SFC - P2 TIT IV CAP II - Circular 014 de 2022, Disposiciones especiales entidades aseguradoras

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO TÍTULO IV INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS,

CAPITALIZACIÓN E INTERMEDIARIOS DE SEGUROS

CAPÍTULO II: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Y

REASEGURADORAS

CONTENIDO

1. REGLAS GENERALES SOBRE LA OPERACIÓN DE SEGUROS 1.1. Autorización de ramos de seguros 1.2. Pólizas y tarifas 1.3. Negocios en coaseguro 1.4. Comisiones para el intermediario de seguros 1.5. Financiación de primas 1.6. Retención de riesgos, cesión y aceptación de reaseguros 1.7. Prácticas inseguras en la contratación de seguros 1.8. Criterios y elementos mínimos de las notas técnicas 1.9. Devolución de primas

2. ASPECTOS FINANCIEROS LAS ENTIDADES ASEGURADORAS 2.1. Régimen patrimonial 2.2. Reglas sobre el régimen de reservas técnicas y su inversión

3. REGLAS PARTICULARES APLICABLES A CIERTOS RAMOS 3.1. Reglas aplicables al seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito

(SOAT) 3.2. Reglas aplicables al seguro previsional de invalidez y sobrevivientes 3.3. Reglas aplicables al ramo de seguro de pensiones Ley 100 3.4. Reglas aplicables al seguro de riesgos laborales 3.5. Reglas aplicables al seguro de enfermedades de alto costo

3.6. Reglas aplicables a los seguros de vida 3.7. Reglas especiales aplicables al ramo de pensiones con conmutación pensional 3.8. Tablas de riesgos de vejez, invalidez y sobrevivencia 3.9. Reglas aplicables al ramo de cumplimiento 3.10. Reglas especiales aplicables al ramo de seguro de rentas voluntarias 3.11. Reglas aplicables al Seguro de Beneficios Económicos Periódicos - BEPS 3.12. Reglas aplicables a la póliza de seriedad de la candidatura 3.13. Reglas aplicables al seguro de terremoto

4. REGLAS RELATIVAS A OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LAS ENTIDADES ASEGURADORAS 4.1. Emisión de planes alternativos de pensiones 4.2. Administración de fondos de voluntarios de pensión

5. SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS DE ENCARGO FIDUCIARIO DE INVERSIÓN POR PARTE DE LAS ENTIDADES

ASEGURADORAS

6. REGLAS RELACIONADAS CON EL ROL DE LOS ACTUARIOS DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS

6.1. Definiciones 6.2. Actuario Responsable 6.3. Requisitos para la certificación de suficiencia de las reservas técnicas

7. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA IDONEIDAD DE PERSONAS NATURALES QUE EJERCEN LA INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS 7.1. Ámbito de aplicación 7.2. Acreditación de idoneidad 7.3. Responsabilidades de la junta directiva

7.4. Documentación

PARTE II TÍTULO IV CAPÍTULO II

Circular Externa 014 de 2022 Junio de 2022

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PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO TÍTULO IV INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS,

CAPITALIZACIÓN E INTERMEDIARIOS DE SEGUROS

CAPÍTULO II: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Y

REASEGURADORAS

1. REGLAS GENERALES SOBRE LA OPERACIÓN DE SEGUROS 1.1. Regímenes de autorización de ramos de seguros Corresponde a la SFC autorizar los ramos de seguros que ofrezcan las entidades aseguradoras. Este proceso de autorización se sujetará al régimen de autorización general o individual, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente numeral.

Las entidades aseguradoras podrán surtir el trámite de autorización a través de cualquiera de los dos regímenes, de acuerdo con las reglas que se indican a continuación en los subnumerales 1.1.1. y 1.1.2 del presente Capítulo. No resulta necesaria la aprobación de un nuevo ramo para el ofrecimiento de productos respecto de los cuales se cumplan los requisitos establecidos en esta circular, que comprendan diversidad de amparos susceptibles de ser explotados bajo los ramos ya autorizados a la entidad. En tales eventos, las primas, siniestros y demás gastos e ingresos que se deriven de dichos amparos se deben clasificar bajo el ramo o ramos a los cuales correspondan los amparos respectivos. No obstante, cuando quiera que mediante la expedición de tales amparos la entidad alcance una producción de un ramo no autorizado

que se pueda considerar como significativa, debe solicitar la correspondiente autorización, sin la cual la entidad no puede continuar expidiendo tales amparos. Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 3.3.1 del presente Capítulo. Para los efectos del inciso anterior, se considera que la expedición de amparos es “significativa” cuando quiera que el monto de la producción de una cobertura adicional supere el 15% de la obtenida por las demás coberturas de la póliza. Los ramos bajo los cuales se pueden operar los diversos productos son los siguientes: Ramo Código Automóviles 03

SOAT 04

Cumplimiento 05 Responsabilidad Civil 06 Incendio 07 Terremoto 08 Sustracción 09 Transporte 10 Corriente Débil 11 Todo Riesgo Contratista 12 Manejo 13 Lucro Cesante 14 Montaje y Rotura de Maquinaria 15 Aviación 16 Navegación y Casco 17 Minas y Petróleos 18 Vidrios 19 Crédito Comercial 20 Crédito a la Exportación 21 Agropecuario 22 Desempleo 24 Hogar 25 Decenal 26 Exequias 30 Accidentes Personales 31 Colectivo Vida 32 Educativo 33 Vida Grupo 34 Salud 35 Enfermedades de Alto Costo 36 Vida Individual 37 Previsional de Invalidez y Sobrevivencia 38 Riesgos Laborales 39 Pensiones Ley 100 40 Pensiones Voluntarias 41 Pensiones con Conmutación Pensional 42 Rentas Voluntarias 43

BEPS 44 1.1.1. Régimen de autorización general 1.1.1.1. Condiciones: Se entienden autorizados de manera general los ramos de seguros que pretendan comercializar las entidades aseguradoras, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones: 1.1.1.1.1. Que los ramos a autorizar no estén relacionados con el Sistema General de Seguridad Social y BEPS, con excepción del SOAT.

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Circular Externa 025 de 2019 Octubre de 2019

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PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO II PÁGINA 1

Circular Externa 025 de 2019 Octubre de 2019 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.1.1.1.2. Que la entidad aseguradora tenga más de 1 año de experiencia, contado desde la fecha de solicitud de autorización del nuevo ramo, o que sus accionistas controlantes, directamente o a nivel de grupo, cuenten con dicha experiencia. 1.1.1.1.3. Que la entidad aseguradora o sus administradores en el año inmediatamente anterior a la fecha de solicitud de autorización del nuevo ramo no haya sido objeto de sanciones impuestas por la SFC, por cualquier infracción relacionada con el incumplimiento de deberes legales relativos a la gestión de riesgos. 1.1.1.1.4. Que la entidad aseguradora no haya sido objeto de la adopción de medidas u órdenes relacionadas con programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, planes de ajuste por insuficiencia de reservas técnicas o

programas de reaseguro o cualquier instituto de salvamento, en los 3 años inmediatamente anteriores a la fecha de solicitud de autorización del nuevo ramo. 1.1.1.1.5. Que la entidad aseguradora no haya sido objeto de la medida de suspensión de ramos. 1.1.1.2. Trámite de autorización general: Para adelantar el trámite de autorización general la entidad aseguradora debe remitir a la SFC la nota técnica del ramo que pretende comercializar junto con el clausulado de los productos del ramo objeto de la solicitud. Lo anterior debe ir acompañado de una certificación suscrita por el representante legal en la que manifieste: 1.1.1.2.1. Que las pólizas y notas técnicas que se pretendan comercializar bajo el ramo a autorizar cumplen los requisitos legales establecidos en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el Decreto 2555 de 2010, en la CBJ y en las normas especiales que les sean aplicables. 1.1.1.2.2. Que las pólizas y notas técnicas que se pretendan comercializar bajo el ramo a autorizar no incluyan estipulaciones contrarias al régimen de protección al consumidor financiero contenido en las Leyes 1328 de 2009, 1793 de 2016, 1836 de 2017, la CBJ y demás normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen. 1.1.1.2.3. Que la entidad aseguradora cuenta con políticas, procedimientos y controles idóneos para la verificación de las condiciones establecidas en los subnumerales 1.1.1.2.1. y 1.1.1.2.2. del presente Capítulo, en todos los productos que se

