SFC - P3 TIT II CAP IV - Circular 019 de 2021, Asesoría mercado de valores

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO TÍTULO II DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ACTIVIDADES Y ENTIDADES DEL MERCADO DE VALORES

CAPÍTULO IV: ACTIVIDAD DE ASESORÍA EN EL MERCADO DE VALORES

CONTENIDO

1. INTRUCCIONES GENERALES 1.1. Definiciones 1.2. Criterios generales

2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE ASESORÍA 2.1. Políticas y procedimientos generales 2.2. Políticas y procedimientos específicos

3. DISTRIBUCIÓN Y GOBIERNO DE PRODUCTOS 3.1. Criterios generales para la distribución de productos 3.2. Distribución de productos complejos a clientes inversionistas

4. CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS 4.1. Productos simples 4.2. Criterios adicionales para instrumentos financieros derivados y productos estructurados 4.3. Criterios adicionales para instrumentos de deuda 4.4. Criterios adicionales para vehículos de inversión colectiva, cualquiera sea su estructura legal y/o denominación

5. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS 5.1. Criterios generales relacionados con la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales 5.2. Políticas para el uso de la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales 5.3. Utilización de la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales

6. INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y COMUNICACIONES GENERALES PARTE III – TÍTULO II – CAPÍTULO IV Circular Externa 019 de 2021 Octubre de 2021

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO TÍTULO II DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ACTIVIDADES Y ENTIDADES DEL MERCADO DE VALORES

CAPÍTULO IV: ACTIVIDAD DE ASESORÍA EN EL MERCADO DE VALORES

1. INTRUCCIONES GENERALES 1.1. Definiciones 1.1.1. Productos. Conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 2 de la Ley 1328 del 2009, se entiende por productos las operaciones legalmente autorizadas que se instrumentan en un contrato celebrado con el cliente o que tienen origen en la ley. 1.1.2. Servicio. Se entiende por servicio aquellas actividades conexas al desarrollo de las correspondientes operaciones que se prestan a los consumidores financieros. 1.1.3. Etapas. Son etapas de la actividad de asesoría: i) la elaboración del perfil del inversionista, ii) la elaboración del perfil del producto, iii) el análisis de conveniencia del producto, iv) el suministro de recomendaciones profesionales, v) la entrega de información al inversionista y vi) la distribución de los productos, de conformidad con las reglas establecidas para el desarrollo de la actividad de asesoría. 1.2. Criterios generales Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores deben atender los siguientes criterios generales para el desarrollo de esta actividad: 1.2.1. Contemplar dentro de su Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) la gestión efectiva de los riesgos derivados del desarrollo de la actividad de asesoría. 1.2.2. Garantizar los recursos físicos, tecnológicos, humanos y todos aquellos necesarios para el desarrollo de la actividad

de asesoría y su seguimiento. 1.2.3. Contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de la actividad de asesoría, de forma tal que se verifique el cumplimiento de las políticas y procedimientos y se asegure que éstos estén acordes con los criterios señalados por esta SFC y las demás normas que regulan esta actividad. 1.2.4. Adecuar sus políticas de protección e información al consumidor financiero y su Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) para la ejecución de la actividad de asesoría.

2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE ASESORIA Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores deben elaborar, actualizar y poner en práctica un manual de asesoría que contenga las políticas y procedimientos para el desarrollo de esta actividad que será de obligatorio cumplimiento para todas las personas involucradas en la actividad de asesoría. Este manual debe incluir el contenido mínimo señalado a continuación: 2.1. Políticas y procedimientos generales El manual de asesoría debe contener procedimientos y políticas generales aprobadas por la junta directiva de la entidad, las cuales como mínimo deben contemplar lo siguiente: 2.1.1. Los procedimientos para la toma de decisiones y diseño de la actividad de asesoría en el mercado de valores. 2.1.2. Las áreas, comités o funcionarios responsables de cada una de las etapas de la actividad de asesoría en el mercado de valores, detallando sus funciones, deberes y responsabilidades. 2.1.3. Los procedimientos para la elaboración, aprobación y modificación de las políticas y procedimientos específicos, de

