SFC - P1 TIT IV CAP IV - Anexo instrucciones para la notificación de transacciones sospechosas

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO: INSTRUCCIONES SOBRE LA NOTIFICACIÓN DE TRANSACCIONES SOSPECHOSAS

TEMA: Transacciones sospechosas NOMBRE DE LA PROFORMA: Reporte de Transacciones Sospechosas -STROBJETIVO: Reportar operaciones sospechosas a la

Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UFIA). TIPO DE ENTIDAD A LA QUE SE APLICA: Entidades sujetas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.

FRECUENCIA: Permanente.

FECHA DEL INFORME: Inmediato. El mismo día se consideran operaciones sospechosas.

FECHA LÍMITE DE INFORMACIÓN: N.A.

MÉTODO DE ENVÍO: Sistema de Informes en Línea.

ENTIDAD USUARIA: Unidad Administrativa Especial de

Información y Análisis Financiero (UFIA) INSTRUCCIONES: Las instituciones deben reportar inmediatamente a la UFIA las operaciones que se consideren sospechosas, de acuerdo con estas instrucciones. Asimismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que las hagan sospechosas. Debe entenderse como el momento inmediato en que la entidad toma la decisión de calificar la operación como tentativa o sospechosa. Para ello, no es necesario que la entidad tenga la certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni que identifique el carácter penal de la misma, ni que verifique que los recursos tengan un origen ilícito. Solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en las presentes

instrucciones y/o en el manual de políticas de la propia entidad. El reporte de operaciones sospechosas deberá ser elaborado por todas las entidades sujetas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera y Social Financiera (CSF), siempre que una operación sea considerada como sospechosa por sus características particulares o aquellas operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que las hagan sospechosas también, según lo establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), modificado por el artículo 1 de la Ley 1121 de 2006 y las instrucciones dictadas por el CSF en la materia. El envío del STR a la UFIA no constituye una denuncia ni da lugar a responsabilidad alguna para la entidad informante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su denuncia, de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995. De conformidad con el artículo 96 de la EOSF, las pruebas de la operación reportada deberán organizarse y conservarse durante al menos cinco (5) años, sin perjuicio de los términos establecidos en las normas especiales. Transcurrido este período, podrán ser destruidos si se puede garantizar su reproducción exacta por cualquier medio técnico adecuado. Ninguna persona de la entidad podrá anunciar que se ha realizado un reporte de operación sospechosa a la UFIA, conforme a lo determinado por el cuarto párrafo del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

Instrucciones generales:

1. En todos los casos la información deberá ser enviada a la UFIA a través del Sistema de

Reporte en Línea: https://reportes.uiaf.gov.co/reportes

2. Para el uso correcto del Sistema de Informes en Línea, descargue el manual de usuario que se encuentra en el sitio web: www.uiaf.gov.co en la sección Sistema de Informes en

Línea - Manual de Usuario Rápido.

3. Llenar el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. En el caso de operaciones intentadas o rechazadas solo se deben completar los campos obligatorios: fecha de la transacción, cargo, monto, motivos de sospecha, identificación y nombre de la persona o empresa e identificación del producto.

NOTA: Con la finalidad de reportar transacciones sospechosas realizadas con tarjetas de crédito y/o débito, se implementará un formato específico dentro del Sistema de Reporte en Línea.

4. Guarde una copia del informe de transacciones sospechosas.

5. Si en el plazo de un mes del año no se ha determinado la existencia de operaciones sospechosas, los bancos deberán informar este hecho dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes respectivo, debiendo realizarse el reporte de falta de operaciones a través del Sistema de Reporte en Línea y de conformidad con lo establecido en el presente instructivo.

Instrucciones específicas para el tratamiento de STR: Información de la entidad declarante:

1. Nombre de la entidad: generado automáticamente por el sistema en el momento de la configuración.

2. Tipo de entidad: se rellena el tipo de entidad (generado automáticamente por el sistema en el momento de la configuración, tras el registro en UFIA).

