SFC - Circular Externa 23 de 2007

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA CIRCULAR EXTERNA 023 DE 2007 ( Abril 20 )

Señores

REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA,

CONTRALORES NORMATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES

OBLIGADAS A INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO NACIONAL DE AGENTES DEL MERCADO DE VALORES DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 1.1.3.1 DE LA RESOLUCIÓN 400 DE 1995 EXPEDIDA POR LA SALA GENERAL DE LA

SUPERINTENDENCIA DE VALORES.

Referencia: Inscripción y envío de información al Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV.

Con el propósito de instruir la inscripción y el envío de información de las entidades obligadas a inscribirse en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores – RNAMV de conformidad con el artículo 1.1.3.1 de la Resolución 400 de 1995 expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores (En adelante Resolución 400 de 1995), este Despacho, en ejercicio de sus atribuciones, en especial las consagradas en el literal a) del artículo 6º de la Ley 964 de 2005, en los artículos 1.1.3.16 y 1.1.3.20 de la Resolución 400 de 1995 y en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, considera pertinente la adopción de las siguientes instrucciones:

1. Ámbito de Aplicación. El presente instructivo está dirigido a las entidades señaladas en el numeral 1º del parágrafo 3º del artículo 75 de la Ley 964 de 2005,

a las personas que realicen actividades de intermediación en el mercado de valores, a los fondos mutuos de inversión sometidos al control de la Superintendencia Financiera de Colombia, a aquellas que desarrollen la actividad de suministro de información al mercado de valores, a los organismos de autorregulación y a las entidades que administren sistemas de registro de operaciones sobre valores.

2. Trámite de Inscripción en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de

Valores - RNAMV. La inscripción en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de ValoresRNAMV deberá atender los requisitos señalados en las Secciones I y II del Capítulo Tercero del Título I de la Resolución 400 de 1995, según corresponda, de conformidad con la naturaleza de cada entidad. En todos los casos el trámite deberá adelantarse por el representante legal de la entidad respectiva allegando los siguientes documentos: 2.1. Formulario de solicitud de inscripción en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV debidamente diligenciado. (Anexo 1). SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 023 de 2007 Página 2 2.2. Documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos generales y específicos establecidos para cada tipo de entidad en la Resolución 400 de 1995, de conformidad con las siguientes instrucciones: a. Toda persona que pretenda inscribirse como intermediario de valores en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV deberá acreditar la información requerida en el artículo 1.1.3.10 de la Resolución 400 de 1995. Para acreditar el cumplimiento del requisito previsto en el numeral 1

Ibidem deberán allegar a esta superintendencia una certificación expedida por el respectivo órgano de autorregulación en la que conste que el agente ha solicitado la admisión como miembro. En el caso de las sociedades comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios que ejerzan funciones de autorregulación, el requisito se cumplirá allegando a esta superintendencia una certificación expedida por la bolsa respectiva, en la que conste que el agente le ha acreditado la totalidad de la información necesaria para ser admitido como miembro de la misma. El acto administrativo en que se ordene la inscripción del agente en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV se entenderá condicionado a que se acredite por parte del intermediario la membresía en el organismo de autorregulación. El término para acreditar dicha situación se establecerá para cada caso en el respectivo acto administrativo. Mientras no se acredite la admisión en el organismo de autorregulación, el intermediario no podrá actuar en el mercado de valores, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 1º del Decreto 1565 de 2006. b. El reglamento de operación de que trata el numeral 3º del parágrafo del artículo 1.1.3.10 de la Resolución 400 de 1995 deberá presentarse a esta superintendencia para su respectiva aprobación, junto con la solicitud de registro y el nombre de la persona designada para velar por su cumplimiento. c. Para acreditar la solvencia moral, la capacidad económica, técnica y administrativa de que trata el numeral 2.1 y 2.2 del artículo 1.1.3.12 de la

