las actividades de manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público que se efectúen mediante valores”. Por su parte el artículo 72 Decreto 4327 del 2005, actualmente artículo 11.2.1.6.1 del citado ordenamiento, precisa que esta Superintendencia ejerce la función de inspección y vigilancia sobre las entidades previstas en el numeral 2 del artículo 325 del Decreto 663 de 19932 y las entidades y actividades previstas en el numeral 1 del parágrafo tercero del artículo 75 de la Ley 964 del 20053. Dicha función de inspección y vigilancia tiene como finalidad velar porque la organización y funcionamiento de las citadas entidades se ajusten a las normas legales que las rigen. En consecuencia como quiera que la ley ha definido claramente cuáles son las entidades que se encuentran sometidas a la supervisión de esta Superintendencia no opera frente a las

mismas la competencia residual atribuida a la Superintendencia de Sociedades. Frente al artículo 19 de la Ley (222) de 1995, para las reuniones no presenciales, el alcance no es otro diferente al expuesto en el concepto referido por usted en su consulta, según el cual, si la Superintendencia Financiera lo considerarlo necesario podrá enviar un delegado bien sea a las reuniones de la asamblea general o junta de socios. (…).» 2 Establecimientos bancarios, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, sociedades fiduciarias, almacenes generales de depósito, organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, sociedades administradoras de fondos de pensiones, cajas, fondos o entidades de seguridad social administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, entidades descentralizadas de los entes territoriales cuyo objeto sea la financiación de las actividades previstas en el numeral 2 del artículo 268 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero autorizadas específicamente por la Financiera de Desarrollo Territorial S.A., Findeter, compañías de seguros, cooperativas de seguros, sociedades de reaseguro, sociedades de capitalización, sociedades sin ánimo de lucro que pueden asumir los riesgos derivados de la enfermedad profesional y del accidente de trabajo, corredores de seguros y de reaseguros. b) Oficinas de representación de organismos financieros y de reaseguradores del exterior; c) El Banco de la República; d) El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras; e) El Fondo Nacional de Garantías S.A.; f) El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo Fonade;

g) Las casas de cambio, y h) Las demás personas naturales y jurídicas respecto de las cuales la ley le atribuye funciones de inspección y vigilancia permanente. 3 Las bolsas de valores, las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales y sus miembros, las bolsas de futuros y opciones y sus miembros, las sociedades que realicen la compensación y liquidación de valores, contratos de futuros, opciones y otros; las sociedades comisionistas de bolsa, los comisionistas independientes de valores, las sociedades administradoras de fondos de inversión, las sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, las sociedades calificadoras de valores, las sociedades titularizadoras, los fondos mutuos de inversión que a 31 de diciembre de cada año, registren activos iguales o superiores a cuatro mil (4.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes a la fecha del respectivo corte, los fondos de garantía que se constituyan en el mercado público de valores, las sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, las entidades que administren sistemas de negociación y registro de divisas y las sociedades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas.