SFC - P1 - TIT IV - CAP IV – Anexo Instrucciones sobre las transacciones en efectivo

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ANEXO: INSTRUCCIONES SOBRE LAS OPERACIONES EN EFECTIVO TEMA: Transacciones en efectivo

NOMBRE DE LA PROFORMA: Reporte de Transacciones en Efectivo.

OBJETIVO: Proporcionar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UFIA) sobre las operaciones en efectivo en el sector financiero.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE SE APLICA: Entidades sujetas a inspección y vigilancia de la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA -CSFFRECUENCIA: Mensual FECHA DEL INFORME: Dentro de los primeros diez (10) días calendario siguientes al corte del mes.

FECHA DE CORTE DE INFORMACIÓN: Último día de cada mes.

MÉTODO DE ENVÍO: Sistema de informes en línea

ENTIDAD USUARIA: Unidad Administrativa Especial de

Información y Análisis Financiero (UFIA). INSTRUCCIONES Visión general Las entidades supervisadas deberán remitir a la Unidad de Información y Análisis Financiero un informe mensual de las operaciones individuales y múltiples en efectivo, dentro de los primeros diez (10) días calendario siguientes al corte del mes. Se entiende por transacciones en efectivo todas las transacciones que siguiendo el curso ordinario de los negocios del cliente implican la entrega o recepción de dinero en billetes y/o monedas locales o extranjeras. En primer lugar, la entidad debe calcular las múltiples transacciones en efectivo (es decir, aquellas que en conjunto igualan o superan los cincuenta millones de pesos (50 millones

de dólares) si se trata de moneda legal o cincuenta mil dólares americanos (50.000 dólares) o su equivalente en otras monedas). Una vez calculadas las múltiples transacciones en efectivo, la entidad debe tomar las transacciones individuales que no fueron reportadas como múltiples y las que cumplen con el monto establecido; es decir, los de diez millones de pesos ($10 millones) o más si es moneda legal o cinco mil dólares americanos (USD5000) o su equivalente en otras monedas. La entidad cuyo cliente realiza los retiros de efectivo a través de cajeros automáticos, debe reportar dichos retiros a la UFIA. En el caso de anticipos y/o pagos en efectivo a través de tarjetas de crédito, estas operaciones deberán ser reportadas por las entidades que entreguen o reciban dinero en efectivo. El informe de transacciones en efectivo incluye:

1. Múltiples transacciones en efectivo Las entidades deberán reportar todas las operaciones en efectivo realizadas en una o más oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en nombre del mismo cliente o usuario y las transacciones que en conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50 millones) en moneda legal o cincuenta mil dólares americanos (USD $50,000) o su equivalente en otras monedas, de acuerdo a la tasa de conversión a dólares estadounidenses el día de la operación, de acuerdo con la certificación TCRM emitida por

la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

Las siguientes transacciones están exentas de la notificación de múltiples transacciones en efectivo: a) Recaudación de impuestos nacionales, distritales y municipales. b) Cobro de Contribución y Valoración

c) Cobro de las cotizaciones sanitarias y previsionales obligatorias d) Cobro de servicios domésticos e) Recogida de telefonía móvil f) Cobro de contribuciones de riesgos profesionales (ARP) En el caso del Reporte de Múltiples Operaciones de Efectivo, la entidad deberá reportar todas las operaciones de recepción o entrega de efectivo pertenecientes al mismo cliente o usuario. Sin embargo, se aclara que si bien la entidad debe sumar las operaciones de recepción o entrega de efectivo para determinar y cumplir con el monto indicado para reportar múltiples transacciones de efectivo, debe reportar todas las operaciones individualmente.

