SFC - Carteras colectivas. Devolución saldos mínimos Concepto 2010005603-001 del 24 de febrero de 2010. id2010005603

CARTERAS COLECTIVAS, DEVOLUCIÓN SALDOS MÍNIMOS Concepto 2010005603-001 del 24 de febrero de 2010.

Síntesis: Es el administrador de la cartera colectiva quien debe establecer, vía reglamento, los procedimientos para la devolución de saldos mínimos de clientes sin perjuicio de aplicar las normas que regulan el conocimiento del cliente por parte de las entidades vigiladas y de las normas aplicables para el pago de sumas pendientes de retiro en caso de liquidación de la cartera colectiva. «(…) solicita “información de cómo se debe proceder para que una cartera colectiva abierta administrada por una fiduciaria, realice la devolución de saldos mínimos a personas que mantuvieron algún dinero en el fondo común y que ahora se imposibilita la forma de la ubicación de dichas personas”.

Sobre el particular, me permito proceder a dar respuesta a su inquietud, en los siguientes términos:

I. Marco normativo y reglamentario

Circular Básica Jurídica Título I a. Capítulo XI, modificado por la Circular Externa 26 de 2008 imparte instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las instrucciones contenidas en el capitulo mencionado, deberá atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas, y contener como mínimo los siguientes elementos relacionados con la vinculación de clientes: Políticas “(…) d) Consagrar lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones

que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT. (…)” Procedimientos “(…) g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo. (…)” Mecanismos “(…) Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo: Conocer al cliente actual y potencial”. Capítulo IX, obligaciones Especiales de las Entidades Vigiladas “(…) Corresponde a los administradores de las entidades vigiladas o sometidas al control exclusivo de esta Superintendencia, realizar su gestión con la diligencia propia de un buen hombre de negocios. Por ello, compete a las juntas o consejos directivos o al órgano que haga sus veces, en calidad de administradores, definir las políticas y diseñar los procedimientos de control interno que deban implementarse, así como ordenar y vigilar que los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad, permitiéndole desarrollar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos, en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia.”. La norma en cita ha definido la autorregulación como: “(…) Se refiere a la capacidad de la organización para desarrollar en su interior y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento del SCI, dentro del marco de las disposiciones aplicables. (…)”. Reglamentos de carteras colectivas En los reglamentos de las carteras colectivas se debe establecer como requisito de ingreso a

la misma, el proporcionar la información relacionada con el conocimiento del cliente, incluyendo datos sobre la dirección de contacto, una cuenta bancaria vigente y demás aspectos señalados en las normas para la prevención de actividades ilícitas y lavado de activos, los cuales deben ser solicitados por la fuerza de ventas al momento de la vinculación y establecer la forma en que se deben informar los cambios en los mismos. Así mismo, en el reglamento de las carteras colectivas se debe establecer el procedimiento que empleará la sociedad administradora, para que el inversionista que no cumpla con el límite de participación establecido, se ajuste al mismo, así como para la cancelación de las participaciones que no se ajusten a dicho saldo. CONCLUSIÓN Así las cosas, y en la medida que existen diversos aspectos legales relacionados con el tema de su consulta, considera este Despacho que es el administrador de la cartera colectiva quien debe establecer, vía reglamento, los procedimientos para la devolución de saldos mínimos de clientes sin perjuicio de aplicar las normas que regulan el conocimiento del cliente por parte de las entidades vigiladas, establecidas en el Decreto 2175 de 2007. La anterior conclusión sin perjuicio de las normas aplicables para el pago de sumas pendientes de retiro en caso de liquidación de la cartera colectiva. (…).»