conformidad con lo establecido en el numeral 2.2. Para el efecto, la junta directiva debe establecer el área o comité responsable. 2.1.4. Las políticas y procedimientos generales para el monitoreo de las etapas de la actividad de asesoría, estableciendo su periodicidad. 2.1.5. Las políticas y procedimientos para la identificación, revelación y gestión de conflictos de interés, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.40.3.2.1 del Decreto 2555 de 2010. 2.1.6. Las condiciones profesionales exigidas a los funcionarios responsables de cada una de las etapas de la actividad de asesoría. 2.1.7 Las políticas para la capacitación de las personas involucradas en la actividad de asesoría en aquellas materias que requieran actualizar los conocimientos para el desarrollo adecuado de sus funciones. 2.2. Políticas y procedimientos específicos Además de los contenidos señalados en el subnumeral anterior, el manual de asesoría debe contener políticas y procedimientos específicos aplicables a las etapas de la actividad de asesoría en el mercado de valores, de acuerdo con las instrucciones incorporadas en el presente numeral.

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Circular Externa 019 de 2021 Octubre de 2021 Estas políticas y procedimientos específicos deben ser elaborados y aprobados por el área o comité designado por la junta directiva en cumplimiento de las políticas generales establecidas para el efecto. 2.2.1. Calidad de los clientes Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos encaminados a contar con la información necesaria

para determinar la calidad del cliente como cliente inversionista o inversionista profesional, así como la actualización de esta clasificación. Adicionalmente, deben incorporar las políticas y procedimientos que les permitan establecer la experiencia y conocimientos del inversionista para efectos de determinar su calidad como cliente inversionista o inversionista profesional. 2.2.2. Perfilamiento del cliente Las entidades vigiladas deben adoptar políticas y procedimientos para la elaboración y actualización del perfil del cliente, de acuerdo con la información suministrada por este, y las cuales deben contener, como mínimo, lo siguiente: 2.2.2.1. La identificación del tipo de información que será solicitada a los clientes y sin la cual la entidad no puede realizar la elaboración y actualización del perfil del cliente. 2.2.2.2. Los mecanismos que permitan a la entidad obtener toda la información necesaria del cliente para la elaboración y actualización del perfil del cliente, de acuerdo con la obligación de suministro de información requerida. 2.2.2.3. Los criterios para determinar y actualizar el perfil del cliente. 2.2.2.4. La periodicidad para la actualización del perfil del cliente. 2.2.3. Clasificación de los productos Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para evaluar y clasificar los productos que ofrecen como simples o complejos, conforme a lo establecido en el numeral 4 del presente Capítulo. La evaluación y clasificación por parte del área o áreas responsables debe realizarse de manera previa a su ofrecimiento y debe ser documentada, de tal forma que las entidades vigiladas tengan a disposición de la SFC el análisis que justifique la clasificación de los productos. Cuando las entidades vigiladas se aparten de los criterios establecidos para la clasificación de productos complejos, el análisis y la justificación para dicha decisión deben ser expresamente aprobados por el área o comité asignado por la junta

directiva para tal efecto. Adicionalmente, las entidades vigiladas deben definir: 2.2.3.1. Los criterios para evaluar la clasificación del producto. 2.2.3.2. El procedimiento para modificar la clasificación del producto. 2.2.3.3. El procedimiento para llevar a cabo el monitoreo periódico de los productos, con el propósito de revisar si la clasificación se ajusta a las condiciones actuales del producto. 2.2.4. Perfilamiento del producto Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para la elaboración y actualización del perfil del producto, las cuales deben contener, como mínimo, lo siguiente: 2.2.4.1. Los criterios para el perfilamiento del producto. La clasificación del producto como simple o complejo en ningún caso puede ser el criterio exclusivo o preponderante para el perfilamiento del producto por parte de las entidades vigiladas. El perfilamiento de fondos de inversión colectiva (FIC) y de portafolios o alternativas estandarizadas de fondos voluntarios de pensiones (FVP) como productos universales requiere de un análisis profesional en el cual la entidad determine, mediante la aplicación de los criterios para el perfilamiento, que están dirigidos a cualquier tipo de inversionista sin ninguna característica o exigencia particular, esto es, que el FIC, portafolio o alternativa estandarizada clasificado como producto universal es adecuado para cualquier inversionista, independientemente de su perfil. El análisis profesional por parte del área o áreas responsables debe ser documentado, de tal forma que las entidades vigiladas tengan a disposición de esta SFC el análisis que justifique el perfil del producto. Este análisis debe estar a disposición de los inversionistas, cuando se trate del perfilamiento de FIC, o de portafolios o alternativas estandarizadas de