3. Código de entidad: Corresponde al código asignado por la UFIA (generado automáticamente por el sistema).

Formulario I - Encabezado:

Sección I - Identificación de Transacciones Sospechosas:

1. Número de informe: Indique el número de informe asignado internamente por la entidad.

2. Fecha: Indique la fecha del informe en el formato DD (día) MM (mes) AAAA (año).

3. Tipo de informe: Seleccione la opción adecuada en función del tipo de informe: informe inicial, corrección de informe anterior o adición al informe anterior.

4. Relacionado con el STR: Debe ser una corrección o una adición a un informe anterior; Indique el número de informe que se corrige o agrega.

5. Oficina donde se realizó la operación sospechosa: Corresponde a las sucursales de la entidad, previamente registradas en la UFIA.

6. Importancia: Seleccione alta, media o baja a criterio de la entidad.

7. Urgencia: Seleccione alta, media o baja a criterio de la entidad.

8. Tipo STR: Seleccione la fuente o la característica principal del informe que desea enviar, de acuerdo con la siguiente lista: Información de prensa, solicitud de otra autoridad, Listas SDTN, otras listas internacionales, Posible operación LA, Posible operación FT.

Sección II - Información sobre Transacciones Sospechosas:

1. Valor de la transacción: Introduzca el valor de la transacción sospechosa.

2. Moneda: Tipo de moneda de transacción sospechosa.

3. Tipo de operación: Seleccione la opción adecuada según el tipo de operación nacional o internacional.

4. Período analizado: Seleccione las fechas de inicio y finalización del período analizado.

Sección III - Descripción de las transacciones sospechosas Proporcionar una descripción de los hechos, de forma organizada, clara y completa,

indicando (en su caso) cómo se relacionan las personas físicas o jurídicas. No olvide proporcionar los nombres completos y/o identificación de las personas reportadas y si es posible los datos de ubicación como ciudad, condado, direcciones, números de teléfono, etc. Procura que la descripción, en la medida de lo posible, sea en orden cronológico de los hechos y de la participación de cada persona o agente; ayuda a la comprensión de los mismos. Mencione las características que hacen que la operación sea considerada sospechosa. Además, mencione cualquier irregularidad detectada con personas o transacciones sospechosas involucradas en la operación, no omita ningún dato conocido de la operación e indique cualquier dato adicional que contribuya al análisis de la misma. Para realizar la descripción de la operación sospechosa, se recomienda que la entidad cumpla al menos con los siguientes lineamientos:

1. Debe sugerir la importancia (alta, media o baja) del informe, considerando los hechos y su similitud con los tipos conocidos de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.

Deben considerar especialmente los tipos identificados por el GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional) y la UFIA. Para determinar la importancia de la transacción reportada, es útil considerar, entre otros, la presencia de los siguientes elementos: Incremento de activos u operaciones no justificadas u operaciones fuera de los promedios respectivos del sector o actividad económica, de acuerdo con el SISTEMA DE GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO – SARLAFT – Sigla implementado por la entidad. b. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo, uso de números de identificación

inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, robo de identidad, alteración de nombres. c. Documentos o sospecha de falsificación de datos. d. Actuar por cuenta de terceros y uso de empresas presuntamente fachadas. e. Relación con partes relacionadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas. f. Relación con mercancías de presunto procedencia ilegal. g. Fraccionamiento y/o manejo inusual de efectivo.

2. El informe que se considera urgente debe ser identificado, sugiriendo la prontitud con la que se debe actuar. En este sentido, por ejemplo, será urgente un informe cuando: un. La disposición, transferencia o retiro de fondos es inminente y está vinculada a una presunta actividad de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo.

b. El uso inminente de recursos para llevar a cabo actividades terroristas u otras actividades delictivas. c. Cuando a juicio de la entidad, la intervención de las autoridades sea imperativa para evitar la provisión, transferencia o circulación de recursos, en cualquier forma, de operaciones presuntamente vinculadas al lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo.

3. Proporcionar una descripción de los hechos, de forma organizada, clara y completa, indicando (en su caso) cómo se relacionan las personas, los productos financieros, las transacciones, las instituciones financieras y otros agentes con la transacción sospechosa.

