SFC - P3 TIT III CAP II - Libro electrónico registro de ordenes

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO III SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES CAPÍTULO II: LIBRO ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES Y PRINCIPIOS PARA EL PROCESAMIENTO DE

ÓRDENES DE SOCIEDADES COMISIONISTAS DE VALORES

CONTENIDO

1. PRINCIPIOS A SEGUIR EN EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES

2. SISTEMA ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES SOBRE VALORES 2.1. Etapas para el tratamiento de órdenes 2.2. Manuales del LEO 2.3. Recepción de órdenes 2.4. Órdenes recibidas fuera del horario normal de operación 2.5. Contenido de la información en el LEO 2.6. Interrupciones del sistema de libro de órdenes 2.7. Ejecución de órdenes 2.8. Procesos operativos posteriores a la ejecución de órdenes 2.9. Consolidación de órdenes y fraccionamiento de operaciones 2.10. Vigencia de las órdenes 2.11. Cancelación o corrección de órdenes

PARTE III – TÍTULO III – CAPÍTULO II

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO III SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES CAPÍTULO II: LIBRO ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES Y PRINCIPIOS PARA EL PROCESAMIENTO DE

ÓRDENES DE SOCIEDADES COMISIONISTAS DE VALORES Los organismos de autorregulación del mercado de valores deben establecer los parámetros mínimos que deben cumplir los libros de órdenes que implementen las sociedades comisionistas de bolsa de valores, con base en lo previsto en el presente Capítulo.

1. PRINCIPIOS A SEGUIR EN EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES 1.1. Trazabilidad. Consiste en la posibilidad de verificar y auditar las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes. 1.2. Equidad. Consiste en el trato equitativo que deben dar los intermediarios de valores a las órdenes realizadas por sus clientes. 1.3. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes. Consiste en la información que deben dar los intermediarios de valores a sus clientes acerca de las características generales del sistema de registro de órdenes.

2. SISTEMA ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES SOBRE VALORES Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben implementar un(os) sistema(s) de registro de órdenes sobre cualquier valor. Dicho sistema o el conjunto de sistemas se denominan “Libro(s) Electrónico(s) de Órdenes” –LEO-. 2.1. Etapas para el tratamiento de órdenes El LEO debe reconocer las siguientes etapas: 2.1.1. Recepción de órdenes. 2.1.2. Registro de órdenes en el LEO. 2.1.3. Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate del mercado

mostrador. 2.1.4. Ejecución de órdenes. 2.1.5. Procesos operativos posteriores a la ejecución 2.2. Manuales del LEO Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con manuales sobre su sistema(s) de registro de órdenes y dar a conocer a sus clientes las características generales de los mismos y de sus respectivas modificaciones. 2.3. Recepción de órdenes Las sociedades comisionistas de bolsa de valores tienen que recibir sus órdenes a través de cualquier medio verificable, en el cual quede el correspondiente registro. 2.4. Órdenes recibidas fuera del horario normal de operación La comisionista de bolsa de valores puede recibir órdenes las 24 horas, siempre que en sus manuales de libro de órdenes haya establecido políticas para el tratamiento de las mismas en cada una de las etapas, para el tratamiento de órdenes. 2.5. Contenido de la información en el LEO El contenido de las órdenes ingresadas al sistema del libro electrónico de órdenes debe incluir toda la información necesaria para el cumplimiento de los principios previstos en el presente Capítulo. 2.6. Interrupciones del sistema de libro de órdenes Cuando se presente algún hecho transitorio que impida que el sistema funcione de manera continua, la sociedad comisionista de bolsa de valores debe contar con una alternativa para operar en situación contingente. Esta misma debe permitir auditar las condiciones y el orden cronológico en que fueron ejecutadas las órdenes, y que corresponden en un todo a los términos señalados por los clientes de la firma. 2.7. Ejecución de órdenes En los manuales del libro de órdenes, los intermediarios de valores deben establecer la manera cómo se deben ejecutar las

órdenes ingresadas en el LEO y que posteriormente se hayan transmitido, con el fin de dar cumplimiento al deber de mejor ejecución. En dichos manuales se deben establecer los casos en los cuales, de conformidad con el tipo de cliente de que se trate, el volumen de la operación o el medio verificable a través del cual se recibe la orden, no es necesario haber ingresado la orden previamente a su ejecución. 2.8. Procesos operativos posteriores a la ejecución de órdenes Para la realización de cualquier proceso operativo posterior a la ejecución de operaciones, tanto por cuenta propia como por cuenta de terceros, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben incluir en sus políticas, una descripción de sus procesos operativos posteriores. Los procesos mencionados deben tener una secuencia cronológica relacionada con el folio

PARTE III – TÍTULO III – CAPÍTULO II PÁGINA 1

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA que corresponda a la orden, salvo las excepciones contenidas en el presente Capítulo, y las demás que establezcan los organismos de autorregulación. El proceso operativo posterior a la ejecución de complementación de información en los sistemas de negociación o de registro de operaciones debe efectuarse a la mayor brevedad posible, y máximo 1 hora después de la ejecución. Los organismos de autorregulación de valores pueden exigir el cumplimiento de plazos máximos inferiores para realizar dicha complementación. 2.9. Consolidación de órdenes y fraccionamiento de operaciones Se pueden ejecutar de manera consolidada órdenes de clientes previamente ingresadas al LEO. Para la realización de este tipo de operaciones, los intermediarios de valores que ejecuten órdenes que después sean fraccionadas, deben establecer

en sus manuales reglas generales claras de prorrateo o distribución de las órdenes ejecutadas, que eviten conflicto de interés en las operaciones que afecten a dos o más clientes basados en el principio de equidad. Así mismo, deben determinar criterios claros de tiempo u otros para establecer qué órdenes serán unidas en una operación que después será fraccionada. 2.10. Vigencia de las órdenes Las órdenes deben tener la vigencia que determine el comitente. En ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba cumplirse o ante la imposibilidad de especificar el término de ésta, debe aplicarse un término máximo de 5 días hábiles, que empieza a correr desde el día en que la misma sea ingresada al LEO. En caso de órdenes con vigencia superior a 1 día y mientras éstas no sean ejecutadas, las comisionistas de bolsa de valores deben transmitir las posturas correspondientes a cada una de ellas, al inicio de cada sesión de negociación o, en su caso, mantenerlas en el libro electrónico de los sistemas de negociación electrónicos, durante la vigencia de la orden y hasta tanto concluya dicha vigencia o sean ejecutadas, lo que suceda primero. 2.11. Cancelación o corrección de órdenes Las órdenes impartidas por un cliente pueden ser canceladas del LEO o corregidas mediante instrucción impartida por el cliente mediante medio verificable que tenga como fin eliminar o variar una orden que haya sido formulada con anterioridad, siempre y cuando no hayan sido ejecutadas. La comisionista de bolsa de valores debe establecer el procedimiento para realizar la cancelación o corrección de las órdenes, y en todo caso, conservar la información necesaria para hacer la trazabilidad de cualquier orden ingresada.

PARTE III – TÍTULO III – CAPÍTULO II PÁGINA 2