SFC - Conocimiento del cliente. Confirmación y actualización de datos Concepto 2011034154-001 del 1 de junio de 2011 id2011034154

CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, CONFIRMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS Concepto 2011034154-001 del 1 de junio de 2011.

Síntesis: Nada obsta para que la entidad vigilada utilice para actualizar la información de sus clientes la documentación que éstos – trátese de personas naturales o jurídicas - hayan suministrado al banco para diferentes procesos o asuntos, sin olvidar que la información recaudada y actualizada debe ser a su vez confirmada. Procedimientos, procesos y documentación. «(…) solicita el concepto de esta Superintendencia sobre algunos aspectos relacionados con la obligación normativa sobre confirmación y actualización de datos de los clientes, a que se refiere el numeral 4.2.2.1.1.4 del Capitulo Décimo Primero del Titulo I de la Circular Básica Jurídica de 1996.

Luego de trascribir el literal a) del numeral citado, esa entidad formula una consulta en los siguientes términos: “Teniendo en cuenta lo anterior (se refiere al texto del literal a) citado) Banco(…) frente a sus clientes personas naturales y jurídicas, con el objetivo de la confirmación y actualización de datos, como mínimo una vez al año; dispone de diferentes medios para obtener dichos datos. No obstante, para la actualización de las personas jurídicas, hemos encontrado, que hay algunas entidades que para otros procesos del Banco diferentes a la actualización, en el transcurso del año, suministran documentación como Balances, RUT y Certificados de Existencia y Representación Legal & actualizados, así como también, entidades que dada su naturaleza deben publicar cierta información ante la Superintendencia De Sociedades. Cámara de Comercio, entre otras;

información que es de carácter público. Así las cosas, requerimos conocer si es posible que Banco(…) realice la actualización por estas entidades, para efectos de cumplir la obligación legal de actualización de datos como mínimo una vez al año, tomando como insumo la información mencionada anteriormente ?. R/ Para una mejor comprensión de la respuesta, se trascribe el literal a) del numeral 4.2.2.1.1.4 del Capítulo Décimo Primero del Título I de la Circular Básica Jurídica de 1996, citado por Usted: “(…) “4.2.2.1.1.4 Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos: a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente. (Subrayado y negrilla fuera del texto). De acuerdo con la norma antes trascrita, nada obsta para que esa Entidad utilice para actualizar la información de sus clientes la documentación que éstos – trátese de personas

naturales o jurídicas - hayan suministrado al banco para diferentes procesos o asuntos. No obstante, debe señalarse que de acuerdo con lo señalado en el literal g) del numeral 4.2.21 del capitulo XI, la utilización de la información así suministrada y la documentación soporte de la misma, deben estar incluidas dentro de los procesos a que se refiere el citado numeral 4.2.2. y atender para el efecto, lo que en relación con los procesos y los documentos como tales establece el numeral 4.2.32 del referido capítulo. Finalmente, no debe olvidarse que de acuerdo con el numeral 4.2.2.1.1.4 trascrito en precedencia, la información recaudada y actualizada debe ser a su vez confirmada. (…).» 1 4.2.2. Procedimientos Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT. Los procedimientos que en esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos: (…) g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.(subrayado fuera del texto) 2 4.2.3. Documentación Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación como mínimo deberá:

1. Contar con un respaldo físico.

2. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.

3. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

La documentación deberá comprender por lo menos: a) Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual deberá contemplar como mínimo: (…)

IX. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2. b) Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT. c) Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.”