4. Procura que la descripción, en la medida de lo posible, sea en el orden cronológico de los hechos y de la participación de cada persona o agente si ayuda a la comprensión de los mismos.

5. Mencione las características que hacen que la operación sea considerada sospechosa.

6. Enumerar cualquier irregularidad detectada con personas u operaciones sospechosas involucradas en la operación.

7. Si la entidad recibió alguna declaración, explicación, justificación o similar, dada por los involucrados y relacionada con la transacción sospechosa, menciónela e indique cómo se realizó (escrita, verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la entidad, etc.) y si se dieron las pruebas correspondientes de la operación.

8. Especificar si se solicitó al cliente la actualización de datos o aclaración sobre los hechos relevantes e indicar cómo se hizo (por escrito, verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la entidad, etc.).

9. Mencionar si el reporte de operación sospechosa se relaciona con un reporte previo realizado por la entidad o con otras operaciones.

10. No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier dato adicional que pueda contribuir al análisis de la misma.

11. En el caso de informes relacionados con clientes, también debe proporcionar la siguiente información: un. Características y montos de los ingresos y egresos, así como información patrimonial, en caso de poseerlos.

b. Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el SARLAFT de la entidad. c. Valoración del cliente con el sector económico al que pertenece, de acuerdo a la segmentación a que se refiere el SARLAFT de la entidad. d. Además de los productos relacionados con la transacción sospechosa, enunciar otros productos poseídos por el cliente en la misma entidad, distinguiéndose entre sí.

12. Debe indicarse el procedimiento utilizado para la detección de la operación

denunciada, ilustrando las razones por las que inicialmente se calificó de inusual y por las que se consideró sospechosa. Si el procedimiento lo incluye, deberá indicar el tipo identificado o la señal de aviso activada en el SARLAFT de la entidad.

13. Finalmente, la entidad debe relacionar las pruebas correspondientes para explicar la transacción reportada. Esta información puede incluir estados de cuenta bancarios, comprobantes de retiros o depósitos, cheques depositados y emitidos, documentos vinculados a la entidad informante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importación, declaraciones de exportación, contratos con clientes, entre otros.

La descripción completa de la operación debe estar contenida en el espacio proporcionado. Si necesita más espacio del que hay disponible en el campo de descripción, puede adjuntar un archivo en formato electrónico. Del mismo modo, puede reenviar la información como archivo adjunto al informe, mencionando en el mismo el nombre y el formato de archivo que lo complementa. Formulario II - Información de las personas involucradas en la transacción sospechosa:

Sección I - Personas:

1. Nombres y Apellidos: Indicar el nombre completo de las personas involucradas en la transacción sospechosa.

2. Número de identificación: Seleccione el tipo de identificación de las personas involucradas en la operación e indique el número de documento.

3. Correo electrónico: Rellena el correo electrónico de la persona involucrada.

4. Relación: Es el tipo de relación con las personas involucradas en la transacción con la entidad.

5. Relación con la entidad: Indique si la relación de la entidad con las personas

involucradas en la transacción sospechosa aún se mantiene o si terminó.

6. Motivo de la retirada/baja: En este caso, especifique si se trata de una retirada voluntaria, una decisión de la entidad (como la exclusión del cliente) o un caso de suspensión. La suspensión se refiere a cualquier baja temporal exigida por la entidad, como una sanción de este tipo a algún empleado interno.

7. Fecha de inicio y finalización de la relación: Indique la fecha en que esto ocurrió.

8. Ingreso promedio mensual: Ingrese el ingreso mensual promedio de las personas involucradas de acuerdo a la última información con la que cuente la entidad e indique la fecha que corresponde a dicha información.

Sección II - Actividades Económicas:

1. Código CIIU: Corresponde a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme

2. CIIU: Corresponde a la descripción de la CIIU seleccionada.

3. Actividad económica: mencione la actividad económica de la persona involucrada en la operación. No es un campo obligatorio.