FVP como productos universales. 2.2.4.2. Las políticas y procedimientos para el monitoreo de los elementos que se utilizan para el perfilamiento del producto, así como los criterios para evaluar los cambios que generen la necesidad de actualización del perfil de los productos. 2.2.4.3. La periodicidad para la actualización del perfil del producto. 2.2.4.4. Políticas para el perfilamiento del producto cuando la entidad vigilada actúa como distribuidor de productos en los cuales otra entidad vigilada haya decidido el perfilamiento inicial. 2.2.5. Análisis de conveniencia Las entidades vigiladas deben contar con políticas y procedimientos para la realización del análisis el cual determine si el perfil del producto es adecuado para un inversionista, de acuerdo con su perfil de cliente. 2.2.6. Recomendación profesional

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Circular Externa 019 de 2021 Octubre de 2021 2.2.6.1. Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para el suministro de la recomendación profesional. Así mismo, deben establecer los procedimientos que permitan seleccionar y analizar periódicamente algunas de las recomendaciones profesionales suministradas con el objetivo de evaluar internamente estos procesos. 2.2.6.2. Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos específicos encaminados a garantizar el cumplimiento de los criterios para el envío de informes de investigación y comunicaciones generales que reciban el tratamiento de recomendaciones profesionales, conforme a lo señalado en el numeral 6 del presente Capítulo. 2.2.6.3. El suministro de la recomendación profesional puede comprender la realización de inversiones de manera agregada, a través de uno o varios productos u operaciones. En este caso se le deben informar al inversionista todos los

productos y operaciones para los cuales se entiende se ha suministrado una recomendación profesional. 2.2.7. Documentación y registro Las entidades vigiladas deben contar con políticas de gestión y actualización documental que garanticen el cumplimiento de las obligaciones de documentación y registro de la actividad de asesoría. 2.2.8. Revelación de tarifas y comisiones Las entidades vigiladas deben establecer criterios para la definición de las tarifas y comisiones aplicables a la actividad de asesoría, las cuales deben ser compatibles con las necesidades y características del mercado objetivo de cada uno de los productos. La estructura de costos debe ser transparente para el inversionista, de tal forma que este tenga claridad sobre la estructura de cobro y la totalidad de los costos asociados a la actividad de asesoría, identificando de forma detallada los productos y/o servicios asociados a cada uno de los cobros. Las entidades vigiladas deben publicar en su página web las tarifas aplicables a la actividad de asesoría, las cuales deben en todo caso reflejar las actividades efectivamente realizadas por la entidad, particularmente cuando se trate de los servicios de solo ejecución. 2.2.9. Entrega de información al inversionista Las entidades vigiladas deben establecer las políticas y procedimientos generales para garantizar que en la entrega de información general respecto de sus productos o en las interacciones con la entidad que no constituyan el ejercicio de la actividad de asesoría, no se incluyan contenidos que induzcan al receptor a pensar que está recibiendo una recomendación profesional respecto del producto. Asimismo, deben establecer los criterios para evaluar la claridad y pertinencia de la información entregada a los inversionistas, de tal forma que la entidad vigilada cuente con parámetros uniformes de información que garanticen su

entrega de manera homogénea y actualizada. 2.2.10. Personas autorizadas por la entidad para la ejecución de la actividad de asesoría Independientemente que exista o no vinculación laboral, la autorización por parte de la entidad a una persona natural para la ejecución de la actividad de asesoría compromete la responsabilidad de la entidad vigilada en el cumplimiento de las reglas aplicables a la actividad de asesoría. En consecuencia, las personas naturales que ejecuten la actividad de asesoría en desarrollo de esta autorización deben actuar de acuerdo a lo establecido en las normas aplicables, el manual de asesoría, y las políticas y procedimientos establecidos por la entidad para la ejecución de la actividad. Las entidades vigiladas deben publicar en su página web la información que permita identificar a las personas autorizadas por la misma para la ejecución de la actividad de asesoría, junto con la información de los productos respecto de los cuales la persona está autorizada para brindar recomendaciones profesionales. Es obligación de la entidad establecer políticas y procedimientos para la selección, vinculación, y autorización del personal idóneo y capacitado para desarrollar la actividad de asesoría. Dichas políticas deben incluir criterios de experiencia, conocimiento y profesionalidad. Asimismo, las entidades deben contar con mecanismos que les permitan gestionar los riesgos generados por la autorización a personas no vinculadas laboralmente para ejecutar la actividad de asesoría. Por otra parte, la entidad debe incorporar políticas dirigidas a las personas autorizadas para la ejecución de la actividad de asesoría respecto del ofrecimiento, promoción, vinculación o entrega de información relacionada con productos u oportunidades de inversión no ofrecidos por la entidad o respecto de los cuales las personas naturales no están autorizadas

