SFC - Capítulo 14 - Circular 100 de 1995, Libros de Contabilidad

SUPERINTENDENCIA BANCARIA

Santafé de Bogotá, D.C.

CAPITULO XIV - LIBROS DE CONTABILIDAD DE ENTIDADES VIGILADAS

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CAPITULO XIV

LIBROS DE CONTABILIDAD DE ENTIDADES VIGILADAS

1. APLICABILIDAD DE LAS REGLAS CONTENIDAS EN LOS PLANES DE CUENTAS PARA EL SECTOR FINANCIERO Y PARA EL SECTOR ASEGURADOR EN LA ESTRUCTURACIÓN DE

LIBROS DE CONTABILIDAD.

De conformidad con el literal b) del numeral 4o. del articulo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, las entidades vigiladas podrán llevar los libros de contabilidad que consideren necesarios para establecer los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos, las cuentas contingentes y las cuentas de orden que se deriven de las actividades propias de cada institución y las cuentas de orden fiduciarias, en este último caso, cuando conforme al régimen legal aplicable a la entidad, sea procedente la realización de negocios fiduciarios, con arreglo a lo prescrito en el artículo 118 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. La contabilidad y los libros en los cuales la misma se registra se estructurarán siguiendo los lineamientos generales descritos en las resoluciones 3600 de 1988, 2300 de 1990 y 5070 de 1991 y sus modificaciones, mediante las cuales se expidieron los planes únicos de cuentas para el sistema financiero, el sector asegurador y las sociedades administradoras de fondos de cesantía.

2. REGISTRO DE LIBROS EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO Los libros de contabilidad de los establecimientos de comercio que correspondan a los descritos

en los numerales 1 y 2 del artículo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 deberán registrarse en la Cámara con competencia territorial en el lugar donde funcione el establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, con identificación de la enseña del correspondiente establecimiento de comercio. Los libros auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil, sin perjuicio del cumplimiento del artículo 128 del citado decreto. Las entidades vigiladas que lleven libros de contabilidad en sus establecimientos de comercio deberán registrar en la cámara de comercio del domicilio principal un libro resumen que permita combinar, a lo sumo, el movimiento mensual de cada una de las cuentas de las operaciones de los establecimientos de comercio, de manera que este libro contenga la totalidad de las operaciones de la entidad como unidad económica que es, cuyo soporte serán los libros llevados de los respectivos establecimientos.

3. OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES Las entidades vigiladas, con excepción de las del sector asegurador, deben registrar sus operaciones a más tardar dentro de los veinte días comunes siguientes al mes de su ocurrencia, vale decir que se entenderá por contabilidad al día aquella que cumpla con lo previsto en el término antes citado.

En lo referente a las entidades usuarias del Plan Unico de Cuentas del Sector Asegurador, se entenderá como contabilidad al día aquella cuyas operaciones se registren a más tardar dentro del mes siguiente a aquel en el cual se hubieren realizado, aspecto que será aplicable tanto para estados financieros intermedios, como para los de fin de ejercicio.

En caso de cierre de ejercicio contable el plazo anterior se podrá extender a más tardar al último día hábil del mes siguiente a la fecha de corte de las operaciones dentro de los términos antes enunciados. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deberán totalizarse al final de los términos señalados, determinando su saldo. Es conveniente reiterar la obligatoriedad del registro de las operaciones en orden cronológico, de manera que las transacciones de un mes determinado se registren en el mismo mes de corte de las operaciones dentro de los términos enunciados.

4. EXAMEN DE LOS LIBROS De conformidad con el artículo 133 del decreto 2649 de 1993, el examen de los libros, por norma general, se practicará en las oficinas o establecimientos de comercio del domicilio principal de la entidad vigilada, en presencia de la persona designada por la institución para el efecto.

Tratándose de libros que se lleven para establecer las operaciones o transacciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento de comercio, la exhibición se efectuará en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las del establecimiento.

5. LUGARES DONDE DEBE LLEVARSE LA CONTABILIDAD La contabilidad de los establecimientos de comercio se podrá llevar de manera independiente y, por lo tanto, será posible mantener los soportes contables de origen interno o externo, los comprobantes de contabilidad, los libros auxiliares, los libros de contabilidad objeto de inscripción y registro en la sede de asiento de las operaciones de los mismos; en consecuencia, podrá definirse que la contabilidad de los establecimientos de comercio se llevará en las

sucursales, en las agencias o en los centros contables que reúnan o centralicen las operaciones de agencias y sucursales.

CIRCULAR EXTERNA 100 de 1995 NOVIEMBRE 1995

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Santafé de Bogotá, D.C.

CAPITULO XIV - LIBROS DE CONTABILIDAD DE ENTIDADES VIGILADAS

Página 2 Por consiguiente, no se considera obligación imperativa de ninguna entidad vigilada la de llevar libros de contabilidad a nivel de cada sucursal. La determinación correspondiente se adoptará por cada institución, en función de su propia organización interna, con arreglo en la cual podrá disponerse que la contabilidad se lleve a nivel de agencias, de sucursales que agrupan o no las operaciones de algunos o todas las agencias, de centros contables, o también podrá acudirse a una combinación de los anteriores esquemas e, inclusive, plantearse otros diferentes, siempre que exista absoluta claridad sobre la estructura elegida para registrar la información contable. En todo caso cualquiera que sea la modalidad por la que se opte deberá preverse la existencia de sistemas o procedimientos que permitan determinar las operaciones que se efectúan en las distintas sucursales y agencias que de éstas dependen, permitiendo mostrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios de cada establecimiento de comercio, bajo la premisa del cumplimiento de las cualidades de la información contable, la equidad y demás normas de contabilidad de aceptación general, de manera tal que en cualquier momento se puedan preparar y presentar estados financieros básicos desagregados por agencias, sucursales, centros

contables, dirección general y, por ende, de la entidad vigilada como unidad económica única. Dichos estados financieros podrán ser requeridos en cualquier momento por la Superintendencia Bancaria, lo cual implica, por lo menos identificar las operaciones por áreas de responsabilidad a nivel de agencias, sucursales, centros contables y dirección general. De conformidad con los parámetros establecidos en este instructivo, las entidades vigiladas deberán definir el esquema por el que opten e informarán a la Superintendencia Bancaria cualquier cambio que se presente en el mismo con 15 días comunes de anticipación a su aplicación.

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