SFC - Constancia documental. Gestión de cobranza Concepto No. 2009076745-002 del 24 de noviembre de 2009 id2009076745

CONSTANCIA DOCUMENTAL, GESTIÓN DE COBRANZA Concepto 2009076745-002 del 24 de noviembre de 2009.

Síntesis: La actividad desplegada por la institución financiera que tenga como propósito recaudar cartera mediante gestión de cobranza debe quedar registrada, con el fin de tener evidencia fehaciente de la gestión tal que pueda ser suministrada en el momento en que sea requerida. Para los efectos del numeral 3 de la Circular Externa 048 de 2008, se entiende como constancia documental aquella con la cual se demuestre la certeza o exactitud de algún hecho o dicho, contenido en uno cualquiera de los documentos aquí referenciados, que para el caso consultado puede consistir en la gestión escrita desplegada en un software de cobranza, siempre y cuando la misma pueda ser reproducida. «(…) consulta “¿Qué se debe entender por ‘constancia documental’ en el numeral 3 de la circular externa 048 de 2008? ¿Se refiere a grabación telefónica o cualquier otro documento? ¿Con la gestión escrita desplegada en un software de cobranza se cumpliría con los (sic) dispuesto en la circular 048 de 2008?”.

Al respecto, sea lo primero precisar que en el anexo de la Circular en comento, en el numeral 8.2.3 relacionado con las condiciones de la gestión de cobranza prejudicial, se señala en el literal g) que “de todas las gestiones realizadas para la recuperación de cartera y de la información que se suministró a los deudores deberá dejarse constancia documental, es decir, que pueda ser reproducida y suministrada al deudor cuando éste o las entidades competentes así lo requieran.”

Lo anterior significa que toda la actividad efectuada por la institución financiera que tenga como propósito recaudar la cartera a través de la gestión de cobranza debe quedar registrada, con el fin de tener evidencia fehaciente y cierta de tal gestión, de manera que pueda ser suministrada en el momento en que sea requerida. Precisado lo anterior, cabe recordar que el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil dispone que documentos son los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones, etc., y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, los cuales pueden ser públicos y privados. Así mismo, conforme a lo dispuesto en la Ley 527 del 18 de agosto de 19991 el mensaje de datos, definido en el artículo 2º de la citada ley como la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax, tiene la misma validez jurídica2 y probatoria3 de la que goza el documento a que se refiere el artículo 251 citado. 1 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. 2 “Artículo 5º. Reconocimiento jurídico de los mensajes, de datos. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

En este sentido, la misma Ley 527 dispuso cómo se aplican en los mensajes de datos ciertas condiciones (escrito, firma y original) exigidas en relación con los documentos en papel para que éstos tengan efectos jurídicos. Así, en caso de que la ley exija que la información conste por escrito, este requisito queda satisfecho en un mensaje de datos si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta (Artículo 6º)4. En ese orden de ideas, el documento puede ser entendido como un bien que contiene una manifestación o declaración de voluntad, ya sea que se materialice a través de medios tecnológicos, como son los soportes magnéticos, un disquete, un cd-room, una grabación o un mensaje de datos. De acuerdo con lo expuesto, para los efectos del numeral 3 de la Circular Externa 048 de 2008, se entiende como constancia documental aquella a través de la cual se demuestre la certeza o exactitud de algún hecho o dicho, contenido en uno cualquiera de los documentos a que se hizo referencia líneas atrás, que para el caso consultado puede consistir en “… la gestión escrita desplegada en un software de cobranza”, siempre y cuando la misma pueda ser reproducida. (…).» 3 “Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. “En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y, probatoria a todo tipo de información

en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original”. “Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos: Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma como se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”. 4

Dicho artículo reza: “Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta”.