SFC - P2 TIT III CAP III - Circular 035 de 2018, Cesantias

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO TÍTULO III INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y CESANTÍAS CAPÍTULO III: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CESANTÍAS

CONTENIDO

1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS FONDOS ADMINISTRADOS 1.1. Reglamento de funcionamiento de los fondos de cesantías 1.2. Régimen de gastos admisibles para los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantías 1.3. Comisiones 1.4. Auxilio de cesantía 1.5. Mecanismo de protección al cesante 1.6. Cesión de fondos de cesantía 1.7. Información sobre los derechos y obligaciones de los afiliados y efectos de la selección o modificación de perfil de administración 1.8. Definición o modificación del perfil de administración de aportes y/o recursos a los fondos de cesantías 1.9. Rentabilidad mínima obligatoria para el portafolio de corto plazo de los fondos de cesantías 1.10. Rentabilidad mínima obligatoria para el portafolio de largo plazo de los fondos de cesantías PARTE II – TÍTULO III – CAPÍTULO III Circular Externa 035 de 2018 Diciembre de 2018

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PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO TÍTULO III INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE

PENSIONES Y CESANTIAS CAPÍTULO III: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CESANTÍAS

1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS FONDOS ADMINISTRADOS 1.1. Reglamento de funcionamiento de los fondos de cesantías El art. 160 del EOSF dispone que todo fondo de cesantía debe tener un reglamento de funcionamiento, aprobado de manera general o individual por la SFC.

En virtud de lo anterior, se ha considerado procedente impartir las siguientes instrucciones, en orden a facilitar el ejercicio de la actividad de estos fondos dentro de las normas legales vigentes: 1.1.1. Régimen de aprobación general Se entienden aprobados por la SFC todos los reglamentos de funcionamiento de los fondos de cesantía, debidamente adoptados por la junta directiva o el órgano competente de la respectiva sociedad administradora, siempre y cuando el contenido de sus previsiones se ajuste cabalmente a las exigencias mínimas que se señalan a continuación: 1.1.1.1. Denominación del fondo El fondo de cesantía se denominará “Fondo de Cesantías XXX” o “XX Fondo de Cesantías”; en consecuencia, cuando se utilice esta expresión en los diversos contratos o documentos que se suscriban y en las disposiciones internas de la sociedad administradora, debe entenderse que se hace referencia al fondo de cesantía. 1.1.1.2. Naturaleza jurídica del fondo El fondo de cesantía es un patrimonio autónomo independiente del patrimonio de la sociedad administradora, conformado por cuentas de capitalización individual representadas en unidades. Cada cuenta individual debe tener 2 subcuentas, una de corto plazo que corresponde al portafolio de corto plazo y una de largo plazo que corresponde al portafolio de largo

plazo. 1.1.1.3. Partícipes del fondo Son partícipes del fondo de cesantía las personas que se relacionan a continuación: 1.1.1.3.1. Los trabajadores particulares vinculados mediante contratos de trabajo que se afilien al fondo. 1.1.1.3.2. Los trabajadores particulares que, no obstante hallarse vinculados mediante contratos de trabajo celebrados con anterioridad a la Ley 50 de 1990, se hayan acogido voluntariamente al régimen especial de auxilio de cesantía previsto en los arts. 99 y siguientes de dicha ley y se hayan afiliado al fondo. 1.1.1.3.3. Las personas naturales que, sin estar subordinadas a un empleador, realicen personal y directamente una actividad económica o, quienes siendo empleadores laboren en su propia empresa y decidan voluntariamente afiliarse al fondo. 1.1.1.4. Recursos de los portafolios del fondo de cesantía Los portafolios del fondo de cesantía tienen las siguientes fuentes de recursos: 1.1.1.4.1. Las sumas que por concepto de auxilio de cesantía sean aportadas de conformidad con lo previsto en el los arts. 249 a 258 del CST y arts. 98 a 106 de la Ley 50 de 1990. 1.1.1.4.2. Las sumas entregadas como aportes voluntarios por los afiliados independientes a que se refiere el subnumeral 1.1.1.3.3. anterior. 1.1.1.4.3. Los rendimientos generados por los activos que integran los portafolios del fondo, cualquiera que sea su naturaleza. 1.1.1.4.4. El producto de las operaciones de venta de activos, así como los créditos que puedan obtenerse, y

1.1.1.4.5. Cualquier otro ingreso que resulte a favor de los portafolios del fondo. 1.1.1.5. Destinación de los recursos de los portafolios del fondo Los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo deben destinarse única y exclusivamente a su inversión en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, en las condiciones y con sujeción a las limitaciones que para el efecto establezca el Gobierno Nacional. 1.1.1.6. Operaciones no autorizadas En la realización de las operaciones con recursos de los portafolios del fondo de cesantía las administradoras deben abstenerse de: 1.1.1.6.1. Conceder créditos a cualquier título con los dineros de los portafolios del fondo.

