SFC - Conservación de documentos. Registro de conversaciones telefónicas Concepto No. 2003020587-2. Agosto 26 de 2003 id2003020587

Doctrinas y Conceptos Financieros 2003 Conservación de Documentos / Registro de Conversaciones Telefónicas Concepto No. 2003020587-2. Agosto 26 de 2003.

Síntesis: Conservación de documentos. Registro de conversaciones telefónicas de operaciones documentadas por escrito. [§ 018] «(…) efectúa una consulta relacionada con la Circular Externa No. 88 del 2000, expedida por esta Entidad, que trata el tema referente a los parámetros mínimos de administración de riesgo que deberán cumplir las entidades vigiladas en sus operaciones de tesorería.

Al respecto se procede a dar respuesta a los puntos de la consulta en el mismo orden en que fueron propuestos: 1. ¿Al establecerse que la `entidad debe conservar los registros correspondientes por los plazos establecidos de manera general en la ley' de qué plazo se trata? ¿En qué norma jurídica se encuentra regulada? Al respecto, sobre el término de conservación de los documentos que contienen los registros y soportes de las operaciones efectuadas por las entidades vigiladas, el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero1, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 del 2003, señala lo siguiente: Artículo 22. El artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero quedará así: Artículo 96. Conservación de archivos y documentos. Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su

reproducción exacta. Parágrafo. La administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación, se someterá a lo previsto para las entidades financieras en liquidación por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Una vez transcurridos cinco años se deberá realizar la reproducción correspondiente, a través de cualquier medio técnico adecuado y transferirse al Archivo General de la Nación. Las historias laborales de los ex funcionarios de las entidades financieras públicas en liquidación, deberán ser transferidas a la entidad a la cual estaban vinculadas o adscritas una vez finalice el proceso de liquidación correspondiente". Lo anterior sin perjuicio de la obligación de conservar por un período no menor de diez (10) años los documentos relativos a la prevención de lavado de activos, según lo establece el numeral 6.8 del Capítulo Noveno de la Circular Básica Jurídica, 007 de 19962. Por su parte, en el Título I, Capítulo Noveno de la Circular en mención se impartieron instrucciones sobre la conservación de documentos y microfilmación de archivos de las instituciones sometidas a control, en el siguiente sentido:

"2. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y MICROFILMACIÓN DE ARCHIVOS

2.1 Conservación (…) a) Constancias de asientos definitivos y tiquetes de depósito". Así mismo, en este punto es oportuno señalar en relación con la reproducción y conservación de los ...[31/12/23, 11:43:09 a. m.] documentos por medios técnicos que, como quiera que en Estatuto Orgánico del Sistema Financiero no se regula este tema, resulta aplicable el régimen propio de los comerciantes, contenidos en los artículos 48 y

60 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 134 inciso 2 del Decreto 2649 de 1993 y el artículo 1º del Decreto 2620 de 1993; por tal razón, podrán conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, micrografía y los discos ópticos, entre otros. Al respecto, esta Agencia Gubernamental en la citada Circular instruyó a sus vigiladas en el siguiente sentido: "2.2 Microfilmación Esta Superintendencia conceptúa que se encuentran vigentes las disposiciones de los Decretos números 2527 de 1950 y 3354 de 1954, pues aunque la materia es tema de las regulaciones posteriores del Código de Comercio contenidas en sus artículos 48 y 60, el primero de dichos artículos declara expresamente que los comerciantes conformarán sus libros, cuentas, etc., a las disposiciones del Código y "demás normas sobre la materia", entre las cuales se encuentran precisamente las de los decretos citados que autorizan el procedimiento de la microfilmación. Lo propio afirma el mismo artículo 48 cuando establece: "dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Además, estando incorporadas las normas de los mencionados decretos en comento a las que regulan el funcionamiento de "las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado", según la preceptiva del artículo único del Decreto número 3354, su vigencia y aplicación las confirma el mandato del artículo 2033 del Código de Comercio. Está pues autorizado el uso de la microfilmación de los archivos de las entidades sometidas a la inspección

