SFC - Junta directiva. Vacancias. Cuociente electoral Concepto 2009077731-004 del 26 de noviembre de 2009 id2009077731

JUNTA DIRECTIVA, VACANCIAS, CUOCIENTE ELECTORAL Concepto 2009077731-004 del 26 de noviembre de 2009.

Síntesis: La asamblea deberá atender lo previsto en cuanto a la aplicación del cuociente electoral, cuya finalidad es salvaguardar los intereses de todos los asociados mediante un mecanismo que permita una representación equitativa a su participación en la sociedad, salvo que para la designación del tercer renglón principal y suplente de la junta directiva de esa sociedad comisionista se cuente con el voto favorable de la totalidad de los accionistas. No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de miembros de la junta directiva, entre otros. Lo anterior siempre que la persona sea reelecta para el ejercicio del mismo cargo con independencia de su condición de principal o suplente. «(…) en atención a que esta Superintendencia le negó la posesión a las personas designadas en la asamblea ordinaria del 30 de marzo de 2009 como directores principal y suplente en el tercer renglón de la junta directiva de la sociedad comisionista, consulta: “… acerca del procedimiento que deberá seguirse en la Asamblea Extraordinaria que se ha convocado (…) a fin de suplir la vacancia que técnicamente tiene la Junta Directiva actual, o lo que es lo mismo, para elegir nuevamente al tercer renglón (principal y suplente personal).

Debe observarse lo conceptuado por la Superintendencia de Sociedades en el sentido de que, en aras de respetar la finalidad del sistema de cuociente, debe elegirse nuevamente a la totalidad de la Junta Directiva? Si ello es así, cómo se maneja esta elección y cómo

compagina la misma con el procedimiento especial de autorización de posesiones a que estamos obligados ante la Superintendencia Financiera?. En caso de que no deba elegirse nuevamente la totalidad del órgano de administración, cuál será el procedimiento para elegir solamente el renglón en comento?. Sobre el particular, consideramos pertinente formular las siguientes consideraciones: En relación con la elección de la junta directiva el artículo 436 del Código de Comercio establece que “Los principales y los suplentes de la junta serán elegidos por la asamblea general, para períodos determinados y por cuociente electoral, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos o removidos libremente por la misma asamblea.”1 (negrilla fuera de texto) De otra parte, en cuanto a la aplicación del cuociente electoral el artículo 197 del mismo código dispone lo siguiente: 1 Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley 964 de 2005 en relación con la elección de miembros de junta directiva de las sociedades inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional. “Siempre que en las sociedades se trate de elegir a dos o más personas para integrar una misma junta, comisión o cuerpo colegiado, se aplicará el sistema de cuociente electoral. Este se determinará dividiendo el número total de votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse (…) Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema de cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad.” En este orden de ideas, de conformidad con lo previsto en los artículos 197 y 436 citados,

normas de carácter imperativo, para efectos de la elección de la junta directiva debe darse estricta aplicación al cuociente electoral. Ahora bien, tratándose de elecciones parciales, éstas resultan legalmente viables, en los términos del artículo 197 ibídem, cuando las vacantes se provean por unanimidad. Así las cosas, la asamblea deberá atender lo señalado en el mencionado artículo 197 en cuanto a la aplicación del cuociente electoral, cuya finalidad, tal como lo ha manifestado la Superintendencia de Sociedades en diferentes oportunidades, es la de salvaguardar los intereses de todos los asociados a través de un mecanismo que les permita una representación equitativa a su participación en la sociedad, salvo que para la designación del tercer renglón principal y suplente de la junta directiva de esa sociedad comisionista se cuente con el voto favorable de la totalidad de los accionistas. De otra parte, en cuanto a la inquietud planteada en torno a la nueva elección frente al procedimiento de autorización de la posesión de los miembros de junta directiva, es de precisar que al respecto esta Superintendencia impartió instrucciones mediante la Circular Externa 029 de 2006, incorporada en el Capítulo Décimo, Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996. En este sentido, particularmente en el numeral 1.2 del Capítulo y Título Citados se advierte que no se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de miembros de la junta directiva, entre otros. Lo anterior siempre que la persona sea reelecta para el ejercicio del mismo cargo con independencia de su condición de principal o

suplente. En todo caso, el responsable del trámite de posesión de la entidad debe informar tal situación dentro de los (10) días hábiles siguientes al nombramiento, mediante el diligenciamiento de la proforma electrónica F.0000-19 ‘Solicitud de posesión ’ ingresando al ícono ‘Otras actuaciones relacionadas con la posesión’, junto con la actualización de la hoja de vida. En relación con los miembros designados por primera vez deberá adelantarse el correspondiente trámite de posesión. (…).»