SFC - Circular 59 de 2002, anexo

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ANEXO III – SUPLEMENTO A LOS CAPITULOS

Página 1 ANEXO

MODELO DE CUESTINARIO

PREGUNTAS PARA EVALUACIÓN DEL SARC REQUISITOS GENERALES 1. ¿La entidad entregó a tiempo el documento soporte del SARC? 2. ¿En el documento entregado se tratan todos los temas mencionados en la Carta Circular 31 de 2002?  Políticas  Estructura organizacional definida  Metodologías y procesos  Bases de datos y tecnología de soporte  Sistemas de información y reporte  Procesos de auditoría internos y externos 3. ¿Se adjunta evidencia de la aprobación del SARC por parte de la Junta Directiva de la entidad? POLITICAS 4. ¿Tanto en el documento escrito como en las entrevistas a los diferentes funcionarios de la entidad, se evidencia una definición clara y concreta de las funciones y responsabilidades de la Junta Directiva y demás administradores de la entidad en cuanto a la implantación de un sistema efectivo de administración de riesgo crediticio? 5. ¿Se evidencia claridad sobre el contenido de la política de administración de riesgos, entre otros sobre los siguientes temas?  Política comercial y estrategia de negocio  Mercados objetivo  Política de límites de exposición crediticia y de pérdida tolerada  Distribución del activo de crédito en los mercados objetivo  Límites de exposición crediticia potencial y actual por grupo económico, sector económico, vinculados y contraparte.  Límites por plazos  Política de otorgamiento  Criterios o características básicas para definir los sujetos de

crédito  Políticas de garantías  Criterios para aceptación de garantías  Garantías exigidas por tipo crédito  Política de provisiones  Provisiones individuales y generales  Metodología de incorporación de efectos contra cíclicos  Políticas de seguimiento  Frecuencia de observación y criterios de calificación  Política de recuperaciones  Límites en tiempos y pérdidas  Tratamiento de castigos  Historia de recuperaciones CARTA CIRCULAR 59 DE 2002 MAYO 2002

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ANEXO III – SUPLEMENTO A LOS CAPITULOS Página 2  Políticas sobre reestructuraciones y su tratamiento en el SARC  Tratamiento por tipo de reestructuración  Deterioro de los niveles de riesgo a causa de las reestructuraciones  Política de revelación de información sobre los niveles de riesgo del portafolio de créditos a nivel externo e interno  Políticas de revisión y ajuste  Frecuencia de revisión  Procedimientos para efectuar los ajustes  Políticas de incentivos y ética 6. ¿Existe alineamiento entre la estrategia de negocio y las políticas de riesgo de la entidad? 7. ¿Existen procedimientos estandarizados y monitoreados para corregir situaciones en las cuales se sobrepasen los límites de riesgo? 8. ¿Existen políticas y procedimientos para incorporar un nuevo producto y/o portafolio de créditos dentro del sistema de administración del riesgo crediticio de la entidad?  Análisis de incidencia sobre el perfil de riesgo de la entidad

 Metodologías de medición de riesgos previa a la puesta en funcionamiento.  Procedimiento de aprobación e implementación ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL E IMPLEMENTACIÓN 9. ¿Existe una estructura organizacional que permita la aplicación de las políticas?  Descripción del organigrama institucional del SARC  Definición de las responsabilidades para cada uno de los componentes del organigrama  Descripción de las atribuciones de cada componente de la organización  Descripción del flujo de información entre la Junta Directiva, la alta gerencia de la entidad y los demás niveles de la organización 10.¿Las responsabilidades están distribuidas de tal forma que exista independencia entre las áreas que definen las políticas, el área operativa, el área de medición de riesgos y el área comercial? 11.¿Existe una estimación del tiempo y del recurso humano y financiero necesario para la implementación del SARC?  Balance entre lo ya implementado y los planes a implementar  Definición de las actividades a desarrollar en cada uno de las etapas del SARC, el cronograma de ejecución de las mismas y los responsables  Presupuesto de inversión 12.¿La organización garantiza que la cultura de administración de riesgos permee dentro de la entidad?  Descripción de los informes internos y para el público sobre los perfiles de riesgo de la entidad en relación con su portafolio de créditos  Planes de entrenamiento y capacitación en administración de riesgos  Programas de incentivos que estimulen el control del riesgo por encima del activismo comercial CARTA CIRCULAR 59 DE 2002 MAYO 2002

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ANEXO III – SUPLEMENTO A LOS CAPITULOS

Página 3 13.¿Tiene la entidad el capital humano idóneo y suficiente para el desarrollo y administración de este sistema?  Hojas de vida  Cargos  Perfiles para los cargos  Responsabilidades METODOLOGÍAS DE SEGMENTACIÓN DE PORTAFOLIOS 14.¿Están claramente identificados los portafolios de crédito de la entidad?  Criterios con los cuales se caracteriza cada portafolio  Sustento histórico y estadístico de las características de cada portafolio (moralidad, estacionalidad, características de los deudores) METODOLOGÍAS DE OTORGAMIENTO 15.¿Están claramente identificadas las variables con las cuales se seleccionan los sujetos de crédito de la entidad?  Posibles variables relevantes para la selección de los sujetos de crédito admisibles para la entidad  Series de tiempo de estas variables para los clientes cuyo tratamiento es individual 16.¿Existe una metodología de otorgamiento de crédito para cada uno de los portafolios segmentados?  ¿Existen metodologías de ordenamiento y clasificación de clientes que utilicen las variables relevantes para la discriminación1?.  ¿Se utilizan metodologías de selección de sujetos de crédito2?  ¿Existen metodologías que recomiende la estructura del crédito aprobado por tipo de cliente? 17.¿Se tienen criterios que garanticen que el portafolio se encuentre diversificado entre los distintos tipos de clientes y entre los distintos segmentos? 18.¿Existe evidencia sobre la operatividad y efectividad de la metodología propuesta dentro de la entidad o en otro tipo de entidades con portafolios de crédito similar? 19.¿Se han desarrollado pruebas que permitan evaluar si las metodologías

