SFC - Oficial de cumplimiento. Renuncia. Remoción. Separación del cargo. Vacancia Concepto 2021007296-003 del 2 de marzo de 2021 id2021007296

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO, RENUNCIA, REMOCÍON, SEPARACIÓN DEL CARGO, VACANCIA Concepto 2021007296-003 del 2 de marzo de 2021

Síntesis: En los casos en que se presente una renuncia, remoción o separación del cargo de oficial de cumplimiento por cualquier otra causa, recae en la entidad vigilada la obligación de tomar las precauciones dirigidas a asegurar que el empleado designado por el órgano nominador cumpla con los requisitos mínimos de idoneidad exigidos para ocupar dicho cargo y desplegar diligentemente las gestiones encaminadas a obtener la autorización de su posesión ante este Ente Supervisor. Lo anterior, con el fin de evitar que se produzcan vacancias prolongadas e injustificadas de dicho cargo. «(…) consulta si “¿Existe algún tiempo límite en la cual una entidad vigilada pueda estar sin oficial de cumplimiento principal?”. «(…) consideramos importante señalar que el oficial de cumplimiento de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera es el funcionario responsable de verificar el adecuado cumplimiento de las medidas de control y los procedimientos adoptados por aquella con el fin de prevenir que sea utilizada para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de actos terroristas (Decreto 663 de 1993 -Estatuto Orgánico del Sistema Financiero-, artículos 102 a 107).

Es en cumplimiento del anterior mandato legal que corresponde a las entidades vigiladas adoptar medidas de prevención en la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo siguiendo las instrucciones señaladas en la Circular Básica Jurídica -C.E. 029 de 2014 (Parte I, Título IV, Capítulo IV), las

cuales comprenden además de la fijación de funciones que el oficial de cumplimiento está obligado a implementar y ejecutar de modo permanente al interior de la institución, las calidades especiales que debe reunir el empleado designado, aspectos que este Ente Supervisor tiene como referente para autorizar la posesión del funcionario postulado. En este contexto, en los casos en que se presente una renuncia, remoción o separación del cargo de oficial de cumplimiento por cualquier otra causa, recae en la respectiva entidad la obligación de tomar las precauciones dirigidas a asegurar que el empleado designado por el órgano nominador cumpla con los requisitos mínimos de idoneidad exigidos para ocupar dicho cargo y desplegar diligentemente las gestiones encaminadas a obtener la autorización de su posesión ante este Organismo, todo ello con sujeción a las reglas generales sobre la “posesión de órganos de dirección y control” consignadas en la citada Circular Básica Jurídica (Parte I, Título IV, Capítulo II), del siguiente tenor: 1.4. Reglas relativas al trámite de posesión Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los 45 días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, es necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite. 1.5. Situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del Grupo

de Registro de esta Superintendencia para los cargos de que trata el presente Capítulo mantienen tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo ha sido suprimido, o iii) la SFC lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican: 1.5.1. Renuncias Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta Superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en la presente Circular, dentro de los 45 días corrientes siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma “Hoja de vida”. El responsable del trámite debe conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho. En caso de renuncia al cargo, y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de 45 días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar. Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponde a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al Grupo de Registro de la SFC, adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue

presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003. 1.5.2. Remoción En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite debe informar a la Superintendencia dentro de los 45 días corrientes siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma electrónica “Hoja de vida”. En todo caso, corresponde al responsable del trámite conservar los soportes que acrediten tal decisión. En estas condiciones y dada la relevancia de las funciones que tiene a su cargo el oficial de cumplimiento, las entidades vigiladas deben tomar las medidas necesarias para evitar que se produzcan vacancias prolongadas e injustificadas de dicho cargo. (…)