por la entidad para brindar recomendaciones profesionales. Adicionalmente, la entidad debe implementar mecanismos de seguimiento y supervisión que garanticen que las personas naturales autorizadas para ejecutar la actividad de asesoría cumplan con todas las obligaciones derivadas del desarrollo de dicha actividad, y con las políticas y procedimientos establecidos por la entidad. 2.2.11. Criterios especiales aplicables para determinar si la asesoría se suministra bajo la modalidad independiente o no independiente.

3. GOBIERNO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS 3.1. Criterios generales para el desarrollo y distribución de productos Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos aplicables al desarrollo y la distribución de todos sus productos, los cuales deben atender la normatividad aplicable para la distribución de cada uno de los productos. Asimismo, deben contener lo siguiente: 3.1.1. Mecanismos que permitan determinar el mercado objetivo de cada uno de los productos que desarrollen o distribuyan, incluyendo la identificación de las características del tipo de inversionistas compatibles con cada uno de los productos.

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Circular Externa 019 de 2021 Octubre de 2021 3.1.2. La estrategia de distribución de los productos, la cual debe estar de acuerdo con el mercado objetivo de los productos y ser objeto de monitoreo periódico. 3.1.3. Mecanismos de monitoreo que permitan identificar situaciones que puedan afectar las condiciones iniciales del producto y las estrategias para evaluar posibles modificaciones al mismo. 3.1.4. El acuerdo de distribución de productos con un tercero debe delimitar claramente las obligaciones de cada una de las

partes, así como las reglas particulares necesarias para que el tercero pueda cumplir plenamente con las obligaciones derivadas del ejercicio de la actividad de asesoría durante el tiempo en que el inversionista está vinculado a la entidad. En el caso de que los contratos de uso de red establezcan que el prestador de la red se limita a entregar información, promocionar el producto, o poner a disposición de los inversionistas las herramientas tecnológicas que disponga la entidad usuaria de la red para el suministro de recomendaciones profesionales, sin ejecutar la actividad de asesoría, los acuerdos o contratos deben establecer claramente las políticas a seguir por parte de cada una de las entidades para garantizar que en la entrega de información general respecto de sus productos o en las interacciones con la entidad, no se incluyan contenidos que induzcan al receptor a pensar que está recibiendo una recomendación profesional respecto del producto por parte de la entidad prestadora de la red. 3.1.5. La entidad vigilada prestadora de la red deberá cumplir las reglas de la actividad de asesoría para la debida atención del cliente, según lo dispuesto en el parágrafo 4 del artículo 2.34.1.1.2. y en el artículo 2.34.1.1.3. del Decreto 2555, de acuerdo con lo establecido en el contrato celebrado entre las partes. La entidad usuaria de la red es responsable de asegurar el cumplimiento de las reglas de la actividad de asesoría en los términos contractuales establecidos. 3.2. Distribución de productos complejos a clientes inversionistas Para la distribución de productos complejos a clientes inversionistas las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos encaminados a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.40.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