comercialicen con posterioridad a la autorización del ramo. 1.1.1.2.4. Que la junta directiva de la entidad aseguradora autorizó la utilización este régimen para el respectivo ramo. Esta decisión deberá constar en el acta de junta directiva en la que se aprobó la apertura del ramo. En todo caso, la SFC podrá establecer la aplicabilidad del régimen de autorización individual, cuando en el ejercicio de supervisión se identifiquen situaciones que lo ameriten. La SFC podrá ordenar la suspensión y/o revocatoria, en cualquier momento, de los ramos de seguros que no se ajusten a los presupuestos establecidos en el presente régimen sin perjuicio de las sanciones administrativas a que haya lugar. En estos casos, las entidades aseguradoras no podrán acceder al trámite de autorización general para la autorización de nuevos ramos por un término de 3 años contados a partir de la referida suspensión y/o cancelación. 1.1.2. Régimen de autorización individual Se someterán al régimen de autorización individual las entidades que no cumplan con las condiciones para acceder al régimen de autorización general señaladas en el numeral 1.1.1.1. del presente Capítulo. En todo caso, el trámite de solicitud de cancelación de los ramos continuará sujeto al régimen de autorización individual. 1.1.3. Notas técnicas soporte de la autorización Para efectos de la comercialización de los ramos a que se refiere este subnumeral debe mantenerse a disposición de la SFC la nota técnica que sustente la tarifa inicial. Dicha nota técnica, además de cumplir con los requisitos señalados en las instrucciones expedidas por esta Superintendencia, debe sustentar la tasa pura de riesgo, expresar de manera específica,

los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por la aseguradora. Cuando el porcentaje de retención de riesgo resulte inferior o igual al 20%, el componente de tasa pura de riesgo de la nota técnica puede ser aquel que establezca el reasegurador, de acuerdo con las instrucciones que se señalan en el siguiente subnumeral. Cuando tal porcentaje sea mayor, dicho componente debe ser sustentado por la entidad aseguradora, de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.8 del presente Capítulo. En todo caso, la nota técnica del producto debe ser modificada conforme se ajusten los contratos de reaseguro que la sustentan. Sin perjuicio de lo anterior, las pólizas que hayan sido emitidas con anterioridad al cambio en el programa de reaseguro bajo una nota técnica previa no deben ser modificadas. Tratándose de ramos que generen reserva matemática, las modificaciones que se introduzcan a la nota técnica con posterioridad a la aprobación del ramo, se deben remitir a esta entidad junto con sus anexos, en forma previa a su utilización, en la forma señalada en la nota 2 del subnumeral 1.2.3.1 del presente Capítulo, sin que se entienda que las notas técnicas o sus anexos hagan parte del registro público a que hace referencia dicho numeral. Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de lo dispuesto en el subnumeral 3.3.1. del presente Capítulo, además del cumplimiento de los requisitos señalados en las instrucciones expedidas por la SFC. 1.1.3.1 Requisitos mínimos para la definición de la tasa pura de riesgo a partir de la tarifa del reasegurador

En los casos en que la tasa pura de riesgo sea establecida por el reasegurador, las entidades aseguradoras deben enviar a los reaseguradores, como mínimo, la siguiente información y mantenerla a disposición de la SFC:

1. La descripción y cuantificación del mercado que la entidad aseguradora pretende atender con los productos incluidos en la solicitud de autorización. ii. El clausulado y la documentación soporte del producto a comercializar por parte de la entidad aseguradora. iii. La información adicional que requiera el reasegurador en el proceso de tarifación.

