SFC - Conocimiento del cliente. Verificación y soportes Concepto 2011013139-003 del 6 de abril de 2011 id2011013139

CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, VERIFICACIÓN Y SOPORTES Concepto 2011013139-003 del 6 de abril de 2011.

Síntesis: En relación con el formulario de solicitud de vinculación, este es un documento del elemento Procesos/Proceso de conocimiento del cliente y, lo que debe estar documentado es el proceso de verificación de la información contenida en los soportes, no el soporte mismo, salvo que la entidad así lo haya determinado. «(…) solicita se le aclaren algunas inquietudes, sobre el numeral 4.2.3 del Título l Capítulo Xl de la Circular Básica Jurídica relacionado con la documentación, y si esta disposición aplica a los formularios de solicitud de conocimiento del cliente.

Para una mejor comprensión de la respuesta, lo invitamos a que consulte el Capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996 “Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo” en nuestro sitio Web www.superfinanciera.gov.co vínculo: Normativa/Normas/Circular Básica Jurídica (C.E. 007 de 1996)/Título I/Capítulo XI. Para evitar repeticiones innecesarias, se advierte que la totalidad de los numerales a los que se refiere el presente documento corresponden al citado Capítulo XI. Antes de responder sus inquietudes, se considera pertinente hacer una breve introducción sobre el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) Con el referido sistema de administración de riesgo, se busca que las entidades vigiladas, cuenten con herramientas que les permitan prevenir ser utilizadas para dar apariencia de

legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas. Para ello, esta Superintendencia mediante las instrucciones contenidas en el referido Capítulo 11, estableció los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento de su propio SARLAFT. El citado sistema se compone de dos fases: la fase preventiva y la fase de control. Con la primera se busca prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades delictivas; con la segunda, detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT. Por último, debe señalarse que el SARLAFT se instrumenta a través de las etapas1 y elementos2 establecidos en el capitulo en comento. Las etapas corresponden a las fases o 1 4.1. Etapas del SARLAFT El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:

1. Identificación,

2. Medición o evaluación, pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades administran el riesgo, y los elementos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica su administración.

P/1. “La circular Externa 026 de 2008 establece en el numeral 4.2.3 “documentación”, que la documentación debe contar con un soporte físico, debo entender, que esta disposición aplica a los formularios de conocimiento de cliente y sus soportes?” R/ Para una mejor comprensión de la respuesta, se considera pertinente trascribir el

numeral 4.2.3 citado por usted. “4.2.3. Documentación Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación como mínimo deberá:

1. Contar con un respaldo físico.

2. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.

3. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

La documentación deberá comprender por lo menos: a) Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual deberá contemplar como mínimo:

I. Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.

(…)

IX. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2.” (Negrilla fuera del texto) En relación con su inquietud, del texto trascrito se desprende lo siguiente:

1. Tanto las etapas como los elementos del sistema deben constar en documentos y registros

2. Los documentos y registros deben tener un respaldo físico.

3. Control, y

4. Monitoreo 2 4.2. Elementos del SARLAFT El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe tener como mínimo los siguientes elementos, los cuales deben desarrollar, siempre que resulte aplicable, las etapas del sistema:

1. Políticas.

2. Procedimientos.

3. Documentación.

4. Estructura organizacional.

5. Órganos de control.

6. Infraestructura tecnológica.

7. Divulgación de información.

8. Capacitación. (Negrilla fuera del texto)

3. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2. hacen parte de la documentación

del Manual de Procedimientos. Debe señalarse que el término “Respaldo físico” se refiere a cualquier medio que garantice la posterior reproducción exacta y la preservación del valor probatorio del documento o registro. Visto lo anterior, debe señalarse de una parte, que de acuerdo con el numeral 4.2 trascrito en el segundo pie de página, los procedimientos hacen parte de los elementos del SARLAFT razón por la cual todo procedimiento debe estar documentado, y de otra, que el procedimiento al que se refiere su pregunta está expresamente consagrado en el literal g) del referido numeral 4.2.2, en concordancia con el numeral 4.2.2.1.1, en los siguientes términos: “4.2.2. Procedimientos “Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT. Los procedimientos que en esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos (…) “g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.” (Negrilla fuera del texto) 4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos: a) Identificación(…) b) Actividad económica.

c) Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos. d) Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones. (…) Para estos efectos, las entidades deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de vinculación de clientes que contengan cuando menos la información que más adelante se indica, los cuales deben diligenciarse de acuerdo con las instrucciones señaladas en el presente instructivo. Salvo en los casos expresamente exceptuados en el presente capítulo, las entidades deben obtener de los potenciales clientes, el diligenciamiento de los formularios de solicitud de vinculación para el suministro de productos o prestación de servicios. (…) (…) De los textos trascritos se desprende que la entidad debe contar como parte de la documentación incluida en su manual, entre otros, con: - Procedimientos para el conocimiento de los clientes actuales y potenciales. Dentro del citado procedimiento, se encuentra de una parte: a) el relacionado con la obtención de la información que le permita a la entidad llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, el cual comporta el diseño y adopción del formulario de solicitud de vinculación y su diligenciamiento por el potencial cliente b) el atinente a la verificación de la información contenida en el formulario y de los soportes de la misma, soportes que potencial debe exhibir o entregar, si la entidad así lo determina. Lo anterior aplica, si es del caso, para la información adicional que la entidad estime pertinente solicitar.

Conclusión: En relación con el formulario de solicitud de vinculación, este es en si mismo un documento que hace parte integral del elemento Procesos/Proceso de conocimiento del

cliente; en cuanto a los soportes, lo que la norma establece es que lo que debe estar documentado es el proceso de verificación de la información contenida en los soportes, mas no el soporte mismo, salvo que la entidad así lo haya determinado. P/2. “Si aplica la disposición de la pregunta anterior, quisiera confirmar si contar con el formulario de conocimiento del cliente y los documentos escaneados: copia de la cédula de ciudadanía del representante Legal, RUT, certificado de cámara de y comercio, declaración de renta, estados financieros; se estaría dando cumplimiento a la obligatoriedad de contar con un respaldo físico. R/ 2. Nos remitimos a la respuesta dada a su anterior inquietud. (…).»