SFC - P3 TIT I CAP VIII - SARLAFT

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO I EMISORES DE VALORES CAPÍTULO VII: INSTRUCCIONES SOBRE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO PARA EMISORES NO SUPERVISADOS POR LA SFC

CONTENIDO

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN 1.1. Instrucciones especiales para eventos de colocación en el mercado primario 1.2. Instrucciones para los eventos de negociación en el mercado secundario 1.3. Administración emisora

2. SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO - SIPLA 2.1. Requisitos de la SIPLA 2.2. Estructura organizativa 2.3. Manual de SIPLA 2.4. Procedimientos para la identificación de los inversores 2.5. Personas expuestas públicamente 2.6. Excepciones a la obligación de cumplimentar el formulario de registro de inversores 2.7. Transacciones inusuales y transacciones sospechosas 2.8. Procedimientos de control y notificación

3. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

4. RESERVA DE INFORMACIÓN

PARTE III - TÍTULO I - CAPÍTULO VII

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO I EMISORES DE VALORES CAPÍTULO VII: INSTRUCCIONES SOBRE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO PARA EMISORES NO SUPERVISADOS POR LA SFC

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN Los emisores de valores que no estén sujetos a inspección y supervisión permanente por parte de la SFC, con excepción de la Nación, deberán cumplir con las instrucciones de este Capítulo, de acuerdo con los eventos que se enumeran a continuación: 1.1. Instrucciones especiales para eventos de colocación en el mercado primario 1.1.1. Colocación directa El emisor deberá implementar las instrucciones en materia de prevención y control de lavado de activos y financiamiento al terrorismo establecidas en el numeral 2 y siguientes de este Capítulo al colocar los valores emitidos directamente en el mercado primario, es decir, cuando dicha colocación no se realice a través de una entidad supervisada por la SFC. 1.1.2. Colocación a través de entidades supervisadas por la SFC Cuando la colocación se realice a través de una entidad supervisada por la SFC, dicha entidad deberá implementar las instrucciones sobre gestión de riesgos de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de la presente Circular. En todo caso, el emisor deberá establecer previamente todos los criterios de selección del intermediario para asegurar el cumplimiento de las finalidades establecidas en este Capítulo.

En caso de colocación de valores a través de diversas entidades sujetas a inspección y supervisión de la SFC, el emisor deberá consolidar la información de los inversionistas. A tal efecto, el emisor podrá designar a una entidad que haya participado en la colocación u otra entidad controlada para que sea responsable de realizar dicha consolidación. En este caso, cada una de las entidades supervisadas deberá cumplir individualmente con las instrucciones del SARLAFT y

elaborar los informes establecidos en dicho Capítulo. 1.1.3. Colocación de valores en el extranjero En el caso de colocación de valores en el extranjero, la entidad o entidades utilizadas para la colocación de dichos valores deberán presentar un certificado expedido por el representante legal o la persona que ejerza funciones análogas. El certificado debe indicar que se han cumplido a cabalidad las normas requeridas para la prevención y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo en los respectivos países. 1.2. Instrucciones para los eventos de negociación en el mercado secundario En caso de negociación en el mercado secundario pero realizada a través de entidades controladas, dichas entidades deberán aplicar las instrucciones relativas al SARLAFT de conformidad con el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de la presente Circular y presentar los informes establecidos en dicho Capítulo. Tratándose de operaciones realizadas fuera de los sistemas de negociación o fuera del registro de operaciones de valores, tales como herencias o donaciones, entre otras, ya sea que se refieran a valores desmaterializados o inmovilizados, es deber de los depositantes directos en los depósitos centrales de valores cumplir con dichas disposiciones. Cuando dichas operaciones se encuadren en títulos materializados donde el emisor ejerza directamente la administración de la emisión, el emisor deberá cumplir con lo dispuesto en el numeral 2.4.2 del presente Capítulo, en relación con el procedimiento para la identificación de inversionistas en el mercado secundario. 1.3. Administración de la emisión Cuando la administración de la emisión se contrate con entidades supervisadas, dichas autoridades deberán aplicar las

instrucciones pertinentes especificadas en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de la presente Circular. Cuando la administración de la emisión sea ejercida por un tercero que no esté obligado a aplicar las instrucciones contenidas en el citado Capítulo, el intermediario que haya realizado la operación deberá aplicar las instrucciones contenidas en el Capítulo.

2. SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO - SIPLA Los emisores definidos en la Sección 1 de este Capítulo deberán adoptar e implementar las metodologías y procedimientos dentro de un sistema integral de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo (SIPLA), de acuerdo con los requisitos establecidos en el presente Capítulo. Sin embargo, las instrucciones aquí contenidas constituyen los estándares mínimos que deben cumplir los emisores para diseñar e implementar sus propios sistemas de prevención y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

El SIPLA consiste en el conjunto de políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos mínimos diseñados e implementados para prevenir y controlar el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo -LA/FTen la colocación y negociación de valores emitidos por el respectivo emisor. Es deber de los emisores, sus órganos de gestión y control, su oficial de cumplimiento y demás administradores y funcionarios observar y velar por el cumplimiento de la normativa interna y demás disposiciones sobre prevención y control de AL/FT.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Los emisores deben posicionar los principios éticos por encima del logro de la colocación; considerando que es prioritario

generar una cultura orientada al cumplimiento de las disposiciones establecidas en esta materia. 2.1. Requisitos de la SIPLA El SIPLA diseñado por las entidades debe cumplir con los siguientes requisitos: 2.1.1. Informar de las funciones de la dirección, administración, órganos de control y del compliance officer. 2.1.2. Disponer de mecanismos e instrumentos que contengan, como mínimo, lo siguiente: 2.1.2.1. Procedimientos para la identificación de los inversores 2.1.2.2. Procedimientos para la detección de transacciones inusuales y la determinación y notificación de transacciones sospechosas. 2.1.2.3. Procedimientos de control y notificación. 2.1.2.4. Determinación y suministro de los recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos que el emisor considere necesarios. 2.1.2.5. Un manual de la SIPLA en el que se indiquen como mínimo las disposiciones de este capítulo. 2.1.2.6. Procedimientos para la consolidación de las operaciones en efectivo por parte de los inversores. 2.1.3. Establecer normas y procedimientos para la preservación, acceso y reserva de la información. 2.2. Estructura organizativa Las instituciones deben establecer las facultades y funciones de los administradores y órganos de supervisión para el adecuado funcionamiento del SIPLA, y deben contener, al menos, lo siguiente: 2.2.1. Consejo de administración u órgano equivalente El SIPLA debe incluir al menos las siguientes responsabilidades bajo la junta directiva u órgano equivalente: 2.2.1.1. Indicar las políticas para la prevención y control de AL/FT de conformidad con lo establecido en el presente

Capítulo. 2.2.1.2. Aprobar el manual de SIPLA y sus actualizaciones. 2.2.1.3. Aprobar los mecanismos e instrumentos que integran el SIPLA de la entidad. 2.2.1.4. Designar un oficial de cumplimiento. 2.2.1.5. Dictaminar sobre cada uno de los puntos incluidos en los informes presentados por el compliance officer. Dichas resoluciones deberán constar expresamente en el acta respectiva. 2.2.1.6. Dictaminar sobre los informes presentados por el auditor y dar seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas. Dichas resoluciones deberán constar expresamente en el acta respectiva. 2.2.1.7. Dotar de los recursos técnicos y humanos necesarios para la implantación y funcionamiento del SIPLA. Cuando la naturaleza jurídica del emisor no requiera un consejo de administración, las funciones anteriores corresponden al representante legal. 2.2.2. Representante legal El SIPLA deberá incluir al menos las siguientes funciones para el representante legal o su suplente: 2.2.2.1. Verificar que los procedimientos establecidos cumplan con todas las políticas regidas por el consejo de administración de su órgano equivalente. 2.2.2.2. Dotar de los recursos técnicos y humanos necesarios para la implementación y operación del SIPLA. 2.2.2.3. Someter a la aprobación del directorio u órgano equivalente el manual de procedimientos del SIPLA y sus actualizaciones; y en coordinación con el oficial de cumplimiento. 2.2.2.4. Brindar apoyo efectivo, eficiente y oportuno al oficial de cumplimiento.

