SFC - P2 TIT IV - Anexo 44 circular 052 de 2002

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA INSTRUCTIVO ANEXO 44: FORMULARIO AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES - RECAUDO DE APORTES AL SISTEMA

GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES

TEMA: Recaudo de Aportes al Sistema General de Riesgos

Profesionales

NOMBRE DE LA PROFORMA: Formulario Autoliquidación de Aportes

NUMERO DE LA PROFORMA: B.3000-10

OBJETIVO: Facilitar el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral utilizado por los empleadores clasificados como pequeños aportantes y excepcionalmente por los grandes aportantes, cuando éstos presenten las circunstancias referidas en el inciso 3° del artículo 8° del Decreto 326/96.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Aportantes y Administradoras del Sistema General de Riesgos

Profesionales. INSTRUCTIVO Esta proforma será utilizada en medio físico por los pequeños aportantes y en medio magnético por los grandes aportantes, cuya obligación consiste en presentar una autoliquidación de aportes y realizar el pago de las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales por períodos mensuales. Así mismo, será utilizado por aquellas entidades administradoras que opten por generar mensualmente la liquidación de aportes con base en el último salario básico que se haya reportado para cada afiliado, el cual se deberá remitir al pequeño aportante con no menos de cinco (5) días hábiles de anterioridad a la fecha de vencimiento del pago. En este evento, el pequeño aportante en el mismo formulario deberá incorporar las novedades del período, efectuar los ajustes correspondientes y realizar el pago de los aportes ajustados. No obstante, cuando así lo considere el pequeño aportante, puede diligenciar un

nuevo formulario de autoliquidación de aportes en su totalidad para efectuar el respectivo pago de las cotizaciones. Para aquellos casos en que la administradora haya optado por generar mensualmente la liquidación de aportes, cuando el pequeño aportante por razones no imputables a él en un mes determinado no reciba la respectiva liquidación, deberá efectuar la autoliquidación del citado mes y realizar el pago dentro de los términos legales. El pequeño aportante podrá acordar con la entidad administradora que el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema General de Riesgos Profesionales lo pueda hacer en el formulario magnético único previsto para los grandes aportantes, evento en el cual quedará clasificado como gran aportante y deberá cumplir sus obligaciones legales para con el Sistema conforme a su nueva clasificación. De otra parte, los grandes aportantes cuando por razón de su ubicación geográfica, de las características particulares de su objeto social o actividad económica o de la imposibilidad de disponer o acceder a un computador, no puedan cumplir con la presentación de la autoliquidación en medios computacionales, podrán hacerlo en este formulario.

A DATOS GENERALES DEL APORTANTE

1. Nombre o razón social Escriba los apellidos y nombres o la razón social del aportante.

2. Tipo y número de documento En el formulario físico, marque con una X el tipo de documento de identidad del aportante según sea el caso: NIT para Número de identificación tributaria, CC para Cédula de Ciudadanía y CE para Cédula de extranjería.

En el formulario magnético, Escriba el tipo de documento del aportante, según sea el caso: N para número de identificación tributaria, C para Cédula de Ciudadanía y E para Cédula de

extranjería. Escriba su número correspondiente.

3. Clase de aportante En el formulario físico, marque con una X la clase de aportante, así: Grande: Aquellos que a partir del 1° de enero de 1997, tienen cuarenta (40) o más trabajadores a su servicio; o los que a partir del 1° de enero de 1998 tengan veinte (20) o más trabajadores a su servicio.

Pequeño: Aquellos que no tengan el número de trabajadores previsto anteriormente.

En el formulario magnético, escriba P si es pequeño aportante o G si es gran aportante. El número de trabajadores se determina con el promedio mensual de los mismos a cargo del empleador, durante los diez primeros meses del año calendario.

PARTE II - TÍTULO IV – INSTRUCTIVO ANEXO 44 PÁGINA1

Circular Externa 052 de 2002

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

4. Dirección correspondencia, ciudad, Escriba la dirección, ciudad y departamento donde desea el departamento, teléfono y fax. aportante que se le envíe la correspondencia, señalando el respectivo código asignado por el DANE. Así mismo, escriba su número telefónico y el del fax.

5. Período de Cotización Escriba el año y el mes al que corresponde a la autoliquidación de aportes que se está presentando.

7. Corrección Marque con una “X” si se trata de una corrección a una autoliquidación presentada anteriormente. Escriba el mes y año del período sujeto a corrección, la fecha en la cual se pagó dicho período e indique el número de la planilla a corregir, si lo hay, y el

número de radicación de la autoliquidación o corrección sujeta a modificación. En esta autoliquidación, solamente se incluyen aquellos afiliados que son objeto de modificación y los valores a registrar corresponderán a la diferencia entre el valor liquidado inicialmente y el valor correcto.

