SFC - Circular 033 de 2021, formato 413

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO l - REMISIÓN DE INFORMACIÓN

PARTE I - PROFORMAS F.0000

Página 611

TEMA: OPERACIONES EFECTUADAS A TRAVES DE LOS

CANALES DE DISTRIBUCIÓN O SERVICIOS TRANSACCIONALES NOMBRE DE PROFORMA: Operaciones a través de los canales de distribución o servicios transaccionales dispuestos por las entidades vigiladas.

NUMERO DE PROFORMA: F.0000-168

NUMERO DE FORMATO: 413

OBJETIVO: Presentar las operaciones realizadas por los clientes y usuarios a través de los canales de distribución o servicios transaccionales. Presentar los pagos realizados clasificados por actividad económica.

Presentar las operaciones monetarias por mecanismo de confirmación.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Establecimientos Bancarios, Compañías de

Financiamiento, Organismos Cooperativos de Grado Superior, Cooperativas Financieras, Sociedades Especializadas en Depósitos y Pagos Electrónicos (SEDPE), Entidades Administradoras de Sistemas de Pago de Bajo Valor (EASPBV) y Banco de la República.

PERIODICIDAD: Mensual FECHA DE CORTE DE LA INFORMACIÓN: Último día calendario del mes.

FECHA DE REPORTE: Dentro de los 10 días corrientes siguientes a la fecha de corte.

DOCUMENTO TÉCNICO: A-DT-GTI-004.

TIPO Y NÚMERO DEL INFORME 41 Área 9 - Transacciones por canales de distribución.

MEDIO DE ENVÍO: WEB

DEPENDENCIA RESPONSABLE: Delegatura para Riesgo Operacional y Ciberseguridad

DEPENDENCIA USUARIA: Delegatura para Conglomerados Financieros

Delegatura para Intermediarios Financieros Dirección de Investigación, Innovación y Desarrollo Delegatura para el Consumidor Financiero Grupo Centro de Supervisión Digital.

INSTRUCTIVO GENERALIDADES: Para efectos del presente formato se consideran las siguientes definiciones: Solicitudes de asesorías sobre productos y servicios financieros: consultas realizadas por los clientes y usuarios sobre productos y servicios de la entidad, con acompañamiento por parte de un asesor comercial.

Cliente: toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

Giro: transacción efectuada por una persona natural o jurídica, denominadas ordenantes, con el fin de que una suma de dinero en efectivo se ponga a disposición de otra persona natural o jurídica, denominadas beneficiarias, en puntos de atención dispuestos por la entidad. El ordenante o el beneficiario pueden no ser clientes de la entidad.

Operación declinada: operación negada o no autorizada por la entidad, así como la operación cuyo proceso de autorización no puede culminar en forma satisfactoria. Incluye las operaciones en cheque no autorizadas.

Pago: transacción efectuada por una persona natural o jurídica por concepto de cancelación de facturas de servicios públicos, convenios, suscripciones, créditos, obligaciones, impuestos y seguridad social, entre otros.

Retiro: transacción efectuada por el titular del producto o su representante, que consiste en sacar dinero en efectivo en los canales dispuestos por la entidad.

Circular Externa 033 de 2021 Diciembre de 2021 Proforma F.0000-168 (Formato 413)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO l - REMISIÓN DE INFORMACIÓN

PARTE I - PROFORMAS F.0000

Página 612

Transacción: todo movimiento de dinero efectuado por un cliente o usuario de una entidad utilizando cualquiera de los medios de pago a través de los canales de distribución dispuestos por las entidades vigiladas.

Transferencia: transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada ordenante, a través de una entidad para realizar traslados nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electrónicos, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica denominada beneficiaria, en la misma o en otra entidad. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.

Usuario: toda persona natural o jurídica a la que, sin ser cliente, la entidad le presta un servicio.

Usuario internacional: toda persona natural o jurídica a la que, en su calidad de cliente de una entidad financiera radicada en el exterior, se le presta un servicio.

