SFC - Conocimiento del cliente. Cuenta de ahorros, trámite simplificado. SARLAFT Concepto 2010074528-002 del 23 de noviembre de 2010. id2010074528

CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, CUENTA DE AHORROS, TRÁMITE SIMPLIFICADO, SARLAFT Concepto 2010074528-002 del 23 de noviembre de 2010.

Síntesis: Información exigida para la identificación de los clientes titulares de cuentas de ahorro de trámite simplificado. La información de los clientes de las cuentas de ahorro de trámite simplificado que deben solicitar los establecimientos de crédito, comprende la contemplada en el documento de identificación de los clientes, así como la adicional que la entidad, de acuerdo con su SARLAFT, estime pertinente solicitar. Debe actualizarse aquella información adicional que la entidad de acuerdo con su SARLAFT haya estimado necesaria y que por su naturaleza pueda sufrir modificaciones. «(…) solicita el concepto de esta Superintendencia respecto de algunos temas relacionados con las instrucciones aplicables en materia de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo en las cuentas de ahorro con trámite simplificado.

Para una mejor comprensión de la respuesta, se considera pertinente trascribir las normas relacionadas con el tema de consulta: • Capítulo IV del Título Primero de Circular Básica Jurídica 007 de 1996:

6. Trámite simplificado para la apertura de cuentas de ahorro Tratándose de cuentas de ahorro que cumplan con las siguientes características:

(i) Dirigidas únicamente a personas naturales; (ii) (…) Los establecimientos de crédito deberán observar las disposiciones especiales establecidas en el presente numeral y aquellas previstas en el Título Primero, Capítulo Décimo Primero de la Circular Básica Jurídica “Instrucciones en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo”.(…)

6.1. Condiciones especiales para el trámite simplificado de apertura de cuentas de ahorro Los establecimientos de crédito, como mínimo, requerirán a las personas naturales que soliciten la apertura de una cuenta de ahorro con las características previstas en el numeral 6 del presente Capítulo, la información contenida en el documento de identificación de los clientes, como es el caso de: el nombre completo, el tipo, el número, la fecha y lugar de expedición del documento de identificación, y la fecha y lugar de nacimiento. En todo caso, las entidades vigiladas deberán establecer procedimientos para verificar el contenido y veracidad de la información suministrada por el cliente. Para las cuentas de ahorro de que trata el presente numeral, no será necesario conservar tarjetas de registro de firmas ni recolectar huellas dactilares. (…) (Subrayados fuera del texto) • Capitulo XI del Titulo Primero de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996. 4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos: a) Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular. (…) Respecto de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, así como las cuentas de

ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6° del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica, la identificación y verificación del cliente se llevará a cabo según lo dispuesto sobre el particular en el inciso segundo y tercero del literal g) del numeral 4.2.2. del presente capítulo. (…) 4.2.2. Procedimientos Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT. Los procedimientos que en esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos: g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo. (…) Tratándose de cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6° del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica, los establecimientos de crédito, como mínimo, deberán obtener la siguiente información contenida en el documento de identificación de los clientes: el nombre completo, el tipo, el número, la fecha y lugar de expedición del documento de identificación, y la fecha y lugar de nacimiento 4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos: a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud

de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). (…). (Subrayados fuera del texto) A continuación se efectúan las siguientes consideraciones previas a la resolución de su consulta:

1. Información exigida para la identificación de los clientes titulares de cuentas de ahorro de trámite simplificado: El numeral 6.1 en concordancia con el último párrafo de numeral 4.2.2, ambos trascritos, consagran que los establecimientos de crédito, como mínimo, deberán obtener la información contenida en el documento de identificación a que se refieren los citados numerales. Lo anterior significa que las entidades vigiladas pueden incluir, de acuerdo con su SARLAFT, información adicional a la señalada.

Así mismo, el citado numeral 6.1, en concordancia con los numerales 4.2.2.1.1. y literal g) del numeral 4.2.2., establecen que la información que la entidad exija, sea la minima contemplada en las normas citadas y/o la adicional si es del caso, debe ser objeto de verificación por parte de la misma.

2. Actualización de la información de los clientes De acuerdo con el literal a) del subnumeral 4.2.2.1.1.4 trascrito, la obligación de actualizar anualmente la información de los clientes, independientemente del tipo de producto que estos tengan, se refiere exclusivamente a aquella datos “que por su naturaleza puedan variar” como son entre otros, los relacionados con la dirección, el teléfono, la actividad económica, etc.

Para ello, los procedimientos de conocimiento del cliente que implementen las entidades

vigiladas, deben incluir aquellos que le permitan la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes, que como se señaló, para efectos de la actualización, se refiere exclusivamente a aquella información que pueda cambiar. Visto lo anterior, procederemos a dar respuesta a sus inquietudes en el mismo orden en que fueron planteadas: P/ 1. ¿Existe la obligación por parte de los bancos de actualizar la información de sus clientes de las cuentas a las que se refirió la Circular Externa No. 053 de 2009, teniendo en cuenta que la información que los bancos deben solicitar (enumerada atrás) no es susceptible de modificarse y por lo tanto no se ve de qué modo podría ser actualizada? R/ Sea lo primero señalar, que la información de los clientes de las cuentas de ahorro de trámite simplificado que “deben solicitar” los establecimientos de crédito, comprende la contemplada en el documento de identificación de los clientes a la que se refieren los numerales citas y trascritos en precedencia, así como la adicional que la entidad, de acuerdo con su SARLAFT, estime pertinente, si es del caso, solicitar. Ahora bien en cuanto a la obligación de actualizar la información de los clientes que la entidad “debe solicitar”, esta procede exclusivamente respecto de aquellos datos que por su naturaleza pueden cambiar. P/ a. ¿Qué información debería actualizarse teniendo en cuenta las condiciones especiales para el trámite simplificado de apertura de cuentas de ahorro contempladas en el numeral 6.1 del Título 1, Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia?.

R/ De acuerdo con la respuesta anterior, debe actualizarse aquella información adicional que la entidad de acuerdo con su SARLAFT haya estimado pertinente solicitar y que por su naturaleza pueda sufrir modificaciones. P/ b. ¿Cuál debería ser el procedimiento de actualización de datos para estas cuentas de ahorros, particularmente si se considera que los bancos no están obligados a solicitar la dirección o datos de contacto del cliente al tiempo de su vinculación? R/ De acuerdo con lo consagrado en el numeral 4.2.2 antes trascrito, corresponde a las entidades obligadas “establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT”. Por lo anterior, siendo una obligación de las entidades vigiladas establecer sus propios procedimientos, mal puede esta Superintendencia sugerir alguno. (…).»