8. Forma de presentación En el formulario físico, señale con X una de las siguientes opciones, según la forma de presentar la autoliquidación: Único: Cuando el aportante no tenga más de de veinte (20) sucursales, o no cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola autoliquidación, evento en el cual los plazos para el pago son iguales a los establecidos para la presentación por sucursal.

Consolidado: Cuando el aportante tenga más de veinte (20) sucursales, o cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola autoliquidación de aportes en donde incluye la totalidad de los afiliados de todas sus sucursales. En este evento, el aportante deberá informar tal decisión a la administradora con no menos de dos meses de anterioridad.

Sucursal: Cuando el aportante decida presentar la autoliquidación por cada sucursal. En este caso, indique el código asignado por la empresa aportante a la respectiva sucursal.

En el formulario magnético, escriba U para Unico, C para Consolidado o S para Sucursal. En este caso, indique el código asignado por la empresa a la respectiva sucursal. Para estos efectos, se entiende como sucursal, la definida en el código de comercio.

9. Total de Trabajadores Escriba el número total de trabajadores con que cuenta el

aportante.

B LIQUIDACIÓN DETALLADA DE APORTES

11. Documento de Identidad, Escriba según el caso, el tipo de documento de identidad que tipo y número corresponda a cada afiliado, así: C si es cédula de ciudadanía; T si es Tarjeta de identidad; P si es pasaporte y E si es cédula de extranjería, indicando el número del documento de identidad.

12. Apellidos y nombres En la columna correspondiente, escriba los apellidos y nombres de los afiliados que se relacionan en la autoliquidación de aportes, tal como aparece en el respectivo documento de identidad.

PARTE II - TÍTULO IV – INSTRUCTIVO ANEXO 44 PÁGINA2

Circular Externa 052 de 2002

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

13. Novedades Con excepción de la novedad por incapacidad profesional, IRP, para la cual se debe indicar el número de días de duración de la incapacidad, escriba una X para informar la(s) novedad(es) presentada(s) del respectivo afiliado en el período declarado, de

acuerdo a la siguiente clasificación : NOVEDADES PERMANENTES: ING - Ingreso: Cuando se trata de la vinculación de un trabajador a la empresa aportante.

RET -.Retiro: Cuando un trabajador se desvincula de la empresa aportante.

VSP - Variación de salario: Cuando se modifica el salario básico del trabajador por factores tales como convención colectiva de trabajo, ascenso, promoción y otros.

VTE - Variación Tarifa Especial: Cuando por cambio de centro de trabajo se presente variación en la tarifa para cotizar.

NOVEDADES TRANSITORIAS:

VST - Variación transitoria del salario: Cuando se presente una variación temporal del ingreso base de cotización frente al salario básico, por conceptos tales como: horas extras, recargos nocturnos, primas y bonificaciones, retroactividad y todos aquellos otros ingresos que de acuerdo con las normas vigentes constituyan salario. SLN - Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada: Cuando se presente variación en el monto de su cotización por concepto de licencia no remunerada y/o suspensión del contrato de trabajo.

IGE - Incapacidad General: Cuando el trabajador afiliado presentó una incapacidad por riesgo común.

LMA - Licencia de maternidad: Cuando el trabajador afiliado presentó una licencia de maternidad.

VAC - Vacaciones: Cuando el afiliado haya disfrutado durante el período reportado un descanso remunerado por vacaciones.

VCT - Varios centros de trabajo: Cuando el trabajador afiliado, durante el período cotizado, haya sido trasladado más de una vez a centros de trabajo de distintos riesgos.

IRP - Incapacidad profesional: Cuando el trabajador afiliado presentó una incapacidad originada por accidente de trabajo o enfermedad profesional, indique el número de días de duración de la novedad.

14. Días cotizados Escriba el número de días efectivamente laborados durante el período.

15. Salario básico Escriba los ingresos que constituyen de manera permanente el salario básico. Se entiende como tal, el monto total de los ingresos constitutivos de salario que de manera permanente conforman la remuneración fija del afiliado. Cuando se presente una variación de este salario, se debe reportar el nuevo, marcando con una “X” la

respectiva novedad.

PARTE II - TÍTULO IV – INSTRUCTIVO ANEXO 44 PÁGINA3

Circular Externa 052 de 2002

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

16. Valor neto novedades Esta columna será utilizada exclusivamente por los aportantes que cotizan a aquellas entidades administradoras que en desarrollo del inciso segundo del artículo 13 del decreto 326/96, optaron por generar la liquidación de aportes con base en el último salario básico que se haya reportado para cada afiliado.

En este evento, después del último afiliado relacionado por la administradora, escriba el valor neto de las novedades presentadas durante el período. Aproximando al múltiplo de mil más cercano.

17. Ingreso base de cotización Escriba en esta columna el salario devengado por el trabajador durante el respectivo período, aproximando al múltiplo de mil más cercano.

El IBC en períodos de vacaciones será el salario correspondiente al período inmediatamente anterior a aquel en que disfruta dichas vacaciones.