PARTE II – TÍTULO III – CAPÍTULO III PÁGINA 1

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.1.1.6.2. Dar en prenda los activos de los portafolios del fondo, otorgar avales o establecer cualquier otro gravamen que comprometa dichos activos, salvo cuando se trate de actos destinados a garantizar créditos obtenidos para la adquisición de los mismos o exista autorización expresa por parte del Gobierno Nacional. 1.1.1.6.3. Celebrar con los activos de los portafolios del fondo operaciones que no estén permitidas en su régimen de inversiones o en porcentajes superiores a los permitidos en el mismo. 1.1.1.6.4. Actuar como contraparte de los portafolios del fondo en desarrollo de los negocios que constituyen el giro

ordinario de éste. 1.1.1.6.5. Con excepción de los comisionistas de bolsa y corredores de valores, utilizar agentes, mandatarios u otro tipo de intermediarios en la realización de las operaciones propias de la administración de los portafolios del fondo, a menos que ello resulte indispensable para la realización de la operación propuesta. 1.1.1.6.6. Delegar, de cualquier manera, las funciones y responsabilidades que como administrador de los portafolios del fondo le corresponden. 1.1.1.6.7. Llevar a cabo prácticas inequitativas o discriminatorias en detrimento de los intereses de los afiliados. 1.1.1.6.8. Rechazar los dineros correspondientes al auxilio de cesantía que consignen los empleadores y aportantes independientes. 1.1.1.7. Derechos de los afiliados Además de los derechos que por ley les corresponden y de los establecidos en el art. 2.6.7.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los afiliados al fondo tienen los siguientes: 1.1.1.7.1. Poseer una cuenta de capitalización individual representada en unidades, en la que se refleje diariamente el valor de los portafolios del fondo. 1.1.1.7.2. Participar de los rendimientos financieros generados por los portafolios del fondo, sea que ellos se deriven de intereses causados, dividendos, valorizaciones de los activos que los integran o cualquier otro ingreso que corresponda al giro ordinario de sus operaciones, determinados a través de métodos de reconocido valor técnico. 1.1.1.7.3. Retirarse del fondo en los casos previstos por las normas legales vigentes.

1.1.1.7.4. Obtener la información financiera relativa al fondo que señale la SFC. 1.1.1.7.5. Tener acceso permanente a la información sobre el saldo en unidades y en pesos de su cuenta de capitalización individual y sobre las comisiones cobradas por la sociedad administradora, por los medios aprobados por la SFC. 1.1.1.7.6. Recibir, por lo menos semestralmente, un extracto de su cuenta de capitalización individual de acuerdo con lo que para el efecto señale la SFC. 1.1.1.7.7. Ser informado del valor de la comisión de manejo y de retiro de los portafolios del fondo y de los cambios que, previa aprobación de la junta directiva de la sociedad administradora, se efectúen a las mismas. 1.1.1.7.8. Transferir el valor de sus unidades a otra sociedad administradora, o entre los portafolios del mismo fondo previo aviso por escrito en los términos y condiciones determinadas al efecto por la ley. 1.1.1.7.9. Participar con voz y voto en la asamblea de afiliados. El afiliado tendrá tantos votos como unidades posea en el fondo. 1.1.1.7.10. Destinar parcial o totalmente las cesantías causadas o por causarse, en forma libre y voluntaria, en el marco del mecanismo de protección al cesante definido en la Ley 1636 de 2013 y Decreto 135 de 2014. 1.1.1.8. Obligaciones y prohibiciones de los afiliados Los afiliados no pueden afiliarse a más de un fondo de cesantía por cada contrato de trabajo celebrado con un mismo empleador y están sujetos a las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las adicionales que les señale la ley:

1.1.1.8.1. Pagar la comisión de manejo pactada, siempre que el portafolio del fondo obtenga una rentabilidad superior a la mínima establecida por el Gobierno Nacional. 1.1.1.8.2. Dar aviso, tanto a la sociedad administradora como a su empleador, de su deseo de transferir el valor de sus unidades a otra sociedad administradora, en los términos y condiciones señalados por la ley; y 1.1.1.8.3. Cumplir con el procedimiento señalado en la ley para efectos del retiro definitivo o anticipado de cada uno de los portafolios del fondo. 1.1.1.9. Derechos de la sociedad administradora Además de los derechos que por ley le corresponden, la sociedad administradora tiene los siguientes: 1.1.1.9.1. Definir, dentro del marco señalado por la ley, la composición de los portafolios de inversiones. 1.1.1.9.2. Celebrar con los activos de los portafolios del fondo operaciones de reporto hasta el límite señalado en su régimen de inversiones y en los porcentajes permitidos en el mismo. 1.1.1.9.3. Recibir la comisión prevista por ley para cada uno de los portafolios. 1.1.1.9.4. Exigir, si así lo estima conveniente, la autenticación y el reconocimiento de firmas en los documentos de vinculación y retiro del fondo; y

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.1.1.9.5. Previa solicitud del trabajador y a costa de éste, adelantar ante las autoridades competentes las respectivas

acciones de cobro derivadas del incumplimiento de la obligación, a cargo del empleador, de entregar a satisfacción el auxilio de cesantía liquidado anualmente. 1.1.1.10. Obligaciones de la sociedad administradora Además de las contempladas en el art. 31 del EOSF y de las que se deriven de la adecuada administración de los portafolios administrados, la sociedad administradora tiene las siguientes obligaciones: 1.1.1.10.1. Desplegar todo su esfuerzo, conocimiento y diligencia en la administración de los recursos que conforman el fondo. 1.1.1.10.2. Mantener los activos y pasivos del portafolio de corto plazo separados de los del portafolio de largo plazo, de los demás fondos administrados y de los activos de su propiedad, de suerte que en todo momento pueda conocerse si un bien determinado es de propiedad del portafolio de corto o largo plazo, de otro fondo administrado por la misma entidad o de la sociedad. 1.1.1.10.3. Conservar actualizada y en orden cronológico la información y documentación relativa a las operaciones de cada uno de los portafolios. 1.1.1.10.4. Enviar, por lo menos semestralmente, extractos de cuenta de los movimientos de cada una de las subcuentas del afiliado, con sujeción a las instrucciones contenidas en este capítulo. 1.1.1.10.5. Mantener cuentas corrientes o de ahorro destinadas a manejar exclusivamente los recursos administrados. En este caso, debe identificarse claramente el portafolio al cual pertenece la cuenta. 1.1.1.10.6. Cobrar oportunamente los rendimientos financieros generados por los activos que integran los portafolios.

1.1.1.10.7. Abonar diariamente a cada trabajador afiliado y a prorrata de sus aportes individuales, la parte que le corresponda en los rendimientos obtenidos por el respectivo portafolio. 1.1.1.10.8. Hacer efectivas en los términos de ley las sumas de las subcuentas de capitalización que un trabajador desee transferir a otro fondo de la misma naturaleza. En este caso, los documentos que le sirvan de soporte al traslado deben ir firmados por el trabajador, acompañados de fotocopia de su documento de identidad. 1.1.1.10.9. Suministrar al afiliado las informaciones de que trata el subnumeral 1.1.1.7 del presente Capítulo 1.1.1.10.10. Valorar los portafolios de corto y largo plazo del fondo. 1.1.1.10.11. Garantizar la rentabilidad mínima. Las obligaciones que asume la sociedad administradora tienen el carácter de obligaciones de resultado, solo en cuanto se garantiza a los afiliados que la rentabilidad de cada uno de los portafolios del fondo en ningún caso sea inferior a la rentabilidad mínima obligatoria calculada y divulgada por la SFC, de conformidad con lo dispuesto por las normas legales vigentes. Para tales efectos, la sociedad administradora debe responder con su propio patrimonio, bien sea directamente o a través de la reserva de estabilización de rendimientos que se constituye como parte del mismo en los términos y condiciones al efecto señalados en los arts. 2.6.4.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010. 1.1.1.11. Procedimiento para determinar la rentabilidad de los portafolios del fondo