2.2.3. Oficial de cumplimiento 2.2.3.1. Requisitos para el oficial de cumplimiento. Deberá cumplir, al menos, los siguientes requisitos: 2.2.3.1.1. Ser nombrado por el consejo de administración (o el órgano que lo sustituya). 2.2.3.1.2. Debe tener autoridad para tomar decisiones. 2.2.3.1.3. Contar con el tiempo necesario para el ejercicio de sus funciones y contar con el apoyo de un equipo de recursos humanos y técnicos que posibilite el adecuado cumplimiento de sus funciones. 2.2.3.2. Funciones:

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 2.2.3.2.1. Asegurar la aplicación efectiva, eficiente y oportuna del SIPLA. 2.2.3.2.2. Presentar informes escritos semestralmente al consejo de administración u órgano equivalente. El informe debe abarcar al menos lo siguiente: 2.2.3.2.2.1. Los resultados de las tareas realizadas. 2.2.3.2.2.2. Cumplimiento alcanzado en cuanto a la presentación de informes a las diferentes autoridades. 2.2.3.2.2.3. La eficacia de los mecanismos e instrumentos establecidos en este Capítulo, así como las medidas adoptadas para corregir cualquier defecto en el SIPLA. 2.2.3.2.2.4. Los resultados de las medidas correctoras ordenadas por el consejo de administración o su órgano equivalente. 2.2.3.2.2.5. Los resultados de la colocación cuando finalice la validez de la oferta pública respectiva.

2.2.3.2.2.6. Un informe sobre el control de AL/FT realizado sobre las transferencias en el mercado secundario, en su caso. 2.2.3.2.3. Someter al representante legal o a su sustituto los requerimientos de recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el desempeño de sus funciones. 2.2.3.2.4. Promover la implementación de acciones correctivas para el SIPLA. 2.2.3.2.5. Evaluar los informes presentados por el auditor y adoptar las medidas oportunas frente a las deficiencias reportadas. 2.2.3.2.6. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o cualquier procedimiento judicial o administrativo ante la autoridad competente en la materia. Los destinatarios del presente Capítulo deberán presentar a la UIAF dentro de los 15 días calendario siguientes a su designación, el nombre, número de identificación, cargo y nivel jerárquico (de ser el caso) del oficial de cumplimiento. 2.2.4. Revisor fiscal o su sustituto El revisor fiscal o su sustituto deberá implementar controles para detectar el incumplimiento de las instrucciones consagradas en este Capítulo. Esta publicación incluye el examen de las funciones de los gerentes de la entidad y del oficial de cumplimiento con respecto a la SIPLA El informe a presentar por el auditor o su equivalente ante la máxima autoridad y el oficial de cumplimiento deberá expresar las conclusiones alcanzadas en el proceso de evaluación del cumplimiento respecto a las normas de prevención y control de AL/FT. 2.3 Manual de SIPLA Deberá establecer claramente los procedimientos para el desarrollo, implementación y cumplimiento de los instrumentos y

mecanismos de este Capítulo. El manual debe estar actualizado, a disposición de la SFC y contener al menos los siguientes aspectos: 2.3.1. Descripción de los procedimientos para la identificación de los inversores y confirmación de la información, indicando los niveles o cargos responsables de dicha aplicación. 2.3.2. Las funciones, responsabilidades y atribuciones de los directores y demás funcionarios encargados del cumplimiento de las normas legales e internas sobre prevención y control de AL/FT. 2.3.3 Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver los conflictos de intereses que puedan surgir en cumplimiento de las normas de prevención y control de AL/FT y, especialmente en la detección y análisis de transacciones inusuales, y determinación y reporte de transacciones sospechosas. 2.3.4. Funciones y responsabilidades del oficial de cumplimiento en relación con el SIPLA de la entidad y su nivel jerárquico (si corresponde). 2.3.5. Políticas y procedimientos de conservación, acceso y reserva de documentos e información en general. 2.3.6. Procedimiento para abordar los requisitos de información de las autoridades competentes. 2.3.7. Metodologías, criterios y señales de alerta para detectar, analizar y evaluar la información relacionada con transacciones inusuales y sospechosas, así como los procedimientos de notificación en tales casos. 2.3.8. Procedimientos para cumplir con las obligaciones en materia de listados internacionales que sean vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional y proporcionar todo lo necesario para la consulta de dichos listados. Estos trámites se consideran obligatorios y deben cumplirse antes del registro de cualquier cliente potencial. 2.3.9. Desarrollo de los demás elementos disponibles en la agencia para protegerse contra el AL/FT.

