SFC - Operadores de información de la planilla integrada de liquidación de aportes PILA. Ejercicio de actividades a través de terceros Concepto 2 id2019137484

OPERADORES DE INFORMACIÒN DE LA PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÒN DE APORTES PILA, EJERCICIO DE ACTIVIDADES A TRAVÈS DE TERCEROS Concepto 2019137484-003 del 14 de noviembre de 2019

Síntesis: En el régimen de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, los operadores de Información, deben tener la calidad de institución financiera o una administradora del sistema. Los operadores están autorizados para realizar tales actividades directamente o a través de terceros. Las administradoras del sistema también pueden hacerlo en forma conjunta, a través de agremiaciones que cuenten con capacidad para representar a sus afiliados o de las entidades de economía mixta «(…) comunicación mediante la cual formula tres inquietudes relacionadas con la actividad de los Operadores de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), que serán absueltas a continuación en el mismo orden en que fueron planteadas:

1. Si una sociedad que está autorizada por la Superintendencia para funcionar como Operador de Información (la “Sociedad A”) decide fusionarse con otra sociedad que cuenta con este permiso (la “Sociedad B”), ¿es correcto entender que no se debe pedir una nueva autorización para el desarrollo de la actividad una vez concluida la fusión entre la Sociedad A y la Sociedad B?

Al respecto, es de precisar que el artículo 73 del Decreto 19 de 2012 señala que la actividad del Operador de Información de la PILA, definida por el artículo 2 del Decreto 1465 de 20051 y demás disposiciones que lo modifiquen o sustituyan, será objeto de inspección y vigilancia por parte de la Superintendencia Financiera

de Colombia (SFC), con base en las facultades legales previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF) y bajo los criterios técnicos aplicados a las demás entidades vigiladas en materia de riesgo operativo, seguridad y calidad de la información. En esa línea, el artículo 74 del mismo decreto establece un régimen de autorización previa estatal para quienes pretendan ejercer la referida actividad, en virtud del cual deben acreditar ante este Organismo que cuentan con una infraestructura técnica y operativa necesaria para funcionar en condiciones de seguridad, calidad y eficiencia. La aplicación de los mencionados criterios de supervisión y la exigencia de las condiciones mencionadas, se explica en el rol que asumen los Operadores de Información en el Sistema de la Protección Social, pues son quienes, entre otras funciones: i) mantienen la conexión con las Instituciones Financieras o los Sistemas de Pago para efectos de los débitos y créditos entre los aportantes y las Administradoras, ii) suministran la información para la distribución de los pagos, y iii) realizan los procesos de conciliación y contingencias del proceso de intercambio de información. Desde esa perspectiva, es claro que dichos agentes deben contar, en todo momento, con capacidad técnica para prestar de manera oportuna los servicios demandados, así como para gestionar las contingencias a las que se enfrentan en el desarrollo de su actividad. Por tal razón, operaciones como las reorganizaciones empresariales, que tienen una incidencia en la infraestructura y capacidad técnica y operativa de los Operadores de Información, necesariamente deben someterse a consideración previa de la SFC, para que este Organismo conforme a sus funciones de inspección y vigilancia verifique y se pronuncie sobre el cumplimiento de las referidas condiciones que

supeditan el ejercicio de la actividad analizada, o para que, de advertir lo contrario, imparta las órdenes que 1 Actualmente incorporado en el Decreto 780 de 2016, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social. considere necesarias, bien sea para que la entidad efectúe los respectivos ajustes o para que proceda a la suspensión y desmonte de la actividad tal y como los dispone el artículo 76 ibídem.

2. Si la Sociedad A es la absorbente en el proceso de fusión, ¿debe necesariamente tener como accionistas a una o varias administradoras del sistema para poder continuar como Operador de Información?

De lo contrario, ¿resulta suficiente un contrato de mandato para este fin? En atención a los términos de esta inquietud, sea lo primero manifestar que, conforme a lo dispuesto en los artículos 3.2.3.6 (numeral 8) y 3.2.3.7 del Decreto 780 de 2016, pueden actuar como Operadores de Información de la PILA las Instituciones Financieras definidas por el referido decreto como las personas que “estando autorizadas para ello por la ley” ejecutan, entre otras, la función de servir “de intermediarios entre el Aportante y las Administradoras, para la realización de transacciones de débito y de crédito en las cuentas respectivas. También pueden actuar en esa condición las Administradoras del Sistema, entendidas como: “…las Entidades Administradoras de Pensiones del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, las Entidades Administradoras de Pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, las Entidades Promotoras de Salud (EPS), las Entidades Promotoras de Salud (EPS) del régimen subsidiado

cuando haya lugar y demás entidades autorizadas para administrar el Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), así como el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y a las Cajas de Compensación Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y para las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales.” En este orden, es claro que quien pretenda operar en el régimen de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes como Operador de Información, necesariamente debe ser una Institución Financiera o una Administradora del Sistema. Cuestión diferente es la relacionada con el mecanismo a través del cual estas puedan ejercer las funciones propias de tales operadores, pues el citado marco normativo las habilita para hacerlo directamente o a través de terceros. Incluso, las Administradoras también pueden hacerlo en forma conjunta, a través de agremiaciones que cuenten con capacidad para representar a sus afiliados o de las entidades de economía mixta de que trata el literal b) del artículo 15 de la Ley 797 de 2003. Ahora, dado que el referido decreto no define la figura contractual bajo la cual se puede instrumentalizar la actuación indirecta, corresponde a las respectivas Instituciones Financieras y a las Administradoras que pretendan actuar bajo este esquema determinar el tipo de convenio que “resulta suficiente” y adecuado celebrar, a partir del conocimiento de las normas especiales aplicables a su actividad y de las condiciones particulares en que desarrollan su operación. En todo caso, lo que sí señala el Decreto 780 de 2016, es que

en el evento en que la entidad autorizada para actuar como Operador de Información decida ejercer esta actividad a través de un tercero, expresamente deberá indicar en el respectivo acuerdo que este último actuará por cuenta y nombre de ella, manteniendo así la responsabilidad ante los otros actores del Sistema de la Protección Social por los errores, retardos u omisiones que se puedan presentar en la prestación del servicio. 3. ¿Existe alguna restricción actual o potencial asociada al objeto social de los Operadores de Información? o, dicho de otro modo ¿Existe alguna disposición legal que restrinja el objeto social de los Operadores de Información solo a la prestación de este tipo de servicios? Como se indicó en la respuesta anterior, en el esquema de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes sólo pueden actuar como Operadores de Información, directamente o apoyadas tecnológicamente en un tercero, las Instituciones Financieras o las Administradoras del Sistema. En esa medida, a fin de determinar si un Operador de Información de la PILA cuenta con capacidad jurídica para realizar actos diferentes a los enunciados en el artículo 2 del Decreto 1465 de 2005, debe analizarse, en cada caso concreto, su naturaleza de acuerdo con el régimen legal aplicable a su actividad. Así, tratándose de las Instituciones Financieras y de Entidades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías que, para los efectos del Decreto 780 de 2016, se entienden como Administradoras del Sistema, su objeto social se encuentra restringido a la realización de las operaciones señaladas en la ley (EOSF, Ley 1735 de 2014, Decreto 2555 de 2010, Ley 100 de 1009 y Decreto 1833 de 2016). Por tal razón,

los Operadores de Información cuya naturaleza sea la de algunas de las mencionadas entidades no podrán ejercer ninguna actividad que no les esté expresamente autorizadas por el ordenamiento jurídico. (…).»