La presente proforma debe ser remitida con la firma digital del Representante Legal. La cantidad de operaciones se debe reportar en unidades y los montos en pesos. No se deben reportar números decimales. No se deben reportar valores negativos. Para el reporte de la información, se tendrá en cuenta la codificación disponible en la sección Industrias Supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de reportes de información a la Superintendencia Financiera / Tablas anexas para el reporte de información, de la página web de esta Superintendencia (https://www.superfinanciera.gov.co). Las entidades a las que le aplica este formato deben incluir las operaciones monetarias y no monetarias que con productos financieros colombianos realicen en el país y en el exterior los clientes y usuarios, así como

las operaciones que en Colombia hagan los usuarios internacionales con productos financieros extranjeros. No se deben incluir aquellos canales y municipios en los que no se hicieron operaciones durante el periodo que se va a reportar. En ningún canal se deben incluir las operaciones declinadas. Toda transacción realizada en moneda diferente a la legal deberá reexpresarse a pesos con la tasa de cambio vigente correspondiente al día de su realización. Para cada unidad de captura las subcuentas deben diligenciarse en orden consecutivo, iniciando en 1, hasta llegar al número que sea necesario para reportar la cantidad y monto de las operaciones realizadas por los clientes y usuarios en cada canal. En los montos de las operaciones no se debe considerar ningún cobro administrativo que hagan las entidades vigiladas a sus clientes y usuarios por la prestación de servicios. En las operaciones de depósitos se deben considerar las consignaciones que se realicen en efectivo o con cheque, según aplique a: cuentas corrientes, cuentas de ahorro, depósitos de bajo monto, depósitos ordinarios y otros productos bancarios. Este tipo de operaciones las debe reportar la entidad a la cual está vinculado el cliente beneficiario de la operación. Para efectos del diligenciamiento de las operaciones de pago en la unidad de captura 1, los bancos, las compañías de financiamiento, los organismos cooperativos de grado superior, las cooperativas financieras y las Sociedades Especializadas en Depósitos y Pagos Electrónicos (SEDPE), deben considerar las que se realicen: con cheque, con tarjetas, en efectivo o desde cuentas corrientes, cuentas de ahorro, depósitos de bajo monto y depósitos ordinarios, de acuerdo con las definiciones de la Tabla Transacciones, hoja

Clasificación de operaciones. Se debe sumar todas las operaciones con base en el producto de origen de los fondos, excepto las que se realicen con cheque o en efectivo que deben reportarse de acuerdo con el beneficiario del pago. Circular Externa 033 de 2021 Diciembre de 2021 Proforma F.0000-168 (Formato 413)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO l - REMISIÓN DE INFORMACIÓN

PARTE I - PROFORMAS F.0000

Para las operaciones que pasen a través del servicio ACH ofrecido por el Banco de la República y ACH Colombia, los bancos, compañías de financiamiento, organismos cooperativos de grado superior, cooperativas Página 613 financieras y las SEDPE las deben reportar por los canales de la entidad financiera utilizados por los clientes y usuarios para realizarlas. En el canal oficinas se deben considerar las operaciones que hagan los clientes y usuarios en los puntos de atención de caja y asesoría personalizada, agilizadores, buzones rápidos, terminales de autoservicio, PINPad y otros diferentes a cajeros automáticos. Las operaciones monetarias que se realicen con la asistencia de un operador del centro de atención telefónica (Call center/Contact center) se deben agregar al canal IVR. Cuando se presente una transferencia masiva a través de archivos, se debe reportar el número total de operaciones que trae el archivo. Como transferencias efectuadas en una oficina se deben reportar las operaciones que solicite el cliente de manera presencial con débito de una cuenta bancaria y abono directo a otra. En la apertura de productos de captación se deben reportar el número y el monto de los CDT, CDAT,