Sin perjuicio de lo dispuesto en el subnumeral 1.1.1.10.11. al cierre de cada mes, se establecerá la rentabilidad alcanzada por los portafolios. Para tal efecto, se seguirá el procedimiento señalado en las disposiciones legales respectivas, al igual que las instrucciones que sobre el particular imparta la SFC. 1.1.1.12. Gastos de los portafolios del fondo Son de cargo de cada portafolio, los gastos a que se refiere el subnumeral 1.2 siguiente del presente capítulo y que se imputen al mismo por la sociedad administradora. 1.1.1.13. Procedimiento de ingreso al fondo Tratándose de trabajadores particulares, la afiliación se produce desde el momento en que el empleador consigne el valor liquidado por concepto de auxilio de cesantía en la cuenta de capitalización individual a nombre de cada trabajador en el fondo. En este evento, al comprobante de consignación debe acompañarse la respectiva liquidación detallada por cada trabajador, firmada tanto por el empleador como por cada uno de éstos, al igual que fotocopia de los correspondientes documentos de identificación de los afiliados, de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.4 del presente Capítulo. En todo caso, la afiliación se produce desde la fecha de la consignación. Las personas naturales no subordinadas o las que sean empleadores y laboren en su propia empresa quedan afiliadas al fondo desde el momento en que efectúan la primera consignación. La sociedad administradora puede verificar la autenticidad de los documentos presentados. Para efectos del procedimiento de ingreso, se deben seguir las instrucciones señaladas en el subnumeral 1.4 del presente

Capítulo en materia del contenido mínimo de los documentos que deben utilizarse para tal efecto. La sociedad administradora debe llevar un registro de afiliados, que contenga las unidades que posee cada afiliado, las pignoraciones sobre la cesantía, la fecha de ingreso al fondo y los retiros y consignaciones hechas en cada una de las subcuentas.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.1.1.14. Retiro del fondo El retiro del afiliado del fondo puede producirse por: 1.1.1.14.1. Por muerte del afiliado 1.1.1.14.2. Por terminación del contrato de trabajo por cualquier causa, cuando se hace la solicitud de retiro de los recursos 1.1.1.14.3. Por voluntad propia, tratándose de afiliados independientes 1.1.1.14.4. Por traslado a otra sociedad administradora 1.1.1.14.5. Por sustitución patronal, cuando se den las circunstancias previstas en el numeral 4. del art. 69 del Código Sustantivo de Trabajo 1.1.1.15. Procedimiento en caso de retiro Terminado el contrato de trabajo por muerte del afiliado, la entrega de las sumas correspondientes debe hacerse con sujeción al procedimiento establecido en el art. 258 del Código Sustantivo de Trabajo y demás disposiciones aplicables sobre la materia. Cuando la terminación del contrato de trabajo ocurra por cualquiera de las causales previstas en la ley laboral, distintas a la de la muerte del trabajador, basta la solicitud del afiliado para el retiro total de las sumas de dinero abonadas en su cuenta,

presentada en los términos y condiciones que señale la ley. En este caso, la sociedad administradora debe entregar al trabajador las sumas a su favor dentro de los 5 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud. En los tres últimos eventos previstos en el subnumeral anterior, para el retiro de las sumas de dinero abonadas en las subcuentas del afiliado basta la solicitud de éste, presentada en los términos y condiciones que señale la ley. Tratándose de retiros anticipados de las sumas abonadas en las subcuentas del afiliado como consecuencia de la liquidación y pago parcial de las cesantías con destino a la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del afiliado, la sociedad administradora debe efectuar el giro correspondiente y descontar el anticipo del saldo que aquel posea, desde la fecha de la entrega efectiva, previa solicitud formulada por el afiliado y observancia de los requisitos y formalidades al efecto consagrados por la ley. En el evento en que la solicitud de retiro anticipado la formule el afiliado para financiar los pagos por concepto de matrículas en instituciones de educación superior debidamente reconocidas por el estado, bien sean suyas o de su cónyuge, compañero o compañera permanente, o de sus hijos, la sociedad administradora debe efectuar el giro correspondiente directamente a la entidad educativa y descontar el anticipo del saldo que aquel posea en sus subcuentas, desde la fecha de la entrega efectiva, siempre que se cumplan los requisitos y formalidades consagrados por la ley. Igualmente se pueden realizar retiros de cesantías para educación -no formalpara el trabajo y desarrollo humano, atendiendo lo establecido en la

