SFC - P3 Tit I Cap VII Instructivo Anexo 2 - SARLAFT

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

INSTRUCCIONES ANEXO 2: INFORME SOBRE OPERACIONES SOSPECHOSAS - ROS

TEMA: Operaciones Sospechosas - SIPLA NOMBRE DEL FORMULARIO Reporte de Operaciones Sospechosas – ROS PROPÓSITO: Reportar operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) TIPO DE ENTIDAD APLICABLE: Sociedades de valores que no estén sujetas a inspección y vigilancia permanente por parte de la Superintendencia Financiera de

Colombia.

PERIODICIDAD: Permanente FECHA DEL INFORME: A partir de la fecha, la operación está clasificada como sospechosa.

FECHA LÍMITE DE INFORMACIÓN: N.A.

MEDIOS DE ENTREGA: Correo electrónico ENTIDAD USUARIA: Unidad Administrativa de Información y Análisis Financiero – UIAF.

INSTRUCCIONES: De conformidad con lo establecido en el punto 2.8.2.3 del Capítulo VII, Título Primero, Parte III del Despacho Jurídico Básico, los destinatarios de este último deberán reportar a la UIAF las operaciones que consideren sospechosas, utilizando el software "ros stand alone", desarrollado por la citada dependencia y considerando el formato que se describe a continuación.

La información debe ser enviada a la Carrera 7 # 74-56 Piso 18, Bogotá, D.C., o a la siguiente dirección de correo electrónico: uiaf@uiaf.gov.co. Antes de entregar la información, cada entidad debe verificar que la información se adhiera plenamente a las especificaciones requeridas. La UIAF notificará a cada entidad, vía correo electrónico, el número de serie asignado al expediente, cuando éste cumpla con los

requisitos de calidad y oportunidad exigidos. Dicho número es prueba de la entrega de información. La entidad informante debe solicitar a la UIAF que asigne un número de serie al informe en cada caso. En caso de existir inconsistencias en el reporte de la información, la UIAF devolverá el expediente completo vía correo electrónico y procederá a informar a la entidad remitente los motivos del rechazo. La entidad tendrá un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción del correo electrónico para reenviar la información con las correcciones correspondientes. De igual forma, la UIAF informará sobre la circunstancia a la Superintendencia Financiera de Colombia. En vista de lo anterior, las entidades deberán al menos seguir las siguientes instrucciones al momento de completar el reporte con el fin de contribuir de manera efectiva a la correcta realización del análisis de la operación sospechosa:

1. Se debe sugerir la importancia del informe (alta, media o baja), en vista de los hechos y su similitud con las tipologías conocidas de lavado de activos y otras actividades delictivas. Se deben considerar en particular las tipologías cubiertas en los documentos publicados por la UIAF.

Para determinar la importancia de la operación reportada, es útil considerar la presencia de los siguientes elementos: a. Incremento patrimonial no justificado o por encima de la media del sector o actividad económica correspondiente, conforme a las categorías establecidas en el SIPLA de la entidad. b. Presunto uso indebido de identidades, tales como: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de identidad criminal, alteración de nombre. c. Presentación de documentos falsos o presuntamente falsos.

d. Actuar en nombre de terceros y utilizar empresas que parezcan ser empresas pantalla. e. Relación con personas involucradas o presuntamente involucradas en actividades delictivas. f. Relación con presuntos activos de origen ilícito. Para sustentar la clasificación de importancia, se deben ilustrar las razones por las cuales la operación ha sido considerada sospechosa, exponiendo argumentos basados en el análisis de las características de las respectivas transacciones en el reporte.

2. Deben identificarse los informes que se consideren urgentes, sugiriendo así la prontitud con la que deben adoptarse las medidas relativas a los mismos. A este respecto, será urgente un informe cuando, por ejemplo:

a. Es inminente la disposición, transferencia o retirada de recursos vinculados al presunto blanqueo de capitales u otra actividad delictiva. b. Es inminente el empleo de recursos para llevar a cabo actividades terroristas u otras actividades delictivas. c. Cuando, a juicio de la entidad, sea inminente una intervención por parte de las autoridades para impedir la disposición, transferencia o circulación de recursos presuntamente asociados a operaciones de lavado de activos u otras actividades delictivas.

Instrucciones generales:

1. Rellene el formulario de denuncia de operaciones sospechosas en su totalidad. Si alguna de las casillas no aplica para su caso particular, ingrese una línea.

2. No envíe documentos justificativos que hayan sido utilizados para detectar la operación sospechosa, la UIAF los solicitará en caso de ser necesario.

3. Guarde una copia del informe de operación sospechosa.

4. Enviar el reporte de operación sospechosa a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) vía correo electrónico.

PARTE III – TÍTULO I – CAPÍTULO VII – INSTRUCCIONES ANEXO 2 PÁGINA 1

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Instrucciones específicas: - Información del informe Ítem 1: Indique el número de informe de acuerdo con el número de serie interno asignado por la empresa para este fin. Ítem 2: Indique la fecha del informe en el siguiente orden: año, mes, día. Elemento 3: Seleccione la opción correspondiente según la clase de informe. Ítem 4: En caso de corrección o adición, indicar el número de informe al que se realizan. - Información de la entidad informante Ítems 5 a 9: Indicar la información correspondiente a cada casilla respecto de la entidad que está reportando la operación sospechosa. Para el punto 6, el tipo de entidad debe indicarse en palabras (por ejemplo, Sociedad de Valores). Para el ítem 7, Código de Entidad, escriba el código asignado a la respectiva entidad por la Superintendencia de Finanzas. - Información de las personas involucradas en la operación sospechosa Punto 10: Indicar el nombre completo o la razón social de las personas involucradas en la operación sospechosa, ya sean personas naturales o jurídicas, respectivamente. Ítem 11: Marque con una X la casilla tipo documento de identidad de las personas involucradas en la operación y escriba el número de dicho documento (CC= Documento Nacional de Identidad, TI= Cédula de Identidad, CE= Cédula de Identidad de Residente Extranjero, PAS= Pasaporte, NIF = Número de Identificación Fiscal). Ítems 12 a 15: Indicar la información correspondiente a cada casilla respecto de las personas involucradas en la operación

sospechosa. Artículo 16: Si es persona jurídica, indique la Cámara de Comercio en la que está registrada. Ítems 17 a 21: Indicar en cada casilla la información correspondiente respecto de las personas involucradas en el operativo sospechoso. Tema 22: La CIIU es la Clasificación Internacional Uniforme de Todas las Actividades Económicas. Indíquese una línea si la CIIU no se aplica a la actividad económica. Ítem 23: Indicar la fecha en que las personas involucradas se asociaron con la institución. Ítem 24: Indique la relación de las personas con la entidad. Ítem 25: Indique si la relación de la entidad con las personas involucradas está en curso o si ha terminado. En este último caso, especificar si se debió a una jubilación voluntaria, por decisión de la institución o por suspensión, y la fecha en que se produjo. Ítem 26: Indicar el ingreso promedio mensual de las personas involucradas de acuerdo a la información más reciente que posea la entidad al respecto. - Respecto a la información sobre la operación sospechosa Punto 27: Indique el monto total de la operación sospechosa en su conjunto. Punto 28: Indique si la operación fue nacional o internacional. Punto 29: Indicar el período de tiempo en que tuvo lugar la operación sospechosa. Si la operación está compuesta por una sola transacción, las fechas de inicio y finalización deben ser las mismas. A los efectos de la denuncia, se deberá repetir la sección II de este formulario para cada persona vinculada a la operación sospechosa.

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