SFC - Junta directiva. Miembros principales y suplentes Concepto 2009070735-002 del 24 de noviembre de 2009 id2009070735

JUNTA DIRECTIVA, MIEMBROS PRINCIPALES Y SUPLENTES Concepto 2009070735-002 del 24 de noviembre de 2009.

Síntesis: La Junta Directiva se compone de sus miembros principales y los únicos facultados para tomar decisiones son quienes tienen esa calidad o los suplentes que en razón de la ausencia del miembro principal queden facultados para el efecto. Se propende porque los suplentes se mantengan informados de los temas sometidos a consideración para que cuando deban ejercer como miembros principales, dispongan del conocimiento necesario. Es posible que los miembros suplentes asistan a las sesiones de Junta Directiva cuando cuentan con la autorización de dicho órgano, atendiendo a lo consignado en los estatutos sociales para la materia. Si el miembro principal se encuentra presente en la reunión el voto vinculante corresponde a éste, la presencia del suplente en dicha sesión no lo faculta para tomar decisiones. «(…) efectúa las siguientes preguntas: “1. ¿Está la Junta Directiva obligada a sesionar con sus miembros principales y suplentes?

2. En caso de ser afirmativa la respuesta; ¿Quién tiene la responsabilidad de la votación cuando es el suplente quien contesta el llamado a lista de verificación de quórum? 3. ¿Cuándo principal y suplente contestan el llamado a lista, si el principal se ausenta temporalmente, puede dejar la responsabilidad para la toma de decisiones en su suplente y luego ingresar nuevamente? 4. ¿En las reuniones tiene derecho de voz los suplentes, estando el principal se encuentra presente?

5. Si la posición del suplente es contraria a la del principal o viceversa ¿Cuál posición

prima para tomar decisiones, partiendo del hecho cierto que tanto principal como suplente participan en la reunión?” Al respecto, es pertinente señalar que el miembro suplente de Junta Directiva es aquel tiene como función la de reemplazar en las ausencias temporales y definitivas al miembro principal del órgano en comento, con el propósito de ejercer las funciones asignadas a éste. En tal medida, el suplente posee la virtud de hacer parte activa de la Junta Directiva, siempre y cuando ocurra la condición prevista para el efecto, de no acaecer el supuesto carecerá de facultades para tomar decisiones. Ahora bien, respecto al primer interrogante formulado, el artículo 44 de la Ley 964 de 2005 contempla que “Las juntas directivas de los emisores de valores se integrarán por un mínimo de cinco (5) y un máximo de diez (10) miembros principales, de los cuales cuando menos el veinticinco por ciento (25%) deberán ser independientes.” (Subrayado por fuera del texto original) En tal sentido, la Junta Directiva se compone de sus miembros principales, de tal manera que los únicos facultados para tomar decisiones son aquellos que revistan dicha calidad o aquellos suplentes que en razón de la ausencia del miembro principal queden facultados para el efecto. Ahora bien, dentro de las prácticas de buen Gobierno Corporativo, consignadas en el Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia1, se sugiere que en los casos en los que se contempla la existencia de miembros suplentes de Junta Directiva, se propenda porque éstos se mantengan adecuadamente informados de los temas sometidos a

consideración del órgano mencionado con el fin que cuando deban ejercer como miembros principales, dispongan del conocimiento necesario para dicha labor2. En tal sentido, su participación en las reuniones de Junta Directiva con voz pero sin voto puede ser un buen mecanismo para adoptar la medida en comento. Así las cosas, es posible que los miembros suplentes asistan a las sesiones de Junta Directiva cuando cuentan con la autorización de dicho órgano, atendiendo a lo consignado en los estatutos sociales para la materia. De cualquier forma es claro que no tienen la facultad de votar, en la medida en que no hacen parte del órgano social en mención. En tal sentido, se ha pronunciado la Superintendencia de Sociedades en concepto 22032875, “(…) En principio, la Junta Directiva se integra únicamente con la participación de los miembros principales, pues los suplentes tienen una simple expectativa de intervenir en su composición en los casos de ausencia temporal o definitiva de los principales, de acuerdo al régimen propio de las suplencias. Y es que no existe propiamente a favor de los suplentes, un derecho de exigir que se les admita en las reuniones de la misma, sino que esta facultad de intervenir en aquéllas surge en forma excepcional cuando acaece la condición de la que pende el nacimiento de su derecho, o sea cuando falte alguno de los miembros principales. (…) Es nítido entonces que cuando concurran los suplentes a las reuniones, estando presentes los miembros principales y aún cuando hallan sido invitados, desde luego están autorizados, mas no obligados a concurrir, pero en tal caso no tienen derecho a voto.” De otro lado, en relación con la inquietud planteada en el numeral 2 de su escrito, si bien no

existe obligación legal que estipule que la Junta Directiva debe sesionar con los miembros principales y suplentes, en el caso en que se prevea en los Estatutos Sociales o en el Código de Buen Gobierno del emisor dicha situación, si el miembro principal se encuentra presente 1 Documento elaborado por un Comité integrado por una amplia base de entidades a iniciativa de la Superintendencia Financiera de Colombia 2 Cfr. Documento Código País, 2. Junta Directiva, Medida 21. en la reunión el voto vinculante corresponde a éste, la presencia del miembro suplente en dicha sesión no lo faculta para tomar decisiones . Respecto a la pregunta formulada en el numeral 3 de su escrito, es de señalar que la actuación del suplente, en la hipótesis en que el miembro principal se encuentra ausente, se cumple en ejercicio de su vocación a reemplazar al principal, pues en ese evento adquieren derecho de asistir a la reunión con las mismas calidades y atribuciones que corresponden a los miembros principales, esto es con derecho a deliberar y tomar decisiones. Ahora bien, si el miembro principal retoma sus funciones en la misma sesión, el miembro suplente pierde las facultades para tomar decisiones, esto en razón a que cesó el hecho que lo facultó para participan en la Junta Directiva con voz y voto. En cuanto al interrogante planteado en el numeral 4, tendiendo en cuenta que al miembro suplente de Junta Directiva le es posible asistir a las sesiones de dicho órgano, siempre y cuando sea invitado o así esté contemplado en los estatutos, no existe restricción normativa que le impida manifestar en dicho órgano colegiado su opinión, la única limitante que le

asiste mientras esté presente el miembro principal es la de emitir su voto a favor o en contra de las proposiciones a considerar. En tal sentido, este despacho considera viable que el miembro suplente exprese sus opiniones en las reuniones de Junta Directiva a las cuales ha sido invitado, puesto que tiene la virtud de pertenecer a dicho órgano colegiado y es de su interés conocer los temas tratados allí. Por último, en consideración a lo expuesto es claro que si existen discrepancias al momento de adoptar decisiones, por parte del miembro principal y suplente, para efectos del computo de los votos serán tenidos en cuenta los emitidos por el miembro principal, toda vez que es él quien tiene la potestad de deliberar y decidir. Solo en la ausencia de éste será tenida en cuenta la posición del miembro suplente. (…).»