SFC - Operadores de planilla integrada de liquidación de aporte- PILA. Facultades de la SFC Concepto 2018051625-004 del 8 de mayo de 2018 id2018051625

OPERADORES DE PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES-PILA, FACULTADES DE LA SFC Concepto 2018051625-004 del 8 de mayo de 2018

Síntesis: Las facultades de esta Superintendencia respecto de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, no incluyen la de autorizar la creación o constitución de entidades Operadoras de la PILA, como sí procede respecto de las entidades que conforme con la ley responden a la condición de entidades financieras. Estas facultades se circunscriben a la inspección y vigilancia de “la actividad del Operador de Información de la PILA” y que quienes pretendan desarrollar tal actividad deben acreditar, ante esta Entidad, de manera previa a la entrada en funcionamiento, que cumplen con “la infraestructura técnica y operativa necesaria para funcionar en condiciones de seguridad, calidad y eficiencia”. «(…) correo electrónico mediante el cual formula la siguiente inquietud: “(…) REPRESENTO UN GRUPO DE INVERSIONISTAS EXTRANJEROS, QUIENES ESTAN INTERESADOS EN COMENZAR CON UN NUEVO OPERADOR DE INFORMACIÓN PILA EN COLOMBIA. HEMOS ESTADO LEYENDO LOS REQUISITOS TECNICOS QUE APARECEN EN EL SITIO WEB DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA Y VEMOS REQUISITOS MUY TECNICOS, SIN EMBARGO NO HEMOS PODIDO ENCONTRAR EXACTAMENTE "QUE REQUISITOS SE REQUIERE PARA UNO PODER COMENZAR A OPERAR COMO UN OPERADOR PILA?". NOS PODRÍAN ENVIAR INFORMACIÓN O LA DOCUMENTACIÓN QUE SE REQUIERE PARA DICHO TRAMITE? HAY ALGUN CORREO O CONTACTO EN PARTICULAR

QUE NOS PUEDA ORIENTAR”.

Para efectos de atender su consulta, este Despacho encuentra pertinente referirse en primer lugar a las competencias de la Superintendencia Financiera respecto de los Operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes para luego abordar la normativa en la que se define quiénes son Operadores y cuáles son los requisitos para desarrollar tal actividad.

1. Sobre la competencia de la Superintendencia Financiera En el Artículo 73 del Decreto 19 de 2012 se indica: “INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA OPERADORES DE LA PILA. La actividad del Operador de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA - será objeto de inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, con base en las facultades legales previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás disposiciones que lo modifiquen y bajo los criterios técnicos aplicados a las demás entidades vigiladas, en materia de riesgo operativo, seguridad y calidad de la información.

El régimen sancionatorio aplicable a los Operadores de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILAserá el previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto 1465 de 2005 y demás disposiciones que los modifiquen o sustituyan. La inspección y vigilancia se ejercerá por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, únicamente sobre la actividad del Operador de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILAdefinida en el artículo 2° del Decreto 1465 de 2005 y demás disposiciones que

lo modifiquen o sustituyan (…)” (Subraya fuera del texto). A su vez, en el artículo 74 del referido Decreto 19 de 2012 se señala: “RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN PREVIA. Las personas que pretendan desarrollar la actividad de Operador de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILA-, deberán acreditar ante la Superintendencia Financiera de Colombia que cuentan con la infraestructura técnica y operativa necesaria para funcionar en condiciones de seguridad, calidad y eficiencia” (Subraya fuera del texto). El anterior marco normativo permite concluir que las facultades de esta Superintendencia respecto de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, se circunscriben a la inspección y vigilancia de “la actividad del Operador de Información de la PILA” y que quienes pretendan desarrollar tal actividad deben acreditar, ante esta Entidad, de manera previa a la entrada en funcionamiento, que cumplen con “la infraestructura técnica y operativa necesaria para funcionar en condiciones de seguridad, calidad y eficiencia”. Debe precisarse que estas facultades de la Superintendencia Financiera no incluyen la de autorizar la creación o constitución de entidades Operadoras de la PILA, como sí procede respecto de las entidades que conforme con la ley responden a la condición de entidades financieras. En efecto, conforme con la ley, estas entidades financieras deben acreditar varios requisitos para obtener la autorización para su constitución, entre otros, el tipo societario, capital mínimo, origen de los recursos, calidades de sus socios, esquema de gobierno corporativo, proyecto de estatutos sociales y, posteriormente, habiendo