Resolución 400 de 1995, los intermediarios de valores que no se encuentren sometidos a la inspección y vigilancia permanente de la Superintendencia Financiera de Colombia deberán allegar la siguiente información: 1) Capacidad económica: certificación sobre la forma en que está compuesto su capital social o los recursos destinados al desarrollo de la actividad, en ambos casos indicando el origen de los mismos. Las entidades que pretendan obtener autorización para realizar operaciones en cuenta propia deberán informar qué parte de los recursos sociales estará destinada a dicha actividad, indicando su origen cuando se trate de recursos diferentes al capital de la sociedad. Para acreditar el origen de los recursos, cada persona deberá allegar sus certificados de ingresos y retenciones, declaraciones de renta y/o estados financieros de los últimos dos (2) años, debidamente certificados. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 023 de 2007 Página 3 2) Capacidad técnica: Indicación expresa sobre las actividades de intermediación que pretenda desarrollar anexando una certificación suscrita por el representante legal en la cual se señale la adopción de manuales de sistema de control interno, de política de inversión, código de conducta y de gestión de riesgos. Lo anterior conforme a las normas que apliquen a cada tipo de entidad y/o actividad a desarrollar así como los demás manuales que correspondan con la naturaleza de las operaciones a implementar. Adicionalmente, la indicación de que el agente cuenta con los equipos técnicos y el soporte necesario para el desarrollo de las actividades propuestas. La certificación deberá estar suscrita por el representante legal y el revisor fiscal de la entidad. Tratándose de personas naturales por quien vaya a

adelantar la actividad de Intermediación, cuando a esto haya lugar. Adicionalmente deberá presentar un estudio que demuestre satisfactoriamente la factibilidad de la entidad con una proyección a cinco (5) años, el cual deberá hacerse extensivo a cada actividad que pretenda desarrollar, indicando, entre otros, el nicho de mercado al cual estará dirigido, la estructura administrativa de la entidad, la forma en que cada actividad será desarrollada y las razones que sustentan tal viabilidad. 3) Capacidad administrativa: Acreditar la existencia de los órganos de dirección, control y administración que sean exigibles por las normas vigentes. De conformidad con lo anterior, y en atención a lo dispuesto en los artículos 203, 434 y 440 del Código de Comercio las sociedades anónimas deberán acreditar que cuenta por lo menos con representante legal principal y suplente, junta directiva conformada con por lo menos tres (3) miembros principales y tres (3) suplentes, revisor fiscal principal, y en todos los casos, oficial de cumplimiento en materia de prevención y control de actividades delictivas. 4) Solvencia moral: Las hojas de vida de sus socios, administradores, oficial de cumplimiento en materia de prevención y control de actividades delictivas, revisores fiscales y personas dedicadas al interior del agente a la actividad de intermediación, acompañadas de los siguientes documentos (i) Certificado de antecedentes judiciales vigente (ii) Certificado expedido por las sociedades administradoras de sistemas de negociación, bolsas y los organismos de autorregulación del cual sea o haya sido miembro o afiliado, según corresponda, sobre la existencia o no de antecedentes disciplinarios. Dicho certificado deberá tener una vigencia no mayor a noventa (90) días.

En ningún caso la acreditación de la solvencia moral de que trata el presente numeral suple el proceso de certificación exigido en el Capítulo IV del Título Primero de la Resolución 400 de 1995 modificado por el Decreto 3139 de 2006. Cuando los socios sean personas jurídicas, se deberá allegar los certificados de existencia y representación legal con vigencia no mayor a treinta (30) días y el informe sobre la composición accionaria de cada una de ellos. Si dentro de la composición accionaria de las entidades socias del agente que solicita inscripción se encuentran personas jurídicas también SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 023 de 2007 Página 4 deberá anexarse la composición accionaria y el certificado de existencia y representación legal de estas últimas con vigencia no mayor a treinta (30) días.

Parágrafo: Los requisitos acreditados en las actuaciones de constitución y expedición del certificado de autorización por parte de las entidades señaladas en el numeral 1 del parágrafo 3° del artículo 75 de la Ley 964 de 2005, se entenderán cumplidos automáticamente como requisitos generales para su inscripción en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV. 3.Actualización de la información en el Registro Nacional de Agentes del

