SFC - Hábeas data. Autorización del titular para manejo de la información Concepto 2018124902-001 del 1 de noviembre de 2018 id2018124902

HABEAS DATA, AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA MANEJO DE LA INFORMACIÓN Concepto 2018124902-001 del 1 de noviembre de 2018

Síntesis: En desarrollo de sus actividades, las instituciones vigiladas están llamadas a cumplir las disposiciones que las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios, contemplan para la recolección, tratamiento y circulación de datos (comerciales, financieros, crediticios y personales). Cabe advertir que según los principios de libertad, finalidad y circulación restringida establecidos en dicha normativa, es necesario que el titular de la información, de manera expresa, previa e informada, consienta el tratamiento de sus datos, los cuales pueden ser utilizados exclusivamente para los propósitos señalados en la autorización impartida por este. «(…) consulta referida a la viabilidad jurídica de recolectar datos de terceros (referencias personales o comerciales) en el formato de vinculación de potenciales clientes de las entidades financieras y su uso en actividades de cobranza, cuando no ha sido posible ubicar al deudor, en los siguientes términos: 1. ¿Es posible, conforme a la normativa vigente aplicable a la materia, que se efectúe captura de datos de terceras personas presentadas como referencias personales o comerciales de un potencial cliente de entidades financieras, a través de los respectivos formularios de vinculación, con el propósito de verificación de información suministrada por el potencial cliente?

Al respecto, en primer lugar es del caso anotar que en cumplimiento de su obligación de conocimiento del cliente las instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera deben solicitar a sus potenciales

clientes la información mínima establecida en el formato dispuesto en el numeral 4.2.2.2.1.3 del Capítulo IV1, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 29 de 2014) de esta Superintendencia, así como toda aquella que consideren oportuna frente a las particularidades del producto o servicio objeto de la relación contractual. De otra parte, es importante mencionar que el Capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera de este Organismo (Circular Externa 100 de 1995) contempla las instrucciones aplicables a la administración del riesgo crediticio de las citadas entidades y, particularmente, indica que la etapa de otorgamiento del crédito debe basarse en el conocimiento del sujeto de crédito o contraparte, de su capacidad de pago y de las características del contrato a celebrar. En dicha instrucción se señalan las condiciones mínimas a cumplir en la referida etapa, entre las cuales se encuentra la correspondiente a la evaluación de la capacidad de pago del deudor2. Esta evaluación comprende el análisis de distintos aspectos, entre otros, la información sobre el cumplimiento actual y pasado de las obligaciones (comerciales, financieras y crediticias), que es obtenida de las centrales de riesgo, calificadoras de riesgo, o “de cualquier otra fuente que resulte relevante”, como es el caso de los datos de terceras personas recolectados con el propósito de verificar la “información suministrada por el potencial cliente” a que alude su comunicación. Efectuadas las anteriores precisiones, en punto a los términos de su consulta es pertinente destacar que, en desarrollo de sus actividades, las instituciones vigiladas están llamadas a cumplir las disposiciones que

1 Reglas para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. 2 Letra c del numeral 1.3.2.3.1. las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 20123, así como sus decretos reglamentarios, contemplan para la recolección, tratamiento y circulación de datos (comerciales, financieros, crediticios y personales). Cabe advertir que según los principios de libertad, finalidad y circulación restringida establecidos en dicha normativa, es necesario que el titular de la información, de manera expresa, previa e informada, consienta el tratamiento de sus datos, los cuales pueden ser utilizados exclusivamente para los propósitos señalados en la autorización impartida por este. 2. ¿En criterio de la Superintendencia, sería posible utilizar los datos recolectados bajo el contexto anotado en precedencia, para realizar actividades tendientes a la ubicación del cliente en el marco de desarrollo de actividades de cobranza, cuando no sea posible ubicar al cliente con los datos suministrados directamente por él?’ Como se explicó en el punto anterior, los datos que han sido recolectados por las entidades financieras sólo podrán ser utilizados para los fines autorizados por sus titulares. Adicionalmente, procede señalar que en las actividades de cobranza que desplieguen dichas vigiladas se deben atender las instrucciones previstas en el numeral 5.2 del Capítulo I, Título III, Parte I de la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia, en donde se advierte especialmente que: Constituyen formas indebidas de cobranza, por ejemplo, aquellas que buscan presionar el pago poniendo en conocimiento de terceros que no son parte de la relación crediticia y a las que no asiste un interés respaldado

en razones legales o de orden público, v.gr. cobro a través de “chepitos”, fijar avisos en zonas comunes al conjunto residencial o en diarios de amplia circulación donde se informe de manera indiscriminada de la condición de deudor de una persona, así como el envío de comunicaciones a terceros que tengan relaciones comerciales con el deudor, sin perjuicio de la posibilidad de enviar la información del comportamiento de pagos de los deudores a las centrales de información, de acuerdo con lo previsto en las disposiciones legales que resulten aplicables. (Se subraya). Por último, le informamos que el texto completo de las citadas instrucciones puede ser consultado en nuestro portal web: www.superfinanciera.gov.co, siguiendo el enlace: Inicio/Normativa/Normativa General/Circular Básica Jurídica (C.E. 029/14). (…).» 3 Estas desarrollan los derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y a la información reconocidos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.