SFC - Libros de contabilidad en archivos electrónicos Concepto 2012028074-002 del 18 de mayo de 2012 id2012028074

LIBROS DE CONTABILIDAD EN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Concepto 2012028074-002 del 18 de mayo de 2012

Síntesis: Lo dispuesto en el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012 (Antitrámites) resulta aplicable a las entidades financieras, dada su calidad de comerciantes, sin perjuicio de recordar la obligación de continuar llevando su contabilidad de conformidad con la regulación correspondiente, así como el cumplimiento de las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 para efectos de la conservación de los registros electrónicos, y de la normatividad especial contenida en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. «(…) consulta si, con ocasión de la adición efectuada por el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012 (Antitrámites) al artículo 56 del Código de Comercio, las entidades financieras podrían mantener los libros de contabilidad en archivos electrónicos, así como su conservación.

Sobre el particular, sea lo primero anotar que con el nuevo texto del artículo 56 del estatuto mercantil se reconoce de manera expresa que los libros del comerciante -entre ellos, los de contabilidad- “podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada Ia inalterabilidad, Ia integridad y seguridad de Ia información, así como su conservación (…)”. Lo anterior guarda armonía con lo previsto en el artículo 48 del mismo Código y en el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993, disposiciones que aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable aquellos que sirven para registrar electrónicamente las operaciones.

Ahora bien, estimamos que la disposición legal en comento resulta aplicable a las entidades financieras, dada su calidad de comerciantes, sin perjuicio de recordar la obligación de continuar llevando su contabilidad de conformidad con la regulación correspondiente, así como el cumplimiento de las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 para efectos de la conservación de los registros electrónicos, y de la normatividad especial contenida en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. (…).»