2. Transacciones individuales en efectivo Las entidades deberán reportar transacciones individuales en efectivo de diez millones de pesos ($10 millones) o más en moneda legal, o cinco mil dólares americanos (USD $5.000) o su equivalente en otras monedas de acuerdo a la tasa de conversión a dólares estadounidenses el día de la operación y de acuerdo con la certificación TCRM emitida por

la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

Las siguientes transacciones están exentas de la notificación de múltiples transacciones en efectivo: a) Cobro de las cotizaciones sanitarias y previsionales obligatorias b) Recaudación de servicios públicos c) Recogida de telefonía móvil d) Recaudación de contribuciones de riesgos profesionales (ARP) Tanto las transacciones en efectivo múltiples como las individuales deben informarse en un solo archivo. En todos los casos, la información debe enviarse a la UFIA a través del Sistema de Reporte en Línea: https://reportes.uiaf.gov.co/reportes Si durante el período de presentación de informes ninguna transacción dio lugar al

informe de transacciones en efectivo individual o múltiple, el informe negativo debe realizarse a través del Sistema de Informes en Línea. Las entidades recibirán un reporte de recepción de información a través del Sistema de Reporte en Línea, en el cual es posible identificar el número de registro, entidad, usuario, fecha y hora de carga, fecha de corte de información, número de registros, tipo de reporte y estado: "SATISFACTORIO" o "FALLIDO". En caso de que el estado muestre "FALLIDO", el sistema reportará a la entidad todos los errores que deban ser subsanados para que la información pueda ser cargada nuevamente hasta que el estado sea "SATISFACTORIO". La entidad tendrá un máximo de diez (10) días calendario para cargar con éxito la información una vez finalizado el plazo inicial. Para el reporte de la información las entidades deberán remitirse al documento técnico elaborado en el sitio web: www.superfinanciera.gov.co en la sección de Políticas / Informes de Índice / Guías para reportar información / Documentos Técnicos, archivo "Transacciones en Efectivo UFIA" Para facilitar el correcto llenado de la información solicitada se puede descargar en la página web de la UFIA: www.uiaf.gov.co: Codificación DANE para departamentos y municipios, Instrucciones para completar la dirección correcta y el archivo de muestra plana que sirve como guía para el diseño y la construcción del archivo plano requerido.

ENCABEZADO: Entidad: Identificación de la entidad informante. Sector indicador (01 sector financiero) Tipo y código de la entidad asignada por el MCA.

Fecha de corte inicial: fecha de corte inicial en el formato AAAA-MM-DD y

correspondiente al último día del período reportado.

FORMATO DEL CUERPO: Columna 1 - Subcuenta: Se registra el número de registro consecutivo, comienza con 1.

Columna 2 - Fecha de la transacción: La fecha en que se realizó la transacción se registra con el formato AAAA-MM-DD. Columna 3 - Valor de transacción: El valor de transacción se registra en pesos sin decimales. En caso de que se haya realizado en moneda extranjera, deberá ser convertida a pesos de acuerdo al MRER vigente el día de la transacción y certificada por la operación CSF. Columna 4 – Tipo de moneda : El tipo de moneda en el que se realizó la transacción se registra de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = moneda nacional, 2 = moneda extranjera. Columna 5 - Código de la oficina: Se registra el código asignado por el banco a la oficina o sucursal donde se realizó la transacción. Columna 6 – Tipo de producto: Se diligencia el código de producto correspondiente a la operación realizada: 01 = Cuenta corriente 02 = Cuenta de ahorro 03 = Créditos, 04 = Tarjeta de crédito 05 = Certificados de depósito, 06 = Fondos fiduciarios, 07 = Fondos de pensiones y cesantías, 08 = Operaciones realizadas por otra entidad, 9 = otros, 10 = Servicios de depósitos generales de depósitos, 11 = Operaciones de subastas y subastas públicas. El producto reportado debe ser uno que vincule la transacción en efectivo con el cliente o usuario. Columna 7 - Tipo de transacción: El código de tipo de transacción se completa de la siguiente manera: 1 = retiro (efectivo entregado por la entidad), 2 = Depósito (efectivo