El manual debe ser conocido por los funcionarios con responsabilidades relacionadas con el control y la prevención de AL/FT y, en particular, por los gestores de los emisores, las personas involucradas en la colocación directa de valores y los responsables del registro de transferencias en el mercado secundario o del pago de rendimientos a los inversores. 2.4. Procedimientos para la identificación de los inversores Los destinatarios de este Capítulo deberán adoptar procedimientos que permitan la identificación completa y confiable de los inversionistas, así como la verificación de la información proporcionada por ellos de conformidad con el Anexo 1 de este Capítulo. Dichos procedimientos deben aplicarse con la debida diligencia y responsabilidad.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA No obstante, los emisores podrán establecer formularios simplificados para la identificación de los inversores cuando el importe de la operación sea inferior o igual a 66.000 UVR, pero en todo caso, los formularios deberán ajustarse a las instrucciones contenidas en este párrafo. En el caso de valores cotizados en bolsa, el importe de la operación será la multiplicación del número de acciones negociadas por el precio bursátil. En el caso de valores bursátiles no cotizados, el importe de la operación debe calcularse en función del valor intrínseco -en el caso de las accioneso en función del valor nominal, en el caso de otros valores. Los emisores que tengan acciones listadas en el RNVE deberán mantener actualizada la información que se indica en el párrafo siguiente respecto de los accionistas que posean el 1% o más de sus acciones en circulación.

2.4.1. Procedimientos para la identificación de inversores en el mercado primario Los procedimientos establecidos para identificar a los inversores en el mercado primario deberán incluir las siguientes normas mínimas para ser considerados adecuados en su diseño e implementación: 2.4.1.1. Asegurar la correcta tramitación del formulario de registro de inversionistas, así como la verificación y confirmación de la información suministrada y los anexos respectivos, de conformidad con el Anexo 1 del presente Capítulo, salvo en los casos expresamente excluidos en el presente instructivo. 2.4.1.2. Permitir la identificación de los inversionistas, la naturaleza del negocio o negocios que realizan y además proporcionar la siguiente información: 2.4.1.2.1. Identificación de la persona mediante el uso de documentos, datos e información procedentes de una fuente independiente y fiable. 2.4.1.2.2. Actividad económica. 2.4.1.2.3. Características e importes de los ingresos y gastos. 2.4.1.2.4. Origen y origen de los fondos utilizados en la adquisición de los valores. Debe estar respaldado por los documentos que se consideren relevantes y la declaración jurada del inversionista, entre otros. 2.4.1.3. En cuanto al registro de personas jurídicas, la identificación del inversor también implica conocer la estructura de propiedad. Incluye la identificación de los accionistas o socios con el 5% o más de las acciones. 2.4.1.4. Cuando la información no pueda confirmarse o sea inexacta, deberá considerarse una operación inusual. Cuando la información es falsa, debe ser considerada como una transacción sospechosa y debe ser reportada a la UIAF y demás

autoridades competentes. 2.4.1.5. En los casos de inversores con dependencia económica de un tercero, se deberá aportar la documentación del origen de los recursos utilizados para la inversión. En todo caso, el folleto y el anuncio de oferta deberán incluir los requisitos para participar en el proceso de colocación. Deberá constar que los inversionistas interesados en adquirir valores deberán presentar el formulario de registro debidamente diligenciado con anexos, previo a la aceptación de su oferta. En el caso de colocaciones a través del mecanismo de subasta, dicha documentación deberá presentarse a más tardar a la hora prevista para el inicio de la subasta. Cualquier persona o entidad que no presente el formulario debidamente cumplimentado y todos los anexos requeridos no podrá participar en el proceso de adjudicación. En todo caso, el emisor deberá confirmar la información facilitada por los adquirentes de los valores en los plazos que se indican a continuación, los cuales se contabilizarán a partir de la recepción de los documentos pertinentes: NÚMERO DE COMPRADORES TÉRMINO Hasta 100 compradores 5 días De 101 a 200 compradores 10 días De 201 a 300 compradores 20 días De 301 a 500 compradores 30 días De 501-1000 compradores 40 días De 1001 a 2000 compradores 50 días De 2001 a 5000 compradores 60 días Más de 5000 compradores 120 días 2.4.2. Procedimientos para la identificación de inversores en el mercado secundario Tratándose de venta de valores nominativas, siempre que no exista intervención de entidades vigiladas por la SFC, los destinatarios de este Capítulo deberán solicitar el trámite del formulario de registro de inversionista antes de proceder a

