SFC - Conservación de archivos. Instituciones financieras. Aseguradoras y del mercado de valores Concepto 2018122690-001 del 29 de octubre de 201 -2018122690

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS, INSTITUTICIONES FINANCIERAS, ASEGURADORAS Y DEL MERCADO DE VALORES Concepto 2018122690-001 del 29 de octubre de 2018

Síntesis: Las reglas aplicables en materia de conservación de archivos en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, dependen de la naturaleza de la respectiva entidad. «(…) correo electrónico mediante el cual formula diversos interrogantes relacionados con el término de conservación de archivos y documentos de las entidades vigiladas por esta Superintendencia, particularmente los aportados por sus clientes y la eliminación de los mismos e indaga sobre la posibilidad de implementar “técnicas como la digitalización con fines probatorios”.

En relación con el término de conservación de libros y papeles de las entidades vigiladas, resulta necesario realizar las siguientes precisiones:

1. Respecto de las instituciones financieras y aseguradoras, el Decreto ley 663 de 1993 -Estatuto Orgánico del Sistema Financieroconsagra un régimen especial sobre su información financiera y comercial

(Parte Tercera, Capítulo XIII) y, en ese contexto, establece reglas para la conservación de archivos y documentos que soportan sus operaciones al disponer en su artículo 96, que los libros y papeles de dichas entidades “…deberán conservarse por un período no menor de cinco (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta”. Del texto de la norma transcrita se infiere que el legislador financiero estableció dos presupuestos en esta materia:

El primero, alusivo al deber de dichas instituciones de conservar sus archivos y documentos en original o en su medio de creación, bien sea documento físico (Código General del Proceso, artículo 264) o electrónico (Ley 527 de 1997, artículo 12) durante un término perentorio de cinco años. El segundo, referido a la facultad con que cuentan tales instituciones, una vez transcurrido el lapso temporal antes señalado, para decidir la destrucción de sus archivos y documentos que respalden sus operaciones bajo el condicionamiento de que se garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico adecuado, tales como “la microfilmación1, la micrografía y discos ópticos, entre otros”, según prescribe el Decreto 2620 de 1993, reglamentario del artículo 48 del Código de Comercio. Respecto de este último supuesto, procede señalar que el artículo 96 objeto de examen no previó un límite temporal o plazo para la conservación de documentos en el medio técnico adecuado utilizado por las instituciones financieras, circunstancia legal que da lugar a la aplicación de la norma vigente de carácter general que regula la conservación de libros y papeles de los comerciantes, en lo que resulte pertinente. En este sentido, la Ley 962 de 2005 en su Capítulo II introdujo normas sobre racionalización de trámites para el ejercicio de actividades de los particulares, prescribiendo como máximo “un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante” para la conservación 1 Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. de libros y papeles de comercio (artículo 28, derogatorio del artículo 60 del Código de Comercio, por

virtud de lo dispuesto en el artículo 86 del precepto legal en mención, en concordancia con el 71 del Código Civil). Una interpretación sistemática de las normas objeto de examen (artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y 28 de la Ley 962 de 2005) permite concluir que las instituciones financieras y aseguradoras están obligadas a conservar sus archivos y documentos en su medio de creación durante un término perentorio de cinco años y, una vez transcurrido dicho lapso deben conservarlos por cinco años más con el fin de cumplir con el plazo máximo de diez años previsto por la ley, bien sea que haya optado o no por su reproducción exacta a través de cualquier medio técnico adecuado, salvo en los casos en que no puedan ser destruidos sus originales hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, según su naturaleza (Decreto 3354 de 1954, artículo único y Circular Básica Jurídica -C:E: 029 de 2014Parte I, Título IV; Capítulo I, numeral 4.2).

2. En relación con las entidades del mercado de valores (enunciadas en el parágrafo 3 del art.75 de la Ley 964 de 2005) no existe regla especial en materia de conservación de documentos, razón por la cual tales entidades se rigen por el precepto general contenido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, según el cual “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar

para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”. De otra parte, en punto al uso de técnicas como la digitalización amablemente le informamos que esta Superintendencia a través de la Circular Básica Jurídica (C. E. 029 de 2014) Parte I, Título IV, Capítulo I, numeral 4.2, impartió las siguientes instrucciones a sus vigiladas en materia de conservación de libros y papeles en forma de mensajes de datos: El art. 56 del C.Cio. en concordancia con la Ley 527 de 1999 establece la posibilidad de llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que se garantice en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad. Por tanto, los libros y papeles del comerciante conservados a través de medios electrónicos, en tanto asumen la condición de mensaje de datos, tienen efectos jurídicos, siempre que cumplan con las condiciones señaladas en el art. 56 del C.Cio., el art. 12 de la precitada Ley 527 y el Decreto 805 de 2013. En concordancia con lo antes señalado, las entidades vigiladas pueden mantener los soportes de las actividades propias del desarrollo de su objeto social en cualquier medio electrónico, óptico o similar, en tanto cumplan las condiciones señaladas por las disposiciones citadas, incluida la microfilmación realizada acorde con los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y concordantes -Decreto 2620 de 1993-

. Pueden, en consecuencia, microfilmarse o conservarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia, merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad. Sin embargo, en este caso no pueden ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, según su naturaleza (negrilla fuera del texto). (…).»