Ley 1064 de 2006. Tratándose de afiliados servidores públicos debe cumplirse lo dispuesto en la Ley 1071 de 2006. Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para permitir el retiro de las cesantías, en los eventos autorizados por la ley. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales para aquellos afiliados que prefieran hacer uso de los mismos. 1.1.1.16. Retención de cesantías En aquellos eventos en que el empleador esté autorizado para retener la cesantía, o abonar a gravámenes o préstamos su pago, la sociedad administradora debe efectuar la retención correspondiente o el pago, según el caso, previa solicitud presentada por aquél, acompañada de prueba que demuestre el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley laboral sobre el particular. 1.1.1.17. Comisión de manejo Siempre que se supere la rentabilidad mínima a que se refiere el 1.1.1.10.11 del presente Capítulo, la sociedad administradora tiene derecho a cobrar por la administración de los portafolios, la comisión que al efecto determine la misma sociedad, con sujeción a lo señalado al efecto por la SFC. 1.1.1.18. Contratos con entidades financieras La sociedad administradora puede celebrar contratos para la utilización de la red de oficinas de los bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, como apoyo para la ejecución de sus negocios, en los casos y con sujeción a las condiciones señaladas en el numeral 2 del art. 158 del

EOSF. 1.1.1.19. Duración del fondo El fondo debe tener una duración igual a la de la sociedad administradora, sin perjuicio de que, previa autorización de la SFC se produzca su disolución anticipada. 1.1.1.20. Disolución del fondo Son causales de disolución del fondo: 1.1.1.20.1. La expiración del plazo establecido para su duración, y 1.1.1.20.2. La orden de autoridad competente debidamente ejecutoriada. 1.1.1.21. Modificaciones y adiciones Cualquier adición o modificación que se pretenda introducir al reglamento debe ser previamente sometida a la aprobación de la SFC. 1.1.2. Régimen de aprobación individual Los reglamentos que no reúnan los requisitos mínimos enunciados en al subnumeral anterior deben obtener, de manera individual, la previa aprobación de la SFC.

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Circular Externa 014 de 2022 Junio de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Así mismo, cuando el reglamento contenga previsiones adicionales o que no se ajusten en su contenido, total o parcialmente, a las señaladas en el subnumeral anterior, deben someterse a aprobación de la SFC pero únicamente con respecto a tales previsiones. Para estos efectos, las sociedades administradoras deben indicar en la solicitud respectiva las previsiones del reglamento materia de la aprobación correspondiente, acompañando copia íntegra del reglamento y copia del acta de la junta directiva o del órgano social competente en la cual conste su adopción.

1.1.3. Información a la SFC Dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que el fondo de cesantía vaya a entrar en operación, la sociedad administradora debe informar por escrito a la SFC acerca de la adopción del respectivo reglamento de administración, acompañando copia del mismo y del acta de la junta directiva, o del órgano social competente, en la cual conste su correspondiente aprobación. 1.2. Régimen de gastos admisibles para los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantías Con cargo a cada uno de los portafolios del fondo de cesantía se pueden sufragar exclusivamente los siguientes gastos, de lo cual debe quedar expresa constancia en su reglamento de administración: 1.2.1. Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses de los portafolios, cuando las circunstancias así lo exijan. 1.2.2. Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la SFC o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la SFC, incluidos los correspondientes al acceso a tales sistemas. 1.2.3. Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones de reporto o repo activas/pasivas y operaciones simultáneas activas/pasivas, siempre que estén autorizadas. 1.2.4. La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole

similar que autorice con carácter general esta Superintendencia, y 1.2.5. La comisión de administración o manejo, en favor de la sociedad administradora, en la forma establecida por la SFC, que se cause, siempre y cuando se supere la rentabilidad mínima a que se refieren las disposiciones legales. 1.2.6. Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos de los portafolios del fondo en los procesos de privatización a que se refiere la Ley 226 de 1995. 1.2.7. Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte. 1.2.8. Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones. 1.2.9. Los gastos derivados del registro de valores y los del depósito centralizado de valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTVs) y simultáneas. 1.2.10. Los gastos derivados del registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados que no se compensen y liquiden en sistemas de compensación y liquidación, incluido el registro de operaciones en los sistemas de registro de operaciones sobre divisas y los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas. 1.2.11. Los gastos derivados del registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados realizadas en el mercado mostrador, en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la SFC, tengan o no la calidad de valores, incluidos los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.

