SFC - Conservación de documentos. Destrucción de documentos Concepto Nº 95011950-1. Abril 11 de 1995. id95011950

CONSERVACION DE DOCUMENTOS, DESTRUCCION DE DOCUMENTOS Concepto Nº 95011950-1. Abril 11 de 1995.

SÍNTESIS: Legalidad del disco óptico para conservación de documentos. [§ 0074] EXTRACTOS.-« (…) l. Acerca del límite de conservación de cada tipo de documento, es importante distinguir si trata de un documento relacionado con las operaciones desarrolladas por un establecimiento de crédito, de una entidad de servicios financieros o una compañía aseguradora. Si la entidad posee la naturaleza de un establecimiento de crédito, de conformidad con el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, debe conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito por un período no menos de seis (6) años, desde la fecha del último asiento.

De otro lado, la conservación y destrucción de los libros y documentos de una compañía aseguradora, dado que no tiene una normatividad especial se deben regir en este aspecto de acuerdo con el Código Mercantil y sus disposiciones complementarias. Es así como el Decreto 2649 de 1993 establece en su artículo 134 que los documentos pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.

2. Acerca de la legalidad de la conservación de documentos a través de disco óptico, me permito manifestarle que el artículo 48 del Código de Comercio así como el artículo 10 del Decreto Reglamentario 2620 de 1993, establecen la viabilidad del uso de

sistemas que faciliten la guarda del archivo y correspondencia de los libros y papeles del comerciante, así como la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, siempre que “facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios”. El Decreto 2620 cita entre otros como medios técnicos adecuados, siempre y cuando garanticen la reproducción exacta del documento la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos. Así las cosas, en principio resulta viable la utilización del disco óptico en la medida de que con dicho mecanismo se garantice la reproducción exacta de los archivos y se observe lo dispuesto en el artículo 60 del Código de Comercio, acreditando ante la Cámara de Comercio la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.

3. Respecto del medio más indicado para la conservación de documentos la ley no establece este tipo de distinciones, por lo cual es posible utilizar cualquier medio técnico que garantice su reproducción con el único límite establecido que consiste en facilitar el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

4. En punto al momento de destrucción de los documentos reitero lo manifestado en el punto 1 en el sentido de que los correspondientes a establecimientos de crédito y servicios financieros se pueden destruir transcurridos 6 años y los de las compañías aseguradoras luego de 10 años, siempre que se cumpla con la condición ya anotada».