SFC - Libros de contabilidad. Unificación. Oficina principal y sucursales Concepto 2010002804-003 del 1 de marzo de 2010. id2010002804

LIBROS DE CONTABILIDAD, UNIFICACIÓN, OFICINA PRINCIPAL Y SUCURSALES Concepto 2010002804-003 del 1 de marzo de 2010.

Síntesis: El Decreto 2649 de 1993 señala los principios y normas de contabilidad pero no consagra la manera de cómo el ente social debe llevar la contabilidad de sus sucursales.

La sociedad puede implementar una contabilidad descentralizada en las sucursales o centralizada en la casa principal, hecho que podría justificar la consolidación de los libros principales de contabilidad. En todo caso, el libro que agrupa a los demás debe permitir la armonización de los movimientos de cuentas de cada sucursal, el cual debe contener la totalidad de las operaciones de la compañía como unidad económica. «(…) consulta si es posible agrupar todos los libros oficiales en un sólo libro Oficial, Diario, Mayor y Balances. Sobre el particular, es pertinente manifestar que las sociedades mercantiles pueden expandir el ejercicio de las operaciones propias de su objeto social en nuevas zonas de mercado a través de agencias o sucursales. Estas últimas se definen como los “establecimientos de comercio abiertos por una sociedad dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad”.1 Así mismo, la doctrina ha expresado que “…Toda sucursal mantiene la unidad de firma social. No posee capital propio ni responsabilidad separada, aunque pueden gozar de relativa independencia dentro de la estructura interna de la sociedad. Sus jefes son gerentes con mayores o menores atribuciones. Llevan contabilidad especial que es consolidada en la casa principal, pues son bases económicas de ésta. La sucursal es una

simple desmembración de la casa principal”.2 Así pues, las sucursales no son personas distintas de la oficina principal; por el contrario, suponen una dependencia económica y jurídica con el ente social que las creó y respecto del cual se predica el control de los recursos y de las actividades3, más aun cuando es evidente que los activos y pasivos sociales están destinados a los mismos fines económicos de la sociedad como una unidad. De otra parte, cabe señalar que las sociedades mercantiles ostentan la calidad de comerciantes y, por ende, de conformidad con lo previsto en el artículo 19 del Código de Comercio tienen la obligación de “Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”. 1 Artículo 263 del Código de Comercio. 2 José Ignacio Narváez García, Derecho Mercantil Colombiano, Tipos de Sociedad, Legis Editores S.A. 1998. Página 499 3 Artículo 6º del Decreto 2649 de 1993. El Decreto 2649 de 1993 señala los principios y normas de contabilidad que deben ser observados por las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad en el país. Sin embargo, no consagra la manera de cómo el ente social debe llevar la contabilidad de sus sucursales; de ahí que dependiendo de las necesidades propias de la sociedad pueda escoger la forma y modo de hacerlo, como por ejemplo implementando una contabilidad descentralizada4 en las sucursales, la cual posteriormente es “…incorporada en la general de la sociedad”5, o centralizada6 en la casa principal, hecho que podría justificar la consolidación de los libros principales de contabilidad.

Tratándose de las entidades vigiladas por esta Superintendencia es de anotar que las mismas no escapan a las anteriores consideraciones. En ese sentido, a través del Capítulo XIV de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular 100 de 1995), este Organismo las instruyó de la siguiente manera: De conformidad con el literal b) del numeral 4º. del artículo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, las entidades vigiladas podrán llevar libros de contabilidad que consideren necesarios para establecer los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos, las cuentas contingentes y las cuentas de orden fiduciarias. (negrilla fuera de texto). “(…)”

5. LUGARES DONDE DEBE LLEVARSE LA CONTABILIDAD La contabilidad de los establecimientos de comercio se podrá llevar de manera independiente, y por lo tanto, será posible mantener los soportes contables de origen interno o externo, los comprobantes de contabilidad, los libros auxiliares, los libros de contabilidad objeto de inscripción y registro en la sede de asiento de la operaciones de los mismos; en consecuencia, podrá definirse que la contabilidad de los establecimientos de comercio se llevará en las sucursales, en las agencias o en los centros contables que reúnan o centralicen las operaciones de agencias y sucursales.

Por consiguiente, no se considera obligación imperativa de ninguna entidad vigilada la de llevar libros de contabilidad a nivel de cada sucursal. La determinación correspondiente se determinará por cada institución en función de su propia organización. “(…)” En todo caso, cualquiera que sea la modalidad por la que se opte deberá preverse la existencia de sistemas o

procedimientos que permitan determinar las operaciones que se efectúan en las distintas sucursales y agencias 4 Ocurre cuando una “…sucursal lleva un sistema de contabilidad completo (…) en la medida en que sea significativo el número de transacciones entre la sucursal y la Casa Matriz o que se incrementen las operaciones por parte de la sucursal con terceros. Lo anterior significa que para la preparación de estados financieros e informes de una sucursal se tendrá como base o fundamento su propio sistema de contabilidad, es decir, poseerá su propio juego de libros completos como caja, diario y balance. Aunque no se trata de entidades jurídicas separadas, las transacciones internas entre la sucursal y la Oficina Central se registran en ambos juegos de libros en cuentas recíprocas…”. Conceptos ubicados en: http://www.monografías.com/Trabajos6/sucu/sucu.shtml. 5 José Ignacio Narváez García, Derecho Mercantil Colombiano, Tipos de Sociedad, Legis Editores S.A. 1998. Página 477. 6 La contabilidad centralizada por la casa principal se adopta cuando “…la Casa Central prefiere centralizar la información en la Oficina Principal, el sistema de contabilidad exigiría para contabilizar las transacciones de la sucursal, que ésta remita diariamente a la casa central informes suficientes de las ventas, cobros, compras, pagos, etc., y de esta manera se contabilizan todas sus operaciones en los libros de la Casa Central, por lo que la sucursal sólo debe llevar un libro de caja…”. Idem. que de éstas dependen, permitiendo mostrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios de cada

establecimiento de comercio, bajo la premisa del cumplimiento de las cualidades de la información contable, la equidad y demás normas de contabilidad de aceptación general, de manera tal que en cualquier momento se puedan preparar y presentar estados financieros básicos desagregados por agencias, sucursales, centros contables, dirección general y, por ende de la entidad vigilada como unidad económica única. Dichos estados financieros podrán ser requeridos en cualquier momento por la Superintendencia Bancaria, - léase Superintendencia Financieralo cual implica, por lo menos identificar las operaciones por áreas de responsabilidad a nivel de agencias, sucursales, centros contables y dirección general” (negrilla y entre guiones fuera de texto). En este orden de ideas, se estima que es el mismo ordenamiento jurídico el que faculta a las entidades vigiladas para llevar sus libros de contabilidad principales de manera descentralizada en sus sucursales, o centralizada en la casa principal; en todo caso, el libro que agrupa a los demás debe permitir la armonización de los movimientos de cuentas de cada sucursal, el cual debe contener la totalidad de las operaciones de la compañía como unidad económica. Finalmente, es de resaltar que independientemente de la forma como una entidad lleve los libros contables, es necesario que a través de ellos se presente una contabilidad confiable y útil, que sus operaciones estén adecuadamente soportadas y codificadas tal como lo dispone el respectivo Plan Único de Cuentas, así como de los reportes e informes contables financieros, deberes concordantes a los establecidos en los artículos 123 a 135 del Decreto 2649 de 1993. (…).»