1.2.12. Los gastos correspondientes a la remuneración del revisor fiscal de los portafolios del fondo de cesantías. 1.3. Comisiones Las AFPC pueden cobrar por la administración de los portafolios de inversión de los fondos de cesantía a que se refiere el art. 2.6.7.1.1. del Decreto 2555 de 2010, las siguientes comisiones: 1.3.1. Sobre el valor del portafolio de inversión de corto plazo, una comisión de hasta el 1% anual, liquidada en forma diaria. 1.3.2. Sobre el valor del portafolio de inversión de largo plazo, una comisión de hasta el 3% anual, liquidada en forma diaria. 1.3.3. Sobre el valor de cada retiro anticipado, una comisión de hasta el 0.8%. Las comisiones deben cobrarse con arreglo a lo que se establezca en el reglamento que para el funcionamiento del fondo de cesantías adopte la administradora. En concordancia con lo dispuesto en el art. 101 de la Ley 50 de 1990, los valores anteriores se causan a favor de la administradora solamente cuando se acredite que ésta ha cumplido con la obligación de obtener la rentabilidad mínima de que trata el art. 101 de la Ley 100 de 1993, modificado por el art. 52 de la Ley 1328 de 2009. Para todos los efectos a que haya lugar, se entiende por retiro anticipado el que efectúa el afiliado para cualquiera de los fines contemplados en los numerales 2 y 3 del art. 102 de la Ley 50 de 1990.

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Circular Externa 035 de 2018 Diciembre de 2018 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.4. Auxilio de cesantía 1.4.1. Consignación del auxilio de cesantías Con el objeto de recibir de los empleadores la consignación de los dineros correspondientes a la liquidación del auxilio de cesantía de sus trabajadores, las administradoras están en obligación de exigir a los empleadores que tal consignación la efectúen diligenciando un formato de consignación que debe ser suministrado por ellas, el cual debe contener, al menos, la siguiente información: 1.4.1.1. Ciudad, fecha y oficina en la cual se realiza la consignación. 1.4.1.2. Nombre o razón social de la empresa que efectúa la consignación y su NIT o el nombre del empleador y su documento de identificación, si es persona natural. 1.4.1.3. La dirección y el teléfono del empleador.

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Circular Externa 035 de 2018 Diciembre de 2018 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.4.1.4. El número de trabajadores respecto de los cuales se realiza la consignación de cesantías. 1.4.1.5. El valor total de la consignación, especificando el valor en cheques y en efectivo. De los cheques, se debe indicar el código del banco y el número del cheque. 1.4.1.6. Los formatos de consignación deben ir acompañados de una relación de los trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, en la que se indique respecto de cada trabajador, como mínimo, los siguientes datos:

1.4.1.6.1. El nombre y documento de identidad del trabajador 1.4.1.6.2. La dirección de la residencia y el número del teléfono 1.4.1.6.3. El nombre del empleador, la dirección y el teléfono 1.4.1.7. El valor del auxilio de cesantía que se consigna, con su liquidación detallada, es decir fecha de ingreso del trabajador (en formato aaaa/mm/dd), período de liquidación (en formato aaaa), número de días base de liquidación y salario base de liquidación. 1.4.1.8. El valor de la sanción por mora en la consignación de las cesantías. Adicionalmente, en las proformas de consignación debe indicarse si el trabajador cuyo auxilio de cesantía se consigna se encuentra cobijado por el régimen especial a que hace referencia el numeral 2 del art. 98 de la Ley 50 de 1990. Las AFPC quedan autorizadas para recibir la anterior información por cualquier medio magnético, sin perjuicio de cumplir con la obligación que les asiste de exigir de los respectivos empleadores la remisión inmediata de la relación de trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna. El valor total de la consignación que aparezca en el formato de consignación debe coincidir con el que de como resultado de la sumatoria de todos los valores expresados en la relación de los trabajadores, a que se refiere el anterior subnumeral 1.4.1.6. Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para el diligenciamiento del formato, la remisión de la documentación señalada en el subnumeral 1.1.1.13 del presente capítulo y la consignación de los dineros correspondientes a la

liquidación del auxilio de cesantías. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales a aquellos afiliados que prefieran hacer uso de estos. 1.4.2. Plazo para consignación El numeral 3 del art. 99 de la Ley 50 de 1990, en concordancia con el numeral 4 del art. 164 del EOSF, establece como plazo para realizar, por parte del empleador, la consignación del valor liquidado anualmente por concepto de auxilio de cesantía hasta “antes del 15 de febrero del año siguiente”. Por lo tanto, las consignaciones que se realicen hasta la medianoche del día 14 de febrero deben entenderse efectuadas dentro de dicho plazo legal. En