Mercado de Valores – RNAMV. De conformidad con lo establecido en el parágrafo primero del artículo 1.1.1.3 y en el artículo 1.1.3.16. de la Resolución 400 de 1995, los agentes que se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV

serán responsables de la actualización permanente y de la veracidad de la información que reportan a dicho registro. Así las cosas, cualquier cambio en la información que repose en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV implica para el agente el deber de realizar la respectiva actualización de manera inmediata. Para lo anterior, cada agente deberá designar un representante legal como responsable de la actualización del Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV, en los términos señalados en la Resolución 400 de 1995 y en el presente instructivo. 3.1. Información que hace parte del Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores – RNAMV. La información relacionada a continuación hace parte del Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV y por lo tanto deberá mantenerse actualizada por cada agente, según corresponda: a. Nombre o razón social, naturaleza e identificación del agente, sigla, NIT, domicilio, página de Internet, dirección, teléfonos y fax de la entidad, así como el correo electrónico del representante legal. b. Estatutos sociales y sus reformas. La entidad deberá mantener en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV un histórico de todas las reformas realizadas indicando sucintamente los cambios de cada modificación. De igual forma se deberá mantener el texto vigente y actualizado de sus estatutos sociales. c. Estados financieros intermedios y de fin de ejercicio, presentados a nivel de cuenta. Los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio se continuarán transmitiendo con la periodicidad y por los medios que actualmente se utilizan, de conformidad con lo establecido en la Circular Externa 12 de 1994 expedida por la Superintendencia de Valores y las

normas que la modifiquen o adicionen. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 023 de 2007 Página 5 d. Las personas naturales inscritas en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV deberán remitir sus estados financieros con una periodicidad semestral. e. Proyecto de distribución de utilidades que se presentará a consideración de la asamblea general de accionistas o al órgano que haga sus veces, así como las decisiones que se adopten al respecto. f. Identificación y datos básicos de los representantes legales, miembros de junta directiva, revisores fiscales, contralor normativo, defensor del cliente, oficiales de cumplimiento para la prevención de actividades ilícitas y personas naturales que al interior del intermediario adelantan la actividad de intermediación en el mercado de valores. g. Actividades autorizadas. h. Sucursales, agencias y oficinas. Para el caso de los intermediarios de valores diferentes a los enunciados en el numeral primero del parágrafo tercero del artículo 75 de la ley 964 de 2005 deberán informar con destino al Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV solamente las sucursales, agencias y oficinas en donde se realicen las actividades de intermediación de valores para las cuales esté autorizado el respectivo agente.

1. Los reglamentos generales y operativos que requieran de autorización por la Superintendencia Financiera de Colombia y sus modificaciones. Los proveedores de infraestructura obligados a inscribirse en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores – RNAMV, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgos y los organismos de autorregulación

deberán mantener en el registro el texto compilado y actualizado de sus reglamentos. j. Sanciones administrativas que se encuentren en firme impuestas por la anterior Superintendencia de Valores o por la Superintendencia Financiera de Colombia, por los sistemas de negociación, bolsas o por los organismos de autorregulación de los cuales sea miembro o afiliado, según corresponda, por infracciones en el mercado de valores. Tratándose de sanciones en firme impuestas por administradores de sistemas de negociación, bolsas o por organismos de autorregulación, el representante de dichas entidades deberán informar a la Superintendencia Financiera de Colombia las condiciones de la sanción en firme a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la ejecutoria de la medida. Esta información será actualizada en el registro por la Superintendencia Financiera de Colombia. k. Indicación de las bolsas de valores o de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities y los sistemas de negociación o registro de los cuales sea miembro o afiliado, según corresponda. l. Indicación del nombre e identificación de las personas naturales que al interior del agente se dediquen a la actividad de intermediación de valores con independencia de su forma de vinculación o contratación. Dicha SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 023 de 2007 Página 6 relación se mantendrá mientras entra en vigencia el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores - RNPMV, m. Organismo u organismos de autorregulación de los cuales sea miembro, cuando a ello haya lugar. n. Las situaciones de control o grupo empresarial en las cuales esté o haga

parte el agente. 3.2. Información que debe remitirse por los agentes y que no hace parte del Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores – RNAMV: La siguiente información deberá ser transmitida y permanecer actualizada por las entidades inscritas en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de ValoresRNAMV, pero no hará parte de dicho registro: a. Cuentas abiertas en establecimientos bancarios, nacionales o del exterior, destinadas al manejo de recursos utilizados para el desarrollo de actividades de intermediación de valores. Los intermediarios de valores que en desarrollo de su objeto social manejen o administren recursos de terceros, de manera temporal o permanente deberán atender lo señalado en la Circular Externa 11 de 2004 expedida por la anterior Superintendencia de Valores. b. Composición accionaría definiendo los beneficiarios reales del capital del agente en los términos establecidos en el artículo 1.2.1.3 de la Resolución 400 de 1995. Tratándose de socios o accionistas que sean personas jurídicas, se debe acreditar la composición accionaria de los mismos, así como los datos de domicilio y el nombre del representante legal. c. Las personas inscritas como intermediarios de valores en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV en calidad de corredores de valores o por la realización de operaciones habituales de adquisición y enajenación de valores ejecutadas directamente y por cuenta propia, de acuerdo con lo establecido en el Título Quinto de la Parte Primera de la Resolución 400 de 1995 deberán cumplir con las siguientes obligaciones de reporte de información: 1) Remitir quincenalmente una relación diaria de las operaciones que

