SFC - Oficinas de representación. Reportes ante la unidad de información y análisis financiero Concepto 2019172114-002 del 13 de enero de 2020 id2019172114

OFICINAS DE REPRESENTACIÒN, REPORTES ANTE LA UNIDAD DE INFORMACIÒN Y ANÀLISIS FINANCIERO Concepto 2019172114-002 del 13 de enero de 2020

Síntesis: Las oficinas de representación deben enviar a la UIAF los reportes de operaciones sospechosas, transacciones en efectivo (así sea en cero) y clientes exonerados, en los formatos y con la periodicidad previstos para el efecto en los instructivos expedidos por dicha Autoridad. Para la presentación de tales reportes, las oficinas de representación deben inscribirse en el sistema SIREL de la UIAF. «(…) comunicación mediante la cual formula una serie de preguntas relacionadas con las oficinas de representación reguladas por la parte 4 del Decreto 2555 de 2010.

Al respecto, se procede a atender su consulta bajo la siguiente estructura: • Consideraciones Generales De acuerdo con lo previsto por los artículos 94 y 325 numeral 2 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), en concordancia con los artículos 4.1.1.1.12, 11.2.1.3.1 y 11.2.1.6.1 del Decreto 2555 de 2010, las oficinas de representación de las instituciones financieras, de reaseguro y del mercado de valores del exterior, se encuentran sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera. De manera puntual, el artículo 4.1.1.1.12 del mencionado Decreto consagra que le corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia ejercer sobre las oficinas de representación de instituciones del exterior

la inspección, vigilancia y control con las mismas facultades con que cuenta para supervisar a las instituciones del sector financiero, bursátil y asegurador. Cabe destacar que el numeral 1) del artículo 102 del EOSF, de manera general y sin excepción alguna, señala que las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera, están obligadas a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento, para el ocultamiento manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. Para tales efectos deberán adoptar e implementar mecanismos de control, así como diseñar y poner en práctica procedimientos específicos, como también designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos. Así pues, es el mismo Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, norma de mayor jerarquía, el que señala que todas las Entidades Vigiladas por la Superintendencia Financiera, incluidas las oficinas de representación, tienen que observar los preceptos en él contenidos, claro está conforme a las particularidades de la actividad que realizan y a las industrias a las cuales pertenece y promociona los productos. Además no puede perderse de vista que esta Superintendencia expresó en concepto del año 2011, lo siguiente: “Respecto del elemento "Gestión de Riesgos", si bien, a las oficinas de representación no les son aplicables los Sistemas de Administración de Riesgos (SARES) sí deben contar con las medidas de control destinadas a evitar

que las operaciones que realizan puedan ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero proveniente de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con la misma”1. • Consideraciones particulares Teniendo en cuenta los lineamientos expuestos en el considerando que antecede, se procede a atender los puntos específicos de la petición, en el mismo orden en que fueron planteados: 1- ¿Cuáles de los deberes legales establecidos en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero son pertinentes y aplicables de acuerdo con la naturaleza jurídica de las oficinas de representación reguladas por la parte 4 del Decreto 2555 de 2010? De acuerdo con la categoría de Entidad Vigilada, a las oficinas de representación les aplicarían todos los deberes legales establecidos en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (en adelante EOSF). Sin embargo, revisando de manera puntual algunos de ellos, de cara a las actividades que desarrollan, encontramos por ejemplo que los literales a, b y c del numeral 2 del artículo 102, referidos a conocer la actividad económica que desarrollan los clientes, las características básicas de las transacciones, establecer la frecuencia y el volumen de las mismas, no les serían aplicables en la medida en que la únicas actividades que pueden realizar dichas oficinas es la promoción y/o publicidad de los productos y servicios ofrecidos por la entidad del exterior. 2- ¿Teniendo en cuenta que las oficinas de representación no pueden realizar actividades de captación, que la regulación prohíbe expresamente que las oficinas de representación reciban cualquier tipo de pago por parte de

los clientes que contacta en Colombia, y que los únicos recursos que recibiría una oficina de representación son los estrictamente requeridos para su operación y actividades administrativas, ¿qué tipo de reportes debe presentar la oficina de representación a la UIAF, en los términos del capítulo IV del título IV de la Parte 1 de la Circular Básica Jurídica? A este respecto, es de mencionar que si bien es cierto que a las oficinas de representación les está prohibido recibir cualquier tipo de pago por parte de los clientes, también lo es que el numeral 3 del artículo 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010 señala los servicios autorizados a las referidas entidades, entre otros: “(…) Efectuar las gestiones de cobranza relacionadas con las operaciones realizadas por la institución financiera o del mercado de valores del exterior, siempre que se encuentren debidamente autorizadas para ello por la respectiva institución del exterior, de conformidad con la normativa colombiana (…)”. Así mismo, los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, incluyendo la representación de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país de la institución del exterior deben brindar asesoría profesional a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, en los términos del inciso segundo del art. 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010. Tenemos entonces que dichas oficinas se encuentran autorizadas para realizar determinadas actividades en Colombia, las cuales deben protegerse de la materialización de una potencial operación de Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo, de ahí que sea necesario adoptar medidas necesarias para tal fin. Ahora bien, en el ejercicio de estas actividades es posible que se presenten situaciones frente a personas respecto