acreditado otros tantos requisitos, esta Entidad profiere el correspondiente permiso de funcionamiento (artículos 53 y siguientes del EOSF).

2. Sobre las condiciones de los Operadores de la PILA Hechas las anteriores precisiones, conviene referirnos al artículo 3.2.3.7 del Decreto 780 de 2016, en el que se indica: “Del operador de información. Podrán actuar como operadores de información en este esquema, las Administradoras del Sistema en forma conjunta, por sí o a través de sus agremiaciones o a través de las entidades de economía mixta de que trata el literal b) del artículo 15 de la Ley 797 de

2003. En el caso de las agremiaciones, estas deberán contar con facultades expresas para representar a sus afiliados para este efecto. También las Administradoras podrán contratarlas con terceros, de conformidad con lo establecido en el numeral 8 del artículo anterior. En ambos casos se deberá garantizar que la operación cumpla con todas las especificaciones establecidas en el presente Título, lo cual constará en los Acuerdos o Convenios que se suscriban con dichos terceros.

También podrán prestar dichas funciones las instituciones financieras directamente o contratarlas con terceros, de conformidad con lo señalado en el numeral 8 del artículo anterior. En los Convenios que suscriban las instituciones financieras en su condición de Operadores de Información, con las Administradoras, deberán señalar en forma expresa si tales funciones se cumplirán directamente o a través de un tercero, último evento en el cual se señalará expresamente que la institución financiera asume totalmente la responsabilidad por la actuación de dicho tercero. En caso de que el Operador de Información actúe a través de este tercero, responderá en los

términos del presente capítulo ante los aportantes, los afiliados, las Administradoras y demás personas involucradas en el Sistema de la Protección Social. Si el tercero por él seleccionado incumple con las obligaciones, condiciones, requisitos y capacidad de interconexión y transferencia de información o de recursos que la operación requiere, en adición a las sanciones que se impondrán a las Administradoras, si incumplen con sus obligaciones respecto del recaudo de los aportes y de la información correspondiente. El tercero contratado al que se refiere el presente Artículo no podrá subcontratar o delegar las funciones esenciales de la operación del esquema, como son la recepción segura de la información por parte del aportante, la calidad, verificación, análisis y procesamiento de la información y la remisión segura y oportuna de la información a quien corresponda de acuerdo con lo establecido en el presente Título” A su vez conviene retomar lo expuesto en el numeral 8 del artículo 3.2.3.6 del Decreto 780 de 2016, así: “8. Podrán actuar como Operadores de Información para este esquema las personas señaladas en el artículo 3.2.3.7 del presente Título, por sí o a través de terceros que seleccionen para el efecto; en este último caso, el Operador de Información deberá constatar y dejar constancia expresa en el convenio que suscriba con dicho tercero, de que este actúa en su nombre y representación, para este efecto y que cumple a cabalidad con las condiciones, requisitos, procedimientos y capacidad de interconexión y transferencia de información o de recursos segura y oportuna que la operación requiere, de conformidad con las normas que regulan el pago integrado, para lo cual deberá