Sección III - Direcciones: Los siguientes campos de información corresponden a la persona involucrada:

1. Teléfono

2. Fax

3. Dirección

4. Departamento

5. Municipio

6. Tipo: seleccione oficina o residencia

Sección IV - Productos relacionados:

1. Producto: Corresponde a los productos o servicios financieros que intervienen en la operación. Seleccione según corresponda.

2. Número: Corresponde al número del producto previamente seleccionado. Para algunos casos especiales, se activan campos adicionales, que deben completarse correctamente.

Formulario III - Información de las entidades involucradas en la transacción sospechosa:

Sección I - Entidades:

1. Tipo de identificación: Seleccione el tipo de identificación de la entidad involucrada en

la operación.

2. Número de Identificación: Indicar el NIF de la entidad involucrada.

3. Razón social: Mencione la razón social de la entidad involucrada en la transacción sospechosa.

4. Razón social: Indique la razón social de la entidad involucrada en la transacción sospechosa.

5. Correo electrónico: Rellena el correo electrónico de la entidad implicada.

6. Relación: Es el tipo de relación que la(s) organización(es) involucrada(s) en la operación tienen con la entidad.

7. Relación con la entidad: Indique si la relación de la entidad con las entidades involucradas en la transacción sospechosa aún se mantiene o si terminó.

8. Motivo de la retirada/baja: En este caso, especifique si se trata de una baja voluntaria, una decisión de la entidad (como la exclusión del cliente) o una suspensión. La suspensión se refiere a cualquier baja temporal exigida por la entidad, como una sanción de este tipo a algún empleado interno.

9. Fecha de inicio y finalización del enlace: Indique la fecha en que esto ocurrió.

10. Ingresos promedio mensuales: Ingrese los ingresos mensuales promedio de las entidades involucradas de acuerdo a la última información con la que cuente la entidad e indique la fecha que corresponde a dicha información.

Sección II - Representante Legal:

1. Nombre completo: corresponde a los datos del representante legal de la entidad involucrada.

2. Número y tipo de cédula: Corresponde a la identificación del representante legal y su número correspondiente.

Sección III - Actividades Económicas:

1. Código CIIU: Corresponde a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme

2. CIIU: Corresponde a la descripción de la CIIU seleccionada.

3. Actividad económica: Ingrese la actividad económica de la entidad involucrada en la operación. Campo no obligatorio.

Sección IV - Direcciones: Los siguientes campos de información corresponden a la entidad involucrada:

1. Teléfono

2. Fax

3. Dirección

4. Departamento

5. Municipio

6. Tipo: seleccione oficina o residencia.

Sección V - Productos relacionados:

1. Producto: corresponde a los productos o servicios financieros que intervienen en la operación. Seleccione según corresponda.

2. Número: Corresponde al número del producto previamente seleccionado. Para algunos casos especiales, se activan campos adicionales, que deben completarse correctamente.

Instrucciones para el envío del STR: Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentre completamente ajustada a las especificaciones requeridas; Asimismo, deberán verificar que se incluyan los datos requeridos. Las entidades recibirán un reporte de recepción de información a través del Sistema de Reporte en Línea, en el cual es posible identificar el número de registro, entidad, usuario, fecha y hora de carga, fecha de corte de información, número de registros, tipo de reporte y estado: "SATISFACTORIO" o "FALLIDO". En caso de que el estado muestre "FALLIDO", el sistema reportará a la entidad todos los errores que deban ser subsanados para que la información pueda ser cargada nuevamente hasta que el estado sea "SATISFACTORIO".

Ejemplo de certificado: Por este medio la Unidad de Información y Análisis Financiero (UFIA) de Colombia certifica que el Reporte: "Reporte de Operaciones Sospechosas" ha sido exitoso.

Número de caso 105843 Entidad EMPRESA XYZ Usuario que cargó la información Usuario 1 Medios de envío de la información En línea Fecha de recepción 03/01/2012 11:53 Fecha del informe inicial 10-2011 Fecha del informe final 12-2011 N° de registros involucrados en el informe 0 Tipo de informe Negativo Código de entrega 529658 Estado Exitoso