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Circular Externa 027 de 2022 Diciembre de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.2. Pólizas y tarifas Corresponde a la SFC, la aprobación previa de pólizas y tarifas sólo cuando se trata de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo. En cualquier caso, las pólizas y las tarifas deben cumplir en todo momento con los requisitos que se indican a continuación: 1.2.1. Requisitos generales de las pólizas de seguros Para el adecuado cumplimiento de lo señalado en el numeral 2 del art. 184 del EOSF las entidades aseguradoras deben redactar las condiciones del contrato de forma que sean claramente legibles y que los tomadores y asegurados puedan comprender e identificar las definiciones de los riesgos amparados y las obligaciones emanadas del negocio celebrado. Para ello, las pólizas deben incluir, cuando menos, la siguiente información:

1.2.1.1. En la carátula 1.2.1.1.1. Las condiciones particulares previstas en el art. 1047 del C.Cio. 1.2.1.1.2. En caracteres destacados o resaltados, es decir, que se distingan del resto del texto de la impresión, el contenido del inciso 1 del art. 1068 del C.Cio. Para el caso de los seguros de vida, el contenido del art. 1152 del mismo ordenamiento legal. 1.2.1.2. A partir de la primera página de la póliza (amparos y exclusiones) Los amparos básicos y todas las exclusiones que se estipulen deben consignarse en forma continua a partir de la primera página de la póliza. Estas deben figurar en caracteres destacados o resaltados, según los mismos lineamientos atrás señalados y, en términos claros y concisos que proporcionen al tomador la información precisa sobre el verdadero alcance de la cobertura contratada. No se pueden consignar en las páginas interiores o en cláusulas posteriores exclusiones adicionales en forma distinta a la prevista en este numeral. 1.2.1.3. Otras condiciones de la póliza Además de las condiciones ya señaladas, se deben tener en cuenta los siguientes parámetros: 1.2.1.3.1. De conformidad con el numeral 1 del art. 184 del EOSF, el texto no debe incluir alusión alguna que indique que la póliza ha sido aprobada por la SFC. 1.2.1.3.2. No se deben estipular sanciones distintas a las señaladas en el art. 1058 del C.Cio como consecuencia de la inexactitud o reticencia en la declaración del estado del riesgo.

1.2.1.3.3. No se debe calificar la reclamación como una obligación del asegurado en desarrollo del contrato, ni señalar términos específicos para su formulación, toda vez que ésta corresponde a la facultad que puede ejercer el asegurado o beneficiario de hacer efectivo su derecho para lo cual sólo encuentra limitación en el tiempo, en los términos de prescripción señalados por el art. 1081 del C.Cio. Lo anterior, sin perjuicio de que la entidad contemple en la póliza la necesidad de efectuar la reclamación como un mecanismo para que el asegurado ejercite su derecho. 1.2.1.3.4. En relación con la cláusula compromisoria que se estipula en algunas pólizas, la misma debe regirse por lo dispuesto en el Decreto 1818 de 1998 y las disposiciones concordantes. 1.2.1.3.5. Con respecto al término para efectuar el pago de la indemnización, éste debe fijarse en 1 mes contado a partir de la presentación de la reclamación y no en 30 días, de conformidad con lo establecido en los arts. 21 de la Ley 35 de 1993 y 1080 del C.Cio. 1.2.1.3.6. Conforme con los términos del art. 1075 del C.Cio el aviso de siniestro no requiere formalidad escrita. En consecuencia, al exigir dicha formalidad para las notificaciones que se efectúan en desarrollo del contrato es preciso consignar claramente la salvedad de que trata la norma precitada. 1.2.1.3.7. Respecto del seguro de responsabilidad civil, el art. 1133 del C.Cio señala las condiciones necesarias para

acceder al pago de la indemnización, no siendo viable la inclusión de requisitos adicionales. 1.2.1.3.8. En la estructuración de los amparos de responsabilidad civil debe tenerse en cuenta lo establecido en el art. 1127 C.Cio el cual indica que se trata de un seguro a favor de terceros y erige en beneficiario del mismo a la víctima. 1.2.1.3.9. En los anexos es requisito indispensable la incorporación de la identificación precisa de la póliza a la cual acceden, al tenor del art. 1049 del C.Cio. 1.2.2. Requisitos generales de las tarifas En los estudios técnicos y estadísticos que sustenten las tarifas deben observarse los principios a que se refiere el numeral 3 del art. 184 del EOSF, así: 1.2.2.1. Equidad: La prima y el riesgo deben presentar una correlación positiva, de acuerdo con las condiciones objetivas del riesgo. 1.2.2.2. Suficiencia: La tarifa debe cubrir razonablemente la tasa de riesgo y los costos propios de la operación, tales como los costos de adquisición y los administrativos, así como las utilidades. 1.2.2.3. Homogeneidad: Los elementos de la muestra objeto de estudio deben tener características comunes de tipo cualitativo y cuantitativo. Además, deben escogerse cumpliendo supuestos de aleatoriedad e independencia.

PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO II PÁGINA 2

Circular Externa 027 de 2022 Diciembre de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.2.2.4. Representatividad: El tamaño de la muestra debe corresponder a un número objetivo de elementos de la población

que garantice un nivel de significación razonable y cubra un período adecuado, de manera que el cálculo de los estimadores presente un bajo nivel de error. 1.2.2.5. Riesgos especiales o novedosos: En términos del literal c. numeral 3 del art. 184 del EOSF, solamente tratándose de riesgos especiales o de carácter novedoso respecto de los cuales no resulte viable obtener la información necesaria para efectuar el estudio estadístico pertinente, puede prescindirse de sustentar la tarifa con las exigencias enunciadas. En tales eventos, resulta necesario acreditar el respaldo de un reasegurador de reconocida solvencia técnica y financiera, el cual debe definir la tasa pura de riesgo siendo responsabilidad de la entidad aseguradora señalar el factor de gastos. 1.2.3. Remisión de pólizas y tarifas a la SFC 1.2.3.1. Depósito de pólizas y anexos Las entidades aseguradoras deben depositar en la SFC el modelo de póliza y anexos del ramo o ramos que explota, pues lo consignado en tales documentos se deben tener como condiciones del contrato en los casos en que no aparezca que hayan sido expresamente acordadas, según lo establece el parágrafo del art. 1047 del C.Cio. Esta disposición debe interpretarse armónicamente con lo dispuesto en el numeral 1 del art. 184 del EOSF según el cual los modelos de las pólizas y tarifas deben ponerse a disposición de la SFC antes de su utilización en la forma y con la antelación que determine con carácter general. Las entidades aseguradoras deben depositar todos los modelos de la póliza, los anexos y notas técnicas correspondientes

vigentes de forma simultánea, previamente a la fecha prevista para iniciar su utilización, indicando expresamente que se envían para efectos del cumplimiento del deber de depósito. Igualmente se deben radicar las modificaciones a las pólizas, notas técnicas y anexos existentes que hayan sido previamente autorizados y depositados. Cuando se trate de modificaciones parciales se debe enviar un ejemplar completo del respectivo documento. Las entidades aseguradoras no podrán comercializar pólizas que no se encuentren depositadas a través del SIRI. La SFC lleva el depósito de los modelos de las pólizas y anexos que se remiten en cumplimiento a dicho deber legal, los cuales, además de estar a disposición del público en general en los términos del art. 24 y siguientes del CPACA, obran para los efectos dispuestos en el art. 1047 C.Cio. La SFC ordena de manera sistematizada las pólizas y anexos por entidad y ramo y en orden cronológico. Se entiende que el modelo vigente es el último depositado en orden cronológico. Para tal efecto, la SFC cuenta con mecanismos adecuados de atención en línea para la consulta de los modelos y anexos por parte del público en general mediante la página web, así como para la consulta cuando se den los presupuestos indicados en el mencionado art. 1047 del C.Cio. El acto de enviar los modelos de las pólizas y demás documentos en sí mismo no supone un pronunciamiento de la SFC sobre la legalidad de los mismos y se lleva exclusivamente para efectos del depósito y del art. 1047 del C.Cio. Lo anterior, se debe entender sin perjuicio de la facultad que tiene el ente de control de verificar en cualquier momento las

pólizas y tarifas de conformidad con el literal j. numeral 3 del art. 326 del EOSF, función que se lleva a cabo en los términos indicados en el siguiente numeral y sin perjuicio del deber que tiene la SFC de autorizar las pólizas y tarifas en los eventos en que se trate de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo. Los textos de las pólizas y documentos anexos deben remitirse a la SFC accediendo a la página web mediante el link Trámites en línea y Remisión de información - Trámites SIRI, consignando los datos obligatorios en el formulario habilitado para tal fin y adjuntando las respectivas proformas únicamente en formato PDF; de conformidad con lo señalado en la nota 2 de este subnumeral. Se debe registrar en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado de acuerdo con los siguientes criterios: Campo 1 2 3 4 5 6 Fecha a partir de Tipo y número Tipo de Ramo al cual Identificación interna Canal de Descripción la cual se utiliza de la Entidad documento accede de la proforma Comercialización 10 dígitos Formato 4 dígitos 1 carácter 2 dígitos 16 caracteres 4 caracteres dd/mm/aaaa Campo 1: Indicación de la fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo (día/mes/año). Tratándose de pólizas enviadas para efectos de la autorización de un ramo, se entiende que la fecha a partir de la cual se utiliza el documento corresponde a la del acto administrativo mediante el cual se imparte la respectiva autorización. Campo 2: Código con el cual se identifica el tipo de entidad vigilada por la SFC, dependiendo de si se trata de entidades de

seguros generales (13), de vida (14), o cooperativa (15) y el individual asignado a la entidad en la SFC. Campo 3: P - Si corresponde a una póliza A - Si corresponde a un amparo adicional o anexo Campo 4: Corresponde al código del ramo de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.1 del presente Capítulo. Los anexos que se utilicen en varios ramos deben codificarse con el número 0. Campo 5: identificación de acuerdo con la codificación propia de la aseguradora. Los campos deben estar separados entre sí por un guion (-). Campo 6: Deben incluir los canales a través de los cuales se comercialice la póliza. El campo debe estar diligenciado con la letra, en caso de que se comercialice a través de dicho medio, o con un 0 en el evento en que no se comercialice a través del mismo, conservando siempre los 4 caracteres. Para cada medio se debe marcar: D - Venta directa de la entidad aseguradora R - Contratos de uso de red C - Corresponsales I - Intermediarios de seguros

PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO II PÁGINA 3

Circular Externa 025 de 2017 Septiembre de 2017 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA NOTA 1: En la parte inferior de cada página del documento también debe registrarse el código de la nota técnica correspondiente, de acuerdo con lo definido en el subnumeral 1.8.1.2 del presente Capítulo. NOTA 2: Remisión de información mediante SIRI y contenido de los archivos: El envío de los modelos de las pólizas, anexos, notas técnicas y demás documentos del producto debe hacerse únicamente mediante SIRI eligiendo el código del

trámite “360 Pólizas y Tarifas” o “422 Modificación a Notas Técnicas”, de conformidad con las instrucciones complementarias establecidas en la “Guía Casillero Virtual Formato A-GU-GDC-004, Versión 2”. La radicación de los modelos de pólizas y notas técnicas debe realizarse simultáneamente mediante la clasificación específica al ramo al cual pertenece el producto y debe diligenciarse el formulario en los campos obligatorios. Los códigos registrados en el formulario deben coincidir con los registrados en los documentos adjuntos. La actualización o modificación de un producto debe radicarse teniendo en cuenta el producto inicialmente radicado, con el fin de mantener la trazabilidad de las modificaciones realizadas a cada producto. Los documentos que deben adjuntarse en los campos respectivos son los siguientes: 1.2.3.1.1. Comunicación mediante la cual la aseguradora señale que remite el modelo de póliza y anexos en cumplimiento del deber legal de depósito, o una nota técnica, que cumpla con los requisitos para el manejo de la correspondencia dirigida a la SFC. 1.2.3.1.2. Póliza, anexo o amparo adicional, según sea el caso, identificados de acuerdo con lo previsto para el Campo 3. 1.2.3.1.3. Carátula en la cual se debe indicar la proforma de la póliza a la cual corresponde. 1.2.3.1.4. Formato de solicitud de seguro, cuando corresponda. 1.2.3.1.5. Formato de certificado individual de seguro, cuando corresponda. 1.2.3.1.6. Formato de declaración de asegurabilidad, cuando corresponda. 1.2.3.1.7. Nota técnica correspondiente

1.2.3.1.8. Se debe también anexar digitalmente mediante una hoja de cálculo en Excel, la aplicación detallada de la formulación expuesta en la Nota Técnica para el cálculo de las primas de riesgo, comercial, reservas, valores garantizados y participación de utilidades, así como cualquier otro desarrollo mostrado en la nota técnica. Asimismo, se debe registrar en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado, de acuerdo con los criterios señalados en el presente numeral. Los documentos referidos en los subnumerales 1.2.3.1.7 y 1.2.3.1.8 no hacen parte del registro público. NOTA 3. Depósito Público de Pólizas del portal web de la SFC El Depósito Público de Pólizas disponible en el portal web de la SFC contendrá las pólizas y anexos remitidos por las entidades aseguradoras; y del registro de la información histórica efectuado por cada entidad, el cual permitirá al público consultar en línea las pólizas y anexos depositados. Las notas técnicas son objeto de confidencialidad, por lo cual no serán publicadas. 1.2.3.2. Evaluación de pólizas Corresponde a la SFC evaluar que las pólizas y tarifas que deban poner las entidades aseguradoras a disposición de esta Entidad cumplan con los requisitos jurídicos y técnicos previstos en la ley. Con tal fin, en cualquier momento –incluso en las visitas de supervisión in-situpuede formular las observaciones a las pólizas depositadas para que se adecuen a lo prescrito en la normatividad. En los eventos en que se efectúen modificaciones a los modelos de las pólizas ya sea por orden de la SFC o por iniciativa

de la entidad aseguradora, se debe remitir un nuevo ejemplar a fin de que éste repose en el depósito, indicando claramente la variación introducida y dejando expresa constancia en el sentido de que el producto no ha sido objeto de modificaciones adicionales a las enunciadas. 1.2.3.3. Evaluación de tarifas Para efectos de la verificación permanente de los requisitos jurídicos y técnicos de las tarifas, las entidades aseguradoras deben mantenerlas a disposición de la SFC, clasificadas por ramos, junto con los elementos documentales y soportes estadísticos correspondientes, salvo cuando deban remitirse por tratarse de la autorización o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo. En caso de que la tarifa haya sido sustentada a partir de la tasa definida por el reasegurador, las entidades aseguradoras deben mantener a disposición de la SFC los soportes del envío de información a los reaseguradores para efectos de lo dispuesto en el subnumeral 1.8.3.2 del presente Capítulo, así como de la información adicional intercambiada en el proceso de definición de las condiciones del contrato de reaseguro. Dicha información debe comprender, como mínimo, lo siguiente: (i) la descripción y cuantificación del mercado que la entidad aseguradora pretende atender con el producto, salvo en el caso de riesgos especiales o de carácter novedoso; (ii) el clausulado y la documentación soporte del producto a comercializar por parte de la entidad aseguradora; y (iii) la información adicional que solicite el reasegurador en el proceso de tarifación. Adicionalmente, las entidades aseguradoras deben mantener el soporte documental de la tasa definida por el reasegurador, sus eventuales ajustes, así como

los acuerdos en relación con los recargos, descuentos aplicables a la tasa y los límites de estos, según sea el caso. Para efectos de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el literal a. del art. 2.31.4.1.6 del Decreto 2555 de 2010, cuando las entidades aseguradoras de vida envíen los productos de seguros con reserva matemática que van a comercializar, deben remitir las notas técnicas de los mismos, especificando el nombre comercial del producto al cual acceden, las bases técnicas y los factores de reserva, de acuerdo con lo dispuesto en el subnumeral 1.8 del presente Capítulo. Tratándose de seguros de vida de ahorro con participación resulta necesario informar la manera como se estructurará el fondo que se establece en el art. 6, literal b. del Decreto 839 de 1991 y las reglas para su funcionamiento

PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO II PÁGINA 4

Circular Externa 027 de 2022 Diciembre de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.2.4. Incumplimiento de exigencias legales El incumplimiento de cualquiera de los requisitos legales antes señalados es causal para que la SFC prohíba la utilización de la póliza o tarifa correspondiente hasta tanto se acredite el cumplimiento del requisito respectivo