certificar el cumplimiento de la Norma ISO 27001. “En los términos del inciso anterior, el Operador de Información será responsable frente a los afiliados, los aportantes, las Administradoras y los otros actores del Sistema de la Protección Social por los errores, retardos u omisiones en que incurra dicho tercero, de acuerdo con el convenio suscrito para el efecto”. De esta manera, quien desee actuar como Operador de PILA deberá constituirse previamente como (i) una Administradora del Sistema y actuar por sí, en forma conjunta con otras administradoras, a través de agremiaciones o de terceros o, (ii) como una Institución Financiera y actuar directamente o a través de terceros. Sobre el tema, debe tenerse en cuenta que en los numerales 3 y 5 del artículo 3.2.3.5 del Decreto 780 de 2016, se indica: “3. Administradora(s): las Entidades Administradoras de Pensiones del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, las Entidades Administradoras de Pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, las Entidades Promotoras de Salud (EPS), las Entidades Promotoras de Salud (EPS) del régimen subsidiado cuando haya lugar y demás entidades autorizadas para administrar el Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), así como el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y a las Cajas de Compensación Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y para las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Distritales y

Municipales” (Negrilla fuera del texto). / “5. Instituciones Financieras: la persona o personas que, estando autorizadas para ello por la ley, ejecutan las siguientes funciones: 5.1. Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la realización de las transacciones de débito y de crédito en las cuentas respectivas. Para este efecto, no se podrán modificar los valores de los aportes contenidos en la Planilla Única de Autoliquidación, por tanto las operaciones de débito y de crédito sólo se realizarán por los montos establecidos en dicha Planilla. Para efectos del costo de la transacción financiera, se entiende como una sola transacción la operación de débito de una cuenta de un titular y su abono a una o varias cuentas de otro u otros titulares. 5.2. Comunicar la información de las transacciones financieras a los Aportantes y a las Administradoras y a las autoridades pertinentes. 5.3. Aplicar las reglas de seguridad y validación definidas para el sector financiero. 5.4. Realizar los procesos de conciliación y contingencias relacionados con el proceso de las transacciones financieras” (Negrilla fuera del texto). Así las cosas, el régimen de constitución de estas “Administradoras del Sistema” e “Instituciones Financieras”, valga decir las condiciones exigidas por la ley para su creación y operación, no es uniforme ni depende de una sola autoridad, por lo que, dependiendo del caso, deberá consultarse el régimen legal para su creación. A manera de ejemplo, para la creación de una sociedad administradora de pensiones debe cumplirse lo señalado en los artículos 53 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero

y las normas especiales de la Ley 100 de 1993 y para la creación de una Caja de Compensación Familiar deberán atenderse los artículos 2.2.7.1.1.1 y siguientes del Decreto 1072 de 2015. Sin perjuicio de lo anterior, si cualquiera de ellas va a desarrollar la actividad de operador de la PILA, deberá acreditar, ante este Superintendencia, previamente al desarrollo de tal actividad, las condiciones indicadas en la ley. En ese sentido, deberá consultarse, lo indicado en el Capítulo XXVI de la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera) proferida por esta Superintendencia, en el que se incorporó la Circular Externa 029 de 2012, por la cual se “Imparte instrucciones relacionadas con la inspección y vigilancia de la actividad de los Operadores de Información de la PILA”, cuyo texto puede consultar a través de nuestra página web, www.superfinanciera.gov.co, enlaces Normativa, Circular Básica Contable y Financiera, Capítulo XXVI. Adicionalmente, las entidades que pretendan desarrollar la actividad de Operador de Información de la PILA también deben cumplir con la normatividad que, en esa materia, ha expedido el Ministerio de Salud y Protección Social, incorporada en la actualidad en el Decreto 780 de 2016, así como los trámites correspondientes ante el Departamento de Sistema de Pago del Banco de la República. Debe por último señalarse que, para el caso de los terceros a través de los cuales actúen las administradoras o las instituciones financieras antes referidas, sobre los mismos recae el deber de acreditar ante el Operador, en cuyo nombre esté actuando, las condiciones, requisitos, procedimientos

y capacidad de interconexión y transferencia de información a que se refiere la ley, lo cual será certificado ante esta Superintendencia por el correspondiente Operador. (…).»