cuentas corrientes, cuenta de ahorro, depósitos de bajo monto, depósitos ordinarios y otras aperturas. En la aprobación de productos de colocación se deben reportar el número y el monto de los créditos de consumo, microcréditos, tarjetas de crédito y otras aprobaciones. En las solicitudes de asesorías sobre productos y servicios financieros se deben reportar las que se realicen en los canales: oficinas, IVR (mediante un asesor telefónico), asistente virtual y centro de atención telefónica. El reporte aplicará para adquisición de productos o novedades monetarias o no monetarias y se realizará sin importar que derivado de estas se realicen operaciones monetarias. Las solicitudes de asesoría las deberán reportar los bancos, las compañías de financiamiento, los organismos cooperativos de grado superior, las cooperativas financieras y las SEDPE que prestaron el servicio; en los casos de solicitudes a usuarios no se deberá identificar el tipo de persona. Para los tipos de solicitudes a los que se refiere la hoja de clasificación de operaciones, solo se deben considerar las que se realizan por solicitud explícita de los clientes y usuarios. En consecuencia, en las consultas de saldo no se deben sumar las que haga el sistema para realizar movimientos de recursos. Las Entidades Administradoras de Sistemas de Pago de Bajo Valor (EASPBV) que sean proveedores de servicio de pago deben reportar las operaciones de los usuarios nacionales e internacionales, tales como pagos, retiros, depósitos, transferencias, avances y todas aquellas que pasen por los canales o servicios transaccionales como: Sistema de Audio Respuesta (IVR), POS, cajeros automáticos (propios y administrados), corresponsales, ACH y débito automático, entre otros. Las operaciones que se hagan a

través de datáfonos virtuales, botones de pago o carritos de compra deben ser reportadas en el canal Internet. En el caso de los corresponsales, las operaciones se deben desagregar independientemente del canal que se utilice para prestar el servicio. Los bancos, compañías de financiamiento, organismos cooperativos de grado superior, cooperativas financieras y las SEDPE deben diligenciar las unidades de captura 01, 02 y 03. Las EASPBV deben diligenciar las unidades de captura 01 y 03. El Banco de la República debe diligenciar la unidad de captura 01. Las columnas de departamento y municipio se deben reportar para los siguientes puntos de atención: oficinas, cajeros automáticos y POS que sean administrados o de propiedad de la entidad que reporta, así como para los corresponsales físicos, móviles y digitales propios y tercerizados. Para los demás canales estas columnas no se deben reportar. Para las operaciones que se realicen mediante canales no presenciales se deberá reportar la información a nivel municipal donde se realizó, en la medida en que la entidad cuente con la misma. Circular Externa 033 de 2021 Diciembre de 2021 Proforma F.0000-168 (Formato 413)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO l - REMISIÓN DE INFORMACIÓN

PARTE I - PROFORMAS F.0000

Página 614

ENCABEZADO: Entidad: corresponde a la identificación de la entidad vigilada que reporta esta proforma. Se debe indicar el tipo de entidad al que pertenece, el código asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia y el nombre o sigla de la entidad.

Fecha de corte: se debe registrar la fecha de corte de la información reportada, bajo el formato DD (día),

MM (mes) y AAAA (año).

CUERPO DEL FORMATO: UNIDADES DE CAPTURA Unidad de captura 01 - Operaciones monetarias y no monetarias: Se deben reportar las operaciones realizadas por los clientes y usuarios a través de los canales de distribución incluyendo pagos, clasificados por canal, ubicación geográfica (departamento y municipio), tipo de persona y tipo de operación, de acuerdo con los listados de codificaciones ubicados en la página web de la Superintendencia bajo las opciones: Industria supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de Reportes a la Superintendencia Financiera / Tablas anexas para el reporte de información / Tabla Transacciones, hoja Clasificación de operaciones.

Los bancos, las compañías de financiamiento, los organismos cooperativos de grado superior, las cooperativas financieras y las SEDPE deben diligenciar las columnas 1 a 6, 9 y 10. Las EASPBV y el Banco de la República deben diligenciar las columnas 1 a 5, 9 y 10. Unidad de captura 02 - Pagos por actividad económica: Los bancos, compañías de financiamiento, organismos cooperativos de grado superior, cooperativas financieras y las SEDPE deben reportar todas las operaciones que sus clientes reciban en calidad de beneficiarios del pago, clasificadas por canal, ubicación geográfica (departamento y municipio) y actividad económica, de acuerdo con lo establecido en la tabla CIIU (Código Internacional Industrial Uniforme) actualizada para Colombia por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE. Se deben diligenciar las columnas 1 a 4, 7, 9 y 10.