registrar la venta respectiva en el libro correspondiente y realizar las gestiones necesarias para confirmar los datos suministrados de conformidad con los estándares mínimos establecidos en el párrafo anterior y el Anexo 1 de este Capítulo. Los emisores deben realizar el mismo procedimiento en el caso de los valores nominativos en los que el emisor paga los rendimientos a los inversores. En caso de que el formulario de registro no se encuentre debidamente cumplimentado y/o no se hayan adjuntado debidamente los anexos requeridos, los destinatarios de este Capítulo deberán tomar acciones inmediatas para obtener toda la información faltante. Si no se obtiene, debe tomarse como una señal de alerta para inferir la posible existencia de una operación inusual. Si la situación lo amerita, reportarlo como operación sospechosa a la UIAF. 2.5. Personas expuestas públicamente

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA El SIPLA debe prever procedimientos más exigentes para el registro de inversionistas y el seguimiento de las operaciones de personas naturales nacionales o extranjeras cuyo perfil o roles puedan exponer a la entidad al riesgo AL/FT, tales como: personas que administren recursos públicos, ostenten algún grado de autoridad pública o gocen de reconocimiento público. En este sentido, el SIPLA debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos para identificar los casos de inversionistas que responden a dichos perfiles, así como procedimientos de control y seguimiento más riguroso respecto de las operaciones que realizan. 2.6. Excepciones a la obligación de cumplimentar el formulario de registro de inversores

Los requisitos de información establecidos en los párrafos 2.4.1 y 2.4.2 de este Capítulo no son aplicables a los siguientes inversionistas: 2.6.1. Emisores de valores o entidades inscritas en el RNVE. 2.6.2. Entidades sujetas a inspección y monitoreo de la SFC 2.6.3. Organismos multilaterales. 2.6.4. Entidades públicas de orden nacional, departamental y municipal, salvo que se trate de empresas estatales industriales y comerciales, empresas de capital público o empresas de economía mixta que no estén sujetas a inspección y vigilancia de la SFC. 2.7. Transacciones inusuales y transacciones sospechosas Para los efectos de este Capítulo, se entenderá por operaciones inusuales y sospechosas: 2.7.1. Funcionamiento inusual Es un tipo de operación en la que el importe o las características no guardan relación con la actividad económica del inversor y la entidad no ha encontrado una explicación o justificación que considere razonable. 2.7.2. Determinación de transacciones sospechosas La confrontación de las operaciones identificadas como inusuales con la información sobre los inversores y los mercados debe permitir, de acuerdo con los criterios objetivos definidos por la entidad, determinar si la transacción es sospechosa o no. En este sentido, la información sobre los inversores, que el emisor puede haber conservado, es de especial importancia para identificar y evaluar operaciones inusuales que, a juicio del emisor, puedan considerarse sospechosas. El SIPLA debe establecer que, en tales casos, es necesario que la entidad documente el análisis y los resultados de la evaluación. El concepto de transacción sospechosa incluye no sólo las transacciones que se realizaron, sino también las que se

intentaron realizar pero que no se completaron realmente. 2.8. Procedimientos de control y notificación Los destinatarios de este Capítulo deberán establecer procedimientos mínimos, mecanismos e instrumentos de control que les permitan identificar las operaciones descritas en el párrafo siguiente y procedimientos de reporte de operaciones en efectivo y operaciones sospechosas a las operaciones de la UIAF. 2.8.1. Seguimiento y registro de las transacciones en efectivo De conformidad con lo establecido en el párrafo 1 del artículo 103 de la EOSF, durante el período de colocación de los valores emitidos en el mercado primario, los receptores de este capítulo deberán registrar, de conformidad con el Anexo 3 de este Capítulo, la información sobre las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a $10.000.000 si es de curso legal o US$5.000 o su equivalente en otras monedas como tasa representativa de mercado de la día en que se realiza la operación. 2.8.2. Informes El SIPLA diseñado por los emisores debe proporcionar un adecuado sistema de información interna y externa que asegure el funcionamiento de sus propios procedimientos de control de riesgos y el cumplimiento de la obligación legal de cooperar con las autoridades encargadas de la lucha contra las actividades delictivas. A continuación se detallan los informes que toda entidad debe elaborar para que sean tenidos en cuenta a la hora de diseñar el SIPLA: 2.8.2.1. Informe interno sobre transacciones inusuales. Establecer procedimientos para que cada funcionario responsable de detectar transacciones inusuales pueda reportarlas al área responsable para su análisis. Un buen informe debe indicar las razones para considerar la operación como tal.

2.8.2.2 Informe interno sobre operaciones sospechosas. Los procedimientos de denuncia deben ser facilitados de inmediato por escrito a las instancias oficiales o responsables. 2.8.2.3. Informe externo sobre operaciones sospechosas - ROS. En caso de operaciones sospechosas, incluidas aquellas que no se realizaron pero se intentó realizar, se debe informar de inmediato y directamente a la UIAF; de acuerdo con las instrucciones dadas en el Anexo 2 de este Capítulo. A efectos de ROS, sólo es necesario que una entidad considere la transacción como sospechosa. Dado que ROS no constituye una denuncia penal, no es necesario firmarla. 2.8.2.4. Informe sobre operaciones en efectivo. Una vez finalizado el período de colocación de los valores emitidos, se deberá remitir a la UIAF un informe sobre las operaciones en efectivo conforme al numeral 2.8.1 del presente Capítulo, diligenciando el formulario previsto en el Anexo 3 de este Capítulo. 2.8.2.5. Otros informes. Cualquier otro informe requerido por la UIAF para el desempeño de sus funciones.

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3. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Con el fin de garantizar un apoyo eficaz a las autoridades, los destinatarios del presente capítulo deberán conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control de AL/FT de conformidad con las normas que rigen la conservación de libros y documentos comerciales.

El SIPLA debe proporcionar los procedimientos necesarios para la organización; y mantener la información generada por el

sistema de tal manera que cumpla con los requerimientos de las autoridades de manera oportuna y eficiente. A tal efecto, se debe tener en cuenta lo siguiente: 3.1. En los supuestos de procesos de reorganización societaria, tales como fusiones, escisiones y transformaciones, entre otros, las entidades resultantes, siempre que sigan siendo emisoras, deberán asegurar la continuidad y el estricto cumplimiento de esta disposición. 3.2. En caso de liquidación, el liquidador adoptará las medidas necesarias para garantizar el archivo, la protección y la conservación de estos documentos. 3.3. En cuanto a los documentos que sustentan la decisión de considerar una operación como sospechosa, la entidad deberá contar con un archivo centralizado de dichos documentos con los custodios correspondientes, junto con el respectivo reporte a la UIAF a fin de entregarlos de manera exhaustiva y oportuna a las autoridades que lo soliciten. Por lo que se refiere a los formularios establecidos para los informes indicados en el punto 2.7, los emisores deberán mantenerlos debidamente organizados y puestos a disposición de las autoridades. La información deberá permanecer en la oficina de registro durante al menos los primeros 3 años, sin perjuicio de las disposiciones sobre las normas de mantenimiento de registros de este Capítulo. La información contenida en dichos formularios debe estar organizada internamente y centralizada en una base de datos que permita el cumplimiento inmediato de los requerimientos de las autoridades y pueda ser utilizada eficientemente por la entidad para la detección de transacciones inusuales y sospechosas.

4. RESERVA DE INFORMACIÓN De acuerdo con los arts.102 a 105 de la EOSF, la información recibida, manejada o reportada en virtud de lo dispuesto en

dichos artículos en este Capítulo está sujeta a reserva y sólo podrá ser utilizada para los fines establecidos en la ley, especialmente la norma especificada en la letra d del párrafo 2 del art. 102 de la EOSF.

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