y vigilancia de esta Superintendencia en los términos y condiciones que señalan los mencionados Decretos números 2527 y 3354, a más de los demás mecanismos previstos en el Decreto 2620 de 1993. Pueden, en consecuencia, microfilmarse "los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza" (artículo único del Decreto número 3354). El procedimiento de microfilmación deberá utilizarse siguiendo estrictamente las previsiones contenidas en los Decretos 2527 y 3354, así como el procedimiento dispuesto en el Decreto 2620 de 1993 pues, de lo contrario, de la correspondiente copia no se predica el valor probatorio que la ley otorgue al original microfilmado". Este es pues el régimen general que debe ser observado por las instituciones vigiladas en torno a la conservación de documentos y su reproducción por medios mecánicos, el cual, se estima, debe ser aplicado para efectos de lo señalado en la Circular Externa No. 088 del 2000. 2. ¿Al establecerse que `las operaciones efectuadas vía telefónica deben ser gravadas previo el cumplimiento de los requisitos legales pertinentes' ¿a qué requisitos legales se refiere? ¿En qué norma legal se encuentra regulado? 3. ¿Desde el punto de vista legal es necesario conservar (y por cuánto tiempo) los registros de las

conservaciones telefónicas de operaciones que se documentan por escrito quedando en este documento las condiciones y términos del negocio? Sobre el particular, cabe señalar que de acuerdo con lo señalado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia la correspondencia y demás normas de comunicación privada son inviolable, razón por la cual para efectos de proceder a la grabación de llamadas telefónicas y que la misma tenga eficacia jurídica como medio de prueba deberá advertirse y contarse con el consentimiento de las personas a las que se les está grabando su comunicación. Al respecto, valga la pena traer a colación lo expuesto por la Corte Constitucional en el siguiente sentido: "Teniendo en cuenta el derecho a la intimidad consagrado en el artículo 15 de la Carta, la Sala, reiterando la doctrina contenida en la sentencia de esta Corporación T-530 del veintitrés (23) de septiembre de mil novecientos noventa y dos (1992), (magistrado ponente doctor Eduardo Cifuentes Muñoz), considera que toda persona tiene derecho a un contorno privado, en principio vedado a los demás, a menos que por su ...[31/12/23, 11:43:09 a. m.] asentimiento o conformidad, el titular renuncie a su privilegio total o parcialmente. Entendido así el derecho a la intimidad, es claro que éste, fuera de garantizar a las personas el derecho de no ser constreñidas a enterarse de lo que no les interesa, así como la garantía de no ser escuchadas o vistas si no lo quieren, impide también que las conversaciones íntimas puedan ser grabadas subrepticiamente, a espaldas de todos o algunos de los partícipes, especialmente si lo que se pretende es divulgarlas o convertirlas en

pruebas judiciales. La deslealtad en que incurrió el actor al abusar de la confianza de su contertulio, ajeno al hecho de que sus opiniones estaban siendo grabadas, además de vulnerar el derecho fundamental a la intimidad, impide que el casete pueda ser tenido en cuenta como prueba judicial, porque su creación y aportación tampoco concuerdan con los presupuestos del debido proceso. En efecto, la prueba obtenida con violación del derecho a la intimidad también quebranta el debido proceso, pues, al suponer la utilización de una maquinación moralmente ilícita, constituye clara inobservancia de los principios de la formalidad y legitimidad de la prueba judicial y de la licitud de la prueba y el respeto a la persona humana. Por último, debe señalarse que esta clase de atentados contra la inmaculación de la prueba, conducen a la nulidad a que hace referencia el inciso final del artículo 29 de la Constitución: Es nula, de pleno derecho, la prueba obtenida con violación del debido proceso"3. En tal sentido, y aunque no existe una norma específica en la cual se establezcan las condiciones para ser grabadas las conversaciones telefónicas, es claro que se requiere del asentimiento o conformidad del titular pues de lo contrario además de vulnerar el derecho fundamental a la intimidad, impide que pueda ser tenido en cuenta como prueba judicial, porque su creación y aportación tampoco concuerdan con los presupuestos del debido proceso. De otra parte, en torno a si desde el punto de vista legal deben conservarse los registros de las conversaciones telefónicas de operaciones que se documentan por escrito, importa destacar que no hay un precepto que ordene un tiempo específico de permanencia. Sin embargo, como quiera que dicha grabación

puede ser utilizado como medio probatorio en caso de existir diferencias en la negociación siempre y cuando cumplan los requisitos atrás señalados, cada entidad podrá establecer el término prudencial para dicha conservación4.» 1 El Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero) recoge la principal reglamentación que rige a las instituciones vigiladas, el cual puede ser consultada en la página Web: www.superbancaria.gov.co, enlace normativa. 2 El texto completo de la Circular puede consultarse en nuestro site web anotado, en el mismo enlace. 3 Sentencia T-003del 21 de enero de 1997, Magistrado Ponente, Doctor Jorge Arango Mejía. 4 Teniendo en cuenta que dicha grabación puede servir como medio de prueba podrá seguirse como criterio orientador para su conservación el término de prescripción de diez años. x ...[31/12/23, 11:43:09 a. m.]