Estas políticas y procedimientos deben incorporar los siguientes criterios específicos con respecto a los productos que se ofrecen a clientes inversionistas, los cuales deben estar encaminados a la protección de estos inversionistas y a otorgar transparencia durante la actividad de asesoría: 3.2.1. La información otorgada debe ser suficiente, con una descripción clara de la complejidad y la estructura del producto, para el pleno entendimiento del mismo por parte del cliente inversionista. 3.2.2. Revelación de los riesgos asociados al producto complejo de forma suficiente para el entendimiento de éstos y sus efectos en las condiciones del producto, así como la identificación de los escenarios en los cuales estos riesgos se pueden materializar. 3.2.3. El perfil del producto debe ser adecuado para el perfil del cliente al cual se le ofrece. 3.2.4. Es obligatorio entregar al cliente inversionista de manera previa a la ejecución de la operación, el documento soporte del suministro de la recomendación profesional de un producto complejo, cuando este lo solicite. 3.2.5. La recomendación profesional suministrada al cliente debe considerar la inversión del producto complejo en un análisis integral del portafolio del inversionista, su situación financiera y su capacidad para asumir perdidas, de acuerdo con la información que este haya suministrado a la entidad. 3.2.6. La estructura riesgo-retorno del producto debe ser adecuada para los intereses y necesidades del cliente inversionista en el momento en el cual se realiza la inversión. Al cliente inversionista se le podrán ofrecer productos alternativos que sean menos riesgosos y/o costosos, siempre y cuando se ajusten a su perfil y los mismos sean distribuidos por la misma entidad vigilada y/o sus vinculados.

4. CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS La clasificación de productos como simples y complejos se debe llevar a cabo por el área responsable y según las políticas

que se definan en el manual de asesoría. Adicionalmente, los criterios incorporados en el presente numeral deben ser analizados por parte de la entidad para la clasificación. Para el caso de productos diseñados por parte de la entidad vigilada que estén compuestos por varios tipos de activos u operaciones, el análisis para su clasificación de complejidad deberá considerar las características agregadas del producto. En consecuencia, la inclusión de productos complejos no implica, por sí mismo, la clasificación del producto resultante como complejo. 4.1. Productos simples Son productos simples aquellos que, según el análisis profesional de la entidad, cumplen con todos los siguientes criterios: 4.1.1 Productos que según su estructura son fácilmente comprensibles para los inversionistas en sus términos, riesgos, costos, rendimientos esperados y características. 4.1.2. Productos en los cuales la información sobre sus características, riesgos y costos sea transparente y de fácil acceso por parte del inversionista. 4.1.3. Productos en los cuales exista información disponible para el inversionista sobre su valor o precio o se negocien en sistemas de negociación de valores. 4.1.4. Productos en los cuales el inversionista tenga la posibilidad de salir de su posición en un término razonable y a precios razonables de mercado. El presente criterio no implica que los productos que incorporen limitaciones temporales para salir de la posición o penalidades por retiro anticipado, por este solo hecho, sean productos complejos.

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Circular Externa 019 de 2021 Octubre de 2021 Para aquellos productos que incorporen barreras de salida, estas deberán serán claras y fácilmente comprensibles para los

inversionistas. Adicionalmente, la entidad debe evaluar los criterios particulares para los productos establecidos en los numerales 4.2, 4.3 y 4.4. 4.2. Criterios adicionales para instrumentos financieros derivados y productos estructurados Los instrumentos financieros derivados estandarizados y productos estructurados que involucren operaciones con valores y/o con instrumentos financieros derivados estandarizados y que incorporen alguna de las características siguientes, son productos complejos: 4.2.1. Instrumentos financieros derivados estandarizados que no tengan un valor razonable diario disponible para el inversionista. 4.2.2. Productos estructurados establecidos en el subnumeral 5.3 del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera que involucren operaciones con valores y/o con instrumentos financieros derivados estandarizados. 4.3. Criterios adicionales para instrumentos de deuda Los instrumentos de deuda que incorporen alguna de las siguientes características son productos complejos: 4.3.1. Cuyo pago esté subordinado al reembolso de la deuda en poder de otros; 4.3.2. Que carezcan de una fecha de vencimiento o rescate específica; 4.3.3. Que tengan mecanismos de garantía sobre el principal o fuentes de pago que resulten difícilmente comprensibles. 4.4. Criterios adicionales para vehículos de inversión colectiva, cualquiera sea su estructura legal y/o denominación El análisis profesional para la clasificación de complejidad de los vehículos de inversión colectiva, incluyendo pero sin limitarse a fondos de inversión colectiva y los portafolios y/o alternativas estandarizadas de los fondos voluntarios de