recibido por la entidad). Columna 8 – Método de transacción: El código se completa para determinar el origen de la operación, de la siguiente manera: 1 = Pago con cheque en ventanilla (no importa el tipo de cheque) 9 = Otro medio. Columna 9 - Número de cuenta: Se registra el número de cuenta o número de producto con el que se realizó la transacción, excluyendo guiones, espacios u otros separadores. Columna 10 - Tipo de DNI: Debe registrar el tipo de documento o dato identificativo del titular de la cuenta (producto). Los códigos a utilizar son: 06 = Cédula de Diplomática, 07 = Empresa extranjera sin NIF en Colombia, 08 = Fideicomiso, (11) Certificado de Nacimiento (12) Cédula de Identidad de Menores (13) Cédula Nacional de Identidad (21) Tarjeta de Extranjería de Menores de Edad (22) Cédula de Extranjería (31) NIF (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento de Extranjero (00) Otro tipo de identificación. En el caso de los fideicomisos inmobiliarios, el informe debe ser elaborado por el fideicomiso al comprador y no al constructor. Columna 11 – Número de identificación: Debe indicar el número de identificación de la persona o empresa propietaria de la cuenta o del producto. Si se trata de una persona jurídica, incluya el dígito de verificación. En el caso de los fideicomisos inmobiliarios, el informe debe ser realizado por el fiduciario al comprador y no al constructor. Columna 12 - Primer apellido del titular: Se registra el primer apellido de la persona física que figura como titular del producto o cuenta. En el caso de los fideicomisos inmobiliarios,

el informe debe ser realizado por el fiduciario al comprador y no al constructor. Columna 13 - Segundo apellido del titular: Se registra el segundo apellido de la persona física que figura como titular del producto o de la cuenta. En el caso de los fideicomisos inmobiliarios, el informe debe ser realizado por el fiduciario al comprador y no al constructor. Columna 14 - Nombre del titular: Se registra el nombre de la persona física que figura como titular del producto o de la cuenta. En el caso de los fideicomisos inmobiliarios, el informe debe ser realizado por el fiduciario al comprador y no al constructor. Columna 15 – Otros nombres del titular: Se registran otros nombres de la persona física que figura como titular del producto o de la cuenta. En el caso de los fideicomisos inmobiliarios, el informe debe ser realizado por el fiduciario al comprador y no al constructor. Columna 16 – Razón social del titular: Se registra la razón social de la persona jurídica que figura como titular del producto o de la cuenta. Este campo debe cumplimentarse únicamente si se trata de una persona jurídica. Si no es así, deje el espacio en blanco. En el caso de los fideicomisos inmobiliarios, el informe debe ser realizado por el fiduciario al comprador y no al constructor. Columna 17 - Código de Departamento/Condado: Debe indicar el código de departamento y municipio donde se realizó la transacción, de acuerdo a la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Hay que tener en cuenta que Bogotá como distrito capital, tiene un departamento especial y código de municipio = 11001.

NOTA: Las columnas 18 a 23 deben llenarse para transacciones individuales iguales o superiores a diez millones de pesos ($10 millones) si es en moneda legal o cinco mil

dólares americanos (US$5,000) o su equivalente en otras monedas. Es obligatorio que las entidades de crédito rellenen las columnas mencionadas. En el caso de las entidades supervisadas por el CSF que tengan un acuerdo de uso de la red u otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo, el procesamiento de dichas columnas es opcional. Estas columnas no se aplican a los clientes exentos. Columna 18 - Tipo de identificación de la persona que realiza la transacción: Debe registrar el tipo de documento o datos que identifican a la persona que realiza la transacción individual. Los códigos a utilizar son: 06 = Cédula de Diplomática, 07 = Empresa extranjera sin NIF en Colombia, 08 = Fideicomiso, (11) Certificado de Nacimiento (12) Cédula de Identidad de Menores (13) Cédula Nacional de Identidad (21) Tarjeta de Extranjería de Menores de Edad (22) Cédula de Extranjería (31) NIF (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento de Extranjero (00) Otro tipo de identificación. Columna 19 - Número de identificación de la persona que realiza la transacción: Debe indicar el número de identificación de la persona que realiza la transacción individual. Columna 20 - Primer apellido: se registra el primer apellido de la persona física que realiza la transacción individual. Columna 21 - Segundo apellido: se registra el segundo apellido de la persona física que realiza la operación. Columna 22 - Nombre: se registra el nombre de la persona física que realiza la operación. Columna 23 - Otros nombres: se registran los demás nombres de la persona física que realiza la operación. Eliminado - Actividad económica del titular de la cuenta Eliminado - Ingreso mensual del titular de la cuenta en pesos