tengan por finalidad o efecto el acercamiento de demandantes y oferentes para la adquisición o enajenación de valores en el mercado público de valores, indicando tipo de operación, valor transado, precio, tasa, montos de cada operación, mercado en el que se lleva a cabo, indicación de si es a plazo o de contado y contraparte de las operaciones, siempre que fichas operaciones no se hayan registrado en un sistema dispuesto para tal fin. 2) Copia de los manuales de procedimiento y de organización interna que se tengan para efectos de realizar labores de intermediación en el mercado público de valores. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 023 de 2007 Página 7

4. Actualización de información de los agentes del mercado por Internet.

Con el propósito de simplificar y agilizar la remisión de la información que debe ser allegada al Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores – RNAMV, sobre los datos básicos del agente, representantes legales, revisores fiscales, contador, oficial de cumplimiento en materia de prevención y control de actividades delictivas, miembros de junta directiva, contralor normativo, defensor del cliente y la demás información que los agentes deben dar a conocer al mercado y a la Superintendencia Financiera de Colombia, se ha desarrollado el módulo denominado “Actualización de Información de Agentes del Mercado”, al cual tendrán acceso todos los agentes del mercado desde el enlace “Trámites por Internet” ubicado bajo el icono “Trámites ante la Superintendencia” en el sitio Web www.superfinanciera.gov.co. En el documento técnico “Actualización de información de agentes del mercado por Internet”, el cual hace parte integral del presente instructivo, se desarrolla en

detalle la operatividad del sistema (Anexo 2). Así mismo, se han dispuesto dos grupos para atender las inquietudes que surjan con la aplicación del presente instructivo de la siguiente forma: Para consultar información sobre trámites y actuaciones que se hayan surtido ante la anterior Superintendencia de Valores o ante la Superintendencia Financiera de Colombia podrán comunicarse al PBX 5940200 Ext. 1275. Para obtener apoyo técnico sobre el acceso al módulo de actualización de información por Internet y para absolver dudas sobre su operatividad comunicarse al PBX 5940200 Ext. 2207 y 1324 o por correo electrónico al buzón super@superfinanciera.gov.co.

5. Migración de la Información del Registro Nacional de Valores e Intermediarios - RNVI al Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV En atención al gran número de agentes y con el ánimo de poder validar toda la información existente en el anterior Registro Nacional de Valores e IntermediariosRNVI, se ha diseñado un plan de migración de información que se describe en el anexo 3, en virtud del cual se organizan los agentes que hacen parte del Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores –- RNAMV, indicando el día y hora en que éstos deberán realizar la respectiva actualización de su información. Los días referenciados se contabilizarán desde el día hábil siguiente a la entrada en vigencia del presente instructivo.

6. Asignación inicial de código de usuario y contraseña.

Las entidades destinatarias del presente instructivo deberán solicitar al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co el código de usuario y la contraseña inicial para acceder al trámite por Internet “17. Actualización de Información Agentes del Mercado de Valores”. Dicha solicitud deberá estar firmada

digitalmente por el Representante Legal, especificando el tipo, código y nombre de la entidad; nombre, tipo y número de documento de identificación, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona designada como funcionario responsable del SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 023 de 2007 Página 8 trámite que se requiere de conformidad con el numeral 3 del presente instructivo. El responsable del trámite recibirá el código de usuario asignado a la entidad y una contraseña inicial que por seguridad deberá ser cambiada por una nueva de conocimiento y uso exclusivo del mismo. La presente circular rige a partir del treinta (30) de abril de 2007.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

AUGUSTO ACOSTA TORRES

Superintendente Financiero de Colombia 150000 050000

Anexos: Anexo 1. Solicitud de Inscripción en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores - RNAMV.

Anexo 2. Documento técnico “Actualización de información de los agentes del mercado por Internet”. Anexo 3. Cronograma de migración de información.