Unidad de captura 03: Operaciones monetarias por mecanismo de confirmación: Se deben reportar las transacciones considerando el mecanismo de confirmación, clasificados por canal, de acuerdo con los listados de codificaciones ubicados en la página web de la Superintendencia bajo las opciones: Industria supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de Reportes a la Superintendencia Financiera / Tablas anexas para el reporte de información / Tabla Transacciones, hoja Mecanismos de confirmación. Se deben diligenciar las columnas 1, 8, 9 y 10. COLUMNAS Las columnas 1 y 2 son excluyentes, dado que las operaciones se realizan por un canal de distribución o por un servicio transaccional. Columna 1 - Código canal de distribución: Aplica para las unidades de captura 1, 2 y 3. Se debe reportar el código del canal en el que se realizaron las operaciones, de acuerdo con el listado de clasificación de canales, ubicado en la página web de la Superintendencia bajo las opciones: Industria supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de Reportes a la Superintendencia Financiera / Tablas anexas para el reporte de información / Tabla canal. Columna 2 - Código servicio transaccional: Aplica para las unidades de captura 1 y 2. Se debe reportar el código del servicio mediante el cual se realiza la operación, de acuerdo con el listado de clasificación de servicios, ubicado en la página web de la Superintendencia bajo las opciones: Industria supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de Reportes a la Superintendencia Financiera / Tablas anexas para el reporte de información / Tabla Servicios.

Circular Externa 033 de 2021 Diciembre de 2021 Proforma F.0000-168 (Formato 413)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO l - REMISIÓN DE INFORMACIÓN

PARTE I - PROFORMAS F.0000

Columna 3 - Código departamento: Aplica para las unidades de captura 1 y 2. Se debe reportar el código del departamento, de acuerdo con la codificación DIVIPOLA del Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE, donde está ubicado el punto de atención utilizado por el consumidor financiero para Página 615 realizar la operación. Si el punto de atención está ubicado fuera de Colombia esta columna no se debe diligenciar. Columna 4 - Código municipio: Aplica para las unidades de captura 1 y 2. Se debe reportar el código del municipio, de acuerdo con la codificación DIVIPOLA del Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE, donde está ubicado el punto de atención, utilizado por el consumidor financiero para realizar la operación. Si el punto de atención está ubicado fuera de Colombia esta columna no se debe diligenciar. Columna 5 - Código de la operación (monetaria / no monetaria): Aplica para la unidad de captura 1. Se debe reportar el código de la operación realizada, de acuerdo con el listado de clasificación de operaciones, ubicado en la página web de la Superintendencia bajo las opciones: Industria supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de Reportes a la Superintendencia Financiera / Tablas anexas para el reporte de información / Tabla Transacciones, hoja Clasificación de operaciones. Columna 6 - Código tipo de persona: Aplica para la unidad de captura 1. Los bancos, las compañías de

financiamiento, los organismos cooperativos de grado superior, las cooperativas financieras y las SEDPE deben reportar el código del tipo de persona titular del producto utilizado para realizar la operación, de acuerdo con el listado de clasificación de tipo de persona, ubicado en la página web de la Superintendencia bajo las opciones: Industria supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de Reportes a la Superintendencia Financiera / Tablas anexas para el reporte de información / Tabla Tipo de persona. Las EASPBV y el Banco de la República no deben diligenciar esta columna. Columna 7: Código CIIU: Aplica para la unidad de captura 2. Corresponde a la actividad económica principal del beneficiario del pago. Se debe diligenciar de acuerdo con lo establecido en la tabla de clasificación del CIIU actualizada para Colombia por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística

– DANE.

Columna 8: Código del mecanismo de confirmación: Aplica para la unidad de captura 3. Se debe reportar el código del mecanismo de confirmación mediante el cual se realizó la operación monetaria, de acuerdo con el listado ubicado en la página web de la Superintendencia bajo las opciones: Industria supervisadas / Interés del Vigilado / Reportes / Índice de Reportes a la Superintendencia Financiera / Tablas anexas para el reporte de información / Tabla Transacciones, hoja Mecanismos de confirmación. Columna 9: Cantidad de operaciones: Aplica para las unidades de captura 1, 2 y 3. Se debe reportar la cantidad de operaciones monetarias y no monetarias realizadas en el periodo, considerando el código de la operación que se está informando. Columna 10: Monto de las operaciones: Aplica para las unidades de captura 1, 2 y 3. Se debe reportar el

monto de las operaciones monetarias realizadas en el periodo, considerando el código de la operación que se está informando. Circular Externa 033 de 2021 Diciembre de 2021 Proforma F.0000-168 (Formato 413)