de las cuales puedan llegarse a generar ciertas alertas o, que se intenten realizar operaciones que impliquen el reporte de operaciones sospechosas. 1 Concepto 2011063459-003 del 30 de septiembre de 2011 En ese sentido y de conformidad con el numeral 2 del Capítulo IV, Título IV de la Parte 1 de la Circular Básica Jurídica (en adelante CBJ), las oficinas de representación deben presentar los reportes de operaciones sospechosas, transacciones en efectivo (así sea en cero), y clientes exonerados, para cuyo efecto deben emplearse los instructivos y formatos expedidos la Unidad de Información y Análisis Financiero (en adelante UIAF) que se encuentran anexos a esta parte correspondiente de la CBJ, los cuales no exceptúan a ninguna Entidad Vigilada de la presentación de los mismos. 3En caso de requerirse la presentación de reportes a la UIAF en los términos del capítulo IV del título IV de la Parte 1 de la Circular Básica Jurídica, ¿en qué periodicidad deben presentarse dichos reportes? La periodicidad para presentar tales reportes se encuentra establecida en los mencionados instructivos de la siguiente manera: - ROS: Las entidades deben reportar en forma inmediata a la UIAF las operaciones que determinen como sospechosas, las cuales pueden ser operaciones realizadas u operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas; si el reporte es negativo, se debe hacer dentro de los 20 días del mes siguiente a aquel en el cual no se identificaron operaciones sospechosas. - Transacciones en efectivo: Mensual, dentro de los primeros 20 días calendario después de la fecha de corte

del periodo mensual, así el mismo sea en cero. - Clientes exonerados: Trimestral, dentro de los primeros 20 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte del periodo trimestral. 4- ¿Las oficinas de representación están obligadas a inscribirse en el SIREL de la UIAF para la presentación de los reportes qué sean aplicables según su naturaleza? De acuerdo con lo establecido en los documentos técnicos e instructivos de la UIAF, para la presentación del ROS, transacciones en efectivo y clientes exonerados, el medio de envío de los mismos es el SIREL, para lo cual cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permita ingresar al SIREL y realizar el cargue de los reportes. Para lo anterior, la entidad respectiva debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL – Solicitud de Código en Línea–, seleccionando sector: Financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Teniendo en cuenta lo expuesto, las oficinas de representación sí están obligadas a inscribirse en el referido sistema. 5- ¿El representante legal de la oficina de representación puede ser designado como el responsable de la administración de las medidas de control diseñadas para prevenir que en la realización de operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas, en los términos

de la sección 2.1.1 del capítulo IV del título IV de la parte I de la Circular Básica Jurídica, en vez de otro funcionario que se encargue de esto? 6En caso de ser negativa la respuesta anterior ¿cuál es el fundamento para impedimento legal para que el representante legal se encargue de estas funciones? En razón a las funciones y obligaciones señaladas a los representantes legales de las oficinas de representación frente a las otorgadas a los funcionarios responsables, se estima que podría presentarse un conflicto de interés, al estar ejerciendo una misma persona los dos cargos a la vez. Así, por ejemplo, el representante legal al ejercer la obligación de brindar asesoría en nuevos productos o promocionar la contratación de los mismos, podría verse enfrentado el interés respecto de la toma de decisiones para mitigar el riesgo LA/FT. Igualmente, el funcionario responsable debe presentar informes de gestión al representante legal en caso de que no exista junta directiva u órgano que haga sus veces, pudiendo entonces afectarse la imparcialidad al ser el representante quien elabora el referido informe. Bajo los anteriores lineamientos, se considera que la respuesta a su pregunta sería negativa. 7Dado que las oficinas de representación pueden realizar tratamiento de datos personales, ¿existe alguna obligación para las oficinas de representación de Implementar una política de datos personales? La Ley 1581 de 2012 referente a la protección de datos personales, es aplicable “(…) a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano (…)”. (Negrilla y

subrayado fuera de texto). De acuerdo con lo anterior, todas las entidades de naturaleza pública o privada que recauden datos para su tratamiento en el territorio colombiano deben implementar las disposiciones de esta Ley, como es el caso de las oficinas de representación. Lo anterior, de conformidad con el artículo 105 del EOSF, no es óbice para proporcionar a la UIAF o a la Fiscalía General de la Nación cuando así sea requerido, la “información obtenida en desarrollo de los mecanismos previstos en los artículos anteriores (…)”, es decir, la información que tenga por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; ya que de acuerdo con el literal b del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, tal información se constituye como una excepción al régimen de protección de datos personales. (…).»