pensión, deberá considerar las características agregadas del producto. En consecuencia, la inclusión de productos complejos dentro de la política de inversiones del vehículo no implica, por sí mismo, la clasificación del producto resultante como complejo. Sin embargo, los vehículos de inversión colectiva que incorporen alguna de las siguientes características, son productos complejos: 4.4.1. Que inviertan en títulos valores, documentos de contenido crediticio y cualquier otro documento representativo de obligaciones dinerarias, no inscritos en el RNVE ni listados en una bolsa de valores o sistema de negociación autorizado por esta SFC o en un sistema de cotización de valores del extranjero, divulgadas a través de la página web de la SFC; 4.4.2. Que inviertan en acciones u otros títulos de participación en el capital de sociedades u otras personas jurídicas de cualquier naturaleza, no inscritos en el RNVE ni listados en una bolsa de valores o sistema de negociación autorizado por esta SFC o en un sistema de cotización de valores del extranjero, divulgadas a través de la página web de la SFC; 4.4.3. Que inviertan en commodities, siempre y cuando estos commodities no estén representados en un valor; 4.4.4. Que realicen operaciones de naturaleza apalancada; 4.4.5. Inmobiliarios, siempre y cuando sus participaciones no se negocien a través de un sistema de negociación de valores; 4.4.6. Bursátiles o ETFs que repliquen o sigan índices nacionales o internacionales, siempre y cuando estos índices no correspondan a aquellos elaborados por bolsas de valores, entidades nacionales o del exterior reconocidas por esta SFC, divulgadas a través de la página web de esta SFC; 4.4.7. Bursátiles o ETFs que repliquen o sigan subyacentes que no sean claros o fácilmente comprensibles;

4.4.8. Fondos de capital privado.

5. HERRAMIENTAS TECNÓLOGICAS Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores pueden utilizar medios físicos o electrónicos verificables que incorporen el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados, con el propósito de llevar a cabo una o varias de las etapas de la actividad de asesoría y/o la ejecución de las operaciones. Las entidades vigiladas deben garantizar que a través de la herramienta tecnológica se dé cumplimiento a todas las obligaciones establecidas en la normatividad aplicable para cada una de estas etapas, incluyendo las políticas y procedimientos adoptados por la entidad en el manual de asesoría.

Adicionalmente, las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben cumplir con las obligaciones establecidas en los numerales 5.1, 5.2 y 5.3 siguientes. 5.1. Criterios generales relacionados con la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales 5.1.1. Las entidades vigiladas deben dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones aplicables al Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) y a canales, medios, seguridad y calidad en el manejo de información en la prestación de servicios financieros. 5.1.2. Las entidades vigiladas deben garantizar que los funcionarios que vayan a interactuar con la herramienta tecnológica estén capacitados para su uso.

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Circular Externa 023 de 2022 Septiembre de 2022 5.2. Políticas para el uso de la herramienta tecnológica para el suministro de recomendaciones profesionales

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos que incluyan las condiciones de la herramienta tecnológica. Estas políticas y procedimientos deben contener, como mínimo, lo siguiente: 5.2.1. Gobierno de la herramienta tecnológica. Las políticas para el gobierno de la herramienta tecnológica deben ser aprobadas por la junta directiva. 5.2.1.1. El área o áreas responsables del diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica. 5.2.1.2. La estrategia para adecuar los sistemas de administración de riesgos de la entidad vigilada para que contemplen los riesgos que se puedan presentar en el diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica. 5.2.1.3. Las políticas para la toma de decisiones por parte del área o áreas responsables del diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica. 5.2.1.4. Los criterios mínimos de calidad de la información que será utilizada como insumo por parte de la herramienta tecnológica, propendiendo por la utilización de datos imparciales, completos, actualizados, confiables, relevantes, consistentes y pertinentes. 5.2.1.5. Los criterios para evaluar las recomendaciones profesionales que provee la herramienta tecnológica, con el propósito de asegurar que las mismas estén acordes con lo establecido en la normatividad vigente. 5.2.1.6. Las políticas para la identificación, prevención, administración y revelación de conflictos de interés que se puedan presentar en relación con la herramienta tecnológica.

5.2.2. Diseño de la herramienta tecnológica Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos aprobados por el comité o área responsable que defina la junta directiva y contener, como mínimo, los siguientes elementos relativos al diseño de la herramienta tecnológica: 5.2.2.1. El proceso que