seleccionadas para el otorgamiento dan buenos resultados? (Back Testing) 20.¿Se han definido pruebas que observen el comportamiento de la metodología seleccionada frente a cambios extremos en las variables de entrada de la metodología? (Stress testing) 21.¿Están especificados los reportes que debe proveer esta metodología a los distintos estamentos de la organización? 1 Es decir, metodología que asigne un puntaje o calificación a cada cliente dependiendo de las variables relevantes para la selección. Este puntaje permitirá ordenar los clientes entre los mejor calificados y los peor calificados. 2 Es decir, metodologías que permitan escoger, entre los clientes clasificados por calificación, cuáles son sujetos de crédito para la entidad y cuáles no.

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ANEXO III – SUPLEMENTO A LOS CAPITULOS

Página 4 METODOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 22.¿Existen metodologías para hacerle seguimiento a la cartera desembolsada?  Existe una metodología para calificar cartera a lo largo del tiempo, tomando en cuenta los cambios en las condiciones del deudor y los cambios macroeconómicos  Existe un mecanismo para generar alertas sobre deterioros de la cartera  Existen metodologías que caractericen la migración3 de la cartera entre las distintas calificaciones de crédito 23.¿Se han desarrollado pruebas que permitan evaluar si las metodologías seleccionadas para el seguimiento dan buenos resultados? (Back Testing) 24.¿Se han definido pruebas que observen el comportamiento de la metodología seleccionada frente a cambios extremos en las variables de entrada de la

metodología? (Stress testing) METODOLOGÍAS PARA EL CÁLCULO DE PÉRDIDAS ESPERADAS 25.¿Cómo se calculan las provisiones individuales?  ¿Existe una definición clara y sustentada estadísticamente de lo que considera la entidad que es el evento “incumplimiento” (default) para cada uno de los tipos de cartera que segmento?  ¿Existe una metodología para estimar la probabilidad de “incumplimiento” para cada uno de los créditos o para cada uno de los portafolios de crédito a partir de la información histórica?  ¿Existe una metodología para incorporar los cambios en la condición de la cartera en la estimación de la probabilidad de “incumplimiento” de un cliente?  ¿Existe una metodología que permita estimar el cálculo de la pérdida en el valor de la cartera crediticia en el evento de “incumplimiento”, a partir de la información histórica de recuperaciones?  ¿Cuál es el tratamiento de las garantías para la estimación de las pérdidas? 26.¿Se han desarrollado pruebas que permitan evaluar si las metodologías seleccionadas para el otorgamiento dan buenos resultados? (Back Testing) 27.¿Se han definido pruebas que observen el comportamiento de la metodología seleccionada frente a cambios extremos en las variables de entrada de la metodología? (Stress testing) 28.¿Se han definido pruebas para estimar el impacto de las pérdidas esperadas sobre el estado de resultados y la solvencia de la entidad tanto en condiciones normales como frente a cambios extremos en la condición de la cartera? 29.¿Se están incluyendo efectos cíclicos y contra cíclicos en el cálculo de las provisiones?

3 Un ejemplo de esta metodología pueden ser las matrices de rodamiento de cartera entre las distintas calificaciones de riesgo definidas.

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ANEXO III – SUPLEMENTO A LOS CAPITULOS

Página 5 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Y BASES DE DATOS 30.¿Tiene la infraestructura tecnológica adecuada para el procesamiento, almacenaje y distribución de la información recopilada?  Hardware  Software  Sistemas de información 31.¿Se está recopilando una suficiente información histórica para el desarrollo de los modelos antes planteados?  Numero de clientes recopilados  Historia recopilada  Periodicidad 32.¿Los sistemas de información integran los procesos de otorgamiento, seguimiento y control del SARC? 33.¿Existen mecanismos de monitoreo y control que garanticen la integridad y confiabilidad de la información y de los sistemas de información que soportan el SARC? 34.¿El sistema de información maneja independientemente los procesos de otorgamiento, seguimiento y control? 35.¿El sistema de información tiene implementados mecanismos de seguridad que permitan restringir el uso de los diferentes aplicativos a los usuarios autorizados para cada proceso? 36.¿El sistema de información tiene implementado mecanismos de seguridad que restrinjan el acceso a las variables relevantes de cada uno de los aplicativos? 37.¿Existen manuales de operación para cada uno de los sistemas? 38.¿Existe una definición de los tipos de errores y su seguridad en los sistemas de información que soportan el SARC?  Definición y estimación de los tipos y números de errores que se pueden generar CARTA CIRCULAR 59 DE 2002 MAYO 2002