28. Centro de trabajo Esta columna se diligencia siempre y cuando se den los siguientes supuestos: a) Cuando se trate de una vinculación por primera vez o de un traslado a la administradora, escriba la tarifa y el código correspondiente al centro de trabajo al cual fue asignado el trabajador. b) Cuando el afiliado sea trasladado a otro centro de trabajo, escriba su tarifa correspondiente así como su código.

Si durante el período cotizado, un mismo afiliado fue trasladado a dos o más centros de trabajo con distinta clase de riesgo, los datos a incorporar corresponden al último centro de trabajo. En este evento, el aportante y la administradora podrán acordar el envío de una

relación que contenga en forma discriminada, el nombre del trabajador, el período de permanencia en cada uno de los centros de trabajo, así como, el código y la tarifa correspondiente.

29. Cotización obligatoria Escriba el valor del aporte liquidado sobre el ingreso base de cotización, según la tarifa establecida para el Sistema General de Riesgos Profesionales, aproximado al múltiplo de cien más cercano.

30. Códigos Nueva Administradora. Escriba el Código asignado por las Superintendencias de Salud y Bancaria a la nueva Empresa Promotora de Salud y/o Administradora de Fondos de Pensiones, cuando se presente la novedad de traslado de administradora.

C AUTOLIQUIDACIÓN APORTES DEL PERIODO

31. Total aportes del periodo declarado Escriba en la columna correspondiente la sumatoria de las cotizaciones liquidadas.

Cuando la administradora opte por que ella efectúa la liquidación de aportes con base en el último salario básico reportado para cada afiliado, este renglón será diligenciado únicamente por el aportante, en el momento de verificar e incorporar en dicho formulario las novedades del período y ajustar los valores liquidados por la administradora.

32. Menos incapacidades pagadas Escriba el valor total liquidado de las incapacidades por enfermedad profesional pagadas en el período que cotiza o en el inmediatamente anterior, de acuerdo con los términos de los convenios y las normas vigentes.

Indique el número asignado por la ARP al documento que contiene la autorización para efectuar el respectivo descuento. Las entidades administradoras deberán adoptar los mecanismos necesarios con el fin de que el aportante pueda efectuar el

respectivo descuento, a más tardar, en la autoliquidación de aportes correspondiente al siguiente período a aquél en el que se presentaron dichas incapacidades.

34. Menos aportes pagados a otros riesgos. Escriba el valor de las cotizaciones pagadas a otros riesgos, las cuales deben ser asumidas por la entidad administradora (ARP).

35. Valor aportes Netos. Escriba la sumatoria del renglón 31 al 34 de la columna 29.

36. Más intereses de Mora Escriba el valor de los intereses de mora liquidados hasta la fecha de pago según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios. Dicho cálculo se efectúa sobre el valor registrado en el renglón 35 (valor aportes neto), una vez deducido el saldo a favor de períodos anteriores, cuando éste exista.

37. Aportes más intereses de mora Indique el número de meses a los cuales corresponden los intereses liquidados en el renglón 36.

PARTE II - TÍTULO IV – INSTRUCTIVO ANEXO 44 PÁGINA4

Circular Externa 052 de 2002 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA En la columna correspondiente registre la sumatoria de los renglones 35 y 36.

38. Saldo a favor periodo anterior Escriba el saldo a favor del aportante originado por: a) Si las deducciones por incapacidades superaron el monto de las cotizaciones liquidadas del respectivo período y se generó un saldo a cargo de la administradora, el aportante podrá en la siguiente autoliquidación de aportes efectuar el respectivo descuento, en caso de que dicha suma no haya sido cubierta por

la administradora. b) Excesos en las cotizaciones pagadas a la respectiva administradora. En este evento se deberá indicar el número planilla o de radicación de la autoliquidación de corrección o comunicación que soporta dicha deducción.

39. Total a pagar Escriba el resultado del renglón 37 menos el 38.

Cuando la administradora opta por liquidar los aportes, este renglón será diligenciado únicamente por el aportante, una vez incorporados los ajustes correspondientes.

NOTAS: La extensión del formulario físico presentado contiene quince renglones en donde los pequeños aportantes relacionarán los afiliados a la respectiva administradora. Sin embargo, por razones de orden práctico, la administradora podrá diseñar este formulario con el número de renglones que considere conveniente, conservando el diseño e instrucciones impartidas en esta circular. Cuando el número de afiliados supere los renglones del formulario, se deberá adicionar las hojas o formatos que sean necesarios.

La administradoras podrán utilizar una sola alternativa de identificación y control a los formularios de autoliquidación y comprobante de pago, ya sea con el número de la planilla o de radicación, situación que está sujeta a los procedimientos operativos y de control que la respectiva administradora haya definido.

PARTE II - TÍTULO IV – INSTRUCTIVO ANEXO 44 PÁGINA5

Circular Externa 052 de 2002