SFC - P3 TIT I CAP VII - Instructivo Anexo 2 (SARLAFT Emisores)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

INSTRUCTIVO ANEXO 2: REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS - ROS TEMA: Operaciones Sospechosas - SIPLA NOMBRE DE PROFORMA Reporte de Operaciones Sospechosas -ROSOBJETIVO: Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF las operaciones sospechosas.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades emisoras de valores no sometidas a la inspección y vigilancia permanente de la Superintendencia Financiera de

Colombia PERIODICIDAD: Permanente FECHA DE REPORTE: El mismo día en que se catalogue como operación sospechosa.

FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: N.A.

MEDIO DE ENVÍO: Correo electrónico

ENTIDAD USUARIA: Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF.

INSTRUCTIVO: En atención a lo señalado en el numeral 2.8.2.3 del capítulo VII del Título Primero de la Parte III de la Circular Básica Jurídica, los destinatarios de la misma deben reportar a la UIAF aquellas operaciones que hayan determinado como sospechosas, para lo cual utilizarán el software “ros stand alone”, desarrollado por la citada unidad y teniendo en cuenta el formato que se describe más adelante.

La información debe remitirse a la Carrera 7 # 74-56 Piso 18, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: uiaf@uiaf.gov.co. Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. La UIAF indicará a cada entidad, vía correo electrónico, el número del consecutivo asignado al archivo, una vez éste cumpla con los

requisitos de calidad y oportunidad exigidos. Este número es la constancia de la entrega de la información. En todo caso la entidad reportante debe solicitar a la UIAF la asignación del consecutivo al reporte. En caso de inconsistencia en el reporte de la información, la UIAF devolverá vía e-mail todo el archivo y procederá a informar las razones del rechazo a la entidad remitente, la cual tendrá un máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha en que se recibió el correo electrónico, para reenviar la información con sus respectivas correcciones. De igual manera, la UIAF informará tal circunstancia a la Superintendencia Financiera de Colombia. Por lo anterior, las entidades deben cumplir como mínimo las siguientes instrucciones al diligenciar el reporte, contribuyendo eficazmente al buen desarrollo del análisis de la operación sospechosa:

1. Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los hechos y su similitud con tipologías conocidas de lavado de activos y otras actividades delictivas. Se deben considerar especialmente las tipologías contempladas en los documentos publicados por la UIAF.

Para determinar la importancia de la operación reportada, resulta útil considerar la presencia de los siguientes elementos: a. Incremento patrimonial no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con las categorías establecidas en el SIPLA de la entidad. b. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres. c. Presentación de documentos o datos presuntamente falsos. d. Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.

e. Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas. f. Relación con bienes de presunto origen ilícito. Como sustento de la calificación de importancia, se deben ilustrar las razones por las cuales se ha considerado la operación como sospechosa, plasmando en el reporte los argumentos basados en el análisis de las características de la respectiva transacción.

2. Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo así la prontitud con la cual se debería actuar respecto del mismo. En tal sentido, un reporte será urgente por ejemplo cuando:

a. Sea inminente la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos u otra delictiva. b. Sea inminente el empleo de recursos en la realización de actividades terroristas u otras delictivas. c. Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervención de las autoridades para evitar la disposición, transferencia o circulación de recursos, en cualquier forma, presuntamente vinculados a operaciones de lavado de activos u otras modalidades delictivas.

Instrucciones Generales:

1. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Si alguna de las celdas no aplica para su caso en particular, coloque una línea.

2. No envíe los documentos de soporte que se hayan utilizado para detectar la operación sospechosa, estos serán solicitados por parte de la UIAF en caso de ser necesario.

3. Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa.

PARTE III – TÍTULO I – CAPÍTULO VII – INSTRUCTIVO ANEXO 2 PÁGINA

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4. Envíe el reporte de la operación sospechosa a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) por correo electrónico.

Instrucciones Específicas: - Información del Reporte Numeral 1: Indique el número del reporte según la asignación del consecutivo que lleve internamente la entidad a este respecto.

Numeral 2: Indique la fecha del reporte en el orden: año, mes, día. Numeral 3: Seleccione la opción correspondiente según sea la clase de reporte. Numeral 4: En caso de que sea una corrección o una adición, indique el número del reporte con respecto al cual se hace. - Información de la Entidad Reportante Numeral 5 al 9: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a la entidad que está reportando la operación sospechosa. Para el punto número 6, el tipo de entidad debe indicarse en palabras (por ejemplo, emisor de valores.). Para el número 7, Código de la entidad, anote el código asignado por la Superintendencia de Financiera a la respectiva entidad. - Información de las Personas Implicadas en la Operación Sospechosa Numeral 10: Indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente. Numeral 11: Marque con una X la casilla correspondiente del tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento (CC= Cédula de Ciudadanía, TI= Tarjeta de Identidad, CE= Cédula de Extranjería, Pas = Pasaporte, NIT= Número de Identificación Tributario). Numerales 12 a 15: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación

sospechosa. Numeral 16: En caso de persona jurídica, indique en la Cámara de Comercio en la cual está registrada. Numerales 17 a 21: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa. Numeral 22: El CIIU corresponde al Código Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica coloque una línea. Numeral 23: Indique la fecha de vinculación a la institución de las personas implicadas. Numeral 24: Indique la relación de las personas con la entidad. Numeral 25: Indique si la relación de la entidad con las personas implicadas en la operación sospechosa aún se mantiene o si finalizó. En este último caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisión de la institución o por suspensión, y la fecha en que ocurrió esto. Numeral 26: Indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas según la información más reciente que tenga la entidad a este respecto. - Respecto a la Información de la Operación Sospechosa Numeral 27: Indique el monto total de la operación sospechosa en conjunto. Numeral 28: Indique el tipo de transacción según sea nacional o internacional. Numeral 29: Indique el lapso de tiempo en el cual se presentó la operación sospechosa. En caso de que la operación conste de una sola transacción, la fecha de inicio debe ser igual a la de finalización. Para efectos del reporte, se deberá repetir la sección II de este formulario, por cada una de las personas vinculadas